電子署名の費用対効果は？チェックすべき9つのポイント
ドキュサインの電子署名「Docusign eSignature」は、どのようにROI（費用対効果）を高め、ビジネスにどのような価値をもたらすのでしょうか。本記事では、電子署名の費用対効果を考える際にチェックすべき9つのポイントを解説します。
電子署名を利用すれば、契約・合意文書の作成、送信、署名・捺印、保管をデジタルで安全に行うことができます。すでに何億ものトランザクションがあることからも、電子署名は多くの方に受け入れられていると言えます。
電子署名は、顧客だけでなく、営業、人事、法務、調達など、合意・契約プロセスにかかわる従業員に対しても、優れた価値をもたらします。電子署名の容易さと便利さは、顧客には一気通貫のデジタル体験を提供し、一方、営業部門は営業プロセスを加速させる効率性を、コンプライアンス部門は標準化されたプロセスにより契約書の紛失や誤った履行といったリスクを低減できる点を評価しています。
ドキュサインの電子署名「Docusign eSignature」は、どのようにROI（費用対効果）を高め、ビジネスにどのような価値をもたらすのでしょうか。本記事では、電子署名の費用対効果を考える際にチェックすべき9つのポイントを解説します。
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1. 生産性の向上
販売契約書や雇用契約書、発注書、申込書など、合意を必要とする文書は数多くあります。ドキュサインの電子署名は、文書の作成、承認の追跡、文書の回覧など、これまでマニュアルで行ってきた作業を自動化します。そのため、従業員にとって契約業務はより快適で容易なものになります。
ドキュサインのお客様は、電子署名の導入により契約成立までの期間を平均15日短縮し、生産性を平均37%向上しています。営業部門は商談をまとめるためにより多くの時間を割けられるようになり、契約担当者は戦略的なプロジェクトにフォーカスできるようになります。
米国の信託銀行 FineMark National Bank & Trust の経営陣は、文書作成の簡便化、電子署名の実装、顧客と銀行間のやり取りをより柔軟なものにする方法を探した結果、ドキュサインの電子署名を導入しました。
同社副社長の Kim Wargo 氏は、「以前は新規顧客の情報をシステムに登録するのに12時間もかかっていましたが、今はボタンをクリックするだけです。1ヵ月あたり200〜300口座あるので、（電子署名の導入前後では）相当な違いがあります」と述べています。
2. コスト削減
ドキュサインの電子署名を利用すれば、文書の印刷や郵送、保管にかかるコストを大幅に減らし、1件あたり平均36ドルのコスト削減につながります。また、ヒューマンエラーやNIGO（not in good orderの略で、順序が間違っていること）文書によって生じる隠れたコストも回避できます。文書にミスがあると、最初から正しい契約書を作成していた場合と比べ、最大で4倍もの処理コストがかかると言われています。
ビジネス向けソフトウェアのレビューサイト「G2（旧 G2 Crowd）」では、あるレビュアー（物流・サプライチェーン業）は、ドキュサインによって郵送コストだけでも年間5万ドルを節約できていると評価し、次のように述べています。「当社は95ヵ国で事業を展開してます。単純な企業間契約書の追跡はとても大変で、文書の送受信に1ヵ国あたりおよそ100ドルかかります。（ドキュサインは）どんなビジネスでもコストを大幅に削減し、成約のスピードアップを実現してくれます」。
そのほかにも多種多様な業界で、電子署名を活用してコスト削減を実現しています。産業・環境機器のサプライヤーであるフローサーブ社は、これまでに1契約あたり2,000ドルを節約し、弁護士費用を40％削減しました。サウスカロライナ州保健局は、電子署名の導入によってすでに400万ドルを節約し、年間285万枚の紙文書が不要になりました。また、テキサス大学は240万ドルを節約していると報告しています。
3. 収益化加速
ドキュサインの電子署名は、営業プロセスの遅延となり得るミスやフラストレーションのたまる面倒な手作業を一掃します。迅速に契約を締結できれば、そのぶん収益化も早まります。弊社データによると、電子署名の利用により、最大80%の契約が1日以内に、さらに44%は15分以内に完了しています。
署名プロセスの中で代金回収を行える機能を備えた電子署名ソリューションを選べば、より迅速かつスムーズな収益化が可能になります。
サンフランシスコに本社を置く太陽光発電プロバイダーの Sunrun 社では、ドキュサインを導入する以前、契約完了までに数多の項目をチェックする必要があり、営業チームに多くの作業負荷がかかっていました。事業規模が拡大するにつれ、価格見積もり、サービス契約条件、資金調達オプション、設置承認など多岐にわたる複雑なチェックプロセスに、ますます多くの時間がかかるようになりました。
そこで同社は、より合理的な契約プロセスを実現するために、顧客への透明性が高く、契約締結までの時間を短縮できるドキュサインの電子署名を採用しました。同社 CRM エンジニアリング・シニアディレクターである Suriya Gurumurthy 氏は、「この先25年にわたるお客様との長いお付き合いをガイドするというのが私たちの使命です。ドキュサインはそのプロセスに不可欠な役割を担っています」と述べています。
4. 顧客体験の向上
契約関連の書類や手続きが複雑だと、顧客に対してネガティブな印象を与えてしまうかもしれません。また、署名プロセスにおける「手間」や「煩雑さ」は、契約自体が放棄されるきっかけになりかねません。これは、潜在顧客にも、既存顧客にも、パートナー企業やベンダーにも当てはまります。ドキュサインが Forrester 社に委託して実施した調査では、約32％の企業・組織が、非効率的な契約プロセスに起因する成約率の低下や取引中止があったと回答しています。逆に言えば、電子署名を活用してこれらの「手間」や「煩雑さ」を減らせれば、成約率を高められるということです。例えば T-Mobile 社は、ドキュサインの電子署名を導入後、モバイル端末での署名の完了率を最大20%向上させました。わずか数パーセント改善されるだけでも、それが大口取引であれば、大幅な収益増につながる可能性があります。
