IAM for Salesが実現する、契約プロセスの効率化とスピ－ディな商談成立

今日の営業担当者は、契約を成立させるまでに、かつてないほど多くのハードルに直面しています。署名依頼の前段階でボトルネックが発生することも少なくありません。まず、契約書の準備だけでも手作業が多く、膨大な時間を要します。契約申請の受付プロセスも煩雑になりがちです。営業担当者は、CRMやその他のシステムを行き来しながら、さまざまな文書を開いては承認者を追いかける日々を過ごしています。その間、進捗はまったく見えません。契約の中身や状況を把握したくても確認する手段がなく、結局「中身の見えない箱」として放置されがちです。

しかし、こうした状況を打破し始めている営業チームも存在します。CRMと連携したAIネイティブのインテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）を使用することで、契約の準備、締結、活用がよりシンプルになります。Docusign IAM for Salesは、AIを活用した自動化で営業担当者の時間を取り戻し、契約書に埋もれた情報を営業活動に活用できるようにする仕組みです。これにより、商談のスピードが上がり、顧客により深い提案ができるようになります。

主なポイント

• 営業チームは、普段使っているCRM（SalesforceやDynamics 365）から離れることなく、契約書の作成・交渉・管理を完結できます。

• 営業担当者は時間の最大70%を事務作業に費やしているとされています。データ入力の自動化で、顧客に向き合う時間を取り戻すことが重要です。

• DocusignのAIを活用することで、膨大な契約書の中から必要な条項を探す時間を最大80%短縮できます。

• 契約管理を基幹システムと連携させている企業は、そうでない企業に比べて財務目標の達成率が36%高いという調査結果があります。

手作業の契約プロセスが商談を遅らせている

CRM、CPQ、クラウドストレージ、会議ツール、文書作成ツールなど、現代の営業チームが使うシステムは、それぞれ個別の業務には対応しています。しかし、あらゆる取引の中核にり、すべての業務をつなぐ役割を果たすべき「契約」がシステム間の連携から取り残されています。DocusignとDeloitteの調査では、ビジネスリーダーの45%が、他のシステム内に存在しているデータを契約書に手作業で入力していると回答しています。この非効率が、現場の営業担当者に日々もたらしている損失には、次の点が挙げられます。

• 時間と労力の損失：約70%の営業担当者の時間 新しいタブで開くは、営業以外の業務に費やされています。取引要件に合った最新のテンプレートを探して共有フォルダを探し回ったり、CRMからデータを手動で転記したり、送付前に書式の不具合を修正したりと、何時間も事務作業に追われてしまうことがあります。

• ミスとリスクの発生：手動プロセスは、大きなリスクを伴います。他のシステムに存在するデータを契約書に手で入力し直すことで、見積書や契約書の記載ミス、契約書の紛失、記録システムにおけるデータの不備などが発生しかねません。日々の小さな非効率の積み重ねが、気づかないうちに大きなコスト増につながっています。

• 進捗の見える化と部門連携の不足：営業、法務、財務の各チームは部門間の連携が十分に取れないまま業務を進めることが多く、成約後に顧客との関係性を強化することが難しくなります。契約締結後、契約書はCRMやその他のリポジトリに手動でアップロードされることが一般的ですが、効率的な仕組みが整っていない場合、最終版を後から見つけ出すのが困難になり、再交渉や契約拡大に役立つ分析情報を得ることも難しくなります。

契約業務を効率化し、商談を前に進めるには

署名を急いだ結果の見落とし、古い契約条件の放置、更新機会の逸失 ― これらの課題には解決策があります。適切な仕組みを使えば、テンプレートをすぐに見つけ、約束事項を追跡・管理し、CRMを信頼できる情報の一元管理拠点として活用できるようになります。

Docusign IAM for Salesは、タスクの自動化と進捗の見える化により、営業担当者が契約書の事務作業に追われる時間を大幅に減らします。CRMや社内の関係者と対立するのではなく連携する仕組みで、次の商談の準備のためにあちこち探し回る必要がなくなり、契約のレビューや署名もスムーズに進められます。具体的には、次のような効果が期待できます。

• 商談成約までの時間を短縮：SalesforceやDynamics 365など、既に使用しているシステム内で契約書の作成、共同作業、管理が可能です。Docusignの高度なツールを使って、レビューや交渉といった、従来は手作業で行っていたプロセスの効率化も図ることができます。

• 営業担当者と関係者の認識を統一：ワークフローの構築、回付プロセスの自動化、関係者間のレビューの迅速化をすべてCRM上で行えるため、営業担当者は1か所で効率的に業務を進めることができます。合理化された承認ワークフローを使用している営業リーダーは、商談クローズまでの時間を平均29%削減できるというデータもあります。

