O que é Strategic Sourcing e como implementar no seu negócio?

O strategic sourcing é um poderosa metodologia de Supply Chain Management que colabora para o controle dos gastos da corporação a partir da revisão dos seus processos de compras.

Quer saber mais sobre essa estratégia de aquisição e obter a fórmula certeira para tornar o seu negócio cada vez mais rentável? 

Neste artigo, vamos abordar o conceito de sourcing estratégico, as suas funções e etapas de implantação. Confira!

O que é strategic sourcing?

O strategic sourcing é uma técnica de Supply Chain Management que busca encontrar o menor custo total de aquisição.

Também chamado de  “abastecimento estratégico” ou “compras estratégicas”, essa metodologia avalia toda a complexidade envolvida na compra de serviços, produtos e bens de consumo, visando entender o real impacto que tal obtenção gera para o negócio. 

Seguindo esse sistema, cada item a ser adquirido é minuciosamente analisado sob o ponto de vista de seu custo total, levando em conta todo o seu ciclo de vida na corporação, e não somente o preço oferecido. 

Além do preço do produto ou serviço, também são analisados:

• o poder de negociação com fornecedores, 

• a importância dos materiais para a empresa, 

• os níveis de qualidade e relevância do serviço oferecido. 

Estamos falando, portanto, de uma metodologia 360º, com visão sistêmica sobre as aquisições de negócios, o que confere alto nível de inteligência corporativa à empresa e é fundamental para o equilíbrio financeiro de um negócio a longo prazo,

Como o strategic sourcing se diferencia do sourcing tradicional?

No passado, o setor de compras funcionava basicamente como uma central de pedidos. 

Ordens de compra eram solicitadas apenas com base em cotações superficiais e sem relações aprofundadas com o ciclo produtivo da empresa, somente à procura do menor preço por item.

Percebeu-se com o tempo que, muitas vezes, um produto de baixo custo unitário acabava saindo caro para a empresa — pelas despesas de armazenamento ou pela baixa qualidade, por exemplo.

A constante pressão para reduzir custos e melhorar a qualidade da produção levou as companhias a repensarem seus processos, sua estrutura organizacional e sua política de suprimentos. 

Como a aquisição de matérias-primas é responsável por boa parte do custo total de produção —  a compra de insumos para a produção impacta de 50% a 80% do total das receitas brutas de um negócio —, era fundamental otimizá-la para ganhar espaço em segmentos mais competitivos.

O strategic sourcing surgiu, então, como uma metodologia para reduzir perdas e diminuir custos na área de suprimentos, mas, principalmente, para dar coesão aos setores e atividades da empresa.

Como funciona a metodologia strategic sourcing?

O ponto central da metodologia de sourcing estratégico é a análise do Custo Total de Aquisição (Total Cost of Ownership ou TCO).

Nesse cenário, o preço do produto ou serviço deixa de ser o fator principal de decisão e se torna mais um aspecto a ser considerado. Nesse “cálculo” passam a contar elementos como:

• qualidade dos produtos ou serviços;

• confiabilidade dos fornecedores, assim com a sua capacidade de entrega e estabilidade financeira;

• custos logísticos com estoque e armazenagem, por exemplo;

• custos relativos a manutenção, durabilidade e consumo energético do produto ou equipamento;

• gestão proativa de riscos (como flutuações de mercado);

• entre outros.

Normalmente, esses aspectos são avaliados em conjunto com a Matriz de Kraljic, ferramenta utilizada para priorizar as aquisições de uma empresa com base no risco e no impacto que oferecem.

No método Kraljic, as aquisições são classificadas em 4 quadrantes:

1. itens de alavancagem —  são muito importantes para a empresa e são relativamente simples e obter; 

2. itens estratégicos — são importantes para a empresa, mas o processo de fornecimento é mais complicado;

3. itens não críticos — não são essenciais para a operação do negócio e são difíceis de obter;

4. itens de gargalo — são fundamentais para as operações, mas são de difícil abastecimento.

