Tudo o que você precisa saber para otimizar o setor de compras

O setor de compras tem um papel fundamental nas empresas de qualquer tamanho ou área de atuação. Afinal, os profissionais desse departamento são responsáveis pelo abastecimento da companhia em todos os seus aspectos.

As compras realizadas por esse setor vão desde materiais de uso diário — como papéis, canetas e computadores — até os insumos necessários para a produção das mercadorias vendidas para os clientes, como as máquinas industriais.

Devido à enorme interação que esse departamento tem com vários fornecedores, é importante buscar formas para tornar os processos e os acordos mais ágeis. Para isso, é essencial investir em algumas ferramentas especializadas, como as de assinatura eletrônica. Dessa forma, é possível garantir a maior produtividade na sua empresa e o alcance de melhores resultados financeiros e operacionais.

Por esse motivo, preparamos este conteúdo para mostrar algumas das principais particularidades do departamento de compras. Além disso, mostraremos algumas dicas para deixá-lo cada vez mais eficiente e quais são as principais tendências para o setor.

Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Então é só continuar a leitura!

O que é o departamento de compras?

O setor de compras é responsável por garantir o funcionamento orgânico e eficiente das empresas. Para isso, os profissionais da área devem providenciar todas as ferramentas e recursos necessários para que os colaboradores possam desempenhar as suas funções de maneira adequada.

Com a transformação digital e as mudanças nos hábitos dos consumidores, esse departamento tem apresentado um papel cada vez mais estratégico nas empresas. Por isso, é muito importante entender a fundo a sua dinâmica de funcionamento para garantir a otimização dos processos e alcançar bons resultados nas organizações.

Qual é a função do setor de compras?

A responsabilidade pela provisão de recursos empresariais faz com que o departamento esteja sempre em busca de insumos que tenham os menores custos do mercado. Porém, é importante ressaltar que todas as compras realizadas devem estar de acordo com o padrão de qualidade da empresa. Por esse motivo, nem sempre o fornecedor que pratica o menor preço é aquele mais adequado para a sua companhia.

Além dessa função, o departamento desenvolve ações para reduzir a ocorrência de problemas e para aumentar a lucratividade das organizações. Para isso, os profissionais da área realizam, diariamente, algumas atividades como:

• determinação das especificações de compra;

• prospecção de novos fornecedores;

• negociação de termos e condições de aquisição;

• emissão e administração de pedidos de compra.

Devido à grande interação que o setor tem com inúmeros fornecedores, é fundamental manter um bom relacionamento com cada um. Dessa forma, além de facilitar a negociação, é possível garantir condições mais adequadas às necessidades da sua empresa.

Além disso, como os profissionais da área lidam diariamente com elaboração, revisão e assinatura de contratos, é muito importante investir em ferramentas que otimizem esse processo. Afinal, a diminuição da burocracia nesse setor contribui para a redução de custos nas empresas.

Qual é o ciclo de compras nas empresas?

O ciclo de compras se refere a um conjunto de etapas que os consumidores devem passar para decidir por uma determinada compra. Nas empresas, os profissionais que atuam nessa área devem ter um processo bem estruturado para garantir as melhores escolhas para a organização.

Porém, para que isso seja possível, é preciso contar com o auxílio de soluções tecnológicas que facilitem o armazenamento e a análise das informações processadas pelo setor. Nesse sentido, ferramentas como o contrato digital e a assinatura eletrônica podem otimizar o ciclo de compras da sua empresa.

Qual é a importância do ciclo de compras?

Ter um ciclo de compras bem definido é essencial para que as empresas realizem negócios que tenham impactos positivos nos seus resultados. A seguir, apresentamos alguns dos seus principais benefícios. Acompanhe!

Diminuição de fraude

Todo negócio está suscetível à ocorrência de algum tipo de fraude, tanto interna quanto externa. Por isso, é fundamental ter um ciclo de compras organizado e bem estruturado. Dessa forma, é possível fazer auditorias em cada transação realizada, o que é muito útil para identificar comportamentos fraudulentos na companhia.

Controle do orçamento

Quando você tem um ciclo de compras bem definido, os profissionais da área conseguem entender se existe capital suficiente para fazer determinadas aquisições. Dessa forma, eles conseguem fazer negociações que não extrapolam o orçamento empresarial e, ainda, que contribuam para o alcance de melhores resultados.

Eficiência operacional

Ao dividir o processo de compras em várias etapas, é possível alocar diferentes profissionais em cada uma. Isso contribui para a maior especialização em cada processo, o que leva ao aumento da produtividade e, consequentemente, à maior eficiência operacional.

Acesso facilitado às informações

Quando você tem um ciclo de compras bem estruturado na sua empresa, as transações de cada etapa devem ser registradas pelos responsáveis pelo setor. Com isso, você consegue montar um banco de dados que pode ser acessado facilmente e que é muito útil para o processo de tomada de decisão.

Quais são as etapas do processo de compras?

Para garantir a eficiência no seu ciclo de compras, é importante definir algumas etapas que devem ser seguidas pelo departamento. A seguir, apresentamos as principais. Acompanhe!

Identificação da demanda

Os responsáveis por essa etapa devem fazer um mapeamento de todas as necessidades do negócio. Além disso, devem levantar quais são as especificações exigidas para cada nova aquisição. Dessa forma, é possível garantir que todas as compras realizadas estejam de acordo com as necessidades da empresa.

Por exemplo, imagine que um dos colaboradores esteja precisando de um computador para analisar uma quantidade massiva de dados. Se você não entender quais são as necessidades de processamento para que ele desenvolva o seu trabalho com eficiência, o seu critério pode ser apenas a compra de um equipamento com o menor custo possível.

Porém, esse equipamento não atenderá às necessidades do profissional, o que pode gerar prejuízos para o negócio, pois será necessário fazer a compra de outro equipamento. Por isso, é essencial identificar as demandas de cada área da empresa antes de fazer qualquer aquisição.

Geração da requisição

A requisição de compra é o processo em que o setor de compras é notificado sobre a necessidade de aquisição de um determinado produto ou serviço. Porém, muitas empresas acabam negligenciando essa etapa, o que faz com que ocorram diversos problemas como a falta de controle, esquecimentos e até desentendimentos.

Por isso, é essencial definir um padrão para a solicitação de compra na sua empresa. Dessa forma, todos os colaboradores sabem exatamente o que deve ser feito quando precisarem de algo para desenvolver o seu trabalho com eficiência.

Registro da solicitação de cotação

Essa etapa ocorre após o recebimento da requisição de compra de algum departamento da empresa. Nela, o setor de compras deve fazer a cotação do produto ou serviço no mercado. Para isso, os responsáveis devem elaborar um documento em que constem todos os dados da aquisição — como quantidade, qualidade, material etc. — e enviar para diferentes fornecedores.

A partir daí, basta esperar as respostas para fazer um comparativo e escolher a melhor opção para a sua empresa. Porém, para que esse processo seja mais eficiente, é importante construir um bom relacionamento com os fornecedores ao longo dos anos.

