Procuração: o que é, para que serve e como fazer corretamente

A procuração, também chamada de “mandato”, é um instrumento legal por meio do qual uma pessoa, denominada outorgante, nomeia outra de sua confiança, o procurador, para agir em seu nome, praticando atos ou administrando seus interesses em situações onde aquele não pode ou não deseja estar presente fisicamente.

Documentos procuratórios têm finalidades amplas, abrangendo desde a representação em assembleias de condomínio e matrículas universitárias até a realização de operações bancárias simples ou transações comerciais complexas, como a compra e venda de imóveis.

Neste conteúdo, trazemos tudo o que você precisa saber sobre a procuração, desde os conceitos mais básicos até os detalhes técnicos e jurídicos que garantem a validade e a segurança da procuração eletrônica no Brasil.

Continue lendo, aprenda como fazer uma procuração e os cuidados que devem ser tomados!

Estrutura básica de uma procuração

Toda procuração envolve duas partes principais:  

• o outorgante (ou mandante): é a pessoa física ou jurídica que concede os poderes. O outorgante deve ser legalmente capaz, ou seja, maior de 18 anos e no pleno gozo de seus direitos civis, para que o ato seja válido.

• o outorgado (ou procurador): é a pessoa de confiança que recebe os poderes para agir em nome do outorgante.

Além da identificação do outorgante e do outorgado — contendo nome completo, nacionalidade, descrição de suas ocupações, RG, CPF e endereço completo —, o mandato obrigatoriamente deve trazer:

• a descrição detalhada dos poderes concedidos e dos atos que podem ser realizados;

• o motivo ou a finalidade da procuração;

• a data em que o documento foi emitido;

• o prazo de validade do mandato;

• a assinatura do outorgante.

Quais são os tipos de procuração?

As procurações podem ser classificadas de acordo com o modo como são feitas (pública ou privada) ou pela finalidade dos poderes concedidos.

Procuração Pública x Procuração Particular

A procuração pública é elaborada e registrada em cartório, tendo, portanto, validade para atos públicos. Este tipo de mandato é obrigatório em atos mais complexos e solenes, como a venda de imóveis, representação em casamento, divórcio e inventário.   

A procuração particular — ou simples — é redigida pelo próprio outorgante, sem a formalidade do cartório. Este tipo de mandato é válido para a maioria dos atos da vida civil que não exigem a forma pública, como solicitação de documentos e apresentação de requerimentos.

Apesar de menos burocrática, a procuração particular é propensa a fraudes e, por isso, não é válida em atos públicos.

Procuração Ad Judicia (para Advogados)

É uma procuração específica para que um cliente conceda poderes a um advogado para representá-lo em um processo judicial. 

Ela autoriza o advogado a praticar os atos gerais do processo, mas para atos específicos como receber citação, confessar ou desistir da ação, são necessários poderes especiais, que devem estar expressos no documento.   

Procuração Ad Negotia (para Negócios)

Do latim "para os negócios", essa é uma procuração extrajudicial usada para a gestão de negócios e interesses fora do âmbito judicial, como administrar empresas, movimentar contas bancárias, comprar ou vender bens e assinar contratos.   

Procuração de Plenos Poderes

A procuração de plenos poderes confere poderes amplos, gerais e ilimitados ao procurador, permitindo que ele tome praticamente qualquer decisão em nome do outorgante. 

Justamente por sua amplitude, ela oferece riscos significativos e deve ser utilizada com extrema cautela. É crucial que, mesmo em uma procuração de plenos poderes, se especifique a finalidade e, se possível, um prazo de validade para mitigar riscos de abuso de poder.   

Procuração Eletrônica

A procuração eletrônica é a versão digital do documento tradicional. Em vez de ser impressa e assinada manualmente, ela é criada, assinada e armazenada em ambiente virtual.

Isso significa que todo o processo, desde a elaboração até o envio e a assinatura, pode ser feito de forma remota, com total segurança e validade jurídica.   

A procuração eletrônica tem validade jurídica?

Sim, a validade de documentos eletrônicos no Brasil é solidamente amparada por um arcabouço legal moderno.

A Lei nº 14.063/2020 é o marco brasileiro que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em atos de pessoas jurídicas. Juntamente com o Decreto nº 10.543/2020, que a regulamenta, foram estabelecidos diferentes níveis de assinatura de acordo com a segurança de validação identitária que oferecem:

• Assinatura Eletrônica Simples: utiliza dados simples para identificar o signatário, como endereços de e-mail e código SMS;

• Assinatura Eletrônica Avançada:  utiliza biometria e integração com banco de dados confiáveis para verificação de identidade;

• Assinatura Eletrônica Qualificada: mais conhecida como assinatura digital, utiliza os dados criptografados armazenados em um certificado digital para reconhecer a identidade do signatário.

Essas normas, somadas à Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), garantem que uma procuração assinada eletronicamente seja um documento legalmente válido e executável.   

Quais são as vantagens da procuração eletrônica?

A adoção da procuração eletrônica traz uma série de vantagens competitivas para pessoas físicas e empresas:

• Segurança: derivada de todos os recursos da plataforma de emissão disponíveis tanto na assinatura eletrônica quanto na digital.

