O que você precisa saber sobre planejamento de compras corporativas

Comprar significa adquirir um bem ou serviço por um preço determinado, certo? E isso fazemos diariamente. Porém, quando estamos no ambiente corporativo, o processo é um pouco mais complexo. Nesse caso, precisamos fazer um planejamento de compras.

O processo de compras de uma empresa impacta diretamente em sua saúde econômico-financeira, uma vez que envolve a movimentação de recursos. Além disso, é uma atividade essencial para suprir a organização com todos os insumos necessários para a realização de suas atividades comerciais.

A função primordial do plano de compras corporativo é fechar bons negócios pelo menor custo possível, contribuindo para a eficiência e a competitividade da empresa. Quer entender melhor? Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber sobre o planejamento de compras corporativas!

O que exatamente é o planejamento de compras Corporativas?

O ato de prever os insumos necessários para que a empresa produza os bens e serviços a serem comercializados já foi visto apenas como uma atividade burocrática. Contudo, nas últimas décadas, percebeu-se que o planejamento de compras tem um impacto substancial sobre a saúde financeira das organizações.

Para você ter uma ideia, 58% dos executivos acredita que o processo de compras é estratégico para uma organização, pois cria novas oportunidades de negócios, melhora a qualidade dos fornecedores e insumos, além de ainda conferir agilidade aos processos ligados ao setor de compras.

A previsibilidade das demandas permite verificar a disponibilidade de dinheiro em caixa, bem como dá maior tempo para pesquisar os melhores preços e as condições de pagamento mais favoráveis. Entenda: comprar com mais qualidade significa apresentar aos consumidores produtos e serviços melhores, a preços mais competitivos.

Como consequência direta do planejamento de compras corporativas, percebe-se a economia de recursos essenciais para a sustentabilidade organizacional, além de um maior retorno sobre o investimento realizado em toda a cadeia produtiva da empresa. Além disso, investir em processos de compras mais ágeis e eficientes também impacta positivamente os consumidores, sejam pessoas ou empresas, já que a satisfação pela qualidade do que é vendido aumenta.

Por essas e outras, podemos dizer que o planejamento de compras é um processo estratégico, o qual tem por objetivo gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa, zelando pela tríade preço, prazo e qualidade.

O plano de compras de uma empresa deve estar alinhado a seu planejamento estratégico, tendo como objetivo proporcionar um atendimento de excelência às necessidades dos públicos interno e externo da organização. Atingindo seus objetivos, o planejamento de compras corporativas é capaz de gerar maior lucratividade para o negócio e, dessa forma, contribuir para a eficiência e eficácia do planejamento de custos.

Como estruturar (ou atualizar) o processo?

A atualização constante permite otimizar o processo de compras da empresa, eliminar os gargalos que impedem maior agilidade e, com isso, obter maior produtividade e eficiência no setor, o que influencia positivamente toda a organização. Quem ainda não tem um plano de compras estruturado ou faz esse controle por meio de planilhas de planejamento, deve ter ainda mais atenção às dicas que preparamos a seguir.

Faça um levantamento de demandas

O levantamento de demandas consiste em determinar quais são as compras que se repetem mensalmente e em que quantidade. É importante que cada setor informe os insumos necessários para a realização de suas atividades e com que frequência fazem pedidos ao setor de compras.

Organizações que trabalham com produção devem ir além, reunindo dados do setor de vendas para fazer a previsão de demandas. Nesse caso, se a meta é aumentar 500 unidades vendidas por mês, por exemplo, a produção deve ter insumos disponíveis em quantidade suficiente para que essa meta se concretize.

Defina a periodicidade das compras

Um bom planejamento de compras deve levar em consideração que, quanto menor for um pedido, menor é a capacidade de negociação com o fornecedor. Por outro lado, quanto maior for o pedido (tanto em volume de mercadorias quanto em valor monetário), maior será seu potencial para negociar melhores preços e prazos.

Sabendo disso e de posse da sua previsão de demandas, estabeleça a periodicidade com que deve fazer os pedidos. Algumas empresas preferem fazer semanalmente, de forma a manter o estoque enxuto, enquanto outras preferem fazer pedidos mensais para reduzir o trabalho e concentrar pagamentos, por exemplo. Qual a melhor opção para você?

Determine o orçamento do setor

Com esses dados em mãos, já é possível determinar o orçamento mensal a ser destinado ao setor de compras, o qual também deve fazer parte do planejamento de custos. Assim, o setor financeiro é capaz de planejar as saídas de dinheiro e providenciar os recursos necessários para o pagamento dos fornecedores.

