Documentos jurídicos: guia completo para gestão inteligente

Documentos jurídicos são registros formais que materializam acordos, contratos e manifestações de vontade entre partes, garantindo segurança jurídica e conformidade regulatória para empresas. 

No Brasil, 94% das organizações utilizam ferramentas de gestão de acordos, segundo estudo da IDC divulgado pela Docusign. Entretanto, 36% dessas empresas têm suas necessidades apenas parcialmente atendidas pelas soluções tradicionais. 

Além disso, outro estudo divulgado pela Docusign revela que empresas perdem quase US$ 2 trilhões anuais devido a ferramentas desatualizadas de gestão de contratos. 

Confira os principais tipos de documentos jurídicos, os desafios da gestão deles e como a tecnologia da Docusign pode te ajudar a aumentar o ROI, a segurança e a conformidade dos seus documentos!

Principais tipos de documentos jurídicos que toda empresa precisa conhecer

A gestão adequada de documentos legais exige conhecimento dos diferentes tipos existentes, uma vez que cada categoria tem características específicas e demanda tratamento particular nos fluxos de trabalho.

Contratos empresariais

Contratos comerciais, de prestação de serviços e parcerias estratégicas formam a base das relações comerciais. Esses arquivos definem direitos, obrigações e condições específicas entre as partes envolvidas.

Procurações e representações

Documentos que conferem poderes de representação legal permitem que terceiros atuem em nome da empresa. Assim, são utilizados em situações específicas como assinatura de contratos ou representação judicial.

Documentos societários

Incluem contratos sociais, estatutos, atas de assembleia e acordos de acionistas. Esses registros regulamentam a estrutura, governança e operação da empresa.

Acordos de confidencialidade

Os NDAs protegem informações sensíveis durante negociações, parcerias ou contratações, garantindo sigilo sobre dados estratégicos e propriedade intelectual.

Termos de uso e políticas

Documentos que regulamentam o uso de produtos, serviços ou plataformas digitais, estabelecendo direitos e responsabilidades dos usuários de forma clara.

Os desafios da gestão tradicional de documentos jurídicos

A gestão tradicional enfrenta desafios de versionamento, colaboração remota e conformidade regulatória. Com a LGPD, apenas 27% das empresas têm políticas formais para segurança de documentos eletrônicos, o que aumenta riscos de violações que custam em média US$ 4,88 milhões.

Elimine os gargalos da gestão documental tradicional. Experimente a Docusign gratuitamente e veja a diferença!

Como a tecnologia está transformando a gestão de documentos jurídicos

A evolução tecnológica oferece ferramentas poderosas para superar as limitações dos processos tradicionais. Dessa forma, a implementação dessas soluções gera impactos positivos em produtividade e segurança.

Inteligência artificial aplicada a documentos jurídicos

A IA analisa o conteúdo contratual e extrai insights estratégicos de forma automática. Isso permite tomada de decisões baseada em dados e, consequentemente, reduz erros humanos.

Automação de workflows documentais

Fluxos automatizados eliminam gargalos processuais, acelerando aprovações e reduzindo tempo de processamento de contratos. Por isso, a automação de documentos jurídicos transforma processos manuais em workflows inteligentes.

Integração com sistemas empresariais

A conectividade nativa com CRM, ERP e sistemas jurídicos específicos centraliza informações e elimina retrabalho. A Docusign por exemplo oferece mais de 1.000 integrações pré-configuradas, incluindo para Workday, Salesforce, SAP, Oracle, Microsoft, Google e ServiceNow.

Análise preditiva e insights estratégicos

A transformação de documentos estáticos em dados vivos permite análise de performance contratual, além de possibilitar identificação de tendências e otimização de processos futuros.

Gestão Inteligente de Acordos

A plataforma Intelligent Agreement Management (IAM) da Docusign representa uma nova categoria de software projetada para transformar a maneira como as empresas criam, formalizam, executam e gerenciam seus contratos.

• Criação automatizada de acordos: utilizando IA para gerar documentos rapidamente a partir de templates padronizados.

• Formalização avançada: inclui a assinatura eletrônica líder de mercado e mecanismos robustos de verificação de identidade.

• Gestão e monitoramento inteligente: permite o monitoramento em tempo real do status dos acordos e usa o Docusign Navigator (repositório inteligente baseado em IA) para extrair insights valiosos, garantindo controle, conformidade e agilidade em toda a sua organização.

Criação automatizada de documentos

Templates inteligentes padronizam processos e aceleram geração de contratos. 

Por exemplo, a Costa Law, usa a plataforma IAM da Docusign, e com isso, acelerou em 8x a geração de contratos.

