BPM: saiba o que é Business Process Management e os benefícios

Publicado em 10/10/2023. Atualizado em 13/11/2024.

Investir em técnicas estratégicas para aprimorar a gestão da empresa é o segredo para o sucesso de um negócio. O BPM, sigla para Business Process Management, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, é um método estruturado que auxilia na otimização de processos e no desempenho do negócio.

O BPM é feito por meio de etapas de mapeamento, modelagem, execução, monitoramento e otimização de processos. Com ele, é possível aumentar a eficiência das tarefas, melhorar a escalabilidade e economizar recursos, trazendo resultados reais para o negócio.

Quer saber mais sobre o conceito, suas vantagens e como implementar? Confira este artigo especial e descubra por que esse método se tornou tão estratégico para o desempenho dos negócios! 

Soluções como o CLM, gestão e gestão do ciclo de vida de contratos, podem ajudar na transformação digital das empresas. 

O que são processos de negócio?

Os processos de negócios dizem respeito a diversas atividades essenciais para atingir um objetivo específico, como gerar um resultado de valor para o cliente. Sendo assim, conta com tarefas estruturadas para determinar o modo de produção de uma solução que vai atender às necessidades e as propostas do negócio no mercado.

Geralmente, os processos de negócio são organizados em uma sequência lógica para a execução das tarefas planejadas. Com isso, é possível direcionar as atividades e orientar os colaboradores corretamente sobre os procedimentos a serem realizados, os recursos que devem ser utilizados e as informações cruciais para manter o ciclo do processo.

Por que é importante gerir os processos da empresa?

Com a gestão com foco em processos eficientes, é possível garantir que as atividades sejam realizadas de forma ágil e produtiva. Para isso, utilizar ferramentas estratégicas e soluções inovadoras pode ajudar a aprimorar ainda mais o gerenciamento.

A partir de uma boa gestão de processos, os gestores são capazes de identificar gargalos, solucionar problemas pontuais, melhorar a qualidade dos processos e, consequentemente, aumentar a competitividade da empresa.

Qual a funcionalidade de um BPM?

O BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento de Processos de Negócio é uma abordagem que chega justamente para otimizar os processos do negócio. Essa é uma ferramenta de gestão que prioriza a iteração constante em procedimentos produtivos, mantendo um nível de eficiência em evolução paralela aos avanços tecnológicos.

Embora seja creditada em muitos lugares como uma metodologia, o BPM é, na verdade, uma arquitetura de produtividade. Nesse contexto, a gestão lidera esforços para entender necessidades e oportunidades nas tarefas diárias e adequar o fluxo de trabalho a partir da tecnologia.

O BPM atua com uma estrutura racionalizada, que tira o foco do microgerenciamento de pessoas e olha para o todo: a cadeia processual que acelera e aumenta a qualidade de entregas. Assim, cumpre a função de organizar, monitorar e automatizar processos, resultando em mais eficiência e controle.

Nesse sentido, podemos dizer que o BPM é um grande aliado das organizações que querem implementar com sucesso soluções digitais que realmente transformem a rotina conforme o que o mercado exige hoje.

Como é feito um BPM?

Uma grande vantagem do BPM é que a própria estrutura de funcionamento serve como um passo a passo de implementação. Trata-se de um ciclo compreensivo de aprimoramento constante. A seguir, saiba como é feito um BPM com as etapas essenciais para o processo!

Mapeamento dos processos

O mapeamento é uma etapa fundamental para iniciar a implementação de BPM. É o momento em que a TI se une a outros departamentos da empresa para detalhar os processos produtivos e administrativos, suas funções e a cadeia lógica que conecta todos eles.

Esta é uma jornada de autoconhecimento empresarial, em que o corpo gestor entende seu funcionamento e as oportunidades de otimização. Portanto, é fundamental identificar e documentar cada tarefa e fluxo de trabalho.

Modelagem

A melhor forma de ganhar controle sobre seus processos produtivos é criar um padrão compreensível entre todos eles. Afinal, não existe eficiência sem uma visão única sobre como a empresa trabalha e seus objetivos.

