電子署名とは？仕組みとやり方、導入時の注意点をわかりやすく解説

電子署名とは？

電子署名とは、電子文書の作成者を示し、署名後に内容が書き換えられていないか確認できるようにする電子的な措置です。紙の署名や押印に相当する役割を持ち、契約書や申込書、議事録などをオンラインで扱う際に利用されます。

ただし、電子署名は、文書の送信・承認・保管までを行う電子契約サービスそのものと同じではありません。電子契約を支える技術・仕組みの一つです。本人の確認方法や書類の扱い方について、紙の署名・押印と電子署名を比べると次のとおりです。

電子書類の本人証明となりすまし防止ができる

電子署名を使うと、電子文書を誰が作成または承認したのか確認するための情報を残せます。

紙の契約では、実印を押したりサインしたりすることで「本人が承認した」ことを示します。電子署名では、電子証明書、メール認証、SMS認証、アクセスコード、操作履歴などを利用して、署名者や承認の経緯を確認します。

ただし、電子署名が付いているだけで、署名者本人であることが常に保証されるわけではありません。本人確認の水準は、採用する方式やサービス、アカウントの管理方法によって異なります。

契約の重要性や金額に応じて認証方法を選び、署名権限やアカウント管理のルールと組み合わせることで、第三者によるなりすましのリスク低減につながります。

紙媒体との違いは万が一の改ざんを検知できること

紙の書類では、押印した後に内容を書き換えられても、見た目だけでは気付けないことがあります。契約金額の数字が変わっていても、原本と見比べなければ分からない場合があります。

電子署名では、署名した後に内容が変更されると、対応するソフトやサービスの検証機能によって署名の状態や変更の有無を確認できます。

検証結果の表示方法は、製品やファイル形式によって異なります。必ず一律のエラーが表示されるわけではありませんが、受け取った側が「署名時のままの文書か」を確認する材料を残せる点は、紙の文書との大きな違いです。

なぜ電子署名が必要とされているのか？

電子署名が必要とされているのは、紙の契約書にかかる手間やコストを減らし、契約や社内承認をスムーズに進めやすくなるためです。

紙で契約を締結する場合、次のような負担が発生します。

• 印刷・押印・郵送・返送待ちによって、締結までに時間がかかる

• 印紙代・郵送費・印刷代などのコストがかさむ

• 書類の保管場所が必要で、過去の契約書を探すのにも手間がかかる

電子契約サービスを利用すれば、文書の送信から署名までをオンラインで進められます。サービスによっては、書類がいま誰のところで止まっているか、署名が完了しているか、締結後にどこへ保存されたかを同じ画面で確認できます。

電子署名を導入する目的は、紙をなくすことだけではありません。誰がどの文書を確認し、どの時点で合意したかを追跡しやすくし、契約・承認業務の停滞を減らすことにもあります。

電子署名の仕組みが「安全」である理由

電子署名が安全性を支えるのは、署名者を確認するための情報と、署名後の文書が変更されていないかを検知する仕組みを組み合わせているためです。

ただし、電子署名を付けるだけで安全性が決まるわけではありません。本人確認の方法、秘密鍵やアカウントの管理、社内の運用ルールも重要です。

電子証明書と公開鍵暗号基盤を利用する代表的な方式では、次の3つの要素が使われます。

• ハッシュ値：署名後に内容が変わっていないかを検知する

• 公開鍵暗号方式：秘密鍵で電子署名を作成し、公開鍵で検証する

• 電子証明書：公開鍵と証明書の名義人に関する情報を結び付ける

「ハッシュ値」で改ざん防止をしている

ハッシュ値とは、電子文書の内容をもとに、ハッシュ関数と呼ばれる計算方法で生成される一定の長さのデータです。

元の文章や金額が一文字でも変わると、通常は異なるハッシュ値になります。電子署名では、この性質を利用して、署名後に文書が変更されていないかを検証します。

ハッシュ値自体が改ざんを物理的に防ぐわけではありません。署名後の追記や削除を検知できるため、不正な書き換えの把握と抑止に役立ちます。

「公開鍵暗号方式」でデータを暗号化している

公開鍵暗号方式では、署名者が管理する秘密鍵と、検証に使う公開鍵を組み合わせます。

署名する際は、文書のハッシュ値などをもとに、秘密鍵を使って電子署名を作成します。受け取った側は、対応する公開鍵を使って、電子署名が正しく作成されているか、文書が署名後に変更されていないかを検証します。

