Data quality: saiba o que é, como medir e sua importância

Data quality é a capacidade que um conjunto de dados tem de atender às finalidades para as quais foi coletado. Em outras palavras, diz respeito ao nível de confiabilidade, precisão, completude e acessibilidade dessas informações dentro de uma organização.

Ter qualidade de dados significa trabalhar com informações corretas, atualizadas e organizadas de forma que possam ser utilizadas para tomar decisões, estruturar processos, cumprir exigências regulatórias e projetar ações estratégicas.

Na prática, a falta de atenção com esse aspecto compromete a performance de diversos setores. Já empresas que adotam uma cultura orientada a dados conseguem operar com mais previsibilidade, segurança e inteligência.

Como medir a qualidade de dados?

A qualidade dos dados pode ser avaliada por diferentes critérios. Cada métrica ajuda a entender se as informações disponíveis estão prontas para uso ou se ainda exigem ajustes. 

• Precisão: verifica se os dados refletem com exatidão a realidade que pretendem representar. Informações incorretas distorcem relatórios, decisões e resultados.

• Proteção: mede o nível de segurança aplicado ao armazenamento e ao acesso dos dados. Inclui a adoção de políticas de privacidade e ferramentas contra vazamentos e acessos indevidos.

• Auditoria: avalia a rastreabilidade das alterações feitas nos dados. Ter um histórico confiável de modificações facilita a identificação de falhas e garante mais controle sobre o uso das informações.

• Disponibilidade: refere-se à facilidade de acesso aos dados quando necessário. Dados que não estão acessíveis no momento certo perdem valor estratégico.

• Parametrização: relaciona-se à padronização das informações. Quanto mais estruturado for o formato dos dados, mais simples será integrá-los a sistemas, gerar relatórios e cruzar informações de forma útil.

Percepção de mercado

Gerir dados de mais qualidade cria uma via de mão dupla para a solidificação de uma marca no mercado, um processo em duas frentes:

• de um lado, o uso mais inteligente da informação permite que gestores entendam o mercado mais a fundo e identifiquem oportunidades antes dos concorrentes, para se adaptarem às demandas do público com maior foco em suas expectativas;

• por outro, o próprio resultado dessa gestão baseada em dados se torna um posicionamento de marca, mostrando ao público que sua empresa investe em tecnologia para se aproximar da vida e das dores de cada cliente.

Qual é a importância da qualidade de dados?

A qualidade de dados vai além de planilhas bem organizadas, impactando diretamente a forma como a empresa opera, decide e se posiciona no mercado. Confira os principais motivos que tornam o data quality um diferencial competitivo real para qualquer negócio.

Confiabilidade de parcerias

O uso estratégico de informação não se limita apenas ao contato com o público. Empresas que tratam bem suas informações consolidam uma marca confiável para parcerias.

Essa estruturação leva a um mapeamento de fornecedores, prestadores de serviço e empresas parceiras que têm o fit ideal para o seu negócio, aumentando suas oportunidades de crescimento e chancelando a sua marca no mercado em geral.

Projeção de futuro

Quem investe em qualidade de dados investe no futuro. Pense em todas as características que citamos anteriormente para o data quality: precisão, disponibilidade, auditoria, proteção, parametrização.

Se seu pool de dados apresenta todos esses pontos, você tem insumos suficientes para fazer projeções fiéis de mercado, entendendo seus movimentos a curto, médio e longo prazo. Na hora de tomar decisões estratégicas, contar com essas projeções diminui consideravelmente os riscos.

Integração entre sistemas

Lembra das características de parametrização e disponibilidade? Quanto melhor estruturado são seus dados, mais fácil fica compartilhá-los e utilizá-los em diferentes sistemas e ferramentas de negócio.

Um exemplo disso é a API da Docusign, que consegue acessar e disponibilizar dados de diversos sistemas automaticamente. Assim, sua empresa evita trabalho manual e repetitivo, elimina gargalos produtivos e acelera a produtividade, tudo isso mantendo a confiabilidade dos dados sendo utilizados.