Assim, você tem a garantia da qualidade e do prazo de entrega da sua aquisição. Além disso, é importante contar com algumas ferramentas especializadas para fazer a análise das informações com maior eficiência.

Seleção da melhor oferta

Nessa etapa, o setor de compras deve analisar todos os orçamentos recebidos dos fornecedores e escolher a opção mais vantajosa para a empresa. Alguns aspectos que devem ser avaliados são:

• preço;

• qualidade do produto ou serviço;

• prazo de entrega;

• quantidade disponível;

• condições de pagamento;

• valor do frete.

Após analisar todos esses fatores, é possível escolher a melhor oferta para a sua empresa. Por isso, é importante fazer esse comparativo com cuidado e atenção, considerando as exigências do seu negócio.

Criação do pedido de compra

Após escolher a melhor oferta feita pelos fornecedores, você deve criar um pedido de compra. Nessa etapa, é importante conhecer alguns aspectos como:

• o orçamento disponível;

• o nível de prioridade da aquisição;

• a pessoa responsável pela aprovação do pedido;

• o fornecedor adequado.

Quando um pedido de compra é feito, ele deve ser encaminhado para o setor responsável pela aprovação. Em algumas empresas, esse processo pode ser feito de forma verbal ou até mesmo por e-mail. Em outras, pode ser preciso fazer algumas ações mais burocráticas, como preencher alguma papelada, por exemplo.

Contrato vinculante

Quando um pedido é aprovado, a ordem de compra deve ser enviada para os fornecedores selecionados. A partir daí, as condições aceitas pelas duas partes devem ser formalizadas em um contrato. Nele, devem constar informações como:

• especificação do produto ou serviço;

• preço e condições de pagamento;

• prazo de entrega ou de fornecimento do serviço;

• outros aspectos relevantes para a negociação.

É muito importante que você tenha muito cuidado com essa etapa. Afinal, o contrato é um instrumento que serve de garantia tanto para a sua empresa quanto para o fornecedor. Por isso, não deixe de contar com o auxílio de profissionais especializados e de soluções tecnológicas, como a assinatura eletrônica, para assegurar a maior eficiência e a otimização do processo.

Recebimento da mercadoria ou prestação do serviço

Nessa etapa, o fornecedor envia os produtos e realiza os serviços contratados. Em seguida, o setor de compras da sua empresa deve avaliar se o que foi oferecido é exatamente aquilo que foi acertado entre as duas partes. Em caso positivo, a ordem de compra deve ser encerrada.

Porém, se ocorrer alguma divergência, você pode entrar em contato com o fornecedor para solucionar o problema. Para isso, é imprescindível ter um contrato bem redigido e assinado para garantir a concordância e a autenticidade das informações.

Aprovação do pagamento do fornecedor

Após a etapa do recebimento da mercadoria ou da prestação do serviço pelo fornecedor, o setor de compras deve prosseguir com a aprovação do pagamento. Para isso, é importante analisar os dados presentes no pedido de compra, na fatura e na declaração de recebimento.

Se não houver nenhuma divergência, o pagamento deve ser aprovado. Caso contrário, os responsáveis pelo setor devem buscar formas de solucionar qualquer problema. Para isso, é imprescindível considerar os termos definidos no contrato.

Qual é a estrutura do setor de compras?

A estrutura organizacional do setor de compras da sua empresa pode ser formada pelos seguintes profissionais:

• gerente de suprimentos: responsável pela elaboração da política de compras da empresa, pelo planejamento estratégico do setor e pela definição e acompanhamento de indicadores essenciais para o negócio;

• comprador: profissional responsável pela avaliação dos pedidos de compras da empresa, bem como pelo cadastro, avaliação, negociação e fechamento de pedidos com os fornecedores;

• auxiliar de compras: colaboradores responsáveis pela realização de pequenas compras, emissão de relatórios e atualização do sistema com informações gerenciais.

Para garantir que o trabalho seja realizado de maneira eficiente, é importante definir algumas métricas que devem ser monitoradas pelos gestores. Dessa forma, você pode identificar alguns gargalos que precisam ser corrigidos para não prejudicar os resultados do negócio. Além disso, é possível optar por estratégias exitosas que podem ser reproduzidas em outras áreas da empresa.

Como montar um bom time no setor de compras?

Para garantir que o seu departamento de compras seja eficiente e produtivo, é essencial ter uma equipe de alta performance e que tenha o domínio de algumas habilidades essenciais como capacidade de negociação e postura proativa. Para isso, você deve ter atenção a alguns aspectos. Acompanhe!

Conheça os colaboradores

Conhecer o perfil de cada colaborador é muito importante para fazer a distribuição das atividades de maneira mais assertiva. Além disso, ao conhecer as qualidades e deficiências de cada um, você consegue propor ações visando melhorar o desempenho da sua equipe e, assim, alcançar melhores resultados.

Por isso, é essencial desenvolver uma relação de proximidade com os seus colaboradores. Conheça-os além dos nomes, sobrenomes e funções desempenhadas. Dê feedbacks com frequência e esteja aberto a ouvir a opinião dos profissionais. Dessa forma, todos se sentirão motivados e valorizados no ambiente de trabalho.

Tenha um bom clima organizacional

Um bom clima organizacional é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Isso porque os colaboradores se sentem mais motivados para "vestir a camisa" da empresa e para desempenhar as suas funções com excelência.

Além disso, um bom clima no departamento de compras contribui para o maior engajamento da equipe e para o alcance de resultados cada vez melhores. Com isso, o negócio só tem a ganhar!

Defina metas e tenha um plano de ação

Elaborar um plano de ação e definir metas para o departamento de compras é muito importante para que colaboradores atuem de maneira alinhada e com foco em um mesmo ideal.

Dessa forma, quando as metas são definidas de acordo com a realidade do setor, a tendência é a de que a equipe se sinta mais motivada para fazer o seu trabalho. Com isso, é comum que alcancem um desempenho acima da média.

Como garantir bons resultados na equipe?

Não basta ter uma equipe de alta performance no setor de compras. É preciso fazer investimentos e melhorias constantes para garantir resultados cada vez melhores. A seguir, apresentamos algumas ações que devem ser adotadas na sua empresa. Acompanhe!

Invista em tecnologia

Todos os dias, surgem novas soluções tecnológicas que podem ser utilizadas para otimizar os processos no setor de compras.

Como esse departamento lida diretamente com os fornecedores, inúmeros acordos devem ser realizados quase todos os dias. Por isso, é importante investir em tecnologias que automatizam o ciclo de vida dos contratos e que facilitem a rotina do departamento.

Reduza o ciclo de compra

A redução do ciclo de compras é uma estratégia eficaz para melhorar o processo de aquisições da sua empresa. Isso porque, ao ter maior dinamismo nessas etapas, você não precisa manter estoques muito elevados, por exemplo.

