7 motivos estratégicos para adotar a plataforma Docusign IAM e escalar seus negócios

A assinatura eletrônica revolucionou a forma como as empresas fecham negócios, eliminando o papel e acelerando processos. No entanto, assinar é apenas uma etapa do ciclo de vida de um contrato. O que acontece antes e depois da assinatura?

Muitas empresas em expansão ainda enfrentam gargalos ocultos: dados presos em PDFs, renovações perdidas em planilhas manuais e processos de onboarding lentos. É aqui que entra o Intelligent Agreement Management (IAM) — uma plataforma nova desenvolvida pela Docusign e orientada por IA para conectar, automatizar e otimizar cada etapa do processo de acordos. 

Neste artigo, exploramos os 7 principais motivos pelos quais empresas estão migrando para a plataforma IAM, com exemplos reais de quem já colhe resultados impressionantes.

1. Acelerar o processo de vendas

Quanto mais curto o ciclo de vendas, maior a satisfação do cliente e a margem de lucro. O IAM elimina as tarefas manuais que "travam" as negociações, como a falta de modelos padronizados, análises jurídicas demoradas ou revisões intermináveis.

Ao substituir o trabalho manual pela automação, a plataforma extrai dados diretamente dos sistemas de origem que você já usa (um CRM, por exemplo), eliminando erros de digitação ou imprecisões de dados. O resultado é um fluxo de trabalho onde o vendedor foca no cliente, e não na burocracia.

Benefícios imediatos

• Fim dos atrasos: você elimina a falta de controle sob o "vai e vem" de versões de um contrato. 

• Dados confiáveis: a extração automática de informações contidas nos contratos (como renovações futuras e condições de pagamento) ajuda você a manter controle sobre seus objetivos de negócios. 

• Melhor experiência: clientes recebem documentos com facilidade, preenchem menos campos de informações e fecham negócios mais rápido.

2. Reduzir despesas jurídicas com linguagem padronizada

Quando cada contrato é escrito do zero ou editado sem controle, o departamento jurídico se torna um gargalo caro. Analistas precisam revisar cada vírgula para evitar erros e mitigar riscos, o que atrasa o fechamento das vendas.

Com um fluxo de trabalho gerado pelo IAM, as equipes de vendas podem contar com modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas, possibilitando iniciar fluxos de documentos via autoatendimento. Isso significa que a equipe comercial pode gerar contratos padrão e pré-aprovados pelo jurídico, mantendo a segurança e a conformidade.

• Se você tem uma equipe interna, o IAM ajuda o jurídico a trabalhar mais rapidamente sem comprometer a segurança.

• Se você não tem um departamento jurídico, o IAM ajuda a economizar em custos, ao reduzir a necessidade de contratação de serviços jurídicos externos.

3. Analisar contratos de vendas para obter insights valiosos

Contratos não devem ser arquivos mortos. Eles contêm dados vitais sobre receitas, prazos e obrigações. O desafio é: como extrair esses dados de milhares de arquivos estáticos salvos na nuvem?

O IAM fornece essas respostas com o Navigator. Parte essencial da plataforma, o Navigator é um repositório central robusto que pode ajudar você a aplicar filtros ou classificar sua biblioteca de contratos em poucos segundos. Entre os recursos, você pode: 

• Encontrar todos os contratos conectados a uma parte específica

• Descobrir quais acordos estão prestes a expirar

• Identificar contratos de vendas acima de um determinado valor monetário

• E muito mais!

Se preferir analisar seus acordos com visualizações de dados, o IAM inclui relatórios de dados prontos para uso para ajudar você a responder perguntas comuns sobre seus acordos. Os gráficos ajudam a deixar os processos de contratos mais eficientes ou a reduzir custos. 

Benefícios do Navigator na prática

A Milky Moo, rede de franquias de milkshakes que cresceu exponencialmente para mais de 700 unidades em 5 anos, enfrentava o desafio de gerenciar um volume colossal de contratos de franqueados.

Com a expansão internacional e unidades em todos os estados do Brasil, a gestão manual era inviável. Utilizando o IAM para centralizar e analisar dados, a empresa transformou sua operação jurídica.

Já com o uso do Navigator especificamente, a diretora jurídica Dra. Silvia Mundim diz que tem economizado um dia de trabalho por semana, que antes dedicava a armazenar e organizar os acordos manualmente.

“Eu não tenho que ficar puxando documento por documento para colocar nas pastaspastinhas corretas, nem buscar as datas dos contratos na Docusign e colocar na planilha de Excel. Agora, se preciso saber quais são os contratos que vão vencer no próximo ano, com o Navigator, eu já consigo filtrar de uma forma muito mais rápida”, explica.

O benefício central enxergado pela Milky Moo foi a capacidade de deixar a plataforma cuidar da extração de dados (datas, prazos), permitindo que a equipe jurídica foque no trabalho intelectual e na segurança jurídica da companhia.

4. Controlar renovações e renegociações automaticamente

Confiar em planilhas ou lembretes de calendário para gerenciar datas de renovação é um risco que empresas em expansão não podem correr. Perder um prazo significa perder receita ou pagar multas.

O IAM ajuda você a rastrear datas de expiração (através do Navigator) e pode ser configurado para iniciar automaticamente uma negociação de renovação antes que os prazos expirem (via Docusign Maestro), garantindo que as pessoas certas sejam notificadas e ajam no tempo certo.

O Maestro é a funcionalidade central da plataforma IAM voltada para automação de fluxos de trabalho no-code (sem código). Isso significa que você pode criar processos passo a passo para otimizar o tempo entre atividades, sem precisar de conhecimentos avançados de programação. 