Otimização de processos

Dentro da transformação digital, a eficiência produtiva se tornou peça-chave para o sucesso. Com processos otimizados e agilidade operacional, até as empresas pequenas conseguem competir por nichos de mercado com gigantes tradicionais.

Ao investir em qualidade de dados, você aumenta ainda mais as oportunidades de otimização, como disponibilidade, precisão e segurança. Informações que apresentam essas características aceleram etapas e permitem até a automatização de processos, o que reflete em alguns dos itens a seguir.

Redução de custos

É fácil concluir o resultado de uma operação mais eficiente, rápida e sem retrabalho: os custos de produção somam uma economia relevante para o negócio. Essa economia é direta nos recursos utilizados, mas também indireta na redução de tempo de processos e esforço dos profissionais.

Agilidade na tomada de decisões

O item anterior se conecta diretamente ao pilar máximo da gestão baseada em dados: a capacidade de profissionais e empreendedores para tomar decisões rápidas e efetivas que guiem rapidamente novas estratégias de mercado.

Ademais, quanto mais você confia em seus dados, menos hesita na hora de escolher caminhos. Isso ajuda o negócio a abraçar tendências antes dos concorrentes e se tornar referência de inovação para o público.

Monitoramento aprimorado de indicadores

Hoje, os indicadores de performance são a fonte mais utilizada para projetar cenários, entender histórico de estratégias e tomar decisões baseadas em cenários macro e micro de mercado.

Quando a informação é confiável, íntegra e precisa, ela aumenta a riqueza e a profundidade dos KPIs que você monitora — uma granulação capaz de gerar insights ainda mais significativos para novas estratégias de negócio. Se você quer uma verdadeira gestão baseada em dados, precisa acreditar plenamente no que eles estão dizendo.

Confiança do público

Quem utiliza dados de qualidade entende melhor seu público e se aproxima dele. Afinal, são informações que refletem com fidelidade suas dores, desejos e expectativas.

Além disso, precisamos comentar sobre o fator segurança. Investir em data quality é investir em proteção lógica para sistemas empresariais, diminuindo a possibilidade de vazamentos que comprometam a sua marca.

Como melhorar a qualidade de dados?

Garantir a qualidade dos dados não depende só de ferramentas, envolve organização, boas práticas e visão estratégica. Quando os dados são bem cuidados desde a origem, todo o fluxo da informação melhora: relatórios ganham mais precisão, decisões ficam mais seguras e o trabalho das equipes se torna mais ágil.

A seguir, veja caminhos práticos para tornar isso parte do dia a dia da sua empresa.

Mapeie os dados da empresa

O primeiro passo para aumentar a qualidade dos seus dados é ter uma boa visão sobre o que são, de onde vêm e como são utilizados. O mapeamento de dados é uma das ações mais importantes na transformação digital por criar um ambiente confiável e eficiente de gestão.

Esse mapeamento considera as ferramentas utilizadas para a coleta, que tipo de informação é adquirida — e se é captada ou fornecida —, como é armazenada dentro do sistema empresarial e características de rotina: as mais utilizadas, as mais sensíveis, as mais complexas etc.

Com esse amplo mapa dos dados coletados e armazenados, fica mais fácil seguir os passos dessa lista, focando naqueles que são realmente relevantes e impactantes para o seu negócio.

Estabeleça sua jornada de dados

A jornada de dados é a sequência de etapas pelas quais eles passam durante todo seu ciclo de vida dentro da empresa. Envolve a coleta e registro, a verificação de integridade, o armazenamento e, por fim, a utilização em relatórios e processos produtivos.

O ideal é que a jornada seja padronizada para qualquer tipo de informação, independentemente da sua origem ou funcionalidade. Assim, o negócio tem controle maior sobre o estado de cada arquivo e valor no sistema, além de facilitar a indexação destes.