Com isso, você consegue negociar melhor os preços com os fornecedores, já que as flutuações são menores em prazos mais curtos. Portanto, é importante fazer uma avaliação do ciclo de compras da sua empresa e verificar quais etapas podem ser otimizadas.

Faça o acompanhamento de indicadores

Para garantir que o seu time atue de maneira alinhada aos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico da empresa, é importante definir algumas métricas que devem ser monitoradas com frequência.

Mais adiante, apresentaremos alguns dos principais indicadores utilizados para acompanhar o desempenho do setor de compras da sua empresa.

Como fazer os treinamentos do setor de compras?

A realização de treinamentos é uma atividade que não pode ser negligenciada no departamento de compras. Isso porque é essencial que os colaboradores estejam atualizados com as principais práticas do mercado para garantir a maior eficiência no setor.

Porém, para que esses treinamentos sejam eficientes, é importante que a sua abordagem considere alguns aspectos relevantes para o setor de compras. Acompanhe!

Busque por bons fornecedores

Uma das principais atribuições do setor de compras é a busca por bons fornecedores. Esses parceiros devem se enquadrar nos seguintes requisitos:

• praticar um preço justo;

• ter um prazo adequado;

• atender às exigências de qualidade da empresa.

No entanto, encontrar os melhores parceiros para o negócio não é uma tarefa trivial. Por isso, é importante capacitar o seu time com as melhores práticas e ferramentas que existem no mercado para otimizar esse processo.

Aprimore as habilidades de negociação

O setor de compras tem contato direto e constante com vários fornecedores. Por isso, é importante que os profissionais da área estejam sempre atualizados em relação às melhores técnicas de negociação. Dessa forma, é possível garantir a realização de bons acordos.

Por esse motivo, é importante investir em treinamentos que auxiliem os colaboradores a desenvolver algumas habilidades necessárias para o melhor desempenho das suas funções.

Tenha capacitação em novas tecnologias

As empresas devem investir em tecnologias para se destacar no mercado e alcançar bons resultados. Por isso, é importante fornecer capacitações para a equipe sempre que uma nova solução tecnológica passa a ser utilizada no negócio.

Afinal, não adianta investir em um software para o setor de compras se os colaboradores não conseguem usá-lo. Portanto, sempre que algum processo for otimizado pelo uso de novas soluções tecnológicas, não deixe de capacitar os seus colaboradores.

Quais KPIs devem ser monitorados no setor?

Key Performance Indicator (KPI) — em português, Indicador-Chave de Desempenho — é uma forma de mensurar se as ações adotadas pela empresa atendem aos objetivos propostos no seu planejamento estratégico.

A análise dessas informações é fundamental para que o processo de tomada de decisão da sua empresa seja cada vez mais assertivo. Por isso, é muito importante definir quais indicadores devem ser acompanhados no setor de compras da sua companhia. Veja alguns que você não pode deixar de monitorar!

Saving em compras

Esse indicador é útil para mostrar qual é o ganho financeiro de uma determinada compra. Ou seja, o saving em compras tem o objetivo de quantificar a economia feita em uma aquisição.

O seu cálculo pode ser realizado a partir da seguinte fórmula:

• saving em compras = valor orçado para as compras - gasto total com as aquisições.

A sua análise é muito útil para avaliar a eficiência do setor de compras, assim como a sua capacidade de geração de lucros para o negócio. Por isso, é essencial acompanhar essa métrica na sua empresa.

Lead Time

Esse KPI evidencia qual é o tempo total que uma mercadoria leva para ser entregue ao consumidor final, considerando todas as etapas da produção, desde o processamento do pedido.

Assim como o saving em compras, o lead time também é muito utilizado pelos gestores para avaliar a eficiência do setor. O seu cálculo pode ser feito a partir da seguinte fórmula:

• lead time = data de entrega do pedido - data de conclusão do pedido.

O ideal é que o seu resultado seja o mais baixo possível. Porém, é preciso definir quais são as melhores estratégias para que ele permaneça em níveis adequados.

Por exemplo, algumas empresas mantêm os estoques elevados como uma estratégia para reduzir o tempo de entrega dos seus produtos. No entanto, essa tática, além de não resolver o problema, pode ser muito arriscada. Muitas empresas utilizam assinatura eletrônica para reduzir o lead time, evitando toda a burocracia do papel, transporte e etc.

Custo dos suprimentos

Essa métrica mostra quanto, em termos percentuais, do valor da venda de uma mercadoria foi investido para a aquisição de insumos para a sua produção. O seu resultado pode ser obtido por meio da seguinte fórmula:

• custo dos suprimentos = volume de compras ÷ total de vendas.

Ao acompanhar esse indicador, você consegue identificar se é preciso investir em melhorias para garantir maior sustentabilidade ao ciclo de compras da sua empresa. E para ajudar neste indicador uma boa pedida é utilizar uma plataforma online que permita a assinatura eletrônica de documentos, evitando a impressão, o transporte e o armazenamento do papel.

Prazo médio de pagamento

Esse indicador é muito importante para manter o capital de giro e o fluxo de caixa do seu negócio. O seu resultado pode ser obtido por meio da seguinte fórmula:

• prazo médio de pagamento = (valor devido aos fornecedores ÷ total de compras) x 365.

A sua análise é muito importante, pois você consegue identificar se é necessário fazer alguma modificação na política de pagamentos da sua empresa. Dependendo do seu resultado, você consegue avaliar a necessidade de entrar em contato com os fornecedores para renegociar os prazos de pagamento.

Nível das entregas

Por meio da análise desse indicador, é possível avaliar a qualidade e a confiabilidade dos seus fornecedores. Para calculá-lo, você pode utilizar a seguinte fórmula:

• nível de serviço de entregas = (número de entregas feitas no prazo ÷ número de entregas feitas no mesmo período) x 100.

A partir do seu resultado, é possível identificar aspectos como:

• quantidade de mercadorias com avarias;

• atrasos nas entregas;

• necessidade de devoluções.

Dessa forma, é possível identificar quais são os fornecedores mais adequados para o seu negócio. Por isso, é muito importante fazer o acompanhamento desse indicador no setor de compras da sua empresa.

Taxa de devolução

Por meio da análise dessa métrica, você consegue avaliar se as compras têm sido realizadas de maneira adequada e se os fornecedores atendem aos padrões de qualidade da sua empresa. O seu resultado pode ser obtido por meio da seguinte fórmula:

• taxa de devolução = (total de produtos devolvidos ÷ total de produtos adquiridos no período) x 100.

O ideal é que esse valor seja o menor possível. Caso o resultado seja elevado, é importante rever as parcerias com os fornecedores e até mesmo alguns processos realizados no departamento de compras da sua empresa.

Evolução de preço

Esse indicador evidencia as flutuações de preço de uma mercadoria em determinado período. Ao acompanhá-lo, os responsáveis pelo setor de compras da sua empresa conseguem identificar quando os preços estão mais descontados.