Para isso, a etapa de modelagem organiza os fluxos de trabalho mapeados de maneira lógica e visual. O objetivo dessa fase é criar um modelo que represente a sequência ideal de execução das atividades.

Para que os processos sejam replicáveis e escaláveis, o ideal é que todos sigam a mesma filosofia operacional. Com a modelagem, é possível melhorar a visibilidade de cada colaborador dentro de um todo.

Execução

A melhoria de processos é um método conhecido como BPI ou Business Process Improvement. Trata-se do melhor momento para implementar as ferramentas e soluções digitais que possibilitem o sucesso da nova estratégia.

A etapa de execução do BPM consiste em aplicar as mudanças processuais de acordo com seu mapeamento e sua padronização, ou seja, aplicar o BPI. Esse é o momento em que, de fato, os processos modelados são implementados, seja de forma manual, seja por meio da automação.

Nessa etapa, a empresa aplica as melhorias necessárias para otimizar processos existentes e criar novos para uma cadeia produtiva mais inteligente. Portanto, precisa que todas as etapas anteriores sejam definidas corretamente.

Monitoramento

A próxima etapa é a de monitoramento, que envolve acompanhar o desempenho dos processos e o tempo real. O ideal é usar métricas e indicadores de performance (KPIs) adequados para cada tipo de atividade.

É importante ter em mente que não existe um ciclo de otimização empresarial sem que gestores monitorem as métricas de produtividade. Afinal, como entender como os processos trouxeram melhores resultados?

Além disso, os indicadores a serem acompanhados variam pela natureza do negócio, filosofia de trabalho e tipos de processos envolvidos. Então, o correto é definir aqueles que melhor traduzem o que significa sucesso para a organização e priorizar métricas objetivas sobre produtividade, que demonstram o resultado obtido com novos processos.

Otimização dos processos

Com um bom mapeamento de processos e controle a partir do monitoramento de indicadores de performance, você tem o que precisa para fechar o ciclo do BPM e ter aprimoramento constante. Portanto, chega a fase de otimização, que representa a fase contínua de melhoria dos processos, com base nos dados do monitoramento.

Agora, é a hora de comparar resultados reais com os projetados e entender qual foi o impacto das mudanças na performance de cada profissional e da empresa em geral. A otimização reinicia o processo e aponta não apenas o que os gestores conseguiram nesse ciclo, mas as oportunidades de ganhar ainda mais no futuro.

Por isso, é fundamental identificar os pontos de melhoria para fazer ajustes. Desse modo, é possível aumentar a eficiência, eliminar gargalos e aprimorar a qualidade do trabalho.

Quais são os tipos de BPM?

Gerenciar processos não é uma tarefa única. Por isso, é possível encontrar diferentes tipos de BPM, que se adequam às necessidades da empresa. A seguir, confira alguns exemplos.

BPM centrado em integrações

O BPM centrado em integrações é aquele que visa conectar sistemas e tecnologias diferentes. Desse modo, promove a fluidez dos dados de maneira eficiente, para que atuem com harmonia e precisão.

O BPM centrado em integrações pode ser aplicado em plataformas e ferramentas, assim como pode fazer parte de uma estratégia de automação de processos.

BPM centrado em pessoas

O BPM também pode ser centrado em pessoas, nas quais as atividades giram em torno da interação e da tomada de decisões dos indivíduos envolvidos. Ou seja, não é um tipo de processo que pode ser completamente automatizado.

Por exigir uma maior interação humana, a centralização do fluxo de trabalho é focada nos colaboradores. Esse modelo, por exemplo, pode ser alinhado com tarefas do setor de Recursos Humanos e gestão de atendimento ao cliente.

BPM centrado em documentos

A gestão de documentos também faz parte dos processos cruciais para a empresa. O BPM centrado nessa área será aplicado em processos que lidam com o manuseio de arquivos, como contratos, relatórios e registros.

A função do BPM é organizar e favorecer a automatização de fluxos de trabalho na gestão de documentos. Com isso, beneficia as relações de acordos entre a empresa e stakeholders, mantém a organização interna e previne problemas legais ou fiscais.

Quais são os benefícios de implementar um BPM?

