Ordem de compra: o que é, como funciona, importância e como elaborar

Ordem de compra é um documento formal emitido por uma empresa para autorizar a aquisição de serviços e produtos em colaboração com os fornecedores. 

Em geral, ela detalha o que está sendo comprado, valores, quantidades, formas de pagamento e data de entrega. Além de registrar o compromisso entre as partes, ela organiza o processo interno de compras, assim todas as aquisições ficam alinhadas às necessidades e ao orçamento da empresa.

Entenda agora o conceito de ordem de compra, como ela funciona, sua importância para a rotina organizacional e um passo a passo completo para elaborá-la com segurança e eficácia.

Índice:

• Como funciona uma ordem de compra?

• Qual é a importância da ordem de compra para os negócios?

• Como fazer uma ordem de compra eficaz?

• Tipos de ordens de compra

• Gestão eficiente de ordens de compra

• Como evitar conflitos e garantir conformidade com a ordem de compra?

• Facilite a assinatura digital de ordens de compra na Docusign

Como funciona uma ordem de compra?

Uma ordem de compra funciona como um documento formal que inicia, regula e registra uma transação comercial entre uma empresa compradora e um fornecedor.

O ciclo do documento começa na identificação da necessidade de um produto ou serviço. Depois, o departamento responsável emite a ordem com todos os detalhes do pedido, como quantidade, descrição dos itens, valores e prazos de entrega.

As principais partes envolvidas no processo são:

• solicitante interno;

• departamento de compras;

• fornecedor;

• financeiro. 

Depois da emissão, o fornecedor confirma o recebimento e, ao entregar o produto ou serviço, emite a nota fiscal. Com o recebimento validado, a empresa paga conforme as condições determinadas entre as partes.

Durante todo o fluxo, a gestão de documentos é fundamental para garantir organização, controle e rastreabilidade em cada etapa — desde a solicitação até a conclusão do pagamento.

Qual é a importância da ordem de compra para os negócios?

Agora, entenda as principais vantagens e benefícios desse documento formal, legal e seguro para a aquisição de produtos e serviços em uma empresa.

• Registro mais claro das transações: a ordem de compra formaliza todas as condições da compra — como preços, especificações e prazos — o que serve como um comprovante oficial para futuras consultas;

• Mais controle financeiro: com este documento, é possível acompanhar de forma precisa os compromissos financeiros assumidos pela empresa, ajudando no planejamento estratégico e financeiro e, consequentemente, no fluxo de caixa;

• Redução de riscos e erros: ao documentar todas as informações da negociação, a ordem de compra reduz as chances de ruído na comunicação, entregas incorretas ou divergências entre pedido e faturamento;

• Apoio na gestão de documentos: ter ordens de compra organizadas na gestão de documentos facilita a auditoria interna, a prestação de contas e a análise de desempenho dos fornecedores, fortalecendo a governança da empresa.

Como fazer uma ordem de compra eficaz?

Criar uma boa ordem de compra é simples quando você segue um processo organizado. Confira como elaborar o documento da maneira correta.

1. Identifique claramente a necessidade: antes de criar a ordem de compra, defina exatamente o produto ou serviço necessário. Assim, você evita erros e retrabalho na emissão ou no fechamento da ordem de serviço;

2. Escolha o fornecedor adequado: pesquise, selecione e faça o registro de fornecedores que sejam confiáveis e que atendam às exigências de qualidade, prazos de entrega e relação de custos previamente definidos;

3. Detalhe todas as informações importantes: inclua informações importantes, como descrição dos itens, quantidades, valores, formas de pagamento e prazos de entrega para ter clareza e formalidade em todas as etapas;

4. Aprove a ordem de compra internamente: além da ordem de serviço, estabeleça um processo de aprovação interno, que pode ser integrado à automatização de fluxos de trabalho para tornar a atividade mais ágil e segura;

5. Envie e acompanhe o processo até a finalização: após a emissão, encaminhe a ordem de compra ao fornecedor, e siga com o monitoramento da entrega e atualização dos registros. Isso garante que todas as etapas sejam concluídas conforme o combinado.

Elementos essenciais de uma ordem de compra

Para elaborar um documento completo e útil, é necessário incluir informações específicas que garantem transparência entre empresa e fornecedor.

Confira o que não pode fazer no documento de uma ordem de compra:

• número da ordem de compra;

• dados do comprador e do fornecedor;

• descrição detalhada dos itens ou serviços;

• preços e condições de pagamento;

• prazos de entrega;

• termos e condições gerais.

Modelo de ordem de compra

Veja um modelo básico de ordem de compra abaixo!

Modelo de ordem de compra 

Dados do comprador:

• nome da empresa;

• endereço;

• CNPJ;

• telefone;

• e-mail.

Dados do fornecedor:

• nome da empresa;

• endereço;

• CNPJ;

• telefone;

• e-mail.

Informações da ordem de compra:

• número da ordem de compra;

• data de emissão;

• data de entrega prevista;

• condições de pagamento.

Itens solicitados:

• quantidade;

• descrição do item;

• código;

• preço unitário total.

Aprovações:

• nome e assinatura do responsável pela aprovação;

• data.

