Gestão de dados: o que é, sua importância e como fazer

A gestão de dados é o processo de coletar, armazenar, organizar e analisar informações dentro de uma empresa. Esse trabalho garante que os dados sejam utilizados de forma estratégica para otimizar operações e apoiar decisões.

Com o avanço da digitalização, empresas geram uma enorme quantidade de informações diariamente. Sem uma gestão inteligente, esses dados podem se tornar um desafio, dificultando o acesso a informações relevantes, aumentando riscos e prejudicando a competitividade.

Adotar um gerenciamento estruturado permite reduzir falhas, aumentar a segurança e gerar insights importantes para diferentes áreas do negócio.

Como funciona a gestão de dados?

A gestão de dados passa por todos os processos relacionados com esse insumo, desde a coleta até o tratamento e a garantia de segurança e de privacidade. Portanto, um erro em alguma parte desse “passo a passo” pode, inclusive, gerar respostas imprecisas ou colocar em risco informações sensíveis.

A etapa de captura envolve selecionar quais são os tipos de dados que serão coletados conforme a necessidade do seu negócio e garantir que sejam armazenados com segurança em espaços nos quais seja possível assegurar a privacidade, a disponibilidade e a integridade. Para isso, é preciso também definir quais serão as ferramentas utilizadas.

Posteriormente, é necessário tratar os dados. Ou seja, padronizá-los e limpar os que possam estar duplicados ou inconsistentes. Assim, é possível minimizar as chances de resultados equivocados por falhas.

Após isso, é viável encaminhá-los para que a solução possa analisá-los. Muitas ferramentas já fazem esse processo todo de forma automatizada, evitando que seja preciso executá-lo manualmente.

Qual é a importância de uma gestão de dados eficiente?

Empresas geram uma abundância de informações diariamente. No entanto, dados sem organização e estratégia podem se tornar um obstáculo em vez de um recurso útil. A gestão estruturada dessas informações garante que elas sejam precisas, acessíveis e aplicáveis, permitindo decisões mais rápidas e seguras.

Tomada de decisões mais precisas

Quando os dados são organizados e confiáveis, os líderes podem basear suas decisões em informações reais em vez de suposições. Isso evita erros estratégicos e melhora a performance da empresa.

Por exemplo: um time comercial pode utilizar dados históricos de vendas para entender quais produtos tiveram maior aceitação em determinados períodos. Com isso, é possível ajustar estoques e campanhas de marketing com mais precisão, aumentando a conversão de vendas.

Melhor previsibilidade de resultados

Análises preditivas permitem que empresas identifiquem padrões no comportamento do mercado e ajustem estratégias antes que problemas ocorram. Ferramentas de business intelligence (BI) e machine learning utilizam dados históricos para projetar possíveis cenários futuros, ajudando a otimizar operações.

Por exemplo, no varejo, a análise preditiva pode indicar um aumento na demanda por determinados produtos em certas épocas do ano. Com isso, a empresa consegue ajustar estoques e preços com antecedência, reduzindo desperdícios e garantindo disponibilidade no momento certo.

Minimização de riscos

Dados desatualizados ou inconsistentes podem gerar erros operacionais e até problemas jurídicos. Uma gestão bem estruturada reduz esses riscos ao garantir que as informações sejam sempre precisas e acessíveis.

Um exemplo comum é o impacto de cadastros desatualizados. Se uma empresa de telecomunicações armazena informações erradas sobre seus clientes, pode acabar enviando contratos para endereços incorretos ou baseando previsões financeiras em dados imprecisos. Isso pode levar a perdas financeiras e desgastes no relacionamento com os consumidores.

Além disso, manter os dados sob conformidade com leis de proteção, como a LGPD, e seguir as diretrizes de compliance, reduz riscos legais e fortalece a credibilidade da empresa.

Impacto na competitividade e inovação

Empresas que estruturam seus dados de forma estratégica conseguem agir com mais rapidez e precisão, ganhando vantagem no mercado. O setor financeiro, por exemplo, utiliza dados para personalizar ofertas de crédito, ajustando taxas e limites com base no perfil do cliente. Esse nível de personalização melhora a experiência do consumidor e aumenta a conversão de propostas.

Quando os dados são bem gerenciados, eles se tornam valiosos para a criação de novos produtos e serviços. Empresas de tecnologia, por exemplo, analisam o comportamento de seus usuários para aprimorar funcionalidades e lançar soluções mais alinhadas às necessidades do público.