Com isso, você pode aproveitar essa sazonalidade para fazer estoques, por exemplo. Devido à sua importância, você não pode deixar de acompanhar esse indicador na sua empresa.

Retorno sobre Investimento

O Retorno sobre Investimento (ROI) do setor de compras mostra quanto a empresa ganha ou perde com os investimentos realizados nesse departamento. O seu cálculo pode ser feito a partir da seguinte fórmula:

• ROI = (retorno em valor economizado - investimentos realizados) ÷ investimentos realizados.

Essa conta deve considerar os investimentos realizados com o capital humano e a estrutura do setor. Desse modo, considera custos como:

• salários;

• benefícios;

• aluguel de escritórios;

• compra de equipamentos;

• e outras despesas necessárias para o funcionamento do departamento.

O ideal é que os gastos realizados no setor de compras sejam menores que os recursos economizados com a sua atuação. Isso mostra uma atuação eficiente do seu departamento na empresa.

Precisão dos pedidos

O departamento de compras deve fazer um bom dimensionamento do volume de aquisições necessárias para a empresa. Para isso, deve realizar o cálculo da precisão de pedidos a partir da seguinte fórmula:

• percentual de pedidos precisos = (quantidade de ordens cumpridas com precisão ÷ quantidade total de ordens realizadas no período) x 100.

Ao fazer uma análise correta desse indicador, você consegue evitar problemas como:

• parada de produção;

• perda de vendas;

• custos adicionais;

• imobilização do capital de giro por muito tempo.

Por meio do seu resultado é possível avaliar se existem excessos ou rupturas no departamento de compras da sua empresa. Com isso, você pode definir estratégias mais assertivas a serem tomadas para alcançar resultados cada vez melhores.

Como você pode perceber, o monitoramento de alguns KPIs do setor de compras oferece informações muito úteis para o processo de tomada de decisão nas empresas. Por isso, é essencial que você escolha alguns indicadores que valem a pena acompanhar para definir as melhores estratégias para o seu negócio.

Quais são os erros mais comuns no setor de compras e como evitá-los?

Para ter um departamento com alta performance é importante reavaliar os processos internos constantemente para identificar erros ou falhas. Dessa forma, é possível traçar novas estratégias ou corrigir algumas ações que podem prejudicar o desempenho da área.

A seguir, apresentamos alguns dos principais erros que ocorrem no setor de compras para você evitar no seu negócio. Acompanhe!

Negligenciar os processos de negociação

A negociação deve ser uma das principais funções do setor de compras. Isso porque a realização de bons contratos é essencial para assegurar os melhores resultados para a sua empresa.

Portanto, incentive o seu time a encontrar os melhores preços e formas de pagamento junto aos fornecedores e tenha em mente que nem sempre o produto mais barato é a opção mais vantajosa para o seu negócio. Isso porque outros aspectos também devem ser avaliados, como a garantia oferecida e o prazo de entrega, por exemplo.

Não elaborar bons contratos

Todas as negociações devem ser formalizadas por meio de contratos. Afinal, esse instrumento garante maior segurança jurídica tanto para a sua empresa quanto para os fornecedores.

Imagine que você fez um pedido e, ao recebê-lo, as exigências de qualidade da sua empresa não são atendidas. Nesse caso, se a falha é de responsabilidade do fornecedor, o contrato deverá ser utilizado como base para realizar as contestações.

Portanto, não deixe de investir em ferramentas que facilitem o processo de elaboração de contratos para garantir maior eficiência no departamento de compras.

Não ter um planejamento

O departamento de compras é responsável por grande parte dos gastos das empresas. Por isso, é essencial ter um bom planejamento para definir as prioridades de investimento do negócio e, assim, evitar despesas desnecessárias.

As companhias que negligenciam esse processo podem ter vários prejuízos financeiros. Isso porque, além de não terem um panorama dos gastos — que pode facilitar a tomada de decisões para a redução de custos —, podem ter um excesso de estoque, algo que não é interessante para o negócio.

Cabe destacar que todos esses erros podem impactar a sua empresa de maneira bastante negativa. Veja alguns problemas que podem ocorrer:

• redução da qualidade das entregas;

• falta de estoque;

• desequilíbrio no fluxo de caixa.

Por isso, é importante que você tenha atenção a esses aspectos para que o seu departamento alcance bons resultados. Com uma atuação mais eficiente, o seu setor contribui para que a empresa se mantenha competitiva no mercado.

Quais são os impactos da má gestão de compras?

Um departamento de compras mal estruturado pode ocasionar diversos impactos na empresa como um todo. A seguir, apresentamos os principais. Acompanhe!

Perda de vantagem competitiva

Uma gestão de compras ineficiente contribui para a perda de vantagem competitiva da companhia no mercado. Isso ocorre porque a empresa não consegue atender às demandas de maneira adequada, o que faz com que os consumidores migrem para a concorrência.

Com isso, as empresas que não têm uma boa gestão de compras tendem a perder espaço para os seus concorrentes. Por isso, você não pode negligenciar essa área do seu negócio.

Dificuldades de abastecimento

Abastecer a cadeia de suprimentos é uma das principais atribuições do departamento de compras. Dessa forma, quando a gestão de compras não é realizada de maneira adequada, a empresa pode ter dois problemas:

• excesso de estoque, que pode levar à imobilização do capital, ou seja, à perda de liquidez;

• falta de estoque, que pode levar ao desabastecimento e, consequentemente, à redução da produtividade.

Por isso, é preciso investir em um bom gerenciamento do setor de compras para garantir o funcionamento adequado das organizações.

Perda de rentabilidade

As empresas que não investem em uma boa gestão de compras podem perder rentabilidade. Isso ocorre porque a ausência de um controle eficiente de contratos, por exemplo, pode fazer com que os colaboradores não analisem as parcerias realizadas com os fornecedores de maneira adequada.

Dessa forma, a companhia pode perder boas oportunidades de negócio ou fazer contratos desfavoráveis com alguns fornecedores.

Como reduzir os custos no setor de compras?

A redução de custos é essencial em qualquer área da empresa e, no departamento de compras, não é diferente. Por isso, trouxemos algumas dicas para ajudar você nesse processo. Acompanhe!

Faça o planejamento de compras corporativas

Fazer um planejamento de compras é essencial para evitar excessos ou escassez de insumos na sua empresa. Como esses dois extremos geram custos para o seu negócio, é importante que sejam evitados.

Uma boa estratégia que pode ser adotada é a elaboração de um bom planejamento de compras corporativas. Com ele, você consegue entender as necessidades da empresa e identificar qual é o momento certo de fazer qualquer aquisição.

Tenha um bom relacionamento com fornecedores

Ter um bom relacionamento com os fornecedores também contribui para a redução de custos, pois você consegue fazer a negociação de melhores preços e prazos de pagamento.

Além disso, se a sua empresa mantém um bom relacionamento com os parceiros, eles já conhecem o seu padrão de qualidade e você evita surpresas indesejadas, como o recebimento de insumos que não se enquadram nas especificações do seu negócio.