Conseguir posicionar cada produto em um gráfico como esse ajuda os gestores a terem mais conhecimento sobre as necessidades de suprimentos da empresa e seus respectivos impactos sobre a organização. 

Outras ferramentas que podem auxiliar no sourcing estratégico são:

• 5 forças de Porter: lista de fatores que afetam a competitividade de uma empresa. São eles: 1. rivalidade entre concorrentes, 2. ameaça de entrada de novos concorrentes, 3. ameaça de produtos ou serviços substitutos, 4. poder de negociação dos clientes e 5. poder de negociação dos clientes.

• Diagrama de Pareto: classificação de itens por importância considerando que 20% do esforço/produtos são responsáveis por 80% do resultado/vendas.

• Análise SWOT: matriz de segmentação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas da empresa.

Todas essas análises criam consciência sobre a real necessidade de aquisição do negócio, o que, invariavelmente, resulta em redução de custos e compras com melhor custo-benefício.

7 passos para implementar o strategic sourcing

Para pôr em prática essa estratégia, é preciso que a empresa siga algumas etapas que envolvem variáveis e processos diversos, que vão desde o conhecimento aprofundado dos suprimentos com os quais trabalha até a criação de uma cultura organizacional diferenciada.

1. Análise da cadeia de suprimentos atual

O primeiro passo para migrar para uma estratégia de aquisição mais eficiente é entender os processos de abastecimento atual.

Nessa primeira etapa, é preciso analisar os próprios gastos, de modo a identificar o montante destinado aos suprimentos, considerando os preços, mas também aspectos mais abrangentes, como custo de armazenamento, gasto energético associado ao equipamento, entre outros. 

Além disso, também é importante olhar para os KPIs de compras, como o OTD (on-time delivery) e o lead time, por exemplo, no intuito de encontrar gargalos e pontos do processo que podem ser otimizados.

Depois, o foco deve ser estabelecer o grau de importância dos itens e serviços que devem ser adquiridos, para definir uma escala de prioridades.

Por fim, é preciso avaliar as necessidades e metas da empresa a fim de delimitar suas demandas específicas e possibilidades de substituição de produtos e serviços.

2. Análise de fornecedores

A segunda etapa é avaliar os fornecedores atuais e potenciais de acordo com as necessidades e oportunidades de otimização encontradas na 1ª etapa.

Comece avaliando o grau de dependência do relacionamento com os fornecedores atuais, verificando a necessidade de continuidade do acordo e a possibilidade de ruptura de contrato.

Em paralelo, faça a qualificação de fornecedores potenciais que atendem ao perfil de demanda traçado na fase de análise interna. 

Aqui, é importante considerar, além dos valores praticados, a confiabilidade, o compliance com regulamentação do mercado e a capacidade de entrega, por exemplo.

A ideia aqui é montar um portfólio que documente as informações levantadas e ajude a identificar os principais parâmetros de custos e oportunidades de negócio.

3. Estratégias de negociação

Na sequência,  a companhia deve estabelecer um tipo de abordagem, adotando estratégias de negociação com os fornecedores que sejam condizentes com a realidade do negócio, considerando as suas demandas, importância dos produtos e recursos financeiros disponíveis.

Para relações atuais, analise o quanto a empresa representa no faturamento do fornecedor, porque isso pode mudar a relação de poder nas negociações.

4. Solicitar propostas

Essa é a hora do Request for Proposal.

Após selecionar os fornecedores mais interessantes para o negócio e estabelecer a estratégia e os limites de negociação, solicite propostas para avaliação.

Já na solicitação, aproveite para descrever os seus objetivos, requisitos e critérios de avaliação. Isso deixa o processo mais direto e pragmático, além de auxiliar na identificação prévia de possíveis questionamentos e objeções.

5.  Revisar propostas

Com as propostas em mãos, estude as ofertas e também o relacionamento com os fornecedores até então. 

