Com Docusign CLM, Suzano dá mais autonomia às equipes internas e acelera acordos

Pense em um carpinteiro que vai atender um cliente, abre sua caixa de ferramentas e percebe que esqueceu em casa a trena, o martelo e a furadeira. Possivelmente, ele não conseguiu desempenhar seu trabalho de forma eficiente. Foi mais ou menos isso que a Suzano percebeu em diferentes áreas da empresa, que não dispunham de ferramentas adequadas para realizar suas entregas. 

A Suzano é uma indústria brasileira de bioeconomia, que existe há mais de 100 anos. É a maior produtora mundial de celulose, uma das maiores produtoras de papel da América Latina e líder no mercado brasileiro no segmento.

Demanda interna por autonomia e agilidade

A parceria entre a Suzano e a Docusign começou em 2018, quando a empresa contratou o serviço de assinatura eletrônica. Na época, os contratos eram firmados "à moda antiga", com papel e caneta. No começo, a adesão foi tímida, mas tudo mudou na pandemia, quando houve uma determinação para que todos os acordos da empresa fossem assinados eletronicamente. 

"Muito do que discutimos de que o Judiciário não iria aceitar contrato assinado eletronicamente, se tivesse uma disputa, foi caindo por terra ao longo do tempo. E hoje temos excelentes percentuais em relação à assinatura eletrônica. O mais bacana é pensar que hoje um contrato assinado fisicamente é uma exceção à regra", conta a Gerente Executiva Jurídica da Suzano, Vanessa Zaccaria. 

Após o projeto de implementação do eSignature dar certo e ser expandido para toda a companhia, a Suzano se deparou com um outro desafio. A área de contratos florestais, responsável pelo arrendamento e compra de imóveis rurais, pleiteava uma solução que trouxesse mais agilidade e autonomia para firmar acordos.

"Levava dois dias úteis para fazer o contrato padrão e três para mandar para a assinatura. Era um processo bem manualizado. Estamos falando de cinco pessoas, em um time denominado formalização de contrato, para gerar esse processo todo para a companhia", detalha Vanessa.

Coleta de dados facilitada por formulários online

Para escolher uma nova ferramenta que atendesse à demanda desse setor, a Suzano definiu algumas prioridades. Entre elas, estavam: implantação e suporte em português; solução multilíngue, considerando que a Suzano é uma multinacional; ter um banco de cláusulas em vez de um modelo de minuta, por considerar mais relevante; e ser "user friendly", ou seja, ter uma usabilidade amigável.  

"Pensamos muito na experiência do usuário e comparamos várias tecnologias. E não tem experiência de usuário mais fácil do que a parte de geração de formulários da Docusign para o nosso cliente interno. Fora isso, tínhamos um mapa de quase 30 requisitos de negócio e segurança, e a Docusign cumpria todos", reforça Vanessa. 

Rapidez e mais governança com Docusign CLM

O uso do Docusign CLM na Suzano, para a gestão do ciclo de vida de contratos, começou pela área de compras e se expandiu para o comercial de celulose, que usa a ferramenta no Brasil e nos escritórios em diversos países. 

Vanessa Zaccaria conta que a utilização do CLM junto com o eSignature da Docusign diminuiu o tempo de ciclo dos contratos em 50%. Além disso, os modelos automatizados reduziram o tempo de preparação de 30 para 5 minutos, com 35% dos contratos de compra passando a ser gerados no modelo de autosserviço pelos setores da empresa.

A advogada destaca também que houve ganho em relação à governança: "a minuta não muda no meio do caminho, só se eu quiser mudar". 

"O projeto é um marco na jornada de transformação digital no Legal, ao unir tecnologia, simplificação e foco na experiência do usuário para entregar soluções mais ágeis, acessíveis e conectadas com as necessidades do negócio", analisa Walner Júnior, Diretor Jurídico da Suzano. 

"O que fazemos juntos está dando certo porque não fazemos separado. A Docusign não faz sozinha, nem a Suzano faz sozinha. Fazemos juntos, e aquilo que estamos fazendo juntos, enquanto parceiros, está dando certo", comemora Vanessa.