Lead time: 4 dicas para agilizar o setor de compras

O termo lead time se refere ao tempo de aprovisionamento para conclusão de uma atividade. Ou seja, o período total entre a efetivação de um pedido até a sua entrega ao cliente. Inicialmente utilizado para demandas de supply chain (logística), hoje é empregado em outras áreas, já que se refere diretamente a custos em qualquer operação.

Justamente por refletir nos custos, reduzir o tempo de cada procedimento faz parte das metas de gestores e empresas em geral. No setor de compras, particularmente, enxugar o ciclo de recebimento de pedido pode impactar em economia de produção, ou mesmo, no sucesso de um projeto.

Pois bem, existem recursos e técnicas de trabalho capazes de otimizar esse processo. São ações que, implementadas da maneira correta, reduzem o retrabalho, tornam as funções mais transparentes e seguras e, consequentemente, diminuem o tempo de espera para a chegada do produto.

Neste artigo, mostraremos boas práticas para redução do ciclo de compras, capazes de tornar esse setor mais produtivo e eficiente. Confira!

Por que sua empresa deveria pensar em reduzir o lead time?

Agilidade é uma palavra obrigatória na rotina das corporações. É impossível dissociar um resultado de sucesso de ideias como: tomada rápida de decisão, just in time e aproveitamento do tempo. Sendo assim, demorar para resolver trâmites burocráticos ou deixar uma atividade em stand by aguardando a chegada de um pedido, por exemplo, torna-se impraticável.

São grandes os desafios:

• eliminar fatores de desperdício de tempo;

• organizar o processo de modo que ele se desenvolva com fluidez e segurança;

• preparar um background que permita aos funcionários dedicar seus esforços a ações que realmente influenciem nos resultados (em vez de destinarem horas de trabalho a demandas mecânicas e operacionais).

O lead time perfeito é o que consegue atender aos prazos de cada estágio da cadeia, reduzindo custos desnecessários e tempo de execução. As dicas a seguir são caminhos para se chegar a esse patamar de performance.

1. Identificar os stakeholders e garantir alinhamento em todas as etapas

Os stakeholders, dentro um projeto ou procedimento específico, são todas as partes relacionadas, ou seja, aquelas que podem sofrer ou causar impacto dentro da operação. Portanto, saber exatamente quem são os stakeholders na execução de compras é importante para que todos estejam cientes de seu papel dentro do contexto.

Fornecedores são um elemento essencial nessa cadeia. A escolha deles é uma tarefa que merece dedicação e atenção a alguns detalhas muito importantes:

• reputação no mercado;

• disponibilidade logística para entrega;

• distância geográfica.

• qualidade do produto ou serviço fornecido.

Estude opções de fornecimento de acordo com os fatores chave mencionados. E mantenha mais de uma empresa como opção para oferecer esses serviços.

2. Criar uma linha do tempo para a chegada do pedido

Vários fatores podem garantir a sincronia necessária ao desempenho satisfatório da operação. Entenda a metodologia de processamento do pedido ao fornecedor, os critérios de envio e todas as fases envolvidas.

Para os casos de remessa por transportadora, é comum haver um sistema de formação de carga, no qual a saída acontece somente quando determinado volume é alcançado. Procure coincidir seu pedido com períodos em que os volumes estejam formados, evitando, dessa forma, que seu produto permaneça em espera.

Sincronize seus pedidos com as datas do projeto e os prazos de fornecimento. Com esse planejamento no setor de compras haverá redução da inatividade e dos riscos de atrasos.

3. Melhorar a comunicação em todos os níveis

Um dos segredos das atuações de alta performance nas empresas é a qualidade da comunicação. Comunicar bem começa por envolver todos nas premissas e objetivos do negócio. Além disso, significa direcionar o foco do trabalho para que o ciclo de tempo de realização possa ser reduzido e respeitado.

Nas reuniões de projeto, cada participante responsável por uma tarefa deve informar qual será o período necessário de execução. O planejamento precisa ser construído com base nesses dados, potencializando o sincronismo das fases.

A partir daí, durante encontros ou avaliações periódicas, qualquer necessidade de alinhamento deve ser discutida, definida e comunicada brevemente. Dessa maneira, com reportes rápidos e pontuais, o cumprimento das ações tende a ficar assegurado, garantindo o controle de lead time.

4. Investir em tecnologia

Ferramentas de tecnologia, certamente, tornaram-se grandes aliadas da produtividade. Elas são responsáveis por automatizar processos, reduzir etapas ou o tempo necessário para realizar determinadas tarefas. Alguns exemplos são o ERP e as assinaturas eletrônicas.

ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um software que integra, em uma mesma base, diversas demandas da empresa. Com ele, controle de estoque, fluxo de caixa, pedidos, emissão de notas fiscais, contas a pagar etc. ficam centralizados na mesma plataforma, permitindo uma gestão mais ampla e ágil.

Adaptado a diversos modelos de negócio, esse único sistema permite que usuários de diferentes áreas tenham acesso a múltiplas informações simultâneas e atualizadas.

São vários os benefícios da implementação de um ERP. Porém, o principal é que os processos passam a ser mais eficientes, uma vez que aceleram pesquisas de dados, fornecem levantamentos e relatórios rapidamente, permitem análises detalhadas e decisões mais estratégicas e velozes.

Assinaturas eletrônicas

O sistema de compras costuma ter vários estágios, desde o levantamento da necessidade até a confirmação de recebimento da mercadoria ou serviço. Geralmente, cada uma dessas fases envolve grande burocracia e, ainda hoje, ela pode estar representada por uma série de documentos em papel.

O recurso de assinatura eletrônica consegue revolucionar esse trâmite porque possibilita a redução significativa do tempo de cada transação. Com o mecanismo de envio de documentos digitalmente, o rastreio e a busca dessas informações, a qualquer momento, se torna mais simples. Além da facilidade de enviar e receber esses arquivos a partir de qualquer dispositivo (inclusive mobile).

Os profissionais podem, ainda, encaminhar sua aprovação em contratos eletronicamente, ganhando tempo precioso e dando prosseguimento ao fluxo de negociação.

O uso de assinatura eletrônica na empresa consegue impactar diretamente na redução de lead time e de custos de um processo. Com menos papéis, evitando burocracia desnecessária, dando maior velocidade e segurança na busca e troca de informações, atividades importantes podem ser automatizadas e simplificadas.

Como sabemos, otimizar o trabalho deve ser prioridade para tornar as operações mais ágeis e com o menor custo possível. Ao enxugar o ciclo de execução e evoluir sempre no lead time de cada função, você estará aumentando a produtividade e a capacidade de se manter competitivo no mercado. Vale a pena investir nessas boas práticas!

Que tal conhecer um pouco mais a respeito de ferramentas digitais que trazem melhorias ao setor de compras? Leia este outro artigo e saiba mais.