Invista em tecnologia

Como o departamento de compras tem de lidar com inúmeros contratos diariamente, é essencial investir em tecnologias que otimizem esses processos.

Imagine que os seus colaboradores tenham que imprimir todos os contratos e buscar a assinatura física desses documentos. Além dos custos com papel, haveriam gastos com deslocamento e profissionais para coletar a assinatura de todos os fornecedores. Ao agir dessa forma, o seu setor de compras se torna mais burocrático e tem uma atuação menos estratégica, o que não é interessante para a empresa como um todo.

Por isso, você deve investir em soluções tecnológicas que otimizem a rotina do departamento de compras, como o contrato digital e a assinatura eletrônica. Dessa forma, você consegue reduzir os custos e ter uma atuação mais eficiente.

Como otimizar a análise e o gerenciamento de contratos?

A seguir, apresentamos algumas dicas para ajudar o seu departamento de compras a otimizar a análise dos contratos. Acompanhe!

Invista em contratos eletrônicos

Atualmente, vivemos um período de expansão de tecnologias com a computação em nuvem, a inteligência artificial e as redes neurais. Todas essas soluções têm o objetivo de facilitar a mobilidade e otimizar os processos das empresas e o dia a dia das pessoas.

Diante desse mundo moderno, as organizações que adotam uma gestão documental baseada em papéis têm elevados custos com folhas, impressões e energia elétrica. Além disso, demonstram irresponsabilidade ambiental e têm grandes desperdícios de horas trabalhadas com a execução de tarefas manuais.

Para evitar esses custos e proporcionar maior segurança e agilidade aos processos da sua empresa, é essencial investir em contratos eletrônicos. Ao fazer esse investimento, é possível fechar e acompanhar os acordos com maior facilidade.

Portanto, se você quer otimizar a análise de contratos da sua empresa, comece investindo em uma plataforma de assinatura eletrônica. Dessa forma, todos os seus contratos eletrônicos podem ser formalizados com o mesmo valor jurídico que um contrato em papel.

Tenha atenção aos prazos

Conhecer os prazos dos contratos é essencial para garantir os direitos de ambas as partes de um acordo. Isso porque, nas relações contratuais, em geral, são determinados alguns períodos para que o direito seja exercido.

Por exemplo, imagine que você comprou um produto de um fornecedor e ele deu um ano de garantia. Nesse caso, no momento em que esse prazo é expirado, o seu direito também é extinto.

Portanto, é muito importante que o seu departamento de compras tenha bastante atenção aos prazos dos contratos. Para isso, você pode investir em soluções tecnológicas que facilitem esse monitoramento. Existem algumas ferramentas no mercado que emitem alertas quando o prazo de finalização de um acordo esteja próximo de acabar.

Armazene os documentos na nuvem

Para otimizar a análise e o gerenciamento de contratos, é importante que eles sejam acessados facilmente e de qualquer lugar. Para isso, você pode investir em soluções de nuvem, como uma plataforma de CLM, que permitem o armazenamento dos arquivos e o fácil acesso por qualquer pessoa autorizada. Além de cuidar de todos os versionamentos dos contratos, de ter templates pré configurados levando em conta o modelo de negócio e quem precisa estar envolvido na aprovação daquele contrato.

Atualmente, a plataforma de CLM da Docusign é a líder do quadrante mágico e tem ajudado muitas empresas a serem mais ágeis e mais adequadas ao modelo de negócio junto com compliance. Dessa forma, você consegue otimizar os processos do seu departamento de compras, tornando-o mais produtivo e menos burocrático.

Quais são os principais desafios da área?

O departamento de compras é um dos que enfrenta os maiores desafios nas empresas, já que ele precisa garantir que tudo funcione perfeitamente e dentro do orçamento empresarial.

A seguir, apresentamos alguns dos principais desafios enfrentados pelo setor. Acompanhe!

Fechar acordos com bons fornecedores

A escolha de bons fornecedores é um dos principais desafios do departamento de compras de uma empresa. Isso porque é importante avaliar alguns aspectos como:

• qualidade do produto ou serviço;

• prazo de entrega;

• reputação no mercado;

• tecnologia utilizada;

• atendimento pós-venda.

Diante da grande concorrência que existe no mercado, fazer esses comparativos não é uma tarefa simples. Por isso, a sua equipe deve ser bem treinada e ter acesso a algumas ferramentas que facilitem essa escolha.

Fazer o dimensionamento das quantidades adequadas

Realizar o cálculo correto dos insumos que devem ser adquiridos na empresa também é um grande desafio para o setor. Como as compras em excesso ou abaixo da quantidade necessária acarretam custos para o negócio, esse dimensionamento deve ser realizado com cautela para evitar problemas operacionais ou financeiros.

Portanto, é importante que a sua equipe faça o acompanhamento do fluxo de produtos em estoque. Dessa forma, é possível fazer o dimensionamento correto das aquisições necessárias para o bom funcionamento da empresa.

Encontrar o melhor custo-benefício

A busca pela melhor relação custo-benefício também é um dos grandes desafios do departamento de compras. Isso porque nem sempre o fornecedor que pratica o preço mais baixo é aquele que tem o produto de qualidade superior.

Portanto, a sua equipe deve avaliar uma série de fatores para escolher os fornecedores que ofereçam a melhor relação custo-benefício para o negócio. Entre eles:

• preço;

• qualidade;

• frete;

• durabilidade;

• manutenções;

• garantia;

• suporte;

• condições de pagamento;

• prazo de entrega.

Apenas a partir da análise desses e de outros aspectos é possível escolher a melhor opção para a sua empresa. Portanto, invista em ferramentas que auxiliem a sua equipe a fazer a avaliação dessas informações com eficiência e rapidez.

Como funciona e quais os benefícios da assinatura eletrônica no setor de compras?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que tem sido muito utilizada pelas empresas para atestar que o assinante concorda com os termos definidos no contrato eletrônico.

Atualmente, existem várias plataformas que oferecem esse serviço. Ao fazer esse investimento, você consegue melhorar o desempenho da equipe de compras e otimizar os processos internos da sua empresa.

A seguir, apresentamos alguns dos principais benefícios do seu uso. Acompanhe!

Segurança

A assinatura eletrônica conta com uma série de mecanismos de confirmação de autenticidade. Alguns serviços oferecidos fazem o reconhecimento facial e do número da identificação do computador. Além disso, informam até mesmo a localização em que a assinatura é feita.

Por esse motivo, oferecem maior nível de segurança que as assinaturas manuais. Isso ocorre porque esse tipo de assinatura pode ser falsificada com facilidade, acarretando diversos prejuízos para o negócio.

Economia

Outro benefício da utilização da assinatura eletrônica no departamento de compras é a redução de custos com papel, impressões e profissionais responsáveis por fazer a coleta das assinaturas à caneta.