Da mesma forma, é possível saber quanto cada setor da empresa gasta em compras, a fim de pensar em maneiras efetivas de reduzir os custos e aumentar a produtividade sem perder qualidade.

Faça o orçamento das mercadorias

Essa etapa depende da cultura da empresa com relação ao processo de compras. Enquanto algumas fazem orçamentos sempre que existe a necessidade de adquirir novos produtos, outras contam com fornecedores fixos, os quais são acionados no momento das compras.

O importante é conhecer os preços e prazos antes da aquisição, de modo a verificar se a empresa realmente tem os recursos necessários e pode esperar até a entrega. No caso de parcelamentos ou compras a prazo, verifique também a incidência de taxas e juros.

Confira o recebimento dos pedidos

Ao contrário do que muita gente pode pensar, o processo de compras não termina no momento da aquisição em si. Ainda é necessário receber as mercadorias, conferir se o que está sendo entregue corresponde ao pedido e se a nota fiscal foi emitida conforme a ordem de compra.

Nessa etapa, cabe também fazer uma verificação mais minuciosa dos produtos recebidos para evitar a entrada de mercadorias avariadas ou em mau funcionamento. Em outras palavras: é preciso conferir a qualidade do que é recebido.

Dê entrada no sistema de gestão de estoque

Quando todas as mercadorias forem conferidas, registre-as em seu sistema de gestão de estoque para poder controlar a quantidade de insumos disponíveis e sua devida distribuição ao longo do tempo.

É com base nesse controle que você poderá dimensionar com cada vez mais precisão as demandas da empresa. Também é por meio da gestão de estoques que se evita a permanência de produtos obsoletos no armazém, bem como a perda de mercadorias por prazos de validade vencidos.

Que erros não se deve cometer no setor?

Como mencionamos, é essencial que o planejamento de compras seja eficaz e cumpra com os objetivos de gerar economia de recursos e promover melhores resultados para a organização. Mas além de estruturar seu plano de compras de acordo com as etapas que citamos no tópico anterior, existem alguns erros que devem ser evitados. Confira!

Planejamento por planilha

Durante muito tempo, as planilhas eletrônicas foram grandes aliadas de quem buscava organizar processos e controlar dados de uma maneira mais fácil que o velho combo papel e caneta. Mas os processos de compras evoluíram. Atualmente, é impensável manter processos organizacionais com tarefas burocráticas e repetitivas, já que a tecnologia trouxe a informatização, tornando os processos de compras mais ágeis, confiáveis e seguros.

Em um primeiro momento, pode até parecer que as planilhas de planejamento de compras sejam mais fáceis de manusear. Mas pense bem: com esse método, uma pequena falha de lançamento ou uma simples queda de energia já pode comprometer todos os dados contidos ali.

Por essas e outras, a recomendação geral nos dias de hoje é: opte por um sistema de gestão de compras integrado a outras soluções adotadas pela empresa, a fim de otimizar processos e melhorar o fluxo de informações no negócio.

Fornecedores não qualificados

Outro erro bem comum no planejamento de compras de uma empresa é não fazer a qualificação de fornecedores, deixando de selecionar adequadamente as empresas que fornecerão insumos para a organização.

Ter uma cadeia produtiva que gere valor do início ao fim garante maior competitividade e relevância para a empresa no mercado, além de promover maior satisfação entre os consumidores. Diante disso, não existe outra saída: trate de estruturar seu processo de qualificação de fornecedores com base naquilo que sua empresa valoriza, indo além do tripé preço, prazo e qualidade.

A reputação dos seus fornecedores no mercado e sua saúde financeira, bem como a forma com que eles se relacionam com outros fornecedores: tudo isso é capaz de fazer uma enorme diferença para o sucesso do seu negócio.

Demora na aprovação

Quanto mais níveis hierárquicos existem dentro de uma empresa, maior é a burocracia para colocar os processos em andamento. E isso também se aplica ao setor de compras, que lida diretamente com o dinheiro da companhia. Nesse caso, se a autorização sempre demora demais, chegando a impactar a produtividade da empresa, está na hora de rever o processo de aprovação.

Analise se a autorização precisa mesmo passar por tantas pessoas e se existe uma forma de automatizar o processo. Aí entra o uso de um sistema de gestão de compras, por exemplo, que será ainda melhor se for no modelo de Software as a Service (SaaS), que pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, bastando estar conectado à internet.