Para facilitar, você pode baixar modelos prontos em formatos editáveis, como os que estão abaixo, disponíveis para download:

1. Modelo de pedido de compra em Excel – Planilha de Obra

2. Modelo de ordem de compra em Word – WordPress 

3. Modelo de ordem de compra em PDF – Scribd

Tipos de ordem de compra

Utilizar o formato correto em cada situação garante uma gestão de aquisições mais organizada. Para isso, entenda os três tipos de ordens de compra.

1. Ordem de compra padrão: usada para compras pontuais, quando não há frequência ou previsibilidade. O comprador solicita produtos ou serviços específicos, com quantidades e prazos definidos;

Exemplo: compra de materiais de escritório para reposição imediata.

1. Ordem de compra programada: destinado a empresas que compram com recorrência, mas com entregas futuras em datas pré-estabelecidas. Nesse tipo de ordem, o fornecedor se organiza e o comprador garante o fornecimento contínuo.

Exemplo: fornecimento de peças de reposição programadas mensalmente para uma determinada linha de produção.

1. Ordem de compra em aberto: quando há a intenção de adquirir produtos ou serviços de um fornecedor específico, mas sem definição exata das datas e de quantidades no momento inicial.

Exemplo: contratação de serviços de manutenção de TI para situações específicas ao longo de um ano.

Gestão eficiente de ordens de compra

O primeiro passo para o gerenciamento das ordens é padronizar os documentos, definindo campos obrigatórios e fluxos de aprovação claros. Vale utilizar sistemas digitais para a emissão e o acompanhamento das ordens, pois facilita a rastreabilidade e reduz erros.

Outro ponto é integrar automação de contratos de compras com os setores financeiro, jurídico e de estoque, o que permite uma visão completa do ciclo de aquisição e evita falhas na comunicação e na elaboração do documento. 

Além disso, manter um histórico organizado de fornecedores, condições de compra e entregas ajuda a construir parcerias mais estratégicas e a melhorar futuras negociações. Com processos bem definidos, a gestão de ordens de compra se torna mais ágil, segura e transparente.

Quais são as ferramentas de gestão de ordens de compra?

Confira ferramentas extras para ajudar na elaboração, controle e otimização da gestão de ordens de compra.

• Plataformas como SAP, Oracle e Microsoft Dynamics integram todos os processos empresariais, incluindo também a gestão de compras, controle de estoque e finanças;

• Ferramentas como Mercado Livre Empresas, Amazon Business e ferramentas específicas de outros fornecedores, facilitam muito a emissão de ordens e o controle de compras em tempo real;

• O SyteLine ou o Tradogram, que possuem uma ferramenta de gestão de fornecedores, ajudam a gerenciar e analisar essas relações, além de simplificar o processo de compras;

• Ferramentas como Zapier, Monday.com e Asana permitem automatizar e agilizar o fluxo de aprovação e execução das ordens de compra.

Como evitar conflitos e garantir conformidade com a ordem de compra?

É fundamental manter a ordem de compra alinhada aos requisitos feitos pelos setores da empresa. Ao mesmo tempo, o documento precisa respeitar as regras e políticas estabelecidas pela companhia.

Portanto, a gestão é muito importante para evitar conflitos e garantir uma ordem de compra em conformidade com esses aspectos.

Mas o que fazer para promover esse alinhamento? Confira boas práticas a seguir.

Transparência e documentação clara

É fundamental garantir total transparência nas informações contidas na ordem de compra. Como você sabe, ela precisa seguir regras e políticas e, para evitar riscos, os setores que fazem as requisições também devem entender o processo.

Nesse ponto, a tecnologia é uma grande aliada, porque facilita a comunicação e o compartilhamento de informações. Manter processos digitalizados também é uma forma para garantir o mesmo foco para todas as equipes.

Alinhamento com políticas internas e regulamentos externos

Estabelecer diretrizes é indispensável para padronizar toda ordem de compra conforme determinações da empresa. Assim, as estratégias de compras também ficam alinhadas às necessidades, metas ou objetivos de negócio, além de orientar a tomada de decisão de acordo com os limites.

Ao criar a política de compras, é interessante considerar possíveis regulamentos externos. Dessa forma, você garante que as requisições estão de acordo com a ordem de compra.

Facilite a assinatura digital de ordens de compra na Docusign

A Docusign é líder em assinatura digital e ajuda empresas a simplificar e acelerar o processo de formalização de ordens de compra. Com as soluções oferecidas, você diminui a necessidade de assinaturas manuais e proporciona mais agilidade e segurança nas transações.

Além disso, é possível digitalizar e automatizar os fluxos de trabalho, assim a assinatura de documentos pode ser realizada de qualquer lugar e a qualquer momento.

Esse processo reduz os custos com papel e transporte, e aumenta a segurança, pois garante que os contratos inteligentes sejam assinados de forma autêntica e rastreável.

Além disso, o processo fica mais ágil, acelerando o fechamento de contratos e a tomada de decisões, o que cria uma experiência mais eficiente para clientes e colaboradores.

Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos. Entre em contato com a Docusign e transforme a maneira como sua empresa gerencia as ordens de compra.