Invista na tecnologia adequada

Com dados mapeados e uma jornada bem definida, é hora de consolidar o fluxo de informação na empresa com base na tecnologia. Algumas sugestões interessantes são:

• sistema de gestão integrada (ERP);

• Customer Relationship Management (CRM) para gestão de dados de relacionamento com o cliente;

• monitoramento automatizados de indicadores de performance;

• ferramentas de comunicação e gestão de time que facilitem a troca de informação;

• soluções de cibersegurança (falaremos em breve sobre elas);

• soluções de digitalização como assinatura eletrônica e certificado digital.

Se possível, conte com ajuda especializada, como serviços de digitalização e suporte aliado a ferramentas digitais. Isso porque essas soluções são as responsáveis por transformar seu mapeamento em caminhos eficientes de gestão de dados.

Não torne a empresa uma acumuladora

Aqui, precisamos falar de um dos maiores erros que empresas cometem em relação à transformação digital e à gestão baseada em dados. É mais comum do que deveria ver gestores que abordam esses temas focando muito mais na quantidade do que na qualidade.

A verdadeira qualidade de um dado vem de seu impacto real em negócios. Você pode ter informações precisas, confiáveis e relevantes, mas o que isso significa se elas estão para sempre guardadas?

Primeiramente, foque na jornada de dados para aqueles que importam. Nem tudo precisa ser tratado com a mesma prioridade, já que muitos dados podem ser redundantes ou não terem contexto suficiente para ajudarem nas suas decisões.

Com essa racionalização de seu banco de dados, desenvolva uma cultura adequada na empresa para sua utilização. Ainda, fomente o uso da informação como apoio em processos ao longo de toda a cadeia produtiva. Em reuniões estratégicas, use-os como guia em discussões e alinhamentos.

Coletar muitos dados é ótimo, mas não basta para a era digital. Sua qualidade depende também do retorno que ele traz para a empresa — algo que só pode ser medido em retrospecto.

Invista em cibersegurança

Dados confiáveis dependem de sistemas seguros. Quando há falhas na proteção da informação, a integridade dos dados fica comprometida — e isso afeta desde o monitoramento de indicadores até decisões estratégicas. 

Investir em segurança da informação é uma medida essencial para garantir que as informações estejam sempre protegidas e disponíveis. Veja os pilares que sustentam essa proteção a seguir.

Antivírus

O software antivírus monitora sistemas de informação em busca de qualquer agente malicioso, externo ou infiltrado, que comprometa o funcionamento de programas, a validade de informações e a privacidade de colaboradores e clientes.

Controle de acesso

Softwares de controle de acesso são combinados com o acompanhamento por profissionais especializados para garantir a disponibilidade da informação à empresa sem que ela seja vulnerável à utilização não autorizada.

Essas ferramentas utilizam autenticação de múltiplos fatores (MFA), log de acesso, histórico de mudanças e outras práticas para garantir a segurança do sistema. A assinatura eletrônica também contribui nesse sentido.

Atualização de sistemas

Manter sistemas, dispositivos e aplicações atualizadas é fundamental para a proteção de dados que aumente sua qualidade. Quando um deles está defasado, pode ser utilizado como porta de entrada para criminosos que queiram comprometer seus dados.

Backup

Soluções de backup automatizadas criam redundância para dados importantes, impedindo que eles sejam perdidos ou alterados definitivamente — algo que diminui a confiabilidade de todo o sistema.

Capacite os profissionais no uso de dados

De que adianta contar com dados de qualidade se os colaboradores da empresa não sabem usá-los com eficiência e objetividade?

A transformação digital não é apenas um processo, é uma cultura. Quando todos os profissionais entendem isso, passam a utilizar o sistema com inteligência, focando na agilidade produtiva e gestão baseada em dados.

Ademais, é importante reforçar que a capacitação dá mais confiabilidade ao data center. Hoje, a maioria dos ataques à informação é feita por engenharia social, em que o criminoso engana o usuário e consegue, assim, acesso legítimo ao sistema.