これは、文書全体を秘密にするための暗号化とは異なる仕組みです。また、秘密鍵が第三者に利用されると本人の意思に基づかない署名が行われるおそれがあるため、秘密鍵やアカウントを適切に管理する必要があります。

第三者機関（電子認証局）が電子証明書を発行する

電子証明書は、公開鍵と証明書の名義人に関する情報を結び付ける電子的な証明書です。

公開鍵だけでは、その鍵が誰に対応するものか判断できません。電子証明書を利用する方式では、電子認証局が所定の確認を行い、公開鍵と名義人に関する情報を結び付けた電子証明書を発行します。

受け取った側は電子証明書を確認することで、署名の検証に使った公開鍵が誰に対応するものかを確認できます。

ただし、すべての電子契約サービスで署名者本人の電子証明書を使うわけではありません。利用者の指示に基づき、サービス提供事業者の署名鍵を使う方式もあります。

電子署名と混同しやすい用語

電子署名を理解するには、署名方式である当事者型・立会人型と、関連する用語の役割を分けて考える必要があります。それぞれの違いを次の表で整理します。

当事者型と立会人型の2タイプ

当事者型は、署名者本人が秘密鍵を管理し、本人に発行された電子証明書を使う方式です。利用するには、署名者側で電子証明書を準備し、対応する環境を整える必要があります。

立会人型（事業者署名型）は、利用者の指示に基づき、サービス提供事業者の署名鍵で署名処理を行う方式です。署名者本人の電子証明書を用意せず、メール、SMS、アクセスコードなどを利用して手続きを進められるサービスもあります。

方式名だけで証拠力や安全性が決まるわけではありません。契約の重要性、取引金額、本人確認の方法、権限管理、監査証跡、相手方の利用負担などを確認して選びます。

電子サイン・電子印鑑・タイムスタンプとの違い

電子サインは、電子的な意思表示を記録する方法の総称です。電子印鑑は電子文書に印影を表示するもので、単なる画像だけでは操作した人や貼付後の変更を確認できません。

タイムスタンプは、データが特定の時点で存在し、その後変更されていないことを確認する仕組みです。電子署名と組み合わせることで、署名者と時刻・完全性に関する情報を補完できます。

詳しい仕組みやタイムスタンプの役割については、関連記事をご覧ください。

関連記事：タイムスタンプとは？電子帳簿保存法で必要なケースと付与方法を解説

電子署名に法的効力はある？

電子署名法第3条では、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したものと推定する仕組みを定めています。

ただし、電子署名が付いていれば、あらゆる契約が一律に有効になるという意味ではありません。契約の有効性、法令上の方式、署名権限、本人の意思、本人確認、証拠評価は分けて考える必要があります。

関連記事：電子署名法の概要と押さえておくべきポイントをわかりやすく解説

参考：電子署名｜デジタル庁 新しいタブで開く

電子署名の使い道

電子署名は、契約書や申込書などの合意形成の書類から、稟議書などの社内承認、図面や検収書といった確認証跡、雇用関係書類のような人事・労務の書類まで、幅広い場面で使えます。

ただし、必要な方式や保存要件は書類によって異なります。主な活用場面と確認点は次のとおりです。

契約書・申込書・見積書｜合意形成の場面で活用

契約書や申込書では、誰がどの内容に同意したかを記録するために電子署名を利用できます。見積書では、提示した金額や条件が送付後に変わっていないかを確認する手段としても活用できます。

