Como eliminar gargalos de produção? Aprenda a usar a tecnologia

Nos últimos anos, a eficiência na gestão se tornou uma das mais importantes vantagens competitivas no mercado. Com operações enxutas, inteligentes e flexíveis, muitos negócios estão aumentando o faturamento e oferecendo melhores experiências a seus clientes.

Quer saber como eliminar gargalos de produção, diminuir os erros produtivos e se tornar mais eficiente? Então, acompanhe este artigo exclusivo sobre o assunto!

O que é um gargalo de produção?

Para entender o que significa eliminar gargalos de produção, primeiro precisamos saber o que é esta questão e com ela afeta um negócio. Os gargalos de produção são processos, funções, recursos ou até pessoas que limitam a produtividade ao afunilar a operação interna ou o relacionamento com o cliente. 

Alguns exemplos de gargalo são:

• centralização da tomada de decisões em apenas uma pessoa, criando uma fila de definições a serem resolvidas que atrasa projetos;

• processos muito demorados ou burocráticos;

• demora na comunicação entre equipes e no relacionamento cliente-marca;

• excesso de retrabalhos;

• falta de confiabilidade de dados e contratos que levam a rechecagens constantes e evitáveis;

• tempo de transporte de documentos físicos etc.

O que esses e outros exemplos de gargalos de produção geram é a redução da eficiência produtiva, tanto no aumento do tempo necessário para conclusão de processos quanto no gasto exagerado de recursos para isso.

Se essa otimização significa vantagem competitiva, podemos dizer que a redução do gargalo em linhas de produção é fundamental para o sucesso em uma nova era do mercado.

Como eliminar gargalos de produção?

Com uma boa definição sobre o que significa a estratégia, veja dicas sobre como acabar com um gargalo de produção e tornar seu negócio ainda mais dinâmico.

Mapeie os gargalos

O primeiro passo desta jornada, claro, é entender onde estão os gargalos e por que eles ocorrem. Isso é feito acompanhando todo o processo de produção pessoalmente e tomando nota das maiores dificuldades que são encontradas ao longo dessa linha.

Na maioria das vezes, a própria identificação do gargalo já dá pistas importantes sobre sua origem e seu impacto, permitindo o planejamento de ações para otimizar cada ponto de tensão na rotina do negócio.

Acompanhe métricas

Mas onde surgem essas pistas que levam aos gargalos? Os indicadores de performance ou KPI são a melhor fonte para identificar e resolver gargalos de produção. Ademais, monitorando métricas ao longo do tempo, fica claro quais processos são mais problemáticos e seu efeito na cadeia como um todo.

Portanto, busque aqueles KPIs que sejam mais adequados para medir sua produtividade e eficiência, sempre cruzando esses dados com o retorno proporcionado por cada processo e ferramenta.

Alguns indicadores que costumam ajudar nesse sentido são:

• no marketing e nas vendas: Custo de Aquisição de Clientes (CAC), taxa de conversão e engajamento digital em geral;

• no relacionamento: taxa de churn, métricas de redes sociais, velocidade de atendimento de chamados, Net Promoter Score;

• na produtividade interna: ROI de projetos, desempenho individual e de times, cumprimento de prazos, taxa de inovação.

Uma dica que sempre damos é que você evite cair na armadilha de empresas acumuladoras de métricas. São aquelas que estruturam e monitoram dezenas de KPIs, mas que falham em transformá-los em ações práticas.

Use os indicadores para encontrar gargalos, mas investigue também, por meio de suas variações, a raiz do problema. É solucionando-os em sua origem que você minimiza o impacto de funis produtivos.

Capacite os profissionais

Um dos gargalos mais nocivos no mercado moderno é a verticalização excessiva da tomada de decisões estratégicas. Gestores e diretores que centralizam muito as responsabilidades se tornam um funil que desacelera a produção.

A melhor forma de eliminar esse gargalo é tendo confiança para delegar decisões nas mãos de outros profissionais. Ao investir na capacitação da equipe, incentiva-se que todos sejam proativos e consigam aumentar a flexibilidade operacional.

E devemos ressaltar que essa capacitação não deve ser apenas técnica. As chamadas soft skills, como liderança, empatia e proatividade, ganham relevância na nova era do mercado. Ainda, essas habilidades permitem que colaboradores se sintam confiantes e preparados para tomar decisões e propor inovações. Logo, investir neles é investir na empresa.

Invista em tecnologia

A melhor forma de colocar todas essas dicas em prática é usando a tecnologia. Com a digitalização de documentos, uso de plataforma de gestão integrada e comunicação rápida entre equipes, você pode proporcionar ao negócio um dinamismo que só a transformação digital permite.

O segredo desse investimento é ganhar visibilidade de dados. Com pouco esforço, os gestores têm acesso a contratos, documentos, KPIs e desempenho geral da equipe. Com uma visão completa do organismo, que é um negócio digital, fica mais fácil encontrar a origem e medir o impacto de gargalos na produção.

Como evitar erros na produção?

A tecnologia também serve para acabar com uma das maiores fontes de pouca eficiência em pequenas e médias empresas: a quantidade de erros que levam a retrabalho e desperdício de recursos.

Em linhas operacionais, quando processos dependem de seus antecessores, o vai e vem de etapas não gera apenas atrasos na entrega. Essas falhas diminuem a confiabilidade de dados, podendo gerar conflitos e perdas em registros importantes e até afetar a moral da equipe, que se vê frustrada pela dificuldade de concluir tarefas e avançar em projetos.

Por isso, além de corrigir os gargalos já existentes, a prevenção se torna uma grande aliada de negócios eficientes. Mas como evitar esses erros?

Primeiro, podemos analisar os itens do tópico anterior com novos olhos. Todas as técnicas para eliminar gargalos podem ser colocadas em prática dentro da rotina do negócio mesmo que não haja limitações evidentes na capacidade produtiva.

Mapeamento constante, acompanhamento de métricas e capacitação profissional são investimentos constantes dentro de uma empresa moderna. Esses processos são facilitados pela digitalização e ajudam a reconhecer erros em potencial antes que eles impactem negativamente nos seus resultados.

Além disso, precisamos reforçar a importância da transformação digital. Ao eliminar documentos e contratos físicos na empresa, gestores têm mais visibilidade e controle sobre seu fluxo produtivo, evitando a perda de confiabilidade nos registros.

Sabendo como eliminar gargalos de produção e investindo em gestão digital baseada em dados, você tem tudo para transformar tecnologia em vantagem competitiva.

Que aprender ainda mais sobre como evitar erros de produção? Leia nosso artigo exclusivo sobre o assunto!