Mineração de processos: o que é, suas vantagens e mais

A mineração de processos é uma técnica que permite entender, com base em dados reais, como os processos empresariais ocorrem de fato. A partir de registros deixados pelos sistemas, ela permite descobrir gargalos, ineficiências, entre outros pontos de melhoria.

Na prática, essa mineração é como um raio-X dos fluxos de trabalho, revelando o que precisa ser ajustado, automatizado ou até eliminado. Trata-se de uma abordagem bastante útil para empresas que buscam mais eficiência operacional.

Quer entender como essa solução funciona, quais são seus objetivos e benefícios, e como aplicá-la de maneira estratégica? É só continuar acompanhando a leitura!

Como funciona a mineração de processos na prática?

A mineração de processos funciona por meio de seis etapas principais.

1. Extração de dados: coleta de informações dos sistemas usados, como Customer Relationship Managements (CRMs) e Enterprise Resource Plannings (ERPs), por meio dos chamados logs de eventos;

2. Preparação dos dados: estruturação dos dados para serem analisados. Envolve limpeza, padronização e correção de inconsistências;

3. Descoberta de processos: geração de modelos visuais que representam o fluxo real dos processos com base nos registros dos sistemas;

4. Verificação de conformidade: compara os processos reais com os modelos ideais, apontando desvios, atrasos e atividades desnecessárias;

5. Aprimoramento e otimização: envolve o redesenho de processos, a automatização de tarefas repetitivas e a alocação recursos de forma mais estratégica, com base nos dados e insights obtidos;

6. Monitoramento e avisos: acompanhamento contínuo do desempenho dos processos otimizados, com geração de alertas em caso de desvios ou falhas.

Entre os sistemas que fornecem os dados para a mineração de processos estão, por exemplo, o SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle, Totvs, entre outros.

Principais técnicas de mineração de processos

Vale saber que existem três técnicas principais ligadas à mineração de processos.

1. Descoberta de processos: cria um modelo baseado apenas nos dados dos sistemas. Ideal para entender como os processos realmente funcionam;

2. Análise de conformidade: compara os processos reais com o fluxo ideal. Muito usado em auditorias e compliance;

3. Melhoria de processos: detecta ineficiências para sugerir otimizações. Aplicada em projetos de transformação digital e Robotic Process Automation (RPA).

Principais objetivos e benefícios da mineração de processos

O propósito da mineração de processos é entender o que de fato acontece dentro das operações de uma empresa. Dessa forma, é possível realizar ajustes e obter melhores resultados.

• Aumento da produtividade: elimina etapas desnecessárias e reduz o tempo dos fluxos;

• Redução de falhas e retrabalho: identifica inconsistências recorrentes que geram erros;

• Melhor satisfação dos consumidores: torna processos mais rápidos, claros e eficientes, o que colabora com a experiência do cliente;

• Base para decisões estratégicas: as análises e decisões são tomadas com base em evidências e não achismos;

• Visão completa e confiável dos processos: mostra como eles acontecem de verdade, com embasamento técnico.

• Otimização de custos: identifica etapas que consomem tempo e recursos sem gerar valor.

Benefícios da mineração de processos para gestão documental

No contexto da gestão documental, a mineração de processos revela gargalos em fluxos de documentos que causam atrasos, retrabalho e loops desnecessários. 

Com ela, é possível automatizar tarefas manuais e repetitivas, e otimizar aprovações e assinaturas, acelerando a conclusão de contratos e documentos internos.

Como implementar a mineração de processos?

Para implementar a mineração de processos, é preciso seguir oito passos específicos:

1. defina os objetivos e o escopo da análise;

2. escolha o processo a ser examinado;

3. identifique os sistemas que armazenam os dados;

4. extraia os logs de eventos dos sistemas;

5. utilize uma ferramenta de mineração para gerar o modelo;

6. analise desvios, gargalos e oportunidades;

7. proponha melhorias com base nos dados;

8. acompanhe os processos para realizar ajustes conforme necessário.

Qual a importância dos logs de eventos nesse processo?

Os logs de eventos são registros automáticos gerados pelos sistemas quando uma ação ocorre: abertura de um pedido, envio de uma fatura, aprovação de um contrato etc. São compostos por identificador do caso, atividade executada, responsável e data/hora.

Esses dados são fundamentais para reconstruir os fluxos reais dos processos e quanto mais completos e organizados forem, melhores serão os insights gerados. Logs de baixa qualidade, incompletos ou inconsistentes, acabam comprometendo a análise. 

Confira abaixo um exemplo simples de log:

Quais áreas da empresa mais se beneficiam da mineração de processos?