Descontrole nas quantidades

Estoque parado é sinônimo de prejuízo, já que se trata de dinheiro sem rentabilidade. É o mesmo que guardar o lucro da sua empresa na gaveta e esperar que ele renda juros e correção monetária! Assim, saiba: comprar mercadorias além do necessário pode gerar perdas financeiras, comprometendo o capital de giro do negócio.

Nesse sentido, é preciso considerar ainda que determinados produtos têm prazo de validade ou sofrem depreciação ao longo do tempo, dificultando ainda mais a recuperação do valor investido.

É fundamental, portanto, ter controle sobre a quantidade de mercadorias adquiridas pela empresa, certificando-se de que é suficiente para atender à demanda da produção e dos clientes, sem gerar excedentes. A forma mais fácil de manter o estoque sob total controle é fazendo uso de sistemas informatizados e integrados aos setores que influenciam diretamente nas compras — como produção e vendas.

Com essa solução, toda vez que uma mercadoria é utilizada ou um produto acabado é vendido, o estoque é automaticamente atualizado, permitindo ao setor de compras um acompanhamento sistemático de tudo o que é usado pela empresa.

Falta de indicadores de performance

Para fazer o planejamento de compras da empresa, começa-se com 3 grandes definições: objetivos, metas e indicadores de desempenho. Também chamados de KPIs de compras, os indicadores servem para monitorar o alcance das metas. Entenda: cada meta cumprida é um passo a mais rumo à conquista dos objetivos estratégicos do setor, que devem contribuir direta e significativamente para a conclusão dos objetivos estratégicos da organização.

Mais adiante, veremos quais são os KPIs de compras mais importantes para que você reveja seu plano de compras e também seu planejamento de custos. Por ora, é importante que você saiba que, sem objetivos, metas e indicadores de desempenho, seu planejamento de compras corporativas nasce fadado ao fracasso.

Dá para considerar a opinião de todos os stakeholders?

Durante o planejamento de compras, é preciso pensar na máxima satisfação de todos os públicos envolvidos. Estamos falando de colaboradores, clientes, acionistas e até dos próprios fornecedores. Isso porque, mais que um processo comercial de troca de dinheiro por mercadorias, o processo de compras é uma parceria.

Enquanto a empresa busca melhores produtos por preços mais atrativos, os colaboradores querem insumos de qualidade para trabalhar, os consumidores desejam produtos de qualidade para usar, os acionistas almejam rentabilidade para seus investimentos e os fornecedores, lucratividade para seus respectivos empreendimentos.

Diante disso, não tenha dúvidas: é necessário estabelecer uma relação em que todos esses públicos saiam ganhando, de forma a equilibrar interesses para todos se sentirem satisfeitos. Mas será que isso é possível? Com o planejamento adequado, é sim. Veja a seguir algumas dicas para lidar com cada público estratégico da empresa!

Colaboradores

Os funcionários de uma organização contribuem para o processo de compras na medida em que fazem uso consciente dos recursos, evitando desperdícios. O setor de compras, por sua vez, deve ajudá-los a analisar suas reais necessidades e orientar o processo, de modo que haja um equilíbrio de interesses.

Clientes

O desejo de todo cliente é ser bem atendido e adquirir produtos ou serviços de qualidade, que atendam a suas necessidades e, dentro do possível, superem suas expectativas. Diante disso, cabe ao setor de compras escolher os melhores insumos para a fabricação de mercadorias de qualidade ou a prestação de serviços de excelência, sem prejudicar a lucratividade da empresa.

Além disso, é necessário garantir prazos adequados para a reposição de estoques, evitando assim a falta de insumos para a continuidade da operação da empresa, o que impacta nas vendas.

Acionistas

O desejo de todo acionista é ver seu investimento rentabilizar. Para tanto, a empresa deve desenvolver um planejamento de compras que atenda às necessidades de geração de lucro. É claro que outros fatores influenciam na produção de riqueza, mas saber como, onde, quanto e quando comprar já influencia bastante os resultados financeiros. É crucial ter consciência disso para garantir a satisfação do público com o planejamento de compras.

Fornecedores

Um fornecedor é uma empresa tal qual a sua. Portanto, tem os mesmos objetivos econômico-financeiros, com a geração de lucro sendo essencial para que ele se mantenha no mercado de forma sustentável. É isso, então, que você deve observar quando faz negócios e estabelece parcerias.

Compreender os custos do negócio, bem o mercado em que o fornecedor opera permite avaliar as possibilidades de negociação, não pressionando o fornecedor a praticar valores que podem afetar sua saúde financeira. Assim, sua cadeia produtiva se torna mais forte e resistente a crises.

Que KPIs vão determinar o sucesso da estratégia?

