Gestão eletrônica de documentos: o que é e quais são as melhores práticas?

Em meio aos inúmeros expedientes burocráticos que já compõem a rotina de uma empresa, perder tempo e produtividade em razão da gestão manual e ineficiente de documentos em nada contribui para o sucesso do negócio. Nesse sentido, optar pela gestão eletrônica de documentos é uma ação muito mais alinhada à dinâmica do mercado e à eficiência que se espera das grandes empresas. Afinal, estamos passando por uma verdadeira transformação digital, na qual expedientes manuais, lentos e burocráticos estão caindo em desuso.

Sendo assim, a melhor saída para as empresas é modernizar a manipulação de documentos, substituindo o papel por arquivos assinados digitalmente e o envio via serviço postal por sistemas baseados em nuvem.

Quer saber mais sobre a gestão eletrônica de documentos e como esse formato pode otimizar os processos da sua empresa? Continue lendo e confira a seguir o post que preparamos para ajudá-lo!

Gestão de documentos: qual a importância dessa ação?

Não há como negar que toda empresa, em certa medida, depende da execução de uma série de processos burocráticos para se manter em funcionamento. Em muitos casos, são esses processos os responsáveis por viabilizar uma atuação regular, em conformidade com as normas e, principalmente, organizada.

Nesse sentido, a gestão de documentos — sejam eles contratos, planilhas, recibos, expedientes contábeis e fiscais ou quaisquer outros — é um grande exemplo de processo burocrático cujo valor é de grande relevância para os negócios.

Gerir documentos é sistematizar o armazenamento e a forma como são acessados pelos colaboradores. Ou seja, é uma ação da qual todo tipo de empreendimento depende para manter seus dados em conformidade e garantir a fluidez dos processos.

Empresas que realizam um grande volume de transações diariamente, seja vendendo ou comprando, acaba gerando diversos registros a partir dessas relações. Contratos são assinados, documentos são compartilhados entre as partes e todo um fluxo comunicativo é estabelecido com base na integração de dados e documentos dos envolvidos.

Tudo isso integra as relações negociais e, na grande maioria dos casos, são formalidades exigidas para dar validade e segurança jurídica às avenças firmadas. Logo, é imprescindível que a empresa detenha métodos de organizar esses registros, assinando eletronicamente, documentando-os e inserindo-os em um local em que possam ser facilmente acessados, caso seja necessário em algum momento.

Gestão Eletrônica de Documentos pode ser uma opção

O GED pode ser uma solução para os documentos já assinados em papel, é a forma mais eficiente para você arquivar e ter acesso a estes documentos realizados no passado em papel. Para que se consiga um bom proveito da solução de GED, é essencial que o seu processo de implementação seja realizado de maneira adequada, observando-se alguns critérios, sobretudo na hora da inserção dos documentos no sistema. Confira a seguir algumas medidas que contribuirão para o sucesso no uso da ferramenta.

Segmentação dos registros

Como o foco do GED é agilizar os processos e melhorar a organização das informações inseridas no sistema, é preciso que os documentos sejam devidamente segmentados, a fim de que possam ser localizados de forma rápida e precisa quando forem procurados.

A empresa pode categorizar seus documentos da maneira como achar mais produtiva, desde que obedeça um padrão no qual se garanta a rastreabilidade dos arquivos. Caso contrário, o sistema perde a razão de ser e o trabalho dos colaboradores continuará sendo prejudicado em razão da burocracia.

Níveis de acesso aos documentos

Na rotina de uma empresa, diversos são os documentos gerados e manuseados. E nem sempre eles têm o mesmo valor: enquanto uns dizem respeito a ações rotineiras, outros traduzem conteúdos de grande relevância para a empresa e, por esse motivo, demandam uma gestão mais cuidadosa.

Nesse sentido, é essencial que os documentos sejam categorizados conforme o nível de importância e riscos envolvidos na sua manipulação. Em outras palavras, devem existir diferentes perfis de acesso aos documentos, a depender do seu conteúdo. Assim, determinados modelos só estarão acessíveis para gestores e líderes, por exemplo, enquanto outros poderão ser acessados mais livremente.

Como a assinatura eletrônica pode otimizar e facilitar a gestão de documentos?

Apesar das vantagens trazidas pela GED, principalmente no que diz respeito à organização de documentos, essa ferramenta ainda não consegue solucionar por completo um dos principais desafios das empresas: a dependência de processos físicos e dependentes do papel.

Ainda que a companhia consiga melhorar seus processos com uma gestão mais estratégica dos seus registros, continuará perdendo performance em razão da necessidade de manipular documentos em formato físico, muito mais difíceis de serem compartilhados e suscetíveis a extravios, rasuras e outros problemas.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica pode ser vista como uma solução mais eficaz para a manipulação de documentos.

Primeiro porque está mais alinhada com os padrões atuais do mercado, que cada dia se baseia mais em processos 100% digitalizados e livres de papel. Segundo porque moderniza a forma como o negócio realiza suas transações, agilizando o firmamento de contratos e eliminando a necessidade de circulação de documentos entre as partes por via serviço postal.

Além disso, é preciso pontuar que a simples Gestão Eletrônica de Documentos não altera o formato dos arquivos ou oferece praticidade nas atividades cotidianas. Ou seja, processos burocráticos e custosos, como a autenticação de vias e assinaturas, ainda necessitam ser executados em cartório, uma vez que os documentos continuam seguindo os modelos tradicionais impressos.

Outro ponto que deve ser destacado acerca do uso da assinatura eletrônica é a possibilidade que o recurso oferece de validar transações em ambientes virtuais. Usuários em diferentes localidades podem transacionar, enviar e receber documentos e validar contratos de maneira totalmente digital, a partir de um smartphone, tablet ou outro dispositivo móvel.

Além disso, a assinatura eletrônica tem plena legalidade jurídica, o que significa que, para fins judiciais, os documentos assinados e validados de maneira eletrônica têm o mesmo valor probante que qualquer outro assinado em papel.

Por fim, como foi possível perceber, embora a gestão eletrônica de documentos gere reflexos bastante positivos em alguns processos burocráticos dentro das empresas, essa solução não é capaz de mudar a roupagem do negócio, modernizando a parte operacional do fechamento de contratos e compartilhamento de documentos e informações.

Esses benefícios só serão experimentados com o uso da assinatura eletrônica, cuja função é automatizar a manuseio de documentos e dar uma roupagem virtualizada para essa importante tarefa.

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