• Rapidez na autenticação e remessa de procurações: você pode elaborar, assinar e remeter, pela internet uma procuração eletrônica a um outorgado que esteja em outro município/estado.

• Centralização de informações: sabe aquela bagunça inevitável que o acúmulo de papel forma nas gavetas e nas pastas do seu escritório? Que tal trocar tudo isso pela agregação digital de todos os seus principais documentos?

• Facilidade de gestão: você pode armazenar suas procurações em nuvem, bem como replicá-las em caso de extravio ou dano.

• Comodidade: com o deslocamento integral do eixo de informações do papel para a nuvem, sua empresa sai dos limites de sua sala para ter vida em qualquer lugar. Você pode dar andamento a processos e assinar contratos, propostas e procurações de casa, no trânsito ou no saguão do aeroporto, tudo a partir do seu smartphone.

• Rápida consulta: derrubar o tempo que seus colaboradores perdem mensalmente procurando documentos não tem preço. O mais interessante, todavia, é que seu oferecimento no modelo SaaS — assinatura mensal do serviço em nuvem — faz dessa tecnologia um instrumento extremamente acessível, inclusive às PMEs ou MEIs.

• Redução de custos operacionais: as chancelas notariais são dispensadas no formato digital. Há ainda a diminuição dos custos com papel e impressões, o que aumenta o valor agregado ao adotar a procuração eletrônica.

Como fazer uma procuração?

O primeiro passo para fazer uma procuração é reunir os dados e documentos das duas partes do mandato de acordo com o tipo de pessoa envolvida:

• pessoa física — documentos pessoais (RG, CPF, certidão de casamento, certidão de casamento);

• pessoa jurídica — contrato social , CNPJ, ata de nomeação da diretoria, documentos pessoais do representante que assinará o documento.

O processo de produção e assinatura do mandato pode variar de acordo com o tipo de procuração a ser feita.

Como se faz uma procuração simples?

Para a elaboração de uma procuração particular, não é exigida a presença de uma tabelião ou de testemunhas. Apesar disso, este mandato deve ser redigido com cuidado para garantir que os termos sejam claros e abrangentes o suficiente para atender às necessidades específicas do outorgante.

À princípio,  é preciso informar dados básicos do outorgante e do outorgado, como:

• nome;

• endereço completo;

• profissão;

• nacionalidade;

• número de documentos.

Depois, é necessário definir o objetivo da procuração, além dos poderes que serão concedidos ao procurador, determinando o período de vigência do documento, finalizando com a data e local de firmação, além da assinatura dos envolvidos.   

O uso desse tipo de procuração pode variar dependendo das exigências de cada órgão, por isso, antes de apresentá-la, é importante verificar se ela será aceita como documento válido na situação em que será utilizada.

Como se faz uma procuração pública?

A procuração pública é lavrada em cartório e tem seus termos registrados no livro de procurações do tabelionato. Por este motivo, é necessário comparecer pessoalmente ao ofício de notas munido dos documentos físicos originais das duas partes e as suas cópias. 

De modo geral, outorgante e outorgado devem comparecer ao cartório, mas vale consultar com antecedência, pois em alguns casos a presença de ambos não será necessária.

Neste tipo de mandato, a assinatura do outorgante não precisa ter a firma reconhecida, já que esse tipo de procuração tem fé pública. Seu prazo de validade pode ser delimitado por:

• exigência do órgão em que será apresentada;

• lei em virtude da situação em que é utilizada;

• cláusula da própria procuração;

• sua revogação.

Vale lembrar que a procuração pública pode ser utilizada perante qualquer organização, desde bancos até em juízo, e para diversos atos legais, como compra e venda de imóveis, casamento, divórcio, entre outros.

Como se faz uma procuração eletrônica?

Fazer uma procuração eletrônica é bastante simples. A principal exigência é a posse de um certificado digital — arquivo eletrônico que funciona com uma identidade eletrônica —, o que dispensa a necessidade de reconhecimento de firma e garante o não repúdio do mandato.

De modo geral, existem duas formas de emitir procurações eletrônicas:

• pela Receita Federal: método especialmente útil para escritórios e profissionais de contabilidade, pois, por meio deste mandato, podem realizar ações nos órgãos de tributação em nome dos seus clientes. Este tipo de procuração tem um modelo padronizado pelo portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte).

• por assinatura digital: método utilizado para geração de procuração com finalidades diversas. Neste caso, não há um modelo de documento padrão, que pode, então, ser redigido em qualquer editor de texto. A validade jurídica é conferida ao mandato a partir da sua assinatura eletrônica com o certificado digital.

Procuração junto à Receita Federal

Para emitir uma procuração eletrônica junto à Receita Federal, basta utilizar seu certificado digital para acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC). 

Na área interna do site, vá ao menu do canto superior esquerdo e clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento — Procuração para e-CAC”. Em seguida, selecione a opção “Cadastrando Procuração”.

Você será então levado a uma tela de preenchimento dos dados do procurador e do alcance do mandado, o que pode incluir eSocial, DIRPF, Parcelamento de Débitos, Sistema de Controle de Isenção de IPI e IOF (SISEN), Escrituração Contábil Fiscal (SPED-ECF), entre mais de uma dezena de opções.

