Contrate e gerencie fornecedores de forma fácil e colaborativa com a plataforma Docusign IAM

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos de compras

• O que é o IAM e quais são os seus benefícios para o setor de compras?

  O Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) é uma plataforma de gestão de contratos impulsionada por IA.

  Integrado ao processo de compras da sua empresa, ele resolve os principais gargalos da contratação de fornecedores:
  
  • produtividade: elimina retrabalho e reduz erros manuais na análise e no roteamento de contratos;
  • velocidade de fechamento: automatiza a criação e a revisão de contratos e o roteamento de aprovações e assinaturas em processos RFx, reduzindo o tempo entre a negociação e a formalização do acordo com o fornecedor;
  • redução de risco: usa IA para identificar cláusulas e disposições contratuais que expõem a empresa a riscos legais, regulatórios, financeiros ou outros que não estejam em conformidade com as políticas internas;
  • visibilidade estratégica: centraliza o armazenamento, a busca e o monitoramento de acordos, resolvendo a dificuldade das empresas em encontrar seus contratos assinados e analisar negociações passadas.

• A plataforma Docusign IAM foi desenvolvida para atender apenas empresas de grande porte/Enterprise?

  Não, a plataforma Docusign IAM oferece soluções flexíveis e personalizáveis de acordo com a necessidade de empresas de todos os portes e setores.

  Para empresas de grande porte ou equipes maiores, contamos com integrações pré-construídas com as principais ferramentas de compras do mercado para que os processos sejam mais simples e ágeis, para que as pessoas não percam tempo copiando e colando informações ou navegando entre dezenas de abas de diferentes aplicações ao mesmo tempo.

  No entanto, se a sua empresa é pequena ou média ou se o seu time de compras não utiliza nenhum sistema específico, o Docusign IAM também foi feito para você! Nossa plataforma permite a criação de fluxos de trabalho completos para atividades de compras e suprimentos em um só lugar - desde a solicitação interna da área demandante até a busca por fornecedores, negociação de contratos, assinatura de documentos, armazenamento e organização de documentos assinados. Você também conta com a Iris, nosso motor de IA desenvolvido especialmente para contratos que está presente nos diferentes momentos do processo para te ajudar a cada passo.

• O IAM substitui o meu sistema de compras?

  Não, um sistema de gestão de contratos não substitui o seu sistema de compras. Eles são soluções complementares dentro do processo de aquisição.

  Enquanto o seu sistema de compras foca no cadastro de fornecedores e controle orçamentário, o IAM entra na etapa contratual, cuidando da criação, negociação, assinatura e gestão dos acordos com fornecedores.
  

• O IAM tem integração com o meu sistema de compras?

  A plataforma Docusign IAM tem integrações nativas e pré-configuradas com mais de 1.000 aplicações de negócios, entre elas: SAP, Coupa, Zendesk, Oracle, ServiceNow, OneTrust, Microsoft e muito mais!

  Ainda assim, caso o seu sistema de compras não tenha integração nativa com a Docusign, temos APIs seguras e bem documentadas para fazer a conexão de forma personalizada.

• Quais tipos de documentos de compras posso gerar com o IAM?

  É possível gerar e gerenciar os principais documentos do processo de aquisição, como:
  
  • solicitações e ordens de compra;
  • justificativas de compra;
  • contratos de fornecimento;
  • acordos de nível de serviço (SLA);
  • acordos de confidencialidade (NDA);
  • termos de parceria com fornecedores;
  • aditivos contratuais;
  • termos de renovação;
  • e muito mais!
  
  Para agilizar a criação, o Agreement Preparation elimina a redação manual de documentos, disponibilizando modelos pré-aprovados que são preenchidos automaticamente com dados do fornecedor, reduzindo esta etapa de horas para minutos.

• Como o IAM colabora para uma negociação mais estratégica com fornecedores?

  Com o AI-Assisted Review, cláusulas-chave dos seus acordos, como condições de força maior, prazos e penalidades, são identificadas e analisadas rapidamente, segundo as suas regras de negócio. Essa funcionalidade sugere ajustes de redação a fim de melhorar as condições de negociação para a sua empresa.

  Além disso, o Agreement Desk centraliza toda a parte burocrática do processo de procurement . A plataforma unifica as discussões internas e com os fornecedores, centraliza e permite a comparação das diferentes versões geradas a cada fase da negociação, eliminando as cadeias de e-mail confusas entre compras, jurídico, aprovadores e fornecedores. Todas as interações são registradas no feed da solicitação, facilitando o acompanhamento de cada negociação e permitindo que informações eventualmente necessárias no futuro (como motivos para alterações ou aprovações específicas) sejam encontradas com facilidade.
  

• É possível criar fluxos de aprovação e solicitações de compras com o Docusign IAM?

  Sim. O Workflow Builder, uma das funcionalidades do IAM, permite a criação de fluxos de trabalho no-code (sem a necessidade de saber código de programação). Com a plataforma, é possível encaminhar os contratos de fornecimento automaticamente para os aprovadores certos, com base em regras de negócio (como valor do contrato ou categoria de compra).
  

• Como o IAM agiliza a assinatura e a formalização de acordos com fornecedores?

  O eSignature permite que os seus parceiros de negócio assinem contratos eletronicamente a partir de praticamente qualquer dispositivo.

  Os acordos podem ser enviados para assinatura eletrônica via WhatsApp, SMS ou e-mail e os signatários não pagam nada para firmar os documentos.

• Como o IAM colabora para uma negociação mais estratégica com fornecedores?

  Com o AI-Assisted Review, cláusulas-chave dos seus acordos, como condições de força maior, prazos e penalidades, são identificadas e analisadas rapidamente, segundo as suas regras de negócio. Essa funcionalidade sugere ajustes de redação a fim de melhorar as condições de negociação para a sua empresa.

  Além disso, o Agreement Desk centraliza toda a parte burocrática do processo de procurement . A plataforma unifica as discussões internas e com os fornecedores, centraliza e permite a comparação das diferentes versões geradas a cada fase da negociação, eliminando as cadeias de e-mail confusas entre compras, jurídico, aprovadores e fornecedores. Todas as interações são registradas no feed da solicitação, facilitando o acompanhamento de cada negociação e permitindo que informações eventualmente necessárias no futuro (como motivos para alterações ou aprovações específicas) sejam encontradas com facilidade.
  

• Como os contratos de fornecedores são organizados depois de assinados?

  Todos os acordos assinados utilizando a plataforma Docusign são armazenados de forma centralizada e segura no Agreement Manager, um repositório assistido por IA que oferece:

  • extração automatizada de dados críticos,
  • visualização rápida de dados dos documentos assinados,
  • pesquisa por termos existentes nos documentos armazenados,
  • organização dos contratos por fornecedor, tipo ou data,
  • relatórios automatizados,
  • alertas personalizáveis,
  • entre outros recursos para facilitar a gestão dos acordos concluídos em toda a empresa.
  

• O Docusign IAM é uma boa solução para empresas que lidam com fornecedores nacionais?

  Sim. Apesar de sua origem americana, a Docusign já está no Brasil desde 2013 com um escritório físico e um time local para atender os clientes Brasileiros. Todas as nossas soluções atendem à legislação brasileira, incluindo a LGPD, e têm suporte local em português.