Com uma interface visual intuitiva, você especifica quais pessoas, aplicativos e ações são necessários em cada etapa do contrato, garantindo visibilidade total do status e da propriedade do documento.

Benefícios do Maestro na prática

Ainda no exemplo da Milky Moo, que comercializa cerca de 30 novas franquias por mês, a agilidade é vital. Ao utilizar modelos de acordos e fluxos de trabalho pré-construídos no Maestro, a rede conseguiu reduzir o tempo gasto no processo de contratos  em mais de 50%.

Isso impacta diretamente o departamento comercial: hoje as vendas são fechadas mais rápido e a segurança jurídica é mantida sem esforço manual.

5. Encontrar qualquer acordo em segundos

Profissionais levam, em média, 45 minutos para localizar o contrato certo em meio a e-mails e pastas de rede. O IAM centraliza tudo em um repositório inteligente (via Navigator). 

Você localiza contratos em poucos segundos, algo especialmente útil para organizações que armazenam documentos em várias plataformas (Word, desktops, e-mail etc). Além disso, seus acordos jamais vão desaparecer, e você pode pesquisá-los por nome da parte, data, valor monetário, tipo e uma série de outras características. 

Como descrito acima, a Milky Moo economizou um dia útil inteiro de trabalho por semana ao contar com uma solução inteligente de armazenamento e pesquisa de acordos. Pense em todo o potencial que você também pode desbloquear nos processos de contrato da sua empresa. 

6. Modernizar o onboarding de funcionários e clientes

Uma pesquisa recente da Deloitte em parceria com a Docusign mostra que 57% dos profissionais de RH relatam perder ótimos profissionais devido a atrasos em contratos de emprego. 

De fato, a primeira impressão geralmente é a que fica. Processos de integração (onboarding) lentos e baseados em papel geram frustração tanto para novos talentos quanto para novos clientes. 

O IAM substitui a papelada burocrática e pode ser configurado para acionar versões eletrônicas dos documentos necessários para o primeiro dia de trabalho dos novos contratados. Em alguns casos, esses acordos podem ser concluídos antes mesmo do funcionário começar a trabalhar na empresa. Os novos funcionários só precisam preencher suas informações pessoais uma única vez e fazer upload de documentos de identidade importantes da sua própria casa, sem precisar de impressora ou scanner. 

Caso de sucesso em dobro: agilidade para clientes e colaboradores

Onboarding de clientes

Com o Docusign IAM e a automatização de fluxos, a boutique jurídica Costa Law transformou o processo de integração de novos clientes. O que antes era um processo moroso de cadastro e formalização, que levava entre 12 e 17 dias, foi otimizado para apenas 2 a 4 dias. 

Isso representa um processo até 8x mais rápido, garantindo que o escritório comece a trabalhar (e a faturar) muito antes. 

Admissão de Funcionários

Já a empresa de desenvolvimento imobiliário Artesano Urbanismo implementou o IAM para as áreas de RH e Suprimentos. O desafio era eliminar o "vai e vem" de formulários e planilhas por e-mail na admissão de funcionários e no cadastro de fornecedores. 

Agora um link é gerado para a coleta de dados e o upload de documentos, diminuindo as etapas e eliminando a necessidade de e-mail e WhatsApp como repositórios temporários. Assim a Artesano centralizou as informações e assegurou mais governança. 

Vanessa Pellicani, gestora de RH da empresa, revela que com o Maestro conseguiram economizar até 70% do tempo dedicado a tarefas burocráticas nas duas áreas.

"Eu consigo saber onde está essa informação e não perdida no e-mail ou no Whatsapp", conta a gerente. 

7. Encantar os clientes com tempos de resposta imediatos

No mercado atual, velocidade é sinônimo de confiança. Os clientes esperam receber respostas imediatamente quando fazem perguntas importantes à sua equipe sobre suas contas ou compras. E as informações de que precisam quase sempre estão contidas nos acordos! 

As equipes com mais capacidade de responder perguntas importantes corretamente e lidar com eventos inesperados têm maior probabilidade de causar uma impressão positiva e duradoura.

O IAM mantém os contratos dos clientes disponíveis no mesmo repositório, de modo que um representante do atendimento ao cliente pode simplesmente pesquisar o nome de um cliente e encontrar instantaneamente todos os seus acordos ativos. Se a pergunta estiver relacionada a valores em dólar ou datas, a resposta estará disponível instantaneamente no painel de acordos. 

A agilidade proporcionada pelo IAM permitiu que a Costa Law mudasse também a dinâmica de suas reuniões de negócios.

O sócio-fundador, Danillo Costa, relata que a assinatura de NDAs (Acordos de Confidencialidade), que costumava levar 1 ou 2 dias, agora acontece em tempo real.

"Não é questão de dias ou horas. No momento em que estamos falando com o cliente, tendo os dados dele e com a solução já configurada, nós disparamos o documento durante a reunião”, descreve o sócio.

Essa eficiência não apenas acelera o negócio, mas demonstra profissionalismo e tecnologia de ponta, aumentando a percepção de valor do cliente sobre o serviço prestado.

Descubra todo o potencial do IAM para o seu negócio

Empresas como Milky Moo, Costa Law e Artesano provam que gerenciar acordos de forma inteligente não é apenas sobre "assinar digitalmente". É sobre dados, velocidade, segurança e experiência.

Não importando a indústria ou departamento, o IAM é a solução que se adequa para todo o perfil de negócio - transformando contratos estáticos em ativos estratégicos e permitindo que você venda mais rápido, reduza custos, mitigue riscos e opere com alta segurança.

Quer saber como o IAM se adapta à realidade do seu negócio? Fale conosco!