As procurações podem ser cadastradas diretamente no site da Receita para pessoas físicas e jurídicas. Nesse último caso, seria a hipótese de um escritório contábil ser nomeado como procurador de uma empresa.

Procuração por Assinatura Digital

Para outros tipos de procurações eletrônicas, o primeiro passo é redigir o texto do mandato e escolher uma plataforma de assinatura digital, como a Docusign, para firmar o documento. 

Como a Docusign se integra diretamente a diversos aplicativos de textos e também de armazenamento na nuvem, é possível assinar documentos a partir de seu e-mail ou pela extração de arquivos em PDF ou do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint etc.), armazenados localmente ou em nuvem.

Veja como é fácil usar a assinatura eletrônica da Docusign para as suas procurações:

1. Abra a sua plataforma Docusign e faça o upload do documento. Você pode importá-lo de seu computador ou de sites de compartilhamento de arquivos, como Dropbox, Google Drive e OneDrive.

2. Em seguida, indique os nomes, locais de assinatura e endereços de e-mail dos signatários da procuração eletrônica. Se houver alguém além de você, há inclusive a possibilidade de especificar a ordem em que todos precisam assinar.

3. Feito isso, clique em “Assinar” sobre o seu nome e escolha o tipo de assinatura eletrônica que deseja usar (para a maior parte dos ajustes jurídicos, a assinatura eletrônica sem certificado digital é suficientemente válida, porém para petições judiciais ou cumprimento de obrigações com a Receita Federal, será preciso utilizar a assinatura digital).

4. Caso haja outros subscritores, uma vez que você insere sua firma e clica em “enviar”, um link será remetido automaticamente ao e-mail de cada destinatário, a fim de que o documento seja acessado e as demais assinaturas sejam geradas.

Em poucos minutos, sua procuração eletrônica será totalmente autenticada e armazenada em nuvem, de forma segura, com fácil recuperação.

Cada ação realizada no documento — desde o envio, visualização, até a assinatura — é registrada em uma trilha de auditoria detalhada e inviolável. Este registro, também conhecido como Certificado de Conclusão, contém informações cruciais como endereços de IP, carimbos de data e hora (timestamps) e a sequência de eventos, servindo como uma prova legal robusta e admissível em juízo.

Perguntas Frequentes sobre Procurações

Como revogar uma procuração?

A revogação é o ato que cancela os poderes de uma procuração. 

O outorgante deve comunicar formalmente ao procurador sua decisão. Para procurações públicas, o outorgante deve ir a qualquer cartório de notas com seus documentos de identidade e solicitar o ato de revogação. 

Perdi minha procuração, e agora?

Se foi uma procuração pública, não há motivo para pânico. O documento original fica arquivado no livro do cartório onde foi feito. Basta solicitar uma segunda via (chamada de traslado ou certidão) nesse cartório.   

Qual é a validade de uma procuração?

Uma procuração pode ter um prazo de validade determinado pelo outorgante ou ser por tempo indeterminado. Se não houver um prazo especificado, ela permanecerá válida até que seja revogada ou que a finalidade para a qual foi criada seja cumprida. Para procurações eletrônicas da Receita Federal (e-CAC), o prazo de validade costuma ser de 5 anos.   

Quais são os riscos de uma procuração com plenos poderes?

O principal risco é o abuso de poder por parte do procurador, que pode realizar atos em nome do outorgante que causem prejuízos financeiros ou legais. Por conferir poderes ilimitados, há risco de fraudes, como a venda indevida de bens. Por isso, é fundamental escolher uma pessoa de extrema confiança e, sempre que possível, limitar os poderes, especificar a finalidade e estabelecer um prazo de validade.   

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A Docusign, líder global em soluções para gestão de acordos, pode otimizar sua demanda com soluções automatizadas de elaboração de acordos e documentos com assinatura eletrônica, válida legalmente. De forma simples, eficiente e fácil, em poucos minutos sua procuração estará pronta para ser usada,

Sem contar a praticidade de gestão dos documentos com armazenamento em arquivos nomeados, facilitando a busca e localização sempre que necessário. Tão importante quanto saber como fazer uma procuração é entender as diferenças entre o modelo físico e o modelo eletrônico.

Na Docusign, estamos totalmente adaptados à assinatura de documentos digitais, como é o caso do termos de responsabilidade. Com a solução Intelligent Agreement Management (IAM), plataforma inteligente de gerenciamento de contratos em nuvem, você tem uma ferramenta que não só ajuda a organizar e gerenciar os acordos de modo eficiente, como reduz os riscos de perda de documentos ou fraudes.

O mundo dinâmico atual não permite submeter-se ao peso da caneta por todas as suas consequências — geração de papel, risco de extravio, longo tempo para finalização, aumento de custos administrativos e mais.

Por isso, se você ainda não trabalha com procuração eletrônica, é hora de repensar seus processos internos. Invista nas soluções Docusign, evitando cometer erros como escanear assinaturas e adotar práticas de gestão obsoletas.

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