必要な本人確認の水準は、契約の重要性、金額、取引条件などによって異なります。電子証明書、SMS認証、アクセスコード、身元確認などから、文書に合う方法を選びましょう。

運用を決める際は、署名できる人の権限、相手方の認証方法、署名日時や操作履歴の残し方、締結済み文書の保存先まで確認します。電子署名を付けることだけでなく、合意に至った経緯を後から確認できる状態にすることが重要です。

稟議書・承認書｜社内の確認フローで活用

稟議書や承認書では、誰が申請し、どの順番で確認・承認したかを残す目的で電子署名や電子サインを利用できます。申請から承認までをワークフロー上で進めれば、現在の承認者や差し戻しの履歴も確認しやすくなります。

社内承認では、承認者、承認順序、代理承認を認める条件をあらかじめ設定します。承認日時や利用アカウントの履歴は、最終版の文書と関連付けて保存しましょう。

社内での承認と、取引先との契約締結は同じ手続きとは限りません。社内承認が完了した後、誰が取引先へ文書を送信し、締結できるのかまで決めておくと、権限のない担当者による送信や手続きの停滞を防ぎやすくなります。

図面・仕様書・検収書｜確認証跡を残す場面で活用

図面や仕様書では、内容を確定した人と、確定後の変更の有無を確認するために電子署名を利用できます。検収書では、誰がいつ成果物や納品物を確認し、受領・承認したかを示す記録が重要です。

図面や仕様書は更新されることがあるため、署名対象がどの版なのか分かるように、ファイル名や版番号、確定日をそろえて管理します。署名後に修正が必要になった場合は、署名済みファイルを直接編集せず、改訂版を作成して再度確認・署名する運用が必要です。

PDFへの電子署名、タイムスタンプ、システムの操作履歴など、残すべき証跡は用途によって異なります。法令、業界要件、提出先の指定を確認したうえで、後から内容の確定・変更・受領の経緯を追える方法を選びましょう。

人事・労務・取引先対応｜部門をまたぐ対応で活用

人事・労務では雇用関係書類や各種同意書、営業・法務では秘密保持契約書や取引契約書などに電子署名を利用できます。送信、回収、保管をオンラインでまとめれば、郵送や書類管理の負担を減らし、未対応の文書も確認しやすくなります。

複数部門で利用する場合は、文書の作成者、承認者、送信者、保存を担当する部門を明確にします。雇用関係書類などアクセスできる人を限定すべき文書については、閲覧権限と保存先もあわせて決めてください。

従業員や取引先へ署名を依頼する際は、メールの送信元、操作方法、登録・費用負担の有無、本人確認方法を事前に案内します。電子的な手続きに対応できない相手への代替手段も決めておけば、相手側の事情で手続きが止まることを防ぎやすくなります。

電子署名のやり方

電子署名を利用する主な方法は、電子契約サービス、対応するPDFソフト、マイナンバーカードの署名用電子証明書の3つです。

書類の重要性、相手の準備、本人確認の水準、必要な保存方法を比べて選びましょう。

電子署名サービスで署名する

電子契約サービスでは、文書の送信、署名、回収、保管までをオンラインで進められます。一般的な流れは次のとおりです。

• 完成した文書をサービスへ登録する

• 署名者、入力項目、署名・承認の順番を設定する

• 本人確認方法を選び、相手へ送信する

• 相手が内容を確認し、同意・署名する

• 締結済み文書、認証履歴、監査証跡を保存する

重要な契約では、SMS認証、アクセスコード、身元確認などを追加できるか確認します。

PDF（Adobe）で署名する

文書を完成させた後、電子署名に対応するPDFソフトで電子証明書などを選び、署名して保存します。

署名後に文字を追記したりページを削除したりすると、署名が無効と表示されたり、変更ありと判定されたりする場合があります。署名済みファイルは直接編集せず、修正が必要な場合は新しい版を作成して改めて署名しましょう。