Além disso, é possível economizar gastos com cartórios, reconhecimento de firma e até mesmo com espaços e móveis para armazenar todos os contratos realizados pelo setor.

Redução da burocracia

O fechamento de um contrato costuma ser complexo e burocrático. Além disso, está suscetível a erros e falhas humanas como imprecisão nas informações ou equívocos no local e data da assinatura.

Com a assinatura eletrônica, todo o processo pode ser digitalizado, o que reduz as chances de erro e a burocracia envolvida em um contrato em papel. Portanto, se você quer garantir maior eficiência no departamento de compras e alcançar resultados cada vez melhores, não deixe de investir nessa ferramenta.

E a segurança dos dados?

A Docusign tem um foco enorme na segurança de dados dos clientes, possuindo uma plataforma que oferece criptografia em todas as transações, além de diversos certificados focados em segurança da informação. Ao contratar um serviço de qualidade, você consegue garantir a segurança das informações de todos os seus contratos, assim evita problemas como o vazamento de dados do setor de compras da sua empresa.

Como a LGPD afeta o setor?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi aprovada em 2018, com o objetivo de garantir maior privacidade, segurança e transparência na utilização dos dados dos consumidores. Com a sua promulgação, as empresas têm passado por algumas adaptações para atuarem de acordo com a nova legislação.

Para que o setor de compras da sua empresa atue em conformidade com a lei, é importante que sejam adotadas ações como:

• questionar o fornecedor sobre o uso e o armazenamento de informações dos clientes;

• criar políticas para selecionar fornecedores alinhados com as definições da LGPD;

• orientar os fornecedores a seguir as determinações da nova lei;

• realizar treinamentos com o time para definir processos que atendam à legislação;

• fazer o detalhamento nos contratos sobre a forma como os dados devem ser protegidos.

Essas mudanças devem impulsionar a transformação digital do departamento de compras das organizações. Por isso, você deve conhecer as melhores soluções que podem ser utilizadas para garantir confidencialidade e segurança às informações dos seus clientes e fornecedores. Nesse contexto, investir em uma plataforma que permita a automatização do ciclo de vida de um contrato faz toda a diferença.

Como promover a sustentabilidade do setor de compras?

De acordo com a International Organization for Standardization (ISO), uma compra sustentável deve ser composta por várias decisões que atendam às necessidades de uma empresa. Porém, é importante oferecer benefícios não apenas para a companhia, mas também para a sociedade. Além disso, ela deve ter um impacto ambiental reduzido.

Algumas características dos produtos sustentáveis são:

• utilização reduzida de recursos naturais;

• consumo reduzido de energia elétrica ou água no processo produtivo;

• geração de resíduos menor durante a produção.

Para garantir maior sustentabilidade no departamento de compras da sua empresa, a sua equipe deve estar atenta a alguns fatores fundamentais. Acompanhe!

Avaliação da cadeia de suprimentos

Para garantir uma atuação sustentável do seu departamento de compras, você deve conhecer os seus fornecedores. Afinal, não adianta ter parceiros que ofereçam um produto de qualidade e preços competitivos se as práticas adotadas no seu processo produtivo não são sustentáveis.

Portanto, é importante refletir sobre algumas questões para continuar as parcerias feitas pela sua empresa ou para fechar novas como:

• quais são os impactos sociais e ambientais do processo produtivo dos seus fornecedores;

• qual o percentual das matérias-primas e insumos adquiridos pela sua empresa vem de fornecedores sustentáveis;

• quais fornecedores seguem a ISO 26000;

• qual é o risco de não ter parceiros sustentáveis.

Com base nessas avaliações, você consegue definir quais fornecedores fazem sentido para o seu negócio e, assim, ter um setor de compras mais sustentável. Dessa forma, você consegue passar uma imagem positiva da sua marca no mercado e, ainda, atrair novos clientes para a sua empresa.

Definição de uma estratégia de compras

A atuação sustentável do setor passa pela definição de uma boa tática de compras. Para isso, é essencial que sejam definidos alguns critérios de sustentabilidade que devem basear toda a sua cadeia de suprimentos.

Nesse sentido, é importante fazer o planejamento do uso eficiente dos recursos, com o objetivo de reduzir o impacto econômico e ambiental. Uma das práticas que podem ser adotadas é a substituição de materiais adquiridos com frequência por outros mais sustentáveis. Além disso, você pode incentivar a reciclagem ou a reutilização e evitar compras desnecessárias.

Gerenciamento das compras

Não adianta definir alguns critérios de sustentabilidade e escolher bons fornecedores se você não faz um bom gerenciamento das compras realizadas pelo seu departamento.

Afinal, alguns parceiros podem adotar mudanças nos seus processos de produção, tornando-se, portanto, menos sustentáveis. Além disso, algumas aquisições não sustentáveis podem ter sido feitas de maneira equivocada.

Portanto, não deixe de fazer uma boa gestão de compras na sua empresa. Para isso, faça o monitoramento dos indicadores de sustentabilidade e das estratégias definidas no seu planejamento. Dessa forma, é possível garantir que o seu departamento atue de acordo com as práticas mais sustentáveis do mercado.

Por que investir na digitalização do setor?

Já dissemos que investir em soluções tecnológicas é essencial para garantir a otimização dos processos e a redução da burocracia no setor de compras. Porém, o que você talvez ainda não saiba é que, atualmente, usar essas ferramentas é uma condição mandatória para aqueles que querem se destacar no mercado e ter bons resultados.

A seguir, vamos falar um pouco sobre as Compras 4.0, os seus principais benefícios e quais ferramentas você deve investir no seu departamento de compras. Acompanhe!

O que significa Compras 4.0?

Você sabe o que significa Indústria 4.0? Esse conceito representa uma profunda modificação ocasionada nas atividades industriais a partir da transformação digital. Por meio desse processo, muitas funções que eram desempenhadas pela ação humana passaram a ser desenvolvidas por máquinas. Por isso, também é conhecida como a quarta revolução industrial.

Essa definição também passou a ser aplicada no setor de compras, dando origem ao termo Compras 4.0. Ele se refere a uma mudança profunda nas etapas de avaliação de mercadorias realizada pelas empresas para saber se vale a pena ou não a sua aquisição.

Nesse contexto, a metodologia para a compra de bens ou serviços tem sido baseada no uso estratégico de algumas soluções tecnológicas. Com isso, as empresas que adotam essa tendência têm acesso a vários benefícios como aumento da produtividade, redução de custos e melhor gerenciamento do estoque.

Quais os benefícios da digitalização do setor de compras?

Os benefícios da digitalização do setor de compras vão muito além da maior eficiência nos processos internos. A seguir, apresentamos alguns dos principais. Acompanhe!

Área mais estratégica

Com a transformação digital no setor de compras, os trabalhos que antes eram executados manualmente passam a ser realizados por máquinas. Com isso, os profissionais são liberados para a realização de atividades mais estratégicas, o que contribui para o alcance de melhores resultados.