ドキュサインの電子署名を利用すれば、顧客、従業員、パートナーはいつでも、ほぼすべての場所で、多様なデバイスで契約手続きを行えます。レスポンシブ署名機能により、使用するデバイスに応じて文書のフォーマットが最適化されて表示されるため、ピンチアウトなどの拡大操作を行うことなく快適に文書を確認することが可能です。
5. 業務効率化
ドキュサインの電子署名を利用すれば、契約書のステータスを逐一確認したり、担当者に次のステップ（誰が署名するのか、誰に転送するのか等）について尋ねる必要はありません。誰が署名・捺印を終えたか／終えていないか、最新状況をリアルタイムで確認できます。
同じ文書を何十、何百もの受信者に送る場合は、一括送信機能が便利です。それぞれの受信者に対して1件ずつ契約書を準備して送信していては、時間がかかるばかりでなく、ミスが発生する可能性も高くなりますが、一括送信ならその心配はありません。受信者のリストをインポートするだけで、全員に同じ文書を送り、それぞれ署名・捺印してもらうことができます。
6. イノベーション
電子署名の採用により、組織全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）が加速します。従来の紙ベースの署名プロセスから脱却することで、関係各部門は最先端の技術スタックを組み上げるために必要なインフラを構築することができます。電子署名は、単に署名・捺印のスピードを早めるだけでなく、Microsoft や Google Workspace、Salesforce などのビジネスツールと連携すれば、骨の折れる重複作業を自動化することができます。デジタルプロセスは組織の各部門同士の連携能力を高め、システム全体を効率的に制御できるようにします。企業がこうした形でデジタルトランスフォーメーションに取り組めば、社内および外注の開発コストを削減するとともに、イノベーションが実現されないという機会コスト（逸失利益）も減らせます。
7. リスクの低減
情報漏えい時には非常に高いコストが発生します。電子メールはサイバー攻撃に最も弱いツールのひとつですが、ある調査では、73%のビジネスパーソンが契約書をメールで送った経験があると回答しています。電子署名を用いて契約書の送信と署名・捺印をデジタル化すれば、サイバーリスクが大幅に減るだけでなく、業務運営リスクやサプライヤーリスクも低減されます。また、重要な契約・合意文書をデジタルで保管することで、ディザスタリカバリ（災害や障害からの復旧）の面でもリスクを最小限に抑えられます。
ドキュサインは、世界中の最も厳しいセキュリティ認証のいくつかを満たし、FedRAMP（米国政府が採用するクラウドセキュリティ評価・認証）で中度インパクトレベルと認定されているほか、DoD（米国国防総省）のインパクトレベル4（IL4）の暫定認可を取得しています。また、ドキュサインの電子署名は、メールアドレス、SMS認証、ワンタイムアクセスコードなど、署名者の本人確認を行う複数の方法を提供しています。署名が完了すると、公開鍵暗号基盤（PKI）プロトコルに従ったデジタル監査証跡で署名の有効性が確認されます。
おすすめ資料：電子署名ソリューションの選び方
8. コンプライアンス
商業活動は、政府や業界の規制でコントロールされています。そうした規制やガイドラインへの準拠（コンプライアンス）は、企業の純利益と存続に大きな影響を及ぼします。コンプライアンスへの取り組みにはコストがかかりますが、コンプライアンス違反のリスクを冒せば、結果的に支払うツケはそれ以上に大きくなります。
ドキュサインの電子署名を利用すれば、文書の送受信・開封、署名の日時をはじめ、当該文書に対して行われたすべてのアクティビティが自動的に記録されます。これには、署名者の識別情報（氏名、電子メールアドレスなど）や、署名者が電子署名（の利用）に同意した旨の記録が含まれます。これらの情報を記録した完了証明書は、コンプライアンスのための完全な監査証跡となります。コンプライアンスの維持には多くの時間と労力を要しますが、電子署名を活用して契約プロセスを自動化すれば、限られた法務およびコンプライアンス部門のリソースを最大限に活用することができます。
9. 環境サステナビリティ
紙ベースの合意・契約プロセスでは、文書を印刷し、郵送し、署名・捺印する必要があり、締結済みの契約書はキャビネットに保管し、不要になったらシュレッダーで処分しなければなりません。これは、時間やコスト、紙（資源）の無用な浪費と言えます。しかし、電子署名を使えば印刷は不要となり、紙の使用量と廃棄物を減らすことができます。こうした無駄をなくすことを積み重ねて、環境への悪影響を小さくし、サステナブルな社会の実現に貢献できます。2003年の創業以来、ドキュサインはお客様とともに約660億枚の紙を節約してきました。また、紙を作るために必要な700万本以上の木を保護し、267億リットル以上の水を節水し、250万トンを超える二酸化炭素の排出量を削減しています（2022年7月時点）。
ドキュサインでは無料トライアルを用意しており、実際に文書を送信したり、署名・捺印をすることができます。アカウントの開設方法をご確認の上、ドキュサインの電子署名ならではの機能や使い勝手の良さをご体験ください。また、具体的なユースケースや導入ノウハウ、詳細な機能につきましては、お電話（03-4588-5476）またはメールにてお気軽にお問い合わせください。
※本記事は「9 Ways eSignature Drives ROI」の抄訳で、日本向けに一部加筆修正しています。
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