マイナンバーカードで署名する

マイナンバーカードの署名用電子証明書は、対応する行政手続きやサービスで利用できます。カードまたは対応スマートフォン、暗証番号、対応環境が必要です。任意のPDFで使えるわけではないため、事前に対応可否を確認してください。

電子証明書には有効期限があり、氏名・住所などの変更で失効する場合があります。

参考：電子証明書の有効期間と失効｜公的個人認証サービス 新しいタブで開く

電子署名を導入・運用するときの注意点

電子署名を定着させるには、サービスの導入だけでなく、対象文書、署名権限、本人確認、アクセス権限、保存方法まで決める必要があります。まずは次の5領域を確認しましょう。

部門ごとの個別導入によるシャドーITを防ぐ

シャドーITとは、情報システム部門などの管理外で、従業員や各部門がサービスや機器を利用する状態です。部門ごとに別々の電子署名サービスを使うと、保存場所や本人確認の方法が分散します。導入窓口を定め、各部門が扱う書類と必要な機能を整理してからサービスを選びましょう。

現場が使いにくいサービスへ一律に統一すると、管理外のサービスへ流れるおそれもあります。管理と使いやすさの両面から比較することが大切です。

署名権限と本人確認のルールを統一する

職務権限規程などに、誰がどの契約を締結・送信できるかを定めます。代理対応を認める場合は、委任の範囲と承認記録も残します。

本人確認は文書の重要性やリスクに応じて選びます。メール認証で足りるか、SMS認証、アクセスコード、電子証明書、身元確認が必要かを、担当者個人の判断に任せず基準化してください。

アクセス権限や監査ログを一元管理し、ガバナンスを整える

文書の閲覧、送信、承認、削除に必要な権限を役割ごとに設定し、共有IDを避けて個別アカウントを利用します。

誰がいつ文書を送信・閲覧・署名したかを示す監査証跡も、文書と関連付けて保存します。異動者や退職者の権限が残らないよう、定期的に棚卸しを行いましょう。

電子帳簿保存法や長期保存の要件に沿って管理する

税法上の保存義務がある事業者が、電子取引で注文書、契約書、領収書などの取引情報を授受した場合は、電子帳簿保存法の要件に沿った保存が必要です。訂正・削除の防止に関する措置、検索性、保存期間などを自社の保存方法に応じて確認してください。

電子帳簿保存法の保存要件は、関連記事で詳しく解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？義務になる書類と緩和措置をわかりやすく解説

参考：電子取引データの保存に関するQ&A｜国税庁 新しいタブで開く

既存の業務システムやワークフローと連携できるか確認する

電子署名サービスを選ぶ前に、現在使っている稟議、会計、人事、文書管理などの業務システムと連携できるか確認しましょう。連携できない場合、担当者が同じ内容を複数のシステムへ入力したり、署名済み書類を手作業で移したりする負担が残ります。

承認後に自動で契約書を送信できるか、締結済みファイルや監査ログを決めた保存先へ移せるかを確認し、ワークフローに導入した後の作業まで想定して選びましょう。

導入の進め方：段階的に広げるパターン

電子署名の導入は、全社一括で始めるよりも、段階的に対象を広げる進め方が定着しやすいとされています。ここでは一般的に見られるパターンの一例を紹介します。

 ■ ステップ1：対象文書と部門を絞る

毎月の発生件数が多く、ひな形が固定されている文書をパイロット対象に選びます。たとえば、業務委託契約書や注文書・注文請書など、フォーマットが定型化している文書は、署名フローや運用ルールを整えやすく、関係者の理解も得やすい傾向があります。対象部門も1〜2部署に限定します。

 ■ ステップ2：承認フローに沿って小規模に運用する

既存の承認フローに沿った形で電子署名を組み込みます。たとえば、部門長承認→法務確認→取引先送信のように、紙で行っていた手順をそのままオンラインに置き換えるイメージです。

取引先には事前にメールで電子契約への移行を案内し、送信元アドレス、操作手順、費用負担の有無を伝えます。電子的な手続きに対応できない相手には、紙での代替手段を残しておきます。

