電子署名とは? 今さら聞けない電子署名のキホン

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専門用語が多くわかりづらくなりがちな、電子署名について丁寧に紐解きます。まず電子署名とは、電子文書に対して、当事者間で、合意意志を示したことをデジタルに安全に記録する仕組みや技術です。場所に縛られず契約書を発行、署名できるので、契約プロセスの効率化を図り、紙ベースの契約と比べて、無駄な手間や時間を削減できます。

電子署名とは？
電子署名はどのような場面で使えるの？
電子署名のメリットとは？
まとめ

電子署名とは？

電子署名とは、電子文書に対して、当事者（間）で、合意意志を示したことをデジタルに安全に記録する仕組みや技術になります。これにより誰が何の文書に合意したかということを証拠とすることができます。

そして紙ベースの契約と比べ、印刷、郵便、返送などの手間やオフィスに戻らないと対応できないといった場所の制約もなくなるため、契約にかかる時間を大幅に減らすことができるという理由で電子署名を導入する企業が増えています。

電子署名はどのような場面で使えるの？

電子署名は、合意・同意、承認など、ヒトの意志を反映させることが必要なあらゆるシーンで利用可能です。販売契約、雇用契約、秘密保持契約（NDA）などの契約書から、同意書、申込書、誓約書、社内稟議書、アンケート、確認が必要な通知事項まで、その適用範囲は「契約」のみならず広範囲に及びます。

以下は、電子署名が使われる場面の一例です。

通常、合意が必要なプロセスは、合意や同意が必要な文書を紙で作成し、署名（捺印）依頼を文書の発送とともに行います。署名者は合意文書を確認の上、署名捺印で合意の意志を示し、返送します。電子署名では、それらを置き換え、パソコンやモバイルデバイスから全て完結できるようになります。これらのプロセスや行為が簡単かつ直感的に違和感なく行えることが重要です。

また、当事者間の合意において、その文書が改ざんされていないことを証明するとともに、正しくその当事者が合意していることと、その時刻タイミングなど、何を、誰が、いつ、ついでにどこで（から）、どのように合意したかを安全に記録しておくこと****、またそれを客観的な証拠として示せることも電子署名の重要なポイントになります。

電子署名のメリットとは？

電子署名をクラウドサービスとすることで、いつでもどこからでも署名することができ、またその記録自体はサービス事業者が第三者的に安全に保管することで証拠力が高まります。つまり利便性とセキュリティの両立を図ることができます。合意には契約書などの重要な文書も含まれる可能性がありますから、クラウド事業者には万全のセキュリティといつ何時もサービスを止めない可用性が要求されます。

加えて合意・契約行為をデジタル化することで、契約書の合意内容において電子データの活用の促進が期待できます。「書類」だけでなく「データ」としても活用することができ、APIレベルやiPaaSなどのクラウド連携レベルで、企業のデジタルトランスフォーメーションを促進します。

ここまで電子署名のキホンについてお話ししましたが、電子署名を利用することで、これまで紙で行ってきた合意プロセスの顕在化した以下の問題点の解消に繋がります。