Atuação menos isolada

A atuação dos profissionais de compras em funções mais estratégicas torna a área menos isolada como um todo. Com isso, os compradores podem se tornar consultores de alta performance e com grande poder de influência, contribuindo para a otimização dos resultados da empresa.

Aumento da competitividade

A maior qualidade e agilidade do trabalho desenvolvido no departamento aumenta a competitividade da empresa no mercado. Isso porque o negócio atua de maneira mais estratégica, o que contribui para o aumento da produtividade e, consequentemente, para a melhoria nos resultados operacionais e financeiros do negócio.

Tomada de decisão mais assertiva

Imagine que você solicite a cotação de um produto com vinte fornecedores diferentes e eles enviem os orçamentos em papel. Nesse caso, um comparativo que poderia ser realizado rapidamente demandará um tempo muito maior e a decisão tomada ainda estará sujeita a erros ou falhas humanas.

Quando o departamento de compras é digitalizado, esses problemas não ocorrem. Isso porque existem ferramentas que facilitam a análise e o cruzamento dos dados, ajudando os gestores a tomar as melhores decisões para o negócio. Além disso, elas podem identificar alguns riscos e oportunidades que poderiam passar despercebidas.

Quais ferramentas utilizar no departamento de compras?

Ao longo do texto, falamos bastante sobre a importância de utilizar soluções tecnológicas para otimizar os processos no setor de compras. Agora, vamos apresentar algumas ferramentas que você deve ter na sua empresa. Acompanhe!

CLM

O Docusign CLM é uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato que faz a automatização de todos os processos de um contrato, com o objetivo de reduzir o tempo para a conclusão de um acordo.

Ao usar essa ferramenta, você pode automatizar tarefas manuais, eliminar erros e alinhar fluxos de trabalho complexos. Algumas funcionalidades disponíveis são:

• repositório centralizado: permite o armazenamento e a organização de todos os contratos em um único local pesquisável e com controles de granularidade;

• geração de documentos: possibilita a criação de modelos de contrato configurados antes e que podem ser preenchidos automaticamente com informações de outros sistemas;

• personalização de modelos de fluxo de trabalho: admite a criação de novos fluxos de contrato;

• biblioteca de cláusulas: permite a criação de um repositório de cláusulas pré-aprovadas pelo pessoal do jurídico, reduzindo a dependência desse setor durante as negociações;

• colaboração: é uma ferramenta colaborativa, permitindo o envio de contratos para revisão, rastreio de alterações e manutenção de uma única fonte de verdade sobre o responsável e a data da modificação;

• integrações: têm conectores pré-construídos e APIs ricas que possibilitam que as principais tarefas do contrato ocorram nas ferramentas que a sua empresa já utiliza;

• CLM 360: permite que você descubra informações importantes com uma gestão de conhecimentos detalhada e um repositório robusto, em que é possível visualizar a nível do contrato e das partes.

Devido a essas e outras funcionalidades presentes pelo Docusign CLM, essa é uma excelente opção para investir na sua empresa. Afinal, ao garantir maior eficiência no departamento de compras, ela contribui para a melhoria operacional na empresa.

Soluções SAP

As soluções SAP contribuem para a redução de riscos, economia de custos e otimização dos processos da sua empresa. Se sua empresa utiliza Alguma das soluções da SAP, uma boa opção para quem está em busca desses benefícios é a SAP Signature Management by Docusign. Por meio dessa ferramenta, você tem acesso a outras vantagens como:

• melhoria na gestão do seu departamento de compras, por meio da automatização de fluxos de trabalho simples e complexos;

• expansão da acessibilidade móvel — como tem suporte para Android, iOS e Windows Mobile, é possível enviar, revisar e assinar documentos de qualquer lugar;

• aprimoramento da integração, com a possibilidade de integrar aplicativos de gestão de documentos, criação de documentos e sistemas de gestão de identidades.

A seguir apresentamos os principais recursos oferecidos por essa ferramenta. Acompanhe!

SAP ERP Component

Por meio da solução ERP, você consegue simplificar e planejar os recursos da sua empresa. Com ela, você pode assinar acordos de maneira rápida e segura a partir dos módulos ERP utilizados diariamente pela companhia.

SAP Ariba Contract Management e Contract Lifecycle Management

Com esse recurso, você consegue melhorar os processos de aquisição da sua empresa, saindo de um sistema de compras baseado em papel para a realização de processos virtuais. Com a adoção de assinaturas eletrônicas, os seus contratos podem ser assinados e devolvidos rapidamente, de qualquer lugar do mundo.

Experiência do cliente SAP

Com esse recurso, você consegue acelerar as vendas e melhorar a visibilidade da sua empresa no mercado. Ao utilizá-lo, é possível fechar os contratos rapidamente, sem a necessidade de imprimir uma papelada enorme. Os clientes só precisam assinar de forma eletrônica o documento assim que ele for disponibilizado, o que fornece maior agilidade ao processo.

SAP SuccessFactors

Por meio desse recurso, você pode simplificar o processo e recrutar os melhores talentos do mercado. Como a concorrência é cada vez mais acirrada entre as empresas, ter maior agilidade e rapidez na assinatura das ofertas de emprego pode fazer toda a diferença no momento de contratar os melhores profissionais.

SAP Fieldglass

O SAP Fieldglass ajuda as empresas a gerenciar todos os seus recursos flexíveis, desde colaboradores temporários até consultores baseados em projetos. Com ele, você consegue melhorar a velocidade do seu negócio e a sua força de trabalho externa pode ser usada para impulsionar os resultados da empresa.

Soluções Oracle

As soluções em nuvem do Oracle têm sido muito utilizadas pelas empresas. E para otimizar ainda mais os processos, a Docusign tem várias soluções que utilizam os aplicativos do Oracle de forma simplificada e lógica. Ao fazer esse investimento, você tem vantagens como:

• simplificação dos processos;

• confiabilidade e segurança;

• vantagem competitiva.

Algumas das principais soluções de assinatura eletrônica para Oracle que podem facilitar a rotina da sua empresa são:

• Docusign para NetSuite;

• Docusign para Oracle Enterprise Contracts;

• Docusign para CPQ Cloud;

• Docusign para Oracle’s PeopleSoft;

• Adaptador do Docusign para Oracle Integration Cloud;

• Docusign Signature Appliance para Oracle WebCenter Content;

• Docusign para Oracle Documents Cloud.

Todas essas soluções podem ser utilizadas para assinar, aprovar e gerenciar os contratos do seu departamento de maneira rápida, fácil e intuitiva. Basta avaliar quais são as soluções Oracle que a sua empresa já utiliza para escolher aquela que faz mais sentido para o seu negócio.

