Perceptyx社、Docusign IAMの導入により契約書作成時間を99％削減

Perceptyx Opens in a new tab社は、従業員の声（エンゲージメント）を収集・分析し、企業がより良い職場環境を構築するための支援を行う「EX（従業員体験）」の専門企業です。しかし、顧客に最高のEXを提供するプロフェッショナルである同社も、自社内のシステム環境においては大きな課題を抱えていました。

事業が急成長する中で、営業チームと法務チームの間での契約手続きが煩雑化し、ビジネススピードの深刻なボトルネックになっていたのです。そこで同社は、Docusign IAM（インテリジェント契約管理）を導入してワークフローを一新。自らが提唱する理念を自社で体現し、従業員（法務・営業担当者）の業務体験を劇的に向上させることに成功しました。

営業と法務を苦しめていた「分断された環境」

Docusign導入前、Perceptyx社の契約審査・作成プロセスは手作業だらけで、情報が各所に散らばった悩ましい状態でした。法務チームは事業部からの契約依頼を主に「メール」で受け付けていましたが、これでは対応スピードが落ちるだけでなく、「あの案件、今どこで止まっている？」「誰のボールになっている？」といった進捗管理が極めて困難でした。

同社の契約管理者であるブレンダン・ミルズ氏は当時をこう振り返ります。 「旧システムのCLM（契約管理）ツール、Slack、そしてメールが入り乱れ、一本化された効率的な業務プロセスが存在していませんでした。法務宛の大量の依頼を適切にさばき、すべての情報を一箇所に集約・整理できる『本物の解決策』を求めていたのです」

営業チームも同様にフラストレーションを抱えていました。Salesforce上の顧客データを使って、より素早く提案書や契約書を作成したいと切望していたのです。さらに、既存のツールは欧州の厳格な法的要件である「適格電子署名（QES）」に対応しきれておらず、グローバルな商談を進める上での足かせになっていました。

「適切なツール」が業務改善の大きな転換点に

Perceptyx社はこれらの課題を根本から解決するため、Docusign IAMプラットフォームの導入に踏み切りました。AIを活用した契約プロセスの自動化、Salesforceと連携したシステム内での契約書自動生成、そして締結済みの全契約書を一元管理するデータベースが、彼らのワークフローを変革しました。

Docusign導入直後に入社したミルズ氏は、自社の法務基準に合わせた「契約書のテンプレート」と、営業担当者が法務を介さず自ら契約を起案できる「自動生成フォーム」の構築を担当しました。 「実際に手を動かすうちに、あっという間に使いこなせるようになりました。Docusignのツール群のおかげで、私たちの法務オペレーションは劇的に加速しました」と語ります。

Docusignの直感的でユーザーフレンドリーな設計により、社内への定着もスムーズに進みました。 「社内ではよく『Docusignは画面が見やすくて直感的だ』と話しています」とミルズ氏。「オンライン学習ポータルのDocusign ユニバーシティには豊富なコンテンツが揃っており、操作に迷うことはありません。また、疑問があればDocusignのサポートチームが親身になって助けてくれました」

すべてのメンバーに、よりスムーズで迅速な体験を

営業と法務にもたらされた効果は、導入後すぐに現れました。

最初の大きな成果は、「NDA（秘密保持契約）発行の自動化」です。これまでは「営業が法務に依頼し、法務がWordを作成して返す」という何日も続くメールのラリーが発生していましたが、これが完全に自動化されたのです。 「Docusignなら、営業担当者がフォームに入力するだけで社内管理者と取引先にNDAが自動送信され、署名が完了すれば自動で正しい場所に保管されます」とミルズ氏は説明します。「以前は数日かかっていたこのプロセスが、今では1時間足らずで終わります。契約書の作成に要する時間としては、実に99%の削減です」

こうした手作業の自動化と、既存のCRMシステムとIAMプラットフォームのシームレスな連携により、Perceptyx社の法務部門は、単純作業の時間を毎週数時間も削減することに成功しました。

「無駄な画面操作や、ファイルのダウンロード／アップロードといった手間を減らせれば、それだけ貴重な時間が生まれます」とミルズ氏は強調します。「手動のコピペ作業に、人間の思考力は必要ありません。テクノロジーでこうした単純作業を排除できれば、全員にとってプラスにしかならないのです」

Docusign IAMの恩恵は法務の事務負担軽減だけにとどまりません。営業の商談サイクルも劇的に短縮されました。Salesforceとの強力な連携により、営業チームは使い慣れたSalesforceの画面から一切離れることなく、わずか数分で提案書を作成し、そのまま署名依頼を送信できるようになったのです。

部門間の「情報の透明性」も大きく向上しました。 「Agreement Deskで依頼案件を開けば、これまでの経緯がタイムラインで一目でわかります。最新バージョンの確認、チャットでのメッセージ送信、誰がいつWordファイルに赤入れ（修正）をしたかの追跡がすべて可能です。この透明性のおかげで、認識の齟齬が解消され、関係者全員が同じ状況を正確に把握できるようになりました」 Agreement Deskは、事業部からの依頼の集約、法務との共同レビューや修正作業、そして煩雑な事務作業の自動化を実現し、契約締結までの道のりを最短距離にします。

最終的にDocusign IAMは、Perceptyx社内のチームだけでなく、商談相手である「顧客」の体験をも向上させました。洗練されたプロフェッショナルな契約プロセスが、ビジネスの円滑な推進に寄与しています。