Existem cinco setores específicos que ganham com a mineração de processos. Veja quais são eles e como são beneficiados.

• Financeiro: automatiza fluxos de contas a pagar e recebimentos;

• RH: otimiza admissões, férias, treinamentos e desligamentos;

• Jurídico: padroniza análises de contratos e reduz riscos regulatórios;

• Logística: identifica atrasos no transporte ou falhas em entregas.

• Atendimento: revela causas de lentidão no suporte e ajuda a ampliar a satisfação.

Ferramentas de mineração de processos mais utilizadas

Atualmente, existem diversas soluções no mercado que realizam a mineração de processos. Entre as mais usadas, estão:

• Celonis, reconhecida por análises em tempo real e ampla capacidade de integração.

• UiPath Process Mining, ideal para combinar mineração com automação de processos robóticos;

• Microsoft Power Automate Process Mining, integrada ao ecossistema Microsoft, com foco em usabilidade.

Para escolher a ferramenta ideal, você deve levar em conta o porte da empresa, os sistemas utilizados e o nível de maturidade digital.

Casos de uso reais da mineração de processos e resultados obtidos

Existem diversos casos reais de empresas que aplicaram a mineração de processos e conquistaram resultados interessantes. Acompanhe alguns exemplos.

• AkzoNobel: além de reduzir custos, melhorou a eficiência da Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM) de 40% para 70% em um ano;

• Johnson & Johnson: teve uma redução de 30% no tempo de contato e uma diminuição de 40% nas variações de preço;

• Telefônica: o tempo de restauração foi reduzido pela metade em um ano e os incidentes graves diminuíram de 124 para 13 em dois anos.

Qual é a diferença entre BI e mineração de processos?

O BI, sigla que significa Business Intelligence, é um conjunto de ferramentas e estratégias que mostra o que aconteceu em determinado processo com base em relatórios, dashboards e métricas. 

Já a mineração vai além: ela revela como e por que os processos aconteceram daquela forma, expondo causas-raiz de ineficiências.

A principal diferença entre BI e mineração de processos está no nível de análise e nos resultados que eles produzem. 

Enquanto o BI sinaliza um problema, a mineração de processos ajuda a identificar quem está gerando atrasos, onde está o gargalo e como melhorar. Assim, ela entrega insights mais profundos e direcionados para o aperfeiçoamento contínuo.

Qual é a diferença entre mineração de processos e BPM tradicional?

O Business Process Management (BPM) é uma abordagem tradicional para modelar e melhorar processos, que geralmente envolve a coleta de dados de maneira informal ou manual. 

Ele abrange, por exemplo, entrevistas e workshops, e depois utiliza um software para documentar esse fluxo de trabalho.

Já a mineração de processos é orientada por dados reais extraídos de sistemas, com mais possibilidades de automação e mais precisa na identificação de gargalos e oportunidades.

Qual a relação entre mineração de processos e RPA?

A mineração de processos é uma abordagem que identifica quais tarefas podem ser automatizadas, com base em dados e análises.

Enquanto isso, a Robotic Process Automation, ou Automação Robótica de Processos, é uma aplicação tecnológica que automatiza tarefas manuais e repetitivas. 

Em conjunto, as duas soluções criam um ciclo eficiente. A mineração encontra oportunidades e o que precisa ser melhorado, e o RPA executa as ações, reduzindo custos e otimizando o desempenho.

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Transformando fluxos documentais com mineração de processos e Docusign

A Docusign aplica conceitos de mineração de processos para identificar padrões e gargalos em fluxos de assinatura eletrônica. Assim, ela permite otimizar desde a criação até a finalização de contratos.

Plataformas de mineração podem ser integradas aos sistemas da Docusign, como o software de Intelligent Agreement Management (IAM), ampliando a visibilidade sobre o ciclo de vida dos documentos.

Com essa análise, é possível mensurar, por exemplo, tempos de aprovação, taxa de reenvios, etapas mais lentas etc. Empresas que usam a Docusign conseguem ganhos de agilidade e previsibilidade, com redução de custos e maior segurança. 

Por exemplo, 78% das transações via plataforma são concluídas em menos de 24 horas. Além disso, empresas conseguem uma economia de R$ 192 por documento, em média, ao assinar com Docusign se comparado a assinatura em papel.

A mineração de processos é mais que uma tendência. É uma forma concreta de tornar operações mais eficientes, inteligentes e sustentáveis. Com ela, é possível tomar decisões baseadas em fatos e transformar os fluxos internos com dados reais, não suposições.

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