8 maneiras de otimizar o processo de compras

É fato: o processo de compras é essencial para alavancar os resultados de qualquer empresa. Exatamente por isso, ele deve ser realizado de maneira eficiente. Aí é que surge o porém, com o excesso de burocracia insistindo em assombrar o setor. Mas não é nada que atenção redobrada e atuação estratégica por parte dos gestores não possam resolver!

O post de hoje foi elaborado pensando justamente nesse desafio. A seguir, você vai aprender a otimizar alguns processos para, assim, garantir o crescimento e a lucratividade da sua empresa. Acompanhe!

1. Conheça seu consumo interno

O primeiro passo para otimizar o processo de compras no seu negócio é conhecer, de maneira detalhada, seu consumo. Afinal de contas, é preciso saber o que e quanto é necessário comprar. Em outras palavras, um bom gestor deve realizar estudos periódicos para compreender o padrão de consumo da empresa e, consequentemente, destinar suas receitas de forma adequada.

Com esse propósito, procure conhecer a rotina de cada departamento e definir a necessidade de cada produto. Essas informações são tão valiosas que podem reduzir o tempo gasto no processo de compras, ajudando a identificar o fluxo de consumo de cada material e a prever a necessidade da sua reposição no estoque.

2. Adote o e-procurement

Você já ouviu falar em e-procurement? Basicamente, trata-se do processo de compra e venda de produtos e serviços via internet, por meio do qual é possível realizar cotações e efetivar compras. É geralmente voltado para o mercado B2B.

Só com base nesse conceito, já é possível perceber como esse sistema pode ser um grande aliado da sua empresa, especialmente porque automatiza o processo de compras, tornando-o mais rápido e eficiente.

3. Invista no Digital Transaction Management

O Digital Transaction Management (DTM) é uma ferramenta de grande relevância na busca por processos de compras mais ágeis, seguros e produtivos. E pode acreditar: os benefícios dessa tecnologia são significativos. Citando apenas as principais vantagens, podemos dizer que o DTM:

• facilita as relações jurídicas entre as empresas;

• simplifica os procedimentos de edição, envio e assinatura de contratos eletrônicos;

• organiza e armazena acordos, contratos e ordens de compra;

• permite transações de qualquer lugar e a qualquer hora.

Sobre os contratos eletrônicos, é importante ressaltar que eles seguem as mesmas regras dos contratos tradicionais, mas apresentam como principal vantagem a rapidez com que são assinados e a economia de dinheiro com impressão, transporte e armazenamento. Por essas e outras, estão em perfeita sintonia com a transformação digital vivenciada com intensidade máxima nos últimos anos!

4. Lance mão de bons indicadores

Um bom gestor deve entender que o monitoramento das estratégias adotadas é essencial para o crescimento do negócio. Afinal, não basta simplesmente aplicar boas técnicas. É necessário observar de perto se os resultados estão realmente de acordo com o esperado. Aí entra a seleção de bons indicadores de desempenho para acompanhar o progresso das estratégias, observando o que tem sido positivo e negativo para o processo de compras.

Entenda que é preciso assegurar que todos os seus processos sejam monitoráveis e mensuráveis tanto em relação ao custo como no que se refere ao tempo. Essa atitude facilita a tomada de decisões e a implementação de mudanças em prol da produtividade do setor.

5. Fique atento à sazonalidade

Quando você observa os produtos e serviços que mais são consumidos na empresa, consegue prever a necessidade de reposição de mercadorias. E, para que um processo de compras seja realmente eficaz, o gestor deve se manter atento à sazonalidade de alguns itens.

Pense bem: existem épocas do ano em que determinado produto pode ser mais demandado, certo? É preciso trabalhar, portanto, para que esses itens jamais faltem no estoque, otimizando o processo de compras por meio da previsão da necessidade de reposição e de aquisição de determinados produtos.

6. Reduza seu ciclo de compra

Outra estratégia bastante eficiente na busca por melhores resultados nos negócios é a redução do ciclo de compra. Com o objetivo de obter um menor custo de aquisição para os produtos, uma maior eficiência dos processos de compra e uma melhor aplicação dos insumos adquiridos, é interessante reduzir o ciclo em que as compras são realizadas.

Obviamente, isso estreita os laços com os fornecedores e gera melhorias no processo de negociação, além de permitir a correta avaliação e a efetiva concretização de novas parcerias para a empresa.

7. Tenha a qualidade como prioridade

Em busca de redução de custos para o negócio, alguns gestores dão mais atenção ao custo dos produtos que à sua qualidade. Aí está um erro que pode prejudicar bastante a operação de qualquer negócio! Se sua empresa depende de determinado maquinário para operar, por exemplo, lembre-se de que tais peças são essenciais para o funcionamento do negócio. A qualidade deve, portanto, estar no topo da lista de prioridades.

Em resumo, o que queremos dizer é que não se deve brigar apenas por preços. O segredo está em selecionar a dedo seus fornecedores, sempre tendo como base o que eles podem oferecer nos quesitos qualidade e suporte.

8. Centralize suas compras

Se sua empresa possui mais de uma unidade, uma forma inteligente de otimizar o processo (e ainda conseguir negociar melhores preços) é centralizar as compras de todas as filiais. Além disso, ao fazer compras em grandes volumes, é possível reduzir o tempo gasto com as negociações, já que elas são feitas apenas uma vez para toda a empresa.

É preciso ressaltar, ainda, que essa prática:

• permite mais controle e monitoramento dos gastos da empresa;

• favorece a economia de insumos;

• reduz o tempo perdido com a separação e o armazenamento do estoque.

Como demonstramos ao longo deste post, o processo de compras é uma grande responsabilidade. Necessita, portanto, ser entendido como uma estratégia essencial para o sucesso da empresa. Você não quer, afinal, que erros e falhas comprometam o funcionamento e os lucros do negócio!

Atenção: a correta aplicação das dicas listadas aqui pode ser preponderante para o sucesso desse procedimento e, consequentemente, para o crescimento do empreendimento. Sendo assim, não perca tempo e comece já a colocar em prática os conhecimentos adquiridos!

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