Esse é o momento de mostrar suas objeções e entender aspectos da parceria em um sentido mais macro, como condições de pagamento, prazos de entregas, cláusulas contratuais de penalidade e garantia, entre outros,

A sua escolha precisa ser pautada na possibilidade de uma colaboração sólida e duradoura — o que, a longo prazo, também reduz custos e esforços da equipe.

6. Onboarding de fornecedores

Após a contratação de fornecedores, faça a integração dos parceiros com a sua equipe e os sistemas internos da empresa, como ERPs ou sistemas logísticos.

Nessa etapa, também é importante fazer treinamentos sobre os processos de compra, entregas, faturamento e canais de comunicação, assim como o código de conduta e as práticas sustentáveis da empresa, por exemplo.

O processo de onboarding garante que a parceira esteja alinhada a nível de princípios, valores e rotinas.

7. Monitoramento de KPIs

Por fim, é necessário acompanhar e medir indicadores que refletem o sucesso da escolha de fornecedores e da parceira para entender se a colaboração está alinhada aos objetivos estratégicos do negócio.

Essa avaliação contínua é importante para fazer correções no processo e diminuir possíveis gargalos.

Alguns KPIs da área de compras que valem ser acompanhados são:

• nível de satisfação interna;

• índice de não conformidades ou erros;

• tempo de resposta;

• entrega no prazo;

• entre outros.

Quais são os benefícios do strategic sourcing?

A metodologia strategic sourcing em compras gera benefícios que vão desde mais economia até maior capacidade operacional da empresa:

• Otimização do do fluxo de atendimento das necessidades do mercado.

• Aumento do desempenho operacional de todas as etapas da cadeia produtiva da corporação.

• Maior identificação de vantagem competitiva com o uso dos recursos.

• Melhoria da capacidade de negociação com fornecedores.

• Maximização do poder de compra da companhia.

• Revisão e adequação de todos os custos externos que incidem sobre os produtos ou serviços finais vendidos pela empresa.

• Análise e aprimoramento de todos os custos internos de utilização, logística e armazenamento dos suprimentos necessários às operações da companhia.

• Avaliação de otimizações na estrutura dos produtos e serviços adquiridos com vistas a melhorar o seu rendimento.

• Busca de condições ótimas que satisfaçam requerimentos e atendam às demandas, maximizando a relação entre custo e benefício de determinada aquisição.

A tecnologia como propulsora de vantagem competitiva

A otimização do desempenho da área de procurement também demanda mecanismos tecnológicos aptos a reduzir o lapso entre cada fase do processo de aquisição. 

Uma plataforma de assinatura digital, por exemplo, pode ajudar a tornar os processos mais eficientes. 

Na era dos negócios digitais, perder dias ou mesmo semanas para fechar um negócio porque os contratos tramitam em papel simplesmente não faz sentido.

Lembre-se de que toda a sistemática do strategic sourcing que descrevemos há pouco só é potencializada se a organização está provida de ferramentas tecnológicas que deem agilidade e flexibilidade aos processos burocráticos. 

Aliadas à tecnologia, metodologias modernas resultam em um setor de compras eficiente, que reduz de forma significativa os custos dos produtos ou serviços da empresa.

Pense bem: no papel, determinados contratos demoram acima de 45 dias para serem consolidados. Já mediante a assinatura eletrônica, toda a tramitação desses documentos passa a ser virtual, o que reduz significativamente o tempo de validação, além de permitir seu rastreamento durante todo o ciclo.

Mais do que uma opção de gestão da cadeia de suprimentos de um negócio, investir em strategic sourcing é um pré-requisito para as companhias que buscam crescimento no seu nicho de mercado.

Isso porque, além de atuar diretamente no controle de custos internos e externos, essa metodologia contribui de forma significativa para a otimização dos processos operacionais, o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade dos seus produtos e serviços.

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