A Docusign, por exemplo, auxilia empresas a gerenciar documentos e contratos de forma mais ágil com soluções como o Docusign IAM.

Quais são os dados mais importantes de uma empresa?

A resposta mais correta para essa pergunta é: depende. Cada segmento terá uma demanda diferente no que diz respeito à gestão de dados e de quais deles são mais importantes para um negócio.

Por exemplo, uma empresa B2B pode priorizar dados sobre relacionamento com clientes corporativos, histórico de negociações e contratos. Já uma empresa B2C, mesmo atuando no mesmo segmento, pode focar em dados de comportamento do consumidor, como preferências de compra e interação com canais digitais.

Da mesma forma, uma companhia de serviços pode considerar dados operacionais como fator central para manter a qualidade do atendimento, enquanto uma indústria precisa gerenciar informações de estoque, cadeia de suprimentos e eficiência produtiva.

Apesar das diferenças entre os setores, alguns dados costumam ser essenciais para qualquer empresa:

• dados de transação — informações sobre compras, vendas e faturamento. Monitorar esses registros permite acompanhar o desempenho financeiro e prever receitas;

• dados de clientes — histórico de interações, preferências e comportamento de compra. Empresas que utilizam esses dados de forma estratégica conseguem oferecer experiências personalizadas;

• dados operacionais — métricas sobre produtividade, logística e desempenho interno. Esses dados são fundamentais para melhorar processos e evitar desperdícios;

• dados financeiros — fluxo de caixa, investimentos e custos operacionais. Um controle rigoroso evita problemas de liquidez e melhora o planejamento estratégico;

• dados de mercado — tendências, concorrência e movimentações do setor. Empresas que analisam essas informações com frequência conseguem se antecipar a mudanças e tomar decisões mais precisas.

Para determinar quais dados merecem mais atenção, é fundamental que cada empresa analise suas operações, defina prioridades e estabeleça uma estratégia clara de gestão de informações.

Gerenciar esses dados com precisão evita falhas e melhora a eficiência operacional. Para isso, soluções como gestão de documentos ede contratos são essenciais para centralizar e proteger informações estratégicas.

Quais são os princípios da gestão de dados?

Podemos citar pelo menos 4 princípios básicos que qualquer empresa deve conhecer e respeitar ao tratar dados de seus clientes: qualidade, segurança, governança e respeito às normas.

1. Qualidade dos dados

O primeiro princípio fundamental é a qualidade dos dados. Informações imprecisas ou desatualizadas comprometem análises e estratégias, resultando em decisões erradas. 

Para evitar isso, os dados precisam ser completos, consistentes e constantemente revisados. Um e-commerce, por exemplo, que mantém seu banco de dados atualizado pode segmentar campanhas de marketing e personalizar ofertas para os clientes certos.

2. Segurança dos dados

A segurança da informação também é indispensável. Com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o aumento de ataques cibernéticos, as empresas devem investir em criptografia, controle de acessos e políticas de backup. 

Instituições financeiras, por exemplo, utilizam autenticação multifator e sistemas de detecção de fraudes para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a determinadas informações.

3. Governança dos dados

Outro princípio essencial é a governança de dados, que define processos claros para uso e gerenciamento das informações dentro da organização. Isso envolve determinar quem é responsável pelo quê, quais regras devem ser seguidas e como garantir a conformidade legal. 

Empresas que implementam uma governança sólida evitam inconsistências e garantem que os dados sejam usados de forma padronizada em toda a organização.

Além disso, a acessibilidade e disponibilidade dos dados são fatores que influenciam diretamente a produtividade. Informações bem estruturadas devem ser fáceis de localizar e acessíveis para os colaboradores certos, sem comprometer a segurança. 

Se um time de vendas precisa consultar rapidamente o histórico de um cliente para agilizar uma negociação, mas encontra dados dispersos e desatualizados, há um impacto direto na eficiência do processo.

4. Normas e regulamentos

Por fim, a conformidade com regulamentações é um dos pilares que sustentam uma gestão de dados confiável. Cada setor pode ter normas específicas para o armazenamento e uso de informações, e o não cumprimento pode resultar em multas e danos à reputação da empresa. 

Empresas que seguem esses princípios garantem um fluxo de informações mais estruturado e criam uma base sólida para a tomada de decisões, inovação e crescimento sustentável.

Como Docusign pode ajudar sua empresa?

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