商業登記規則改正で何が変わった？代表取締役を含む議事録電子化の要件整理

概要•3分で読み終わります

商業登記規則改正により緩和された取締役会議事録の電子化要件と、ドキュサインの DS Email を使った対応方法を解説。印鑑提出者（代表取締役）を含むケースでの電子署名の使い分けや注意点をわかりやすく整理しています。

改正前の課題：代表取締役がいる場合の電子署名の使い分け
改正のポイント：代表取締役も含めた電子化が可能に
DS Email での対応方法
実印が必要なケースの確認
まとめ
関連記事

商業登記規則等の一部改正（令和3年2月15日施行）により、取締役会議事録を含む添付文書の電子化要件が大幅に緩和されました。本記事では、この改正のポイントと、ドキュサインが推奨する DS Email での対応方法を解説します。

改正前の課題：代表取締役がいる場合の電子署名の使い分け

以前の記事「ドキュサインを使った商業・法人登記のオンライン申請」でご紹介したとおり、商業登記のオンライン申請を行う際に必要な添付書面情報（取締役会議事録等）の電子化については、クラウド型電子署名サービスの利用が認められています。

しかし、改正前は以下のケースで制約がありました。

改正前の注意事項

商業登記のオンライン申請の添付書面情報として、クラウド型電子署名を利用して作成された添付書面情報を提出する場合において、作成者の中に印鑑提出者（法人の代表者）がいるときは、クラウド型電子署名に加えて、商業登記電子証明書による電子署名を別途付与する必要がありました。

具体的には、取締役会に法人の代表者が出席しており、その取締役会で決議した内容が登記申請に関わる場合、次のような使い分けが求められていました。

代表者以外の役員：クラウド型電子署名サービス（DS Email 等）で対応可能
法人の代表者（印鑑提出者）：商業登記電子証明書による電子署名が別途必要

この使い分けは運用上の手間が大きく、取締役会議事録の電子化を進める上での障壁となっていました。

改正のポイント：代表取締役も含めた電子化が可能に

令和3年2月15日施行の省令改正により、上記の要件が以下のとおり緩和されました。

印鑑提出者（法人の代表者）についても、添付書面（紙媒体）において署名や認印で足りるもの（印影の照合を行っていないもの）に係る添付書面情報（電子媒体）に限り、他の取締役と同様に、利用者の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービス等を利用した電子署名を利用することができることとなります。この点は、オンライン申請の添付書面情報だけではなく、書面（紙）申請において添付書面をCD-R等の媒体に保存して提出する場合にも当てはまります。

参考：法務省「商業登記規則が改正され，オンライン申請がより便利になりました（令和３年２月１５日から）」新しいタブで開く

改正後の整理

添付文書の種類	利用可能な電子署名
書面提出時に署名・認印で足りるもの	DS Email 等のクラウド型電子署名で対応可能（代表者含む）
書面提出時に実印＋印鑑証明書が必要なもの	商業登記電子証明書やマイナンバー電子証明書等が引き続き必要

つまり、実印と印鑑証明書が必要な添付文書を除いて、代表取締役を含む全出席者について DS Email で対応できるようになりました。