 ■ ステップ3：振り返りと対象の拡大

1〜3か月ほど運用したら、次の点を振り返ります。

• 操作に関する問い合わせの内容と頻度

• 締結までの所要日数の変化

• 取引先から対応が難しいと言われたケースの有無

問題がなければ、対象文書の種類や部門を段階的に広げます。最初の運用で作成したマニュアルやFAQを横展開すると、拡大時の負担が軽くなります。

上記はあくまで一般的な進め方の一例です。自社の組織構造、取引先の状況、社内規程によって最適な進め方は異なります。

電子署名に関するよくある質問（FAQ）

電子署名を使い始める際は、メールアドレスだけで利用できるのか、取引先の登録が必要なのか、署名を後から消せるのかなど、操作や法的な扱いに不安を感じやすいものです。

ここでは、本人確認の方法、マイナンバーカードの利用、当事者型と立会人型の違いなど、導入前のよくある疑問を解説します。

Q1. 電子署名はメールアドレスだけで使えますか？

サービスによっては、メールで届いたリンクから署名できます。ただし、メール認証だけで本人を十分に確認できるとは限りません。契約の重要性に応じて、SMS認証、アクセスコード、電子証明書、身元確認などを検討します。

Q2. 取引先も同じサービスへの登録が必要ですか？

サービスと方式によって異なります。取引先がアカウントを作らず、メールから署名できるサービスもあります。

一方、当事者型では電子証明書や対応環境の準備が必要になる場合があります。登録、費用、必要な機器やソフトを送信前に確認してください。

Q3. マイナンバーカードで電子署名はできますか？

マイナンバーカードの署名用電子証明書に対応する行政手続きやサービスでは利用できます。カードまたは対応スマートフォン、暗証番号、対応環境などが必要です。すべてのPDFや電子契約サービスで使えるわけではないため、利用先を確認してください。

Q4. 英語や海外の契約書でも有効ですか？

電子署名の技術は文書の言語にかかわらず利用できます。ただし、契約の有効性や必要な署名方式は、準拠法や相手国・地域の制度によって異なります。海外取引では相手方と方式を確認し、必要に応じて専門家へご相談ください。

Q5. 付与した電子署名はあとから削除・解除できますか？

署名済み文書から署名を削除したり内容を変えたりすると、署名が無効と表示されたり、署名後に変更されたと判定されたりする場合があります。電子署名は、署名時点の文書内容と結び付いているためです。

修正が必要な場合は署名済みファイルを直接編集せず、修正版を作成して改めて署名します。締結後の契約を変更する場合は、必要な変更手続きも確認してください。

Q6. 当事者型と立会人型の電子署名は何が違いますか？

当事者型では本人が秘密鍵を管理し、本人に発行された電子証明書を利用します。立会人型（事業者署名型）では、利用者の指示に基づき、サービス提供事業者の署名鍵で署名処理を行います。

方式名だけで証拠力は決まりません。本人確認、アクセス管理、監査証跡、契約の重要性、相手方の負担を含めて選びましょう。

まずは身近な文書から、電子署名（Docusign）を検討しましょう

電子署名は、すべての契約書を一度に切り替えるのではなく、法令・社内規程・相手方との合意を確認したうえで、ひな形や承認フローが決まっている文書から始めると定着させやすくなります。

まずは少数の担当者と文書に限定し、次の内容を決めておきましょう。

Docusign eSignatureでは、契約書などの文書をオンラインで送信し、署名を依頼できます。テンプレートや署名順などの設定を利用すれば、繰り返し発生する文書の準備や送信も進めやすくなります。

本人確認の方法や利用できる機能は、プラン・地域などによって異なる場合があります。導入前に、自社で必要な認証方法、監査証跡、保存・連携機能を確認してください。

電子署名の基礎知識や導入の進め方は、Docusignの電子署名導入ガイドブックでも確認できます。

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