Chegamos a um ponto muito importante da nossa conversa: afinal, como monitorar o sucesso do seu plano de compras? Continue acompanhando para ver quais indicadores podem trazer respostas para melhorar sua estratégia!

Lead time

Trata-se do intervalo de tempo entre o recebimento do pedido de compra (de um setor, por exemplo) e o atendimento ao pedido (a efetiva entrega da mercadoria). Esse indicador de performance é essencial para acompanhar a eficiência do setor de compras.

Custo de suprimentos

Mede o percentual que as compras da empresa representam no total de vendas. É um indicador financeiro que serve para nortear decisões estratégicas, como aumento do preço de venda ou ações de redução de custos nos setores para não impactar a margem de lucro.

Prazo médio de pagamento

Corresponde ao intervalo médio que a empresa leva para pagar os fornecedores. Esse indicador é imprescindível para determinar estratégias de venda e comercialização, orientar o uso consciente do dinheiro disponível em caixa e evitar endividamentos.

Evolução de preço

É o acompanhamento sistemático do aumento ou da queda de preços dos fornecedores, feito mês a mês. Com esse indicador, é possível mensurar o aumento de gastos da empresa, definir estratégias de negociação com fornecedores e ainda identificar a necessidade de buscar outros parceiros para evitar a perda da lucratividade do negócio.

Saving

Temos aqui um dos indicadores de compras mais importantes: o saving. Ele faz o comparativo entre o orçamento e o comprado, mostrando claramente a margem de contribuição do setor de compras para a lucratividade do negócio.

Que tendências aguardam o setor de compras?

O planejamento de compras vem evoluindo consistentemente nos últimos anos, com diversas inovações formando o futuro do setor de aquisições das empresas. Confira a seguir o que não pode faltar no seu negócio!

Tecnologia e automação

Automação de processos, machine learning e digitalização de toda a parte documental do setor de compras: isso já faz parte da realidade de muitas organizações. Hoje, notas fiscais são tramitadas eletronicamente, assim como contratos com fornecedores. Por meio da assinatura eletrônica, é possível fechar negócios com rapidez, bem como celebrar termos aditivos ou renovar parcerias.

Nesse cenário, pedidos são feitos via sistemas internos integrados, eliminando a burocracia e os riscos de adulteração de documentos ou perda de informações importantes para a gestão da empresa. Com o machine learning, é possível prever demandas com precisão, evitando estoques parados e, consequentemente, prejuízos financeiros.

Colaboração e parceria

Outra tendência que ganha cada vez mais espaço no setor de compras é a colaboração em nuvem, auxiliada pela automação de processos e também o machine learning. Os sistemas de gestão de compras das empresas passam a se integrar aos sistemas de fornecedores, acionando pedidos de forma automática, assim que o estoque atinge um limite mínimo de mercadorias.

O mesmo acontece internamente, com todos os setores alimentando o sistema de gestão de compras em tempo real, otimizando o tempo de atendimento às demandas, assim como os pedidos de compras. Assim, a necessidade de supervisão diária por parte do time de compras é dispensada, deixando a equipe livre para pensar em estratégias de melhoria para o setor, como negociações mais proveitosas com os fornecedores.

Visão sistêmica do processo

Também vemos o crescimento do emprego do strategic sourcing — uma visão sistêmica sobre os processos de compra das empresas. Em vez de manter o foco apenas no preço, outras variáveis são consideradas no momento da compra, como o cumprimento do acordo de nível de serviço, o relacionamento com o fornecedor e a importância dos insumos para a atividade da organização.

Qualificação profissional

Foi-se o tempo em que o setor de compras empregava qualquer pessoa que tivesse facilidade para números e negociações. Hoje, a atuação estratégica dessa área faz com que as empresas busquem por profissionais qualificados. Entre as habilidades de um gestor de compras estão, além da facilidade com números e negociações, o foco na lucratividade, a liderança e o monitoramento de indicadores de desempenho.

Compliance no setor de compras

Basicamente, compliance significa estar em conformidade com as melhores práticas do mercado, o que envolve desde o cumprimento de leis estabelecidas pelos governos federal, estadual e municipal até o atendimento das necessidades estratégicas da empresa. Por isso, é cada dia mais comum vermos a implementação de estratégias de compliance no setor de compras.

A proposta é auditar questões como gestão de riscos e qualidade, impacto das compras na receita da empresa, satisfação de todos os stakeholders e uso efetivo das ferramentas digitais no setor de compras.

Acha que já foi bastante coisa para aprender sobre planejamento de compras corporativas? Então realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign e garanta que seu negócio não ficará para trás na corrida digital!