O objetivo final do Business Process Management é criar um ambiente de constante aprimoramento do trabalho utilizando tecnologia, com processos transparentes, controláveis e flexíveis.

No entanto, o que isso traz de prático para um negócio na era digital? A seguir, confira os múltiplos benefícios de adotar essa abordagem em sua empresa!

Aumento na eficiência e economia

O BPM é útil para a otimização de processos, com a eliminação de tarefas desnecessárias e a automatização dos fluxos de trabalho. O resultado disso só poderia ser economia de tempo e de custos operacionais.

Com esse aumento na eficiência é possível se destacar no mercado e melhorar a competitividade da empresa. Além disso, até mesmo o relacionamento com os colaboradores melhora, uma vez que a empresa oferece recursos mais eficientes e que diminuem a carga de esforço repetitivo dentro das equipes.

Transparência

O BPM também oferece uma maior visibilidade sobre os processos. Dessa forma, permite que a empresa tenha mais transparência nas operações por meio do monitoramento do andamento das tarefas. 

Além disso, com processos mais transparentes e racionalizados, é possível identificar gargalos de maneira rápida e eficiente. A partir disso, os gestores podem fazer ajustes finos, de acordo com picos de demanda e tendências emergentes, e sentem que suas decisões têm resultados reais e imediatos em suas estratégias.

Eficiência processual sempre resulta em redução no uso de recursos, seja em tempo, seja em dinheiro, seja em capital pessoal. Com esse controle, gestores modelam processos otimizados, precisando fazer menos para entregar mais.

Experiência dos funcionários e clientes

Os colaboradores também são beneficiados com o BPM. Afinal, a abordagem permite a simplificação de tarefas e facilita a colaboração. Esse é um fator que otimiza a experiência dos profissionais e melhora a satisfação com o trabalho.

O público interno não é o único que desfruta das vantagens do BPM. Os consumidores também podem receber atendimentos mais ágeis e consistentes, o que favorece a experiência dos clientes com a empresa.

Processos escaláveis

O BPM não tem uma estrutura estática. Isso significa que os processos podem ser ajustados conforme a empresa cresce. Assim, contribui para que o negócio tenha sempre recursos valiosos à disposição.

A estrutura flexível do BPM pode ser expandida e adaptada a novos volumes de trabalhos e necessidades. Esses processos estáveis ajudam a ter resultados práticos de mercado e eficiência nas rotinas, independentemente do tamanho do negócio.

Segurança

Os aspectos legais e a reputação da empresa no mercado também podem ser melhorados com o BPM. Afinal, a metodologia contribui para a segurança dos processos e a proteção dos dados da empresa.

Isso garante que as informações sejam armazenadas de maneira segura, com controle de acesso e compartilhamento limitado a pessoas autorizadas. Essa gestão de permissões e do monitoramento das atividades está alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e à estratégia de segurança digital da empresa.

Como um BPM pode auxiliar na gestão de documentos?

O BPM tem de tudo para facilitar o gerenciamento de documentos, com a automatização do fluxo de criação, segurança, armazenamento e acesso a arquivos importantes. Tudo isso com mais fluidez, agilidade e eficiência.

Com o BPM, é possível contar com recursos para controle de versões, eliminação de duplicidade de arquivos e acompanhamento do ciclo de vida dos documentos. Em outras palavras, a implementação de Business Process Management é uma grande aliada da gestão documental na empresa.

Com a Docusign, você pode ter ainda mais recursos para melhorar a gestão de documentos do seu negócio. Com o Intelligent Agreement Management  (IAM) é possível aplicar o BPM e ter processos ainda mais automatizados e eficientes.

É com a Docusign associada à sua estratégia de BPM que o seu negócio supera desafios de acordos, aprimora a assinatura eletrônica e agiliza processos com excelência. Assim, pode desfrutar de mais segurança nos contratos, fortalecimento nas relações com o público externo e organização dos documentos.

Em suma, o BPM é uma estrutura que se encaixa naturalmente nos esforços da transformação digital e se alinha à gestão dos mais variados negócios. Com a implementação dessa abordagem, é possível racionalizar a produtividade e encontrar as melhores oportunidades de otimização para competir no mercado atual.

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