Faça uma gestão inteligente de contratos

Os contratos estão entre os documentos mais sensíveis na migração para a transformação digital completa. Isso porque são dados que precisam de integridade, confiabilidade e proteção se a empresa quer manter seu nome no mercado.

Portanto, tecnologias como certificação digital e assinatura eletrônica fazem muita diferença para a implementação de data quality. Esse tipo de solução facilita a gestão inteligente de relações comerciais e permite a verdadeira migração para o futuro paperless.

Unindo uma boa infraestrutura tecnológica, soluções modernas e cultura de gestão baseada em informação, a qualidade de dados na empresa sobe exponencialmente. Essa jornada pode ser a base para você competir no mercado daqui para a frente.

Consequências da baixa qualidade de dados

Dados mal estruturados geram impactos e afetam diretamente a tomada de decisões, a performance das equipes e a experiência dos clientes. Conheça os principais riscos a seguir.

• Decisões equivocadas baseadas em dados incorretos: quando as informações estão desatualizadas ou incompletas, decisões estratégicas perdem precisão. Um exemplo clássico é a previsão de vendas superestimada com base em dados inconsistentes, que leva a estoques desnecessários e prejuízos.

• Perda de produtividade: se as equipes precisam revisar, validar ou corrigir dados manualmente, o tempo operacional aumenta. Isso reduz a eficiência dos processos e desvia o foco de tarefas estratégicas.

• Insatisfação de clientes: erros em cadastros, falhas em comunicações automatizadas ou atrasos causados por dados integrados incorretamente afetam diretamente a experiência do consumidor e prejudicam a reputação da marca.

• Riscos de não conformidade regulatória: em setores regulados, manter dados íntegros é fundamental. Qualquer falha pode resultar em multas ou sanções legais — como ocorre com o descumprimento da LGPD ou outras normas internacionais.

• Ineficácia de modelos analíticos e preditivos: análises de mercado e projeções só funcionam se forem alimentadas por dados confiáveis. Dados ruins geram resultados distorcidos, tornando os modelos ineficazes e limitando o potencial das ferramentas de inteligência artificial ou BI.

Quais são as ferramentas usadas para data quality?

Ferramentas de qualidade de dados são essenciais para garantir que as informações utilizadas pelas empresas estejam corretas, completas e atualizadas. Entre as mais comuns estão as plataformas de governança de dados, softwares de ETL (extração, transformação e carga), soluções de data profiling e ferramentas de limpeza de dados.

Plataformas como Talend, Informatica, IBM InfoSphere e Microsoft Data Quality Services ajudam a identificar inconsistências, padronizar formatos e integrar bases de dados de forma automatizada. Esses sistemas reduzem o retrabalho, aumentam a confiabilidade das informações e apoiam a criação de relatórios mais precisos.

Na hora de escolher a ferramenta ideal, é importante avaliar a compatibilidade com o ecossistema tecnológico da empresa, a facilidade de uso, o suporte oferecido e a escalabilidade da solução. 

Outro ponto essencial é a capacidade de integração com sistemas de gestão de contratos e gestão de documentos, já que esses dados também exigem consistência e controle.

Entenda como a Docusign pode contribuir para o data quality

A Docusign atua diretamente na base da qualidade de dados: a digitalização de processos. Ao substituir o papel por fluxos eletrônicos, a empresa reduz falhas manuais e automatiza etapas críticas, garantindo que as informações capturadas sejam precisas e estejam sempre atualizadas.

Com a assinatura eletrônica, os dados coletados em contratos e formulários são processados de forma padronizada, com rastreamento de cada etapa, o que diminui significativamente o risco de inconsistências ou duplicações.

Para operações mais complexas, a gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) oferece uma camada adicional de controle. Com essa solução, é possível monitorar todo o histórico de um documento, desde a criação até a renovação, preservando a integridade das informações envolvidas e otimizando a gestão dos contratos.

Ao integrar essas soluções à rotina da empresa, a Docusign fortalece a confiabilidade das bases de dados e contribui para decisões mais seguras e bem embasadas.