Veja como montar e apresentar relatórios gerenciais cheios de valor

Em qualquer empresa, os relatórios gerenciais são capazes de gerarem eficiência. Ainda permitem tomar melhores decisões, já que elas serão embasadas em dados. Portanto, sabe-se exatamente qual é a situação da empresa, o que se pode esperar dela para o futuro e como fazer o negócio crescer de forma sustentável.

É claro que, para atingir esse patamar, é preciso que todos esses relatórios sejam cheios de valor. Caso contrário, você terá acesso apenas a informações de vaidade. Ou seja, elas são embasados em dados, mas eles são pouco úteis para o momento atual do negócio.

Então, o que analisar nesse processo? Como elaborar e apresentar documentos que façam a diferença para a sua empresa e os processos executados? Vamos explicar melhor neste post. Continue lendo.

O que são relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são um documento que apresenta dados, indicadores e outros tipos de informação. A partir deles, é possível mensurar os resultados de um setor ou de toda a empresa, sendo possível avaliar a produtividade, medir a performance e saber como está o desempenho econômico-financeiro do negócio.

Portanto, esses relatórios focados na gestão sempre devem trazer dados relevantes e reais sobre a empresa. Além disso, eles devem ser aplicados nos mais diferentes setores de negócio. Dessa forma, permitem criar estratégias que ajudam a melhorar os gargalos, reduzir custos e alcançar mais produtividade e eficiência.

Para que servem os relatórios gerenciais?

Basicamente, um relatório gerencial mostra a situação do negócio e se existe a necessidade de fazer alguma correção em um processo. Além disso, ele aponta em quais setores é necessário fazer os ajustes.

Portanto, a partir do uso desses documentos, o gestor toma decisões embasadas em dados. Ainda tem um histórico de dados organizados para facilitar a análise e a compreensão. Ou seja, esses arquivos são boas fontes de informações estratégicas, que ajudam a sua empresa a conquistar o sucesso.

Assim, as informações geradas todos os dias passam a ter mais relevância e contribuem para aumentar as probabilidades de acerto. Da mesma forma, eles servem para acompanhar as decisões já implementadas, verificando se elas precisam de correções. Isso ajuda a ter uma perspectiva mais embasada sobre futuro.

De toda forma, é importante saber o que se deseja extrair desses relatórios. A depender da análise desejada, utiliza-se um documento diferente, porque existem diferentes tipos, como veremos em seguida.

Geralmente, os mais usados estão relacionados a situação financeira e o planejamento orçamentário. No entanto, é possível identificar mais detalhes, como:

• necessidade de contratar ou desligar colaboradores;
• possibilidade de abrir uma filial;
• momento mais adequado para lançar um produto novo etc.

Quais são os tipos de relatórios gerenciais?

Existem diferentes tipos de relatórios que podem ser usados de forma estratégica pela gestão. Por mais que seus objetivos sejam gerar informações relevantes, eles trazem uma visão diferente sobre o negócio. Veja quais são as possibilidades.

Relatório de clientes

Permite conhecer os clientes e suas informações pessoais. Dessa forma, é possível oferecer soluções personalizadas e mais adequadas.

Relatório de vendas por cliente

Indica o comportamento de compra de cada cliente, identificando qual é sua preferência. Ao mesmo tempo, é possível organizar informações importantes para efetivar as vendas.

Relatório de qualidade

Sinaliza a qualidade de produtos, serviços ou processos. Para isso, são usadas métricas específicas.

Relatório de satisfação de clientes

Mostra o nível de satisfação dos clientes com atendimento, produtos e serviços. Além disso, também indica a percepção dos colaboradores em relação ao clima organizacional e ao ambiente corporativo.

Demonstração de Resultados do Exercício (DRE)

Analisa os ganhos e os custos da empresa de forma vertical para ir além das movimentações financeiras. Por isso, sempre considera determinado período. Com a DRE, você identifica se a empresa está no lucro ou no prejuízo, e qual a lucratividade geral.

Relatório de faturamento por cliente

Organiza as informações de faturamento por comprador. Dessa forma, descobre-se quanto cada um contribuiu para as finanças organizacionais.

Como montar esses relatórios?

A elaboração de documentos gerenciais sempre exige cuidado e precisão. É fundamental evitar erros, que podem levar a prejuízos na compreensão do cenário organizacional. Diante desse contexto, algumas dicas úteis para a montagem dos relatórios gerenciais estão listadas a seguir. Confira.

Defina o que é mais importante

O primeiro passo é saber o que faz mais sentido para a sua empresa. Verifique o que você pretende saber para analisar os indicadores realmente relevantes.

Faça um planejamento

A etapa seguinte é analisar as informações mais relevantes e analisar o desempenho mensal. Dessa forma, você verifica se as metas estão sendo alcançadas e quais são os gargalos existentes.

Realize uma análise macro e, depois, micro

O começo deve abranger as informações mais gerais sobre o negócio, a fim de entender se as metas atenderam ao que estava planejado. Em seguida, comece a aprofundar para saber o que cada um dos resultados permite saber.

Por exemplo, se a rentabilidade está baixa, verifique o desempenho dos diferentes canais e produtos. A partir disso, você saberá se precisa mudar a estratégia, se tem alguma questão relacionada à precificação etc.

Identifique os resultados

As etapas anteriores permitem saber quais são os gargalos e as oportunidades da empresa. Então, você pode aplicar as correções para alavancar o crescimento. Assim, pode ser que precise mudar seu canal de vendas, um software usado, adotar uma abordagem diferenciada. e mais.

Atente às informações

O relatório gerencial deve ser capaz de facilitar as tomadas de decisão. Veja se o documento elaborado tem essa característica ou se precisa de ajustes para ser mais bem compreendido. Isso também ajudará a determinar os próximos caminhos a seguir, inclusive no que se refere a investimentos.

Foque a criação de relatórios gerenciais completos

A última dica é fazer documentos completos, que vão além dos principais indicadores do negócio. É preciso trazer, também, a análise desses índices, as atividades a serem priorizadas e as oportunidades de melhoria. Isso trará um impacto maior para o negócio.

Como esse processo agrega valor?

A apresentação do relatório gerencial é capaz de agregar valor. Especialmente, se houver a integração de dados e a automatização de agrupamentos. Portanto, é necessário contar com ferramentas que, em conjunto com outras, permitam extrair dados completos e tornar mais rápida a construção de relatórios.

Uma suíte de soluções para vendas é a solução ideal, porque facilita a geração de contratos otimizados já no CRM. Além disso, o fluxo de trabalho pode ser otimizado no processo de assinatura, o que traz:

• agilidade nas transações;
• satisfação dos clientes;
• aumento da produtividade dos representantes.

Com todos esses aspectos positivos, fica claro que você terá uma visualização de informações mais clara. Isso ajudará a tomar decisões mais acertadas e apresentar resultados melhores para a diretoria.

É isso que os relatórios gerenciais fazem. Afinal, eles são instrumentos fundamentais para exercer uma cultura data driven, pautada pela inovação e pela transformação digital nos negócios.

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