署名する人が知っておきたい電子署名に関する5つのキホン

電子署名する

合意形成や契約を締結する際には、通常「署名を依頼する人」と「署名する人」が存在します。今回は、署名する人(署名依頼を受け取った方)からよく聞かれる5つの質問についてお答えします。

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電子署名とは?

電子署名とは、電子文書に対して当事者同士の同意・合意をデジタルで安全に記録し、誰が何の文書に同意・合意したかを証拠とするための技術や仕組みになります。これにより、従来の紙と「自筆署名」や「印鑑」による契約などを電子化し、ペーパーレス化によるコスト削減、環境負荷軽減やビジネスの効率化を実現します。

電子署名とは?
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ドキュサインの電子署名とは?

ドキュサインは、クラウド上で電子署名サービス(製品名:DocuSign eSignature)を提供しています。数ある電子署名サービスのパイオニアでもあり、現在、日本を含む世界180カ国以上の100万社を超えるお客様と10億人以上のユーザーに利用されています。

弊社のクラウドサービスは、世界標準の高い信頼性を持って運用されており、署名する方も安心してご利用いただくことができます。

また、電子署名だけではなく電子印鑑も提供しており、印影イメージを文書へ挿入することも可能です。

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電子署名の仕組みとは?

ドキュサインの電子署名「DocuSign eSignature」は、クラウド上で二者または多者間での合意文書および一連の電子署名行為を記録することにより、第三者的に合意内容を安全に保管し、証拠としての効力を有するものになります。また、何の文書を誰がいつどのような手順でどこでといった合意文書と証跡情報を安全に保管・管理します。

文書の送信、署名・捺印の手順は以下の通りです。

署名を依頼する人(送信者)

  1. エンベロープと呼ばれる電子的な封筒の中に同意・合意が必要な電子文書をアップロード
  2. 署名捺印を含む情報入力が必要なフィールドを配置し、署名の順番を含めたワークフローを設定
  3. 署名者に電子メールでエンベロープを送信

署名する人(受信者)

  1. 依頼者から電子メールでエンベロープを受信
  2. エンベロープ内の電子文書を開封・内容を確認
  3. 必要事項の入力や署名捺印をして完了

尚、署名する人(受信者)はドキュサインのアカウントを作成いただく必要はありません。また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどのモバイル機器からも簡単に署名・捺印することができます。

電子署名の仕組み

全ての手続きが完了すると、署名済みの文書は一連の署名記録とともにドキュサインのクラウド上に改ざんされないよう安全に保管され、送信者、受信者双方に署名済みの文書と改ざん検知を施した記録(完了証明書)のPDFファイルが電子メールで送られます。署名者は、これらのファイルをいつでもドキュサインのクラウドからダウンロードすることができます。

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電子署名は安全に使えますか?

電子署名サービスは、お客様の契約・合意に関する文書、付随する個人情報や機密情報をお預かりしますので、その信頼性はとても重要です。

ドキュサインの電子署名「DocuSign eSignature」は、業界トップクラスの、そして世界中の最も厳しい認証に必要なプライバシー保護およびセキュリティの国際基準を満たしており、アメリカ・カルフォルニア州のCCPA、EUの一般データ保護規則(GDPR)を含むグローバルなプライバシー規制を順守しています。

弊社のセキュリティ、可用性、コンプライアンスに関する詳細は『ドキュサインの信頼へのコミットメント』で詳しく解説しています。

電子署名の適法性は?

電子署名は日本において適法であり、法人間の商取引契約(秘密保持契約、調達に関わる文書、販売契約書等)や人事関連文書(雇用契約書、入社・退社に係る文書、身元保証書等)、消費者関連の契約(リテール口座の新規開設に係る文書等)など、あらゆる契約・合意文書で利用することができます。

尚、文書の種類によって電子署名の利用が一般的に適切でない場合があります。詳しくは『日本における電子署名の適法性』をご覧ください。

 

いかがでしたか?ドキュサインでは、実際に文書を送信して署名を取得したいという方向けにお試しプランをご用意しています。この機会に、ぜひドキュサインの電子署名をお試しください。

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