• あらゆる段階でデータの正確性を支援：契約データをCRMと自動的に同期することで、手動入力を排除し、転記ミスを減らします。その結果、信頼性の高い予測が可能になり、コンプライアンスの一貫性も向上します。あるグローバル調査では、回答者の75%以上 新しいタブで開くが自社のCRMデータのうち、正確かつ完全なデータは50%にも満たないと回答しています。

• 見える化から次の戦略へ：AIを活用して重要な日付や契約条件、分析情報を可視化し、次の交渉への見通しを明らかにします。Docusignが委託したForresterの最近のレポートによると、契約書からビジネス条件を検索する時間を80%削減できたと報告されています。

成果を見ればそのメリットは明らかで、営業担当者の生産性は2倍に向上しています。何日も続いていたメールのやり取りが、完全に自動化されたプロセスへと置き換わるため、毎週何時間もの時間が生まれています。さらに、契約管理をSalesforce、SAP、Service Now、Workdayといったプラットフォームに統合している企業は、統合していない企業と比べて、財務目標を達成する割合が36%高いことが分かっています。

CRM上で契約業務を完結する ― SalesforceやDynamics 365との連携 

IAM for Salesアプリケーションの継続的な革新により、Docusignは契約体験をCRM内に組み込むことで、営業チームにより大きな価値を直接提供することに注力しています。複数のツールを行き来することなく、営業担当者は日常的に使用しているプラットフォームで業務を行いながら、適切な関係者を巻き込み、将来の交渉に役立つ分析情報を得られます。その結果、営業担当者が求める、戦略の明確化、取引の迅速化、そしてより容易な承認プロセスを実現できます。今すぐ営業チームにご活用いただける機能には、次のようなものがあります。

• CRM内で完結：契約書の作成がSalesforceやDynamics 365から直接、数クリックで可能。コピー＆ペーストやツール切替の手間とは無縁です。

• AIで契約書を整理：AIを活用したスマートレポジトリ、Agreement Managerに保管されている契約書を一元的に管理・整理し、分析情報を抽出できます。

• 更新期限切れを防止：更新期限が近づくと自動で通知が届くため、適切なタイミングで条件の見直しや再交渉を始められます。意図しない自動更新を防ぎ、商機を逃しません。

• テンプレートをデータに連携：自動化されたAgreement Preparation（契約準備）を活用することで、SalesforceやDynamics 365から直接、同意書、提案書、企画書、その他の販売契約書などに対応した、社内承認済みのデータ連携テンプレートを簡単に作成および運用できます。

• 組織全体で連携：Agreement Deskを活用することで、契約の受付から署名に至るまで、リクエスト、進捗の追跡、レビュー、管理を高い可視性のもとで行えます。営業担当者はCRMを離れることなく、すべての作業を完結できます。

IAMが営業チームにもたらすROIと時間の節約メリット

AIを活用した契約管理の仕組みは、営業チームが取引を前進させる方法をすでに大きく変えています。

ボランティアを社会的課題につなぐ非営利ソフトウェアプロバイダーであるCatchafireでは、IAM for Salesを導入したことで営業担当者がデータにより迅速にアクセスできるようになり、契約処理にかかる時間を約77%短縮しています。営業部門と法務部門を合わせた契約対応能力も、現在では2倍に向上しています。 

収益事業担当副所長のJ・D・Filippone氏は、「大幅な時間短縮につながっています。検索やフィルターをかけるだけで、必要な情報の大半をその場ですぐに見つけることができます」と述べています。

また、資金調達インテリジェンスおよび管理プラットフォームを展開するKindsightは、Docusign IAMとSalesforceの連携により、営業サイクルを1週間短縮しました。ITディレクターのKris O'Brien氏は、「月末や四半期末の締め切り間近に、急ぎでNDAや販売契約書を用意しなければならない場面があります。その商談を今期中に成約できるか、翌期に持ち越すか。その差を生むのが、この仕組みです」と語っています。

まとめ：契約業務の最適化が、営業力の底上げにつながる

営業サイクルを加速させている企業は、契約業務のあり方を見直すところから着手しています。交渉やコラボレーションを支援し、新しい収益機会の発見を促す仕組みを営業チームに提供することで、スピードと対応力の両面で優位性を確保しています。予測精度の向上からサイクルの加速まで、統合されたAI搭載の契約基盤は組織全体にわたって大きなメリットをもたらします。IAM for Salesは営業担当者が日々直面している課題を解消するために設計されており、すでに多くの組織が失われていた時間を取り戻し、重要な可視性を確保し、収益目標を達成しています。契約業務の効率化にご関心をお持ちでしたら、営業向け契約管理ソリューションの詳細をご確認ください。