Docusign Agreement Cloud

Se você quer concluir os acordos com mais rapidez no seu departamento de compras, investir no Docusign Agreement Cloud é uma excelente opção. Com essa solução, você pode:

• elaborar um contrato com apenas alguns cliques;

• incluir automaticamente os dados de outros sistemas;

• personalizar os contratos de acordo com as necessidades do cliente;

• enviar, rastrear e assinar contratos de qualquer lugar por meio do aplicativo de assinatura eletrônica;

• agir automaticamente nos acordos concluídos;

• coletar pagamentos;

• atualizar outros sistemas;

• armazenar e pesquisar contratos;

• usar ferramentas de inteligência artificial para identificar riscos e oportunidades ocultas.

Ao investir na automatização de acordos, você consegue fechar negócios de maneira mais rápida e com os menores custos e riscos possíveis. Portanto, se você quer ter um setor de compras mais eficiente e que alcance melhores resultados, não deixe de investir nessas soluções.

Por onde iniciar o processo de digitalização?

A seguir, apresentamos algumas dicas para ajudar você a implementar a digitalização no setor de compras da sua empresa. Acompanhe!

Elimine o uso do papel

O primeiro passo para iniciar a digitalização do departamento de compras é eliminar o uso de papel. Além do tempo gasto para encontrar algum arquivo no acervo, é necessário investir em espaços físicos para armazenar esses documentos. Portanto, para ter um setor eficiente, ecológico e econômico, utilize soluções digitais para a confecção e o armazenamento de contratos.

Invista em soluções em nuvem

As soluções em cloud chegaram para revolucionar muitos processos organizacionais. Com o seu uso, as empresas ganharam mobilidade, eficiência e maior segurança nas suas transações.

Além disso, a utilização dessas ferramentas elimina a necessidade de obtenção de licenças complexas e da manutenção de uma infraestrutura de TI na sua empresa. Logo, se você quer ter um departamento de compras de alta performance, priorize a realização de investimentos em soluções em nuvem.

Use a assinatura eletrônica

Já falamos que o uso da assinatura eletrônica é fundamental para a redução da burocracia e para a maior eficiência do setor de compras. Com ela, a sua equipe pode gastar menos tempo com a realização de tarefas desnecessárias — como o preparo de papelada e a coleta de assinaturas em papel — e se dedicar a atividades mais úteis e que trarão maiores retornos para a sua empresa.

Portanto, se você quer se destacar dos seus concorrentes, invista agora mesmo nessa solução para a sua empresa. Teste grátis por 30 dias a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign

Utilize softwares de análise de dados

O departamento de compras armazena uma quantidade massiva de dados diariamente. O arquivamento em papéis ou em planilhas dificulta a análise de informações relevantes para o processo de tomada de decisões.

Portanto, invista em ferramentas que facilitem a análise dos dados e que façam o cruzamento de informações. Dessa forma, você consegue identificar quais são as ações mais estratégicas que devem ser adotadas pela sua empresa.

Quais as tendências para os próximos anos?

As empresas estão passando por um processo de transformação para acompanhar os novos hábitos do consumidor. Como a atuação do departamento de compras tem impacto direto nos resultados operacionais e financeiros do negócio, é importante que ele acompanhe essas mudanças.

A seguir, apresentamos as principais tendências para esse setor. Confira!

Uso de tecnologia

O uso de soluções tecnológicas já é uma realidade para as empresas que se destacam no mercado. Porém, a expectativa é a de que a utilização de novas tecnologias seja ampliada para garantir maior eficiência nos processos, redução de custos e a melhoria na performance do departamento de compras.

Como esse setor tem se tornado cada vez mais estratégico, o seu melhor desempenho deve impactar positivamente os resultados da empresa. Portanto, não fique de fora dessa tendência e invista em ferramentas que facilitem a elaboração e a assinatura de contratos, já que essa é uma das atividades mais burocráticas do seu departamento.

Aperfeiçoamento da operação

O grande volume de informações processadas diariamente pelo departamento exigirá a utilização de ferramentas para analisar os dados dos fornecedores e as métricas de desempenho. Dessa forma, a expectativa é a de que o uso de sistemas de gestão seja ampliado e assuma um papel cada vez mais estratégico nas organizações. Assim, é possível garantir que o processo de tomada de decisão seja cada vez mais assertivo.

Nesse contexto, a tendência é de que se tenha a ampliação do uso de soluções em nuvem, inteligência artificial, big data e redes neurais para garantir a maior eficiência nas operações. Logo, se você quer que a sua empresa se mantenha competitiva no mercado, não deixe de adotar essas tecnologias no seu departamento de compras.

Ampliação da rede de fornecedores

A ampliação da rede de parcerias é uma tendência que deve ser observada nos próximos anos. Isso porque a pandemia do novo coronavírus tem mostrado que a dependência de um número reduzido de fornecedores pode prejudicar ou até mesmo paralisar a produção das empresas.

Além disso, existe a expectativa de que ocorra um estreitamento das relações com os fornecedores. Como o mercado de customização deve ter uma ampliação nos próximos anos, o departamento de compras das empresas deve ter uma relação de maior proximidade com os parceiros.

Por isso, se você não quer ficar de fora, não deixe de buscar novos fornecedores para o seu negócio. E não se esqueça de avaliar se eles adotam práticas sustentáveis no seu processo de produção.

Digitalização

Sabe aqueles departamentos de compras com móveis imensos e cheios de documentos em papel arquivados por ordem alfabética? Isso já é algo ultrapassado e a tendência é a de que esse modelo de negócio deixe de existir nos próximos anos.

Devido aos inúmeros benefícios da transformação digital no setor, a expectativa é a de que empresas migrem cada vez mais para soluções digitais e eliminem o uso de papéis.

O apelo à pauta da sustentabilidade também deve impulsionar essa transformação no departamento de compras. Portanto, faça uma reavaliação dos seus processos internos e veja o que deve ser modificado para que a sua empresa se mantenha competitiva no mercado.

Postura colaborativa

As mudanças nos hábitos de consumo farão com que as empresas encontrem novas formas de se relacionar com os fornecedores. Com isso, a expectativa é a de que se observe uma postura mais colaborativa nessa relação. Ou seja, você e os seus parceiros deverão unir as competências individuais para melhorar a performance conjunta.

Nesse sentido, o uso de sistemas que permitem a integração com outros softwares é essencial para facilitar esse processo. Portanto, ao escolher as ferramentas que devem ser utilizadas pelo seu departamento de compras, não deixe de verificar se ela oferece esse recurso.

Como você pode perceber, o bom funcionamento do departamento de compras é essencial para a redução de custos e para o alcance de melhores resultados nas empresas. Por isso, você tem que estar sempre atualizado com as melhores práticas do mercado e deve investir nas soluções tecnológicas mais adequadas para otimizar os processos e garantir a maior eficiência da sua equipe.

E aí, gostou deste post? Entendeu todas as particularidades do setor de compras e qual é a importância de contar com uma ferramenta que forneça maior agilidade e rapidez para a criação de contratos? Então faça o teste gratuito do Docusign agora mesmo e veja como ele pode ajudar você a fazer o gerenciamento dos acordos da sua empresa de maneira segura e inteligente. Até a próxima!