Validade e segurança das assinaturas eletrônicas

As soluções da Docusign abrangem as três categorias de assinatura previstas na legislação brasileira:

1. simples;

2. avançada;

3. qualificada. 

A validade jurídica plena é conferida pela conformidade com a Medida Provisória 2.200-2, além de outras leis que fundamentam a legalidade das assinaturas eletrônicas no Brasil, como:

• Código Civil;

• Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica);

• Lei 14.063/2021 (assinatura eletrônica envolvendo entes públicos e em questões de saúde pública);

• Lei 14.129/2021 (Lei de Governo Digital); 

• Lei 14.382/2022 (Nova Lei dos Cartórios). 

No que tange à segurança, a Docusign atende e até supera os rigorosos padrões de segurança dos EUA, da UE e globais. Confira todas as certificações de padrão global que a Docusign possui. 

Monitoramento e análise em tempo real

Dashboards intuitivos oferecem visibilidade sobre status, performance e gargalos contratuais, permitindo intervenções proativas e otimização contínua dos processos.

Conformidade regulatória automatizada

A adequação automática à LGPD, GDPR e regulamentações específicas do setor facilita a operação. Além disso, a auditoria de acessos e modificações garante rastreabilidade total.

Implementando uma estratégia eficiente de gestão documental

A gestão eletrônica de documentos requer planejamento estratégico e implementação estruturada. 

1. Faça uma auditoria 

O primeiro passo consiste em realizar auditoria documental, identificando tipos, volumes e fluxos existentes.

2. Defina workflows

Em seguida, defina workflows padronizados para cada tipo documental, estabelecendo responsáveis, prazos e critérios de aprovação claros. 

3. Estabeleça permissões

Configure também permissões granulares garantindo acesso apropriado conforme função e necessidade.

4. Migre em etapas

A migração deve ser gradual, priorizando documentos críticos e processos de maior impacto. Paralelamente, integre sistemas existentes para centralizar informações e eliminar silos departamentais.

5. Acompanhe KPIs importantes

Por fim, monitore métricas de performance continuamente, acompanhando tempo de processamento, taxa de aprovação, satisfação dos usuários e economia gerada. Dessa forma, otimize processos baseado em dados reais de utilização.

ROI e benefícios mensuráveis da digitalização jurídica

Quando falamos em transformação digital jurídica, os resultados práticos falam mais alto do que qualquer estimativa. Confira como a eficiência se traduz em números reais nas histórias de equipes jurídicas que já modernizaram seus processos com Docusign:

• Suzano: a gigante de papel e celulose reduziu em 50% o tempo total do ciclo de contratos. A preparação de documentos, que levava 30 minutos, agora é feita em apenas 5, liberando o jurídico para focar em estratégia.

• CIEE: o cadastro de parceiros se tornou 5x mais rápido (de uma semana para um dia) e uma redução de 70% nos custos com papel. A taxa de efetivação das assinaturas saltou de 23% para 90%.

• Costa Law: a boutique de advocacia acelerou seu onboarding em 8x, reduzindo o processo de semanas para apenas 2 a 4 dias, além do tempo para obter assinaturas se tornar 50% mais rápido.

• Milky Moo: para sustentar sua expansão acelerada, a rede reduziu em 50% o tempo de envio de documentos, agilizando a entrada de novos franqueados.

• Fundação Roberto Marinho: eliminando o "vai e vem" de versões, a Fundação reduziu a finalização de contratos de uma média de uma semana para poucos dias, garantindo governança e agilidade.

Esses números comprovam que a digitalização não é apenas sobre tecnologia, é sobre escalar resultados.

Tudo pronto para transformar seus processos jurídicos com esse mesmo nível de eficiência? Converse com nossos especialistas e descubra como gerar esses resultados na sua empresa.

Segurança e conformidade em documentos jurídicos digitais

A criptografia avançada, centros de dados certificados e conformidade com regulamentações internacionais garantem máxima proteção. A Docusign oferece uptime de 99,9% e backup automático para continuidade dos negócios.

A rastreabilidade de acessos, modificações e assinaturas atende requisitos de auditoria e compliance, enquanto os timestamps criptográficos asseguram integridade temporal dos documentos.

A transformação digital dos documentos jurídicos não é mais opcional, mas necessária para competitividade empresarial.

Por isso, a Docusign, líder global em assinatura eletrônica e gestão de ciclo de vida de contratos, transforma esse cenário com sua plataforma de gestão inteligente de acordos, o IAM, que vai além da simples digitalização.