Saiba como aumentar o ROI de tarefas burocráticas em sua empresa

Normalmente, a conta para aumentar o ROI é simples: investir menos e gerar mais valor. Entretanto, quando nos referimos a tarefas burocráticas, a estratégia para melhorar o desempenho da empresa e fazer o investimento valer a pena nem sempre fica tão clara.

Você provavelmente tem reparado, ao longo dos últimos anos, que o caminho mais acertado para elevar a performance operacional da empresa envolve a adoção de tecnologias para otimizar os processos, contribuindo assim para a produtividade da equipe. Mas quais tecnologias podem realmente ajudá-lo a aumentar o ROI do seu negócio e quais tarefas podem ser agilizadas? Continue acompanhando nosso post de hoje e descubra!

BI: a tecnologia do time to market

Time to market é aquele momento crucial que você tem que aproveitar para lançar um novo produto ou serviço, formar uma parceria ou aderir a um novo canal de vendas, por exemplo. É, assim, o momento de aproveitar uma oportunidade de mercado que pode alavancar seus resultados.

Na prática, se você identifica uma oportunidade muito em cima da hora (ou mesmo atrasado), sua concorrência passa à frente e garante não só uma maior competitividade como, quem sabe, até market share. E essa é uma situação bastante comum para quem está acostumado a fazer a gestão empresarial com base em documentos dispersos e planilhas de controle.

Por outro lado, quem lança mão do BI (Business Intelligence) tem a capacidade de analisar as tendências de mercado e os cenários econômicos com agilidade e precisão. Isso acontece porque o conjunto de softwares que formam o BI permite tal análise em tempo real. Estamos falando aqui de CRM, ERP e automação de marketing, entre outros. Com esse time campeão, as longas esperas ou a confiança apenas no olhar analítico do gestor ficam para trás. As respostas vêm quando a empresa precisa.

Vale ressaltar que o tempo economizado nas análises de dados não é o único fator a ser considerado. Com um sistema de Business Intelligence na empresa, os processos se tornam sim mais ágeis, mas também mais seguros e confiáveis. E tudo isso se reflete na economia de recursos empregados em novos investimentos, assim como no preparo da organização para enfrentar os desafios do dia a dia.

Agreement Cloud: a tecnologia da gestão documental

Toda e qualquer atividade empresarial é cercada de documentos. E a verdade é que é difícil se livrar 100% deles. Em uma simples olhada pelos setores da empresa, você provavelmente já encontrará muitos contratos de trabalho, notas de fornecedores, contratos com clientes, documentos financeiros, contábeis e ordens de serviços, entre tantas outras possíveis variáveis.

O problema é que organizar manualmente tantas informações não é nada fácil. A boa notícia é que, hoje, você pode otimizar todos os processos de criar, tramitar, assinar, armazenar, monitorar e arquivar documentos com um sistema de Agreement Cloud.

Os benefícios são visíveis logo de início: redução de documentos físicos e de infraestrutura para armazenamento, fluxos mais ágeis e confiáveis, possibilidade de assinatura eletrônica (que otimiza o tempo dispensado para validação de cada documento), redução do retrabalho com digitações, acompanhamento sistemático da movimentação de cada documento gerado (permitindo um maior controle sobre as ações decorrentes), entre outros.

ERP: a tecnologia da gestão dinâmica

O ERP (Enterprise Resource Planning) faz parte do conjunto de soluções que formam o BI. É um dos sistemas mais importantes na otimização de processos, consequentemente contribuindo para aumentar o ROI. Nesse sistema estão mapeados, sequenciados e registrados todos os processos burocráticos da empresa, desde o simples lançamento de uma nota fiscal até dados financeiros completos.

É nessa tecnologia que boa parte dos empreendimentos se pauta para dar agilidade às tarefas corriqueiras que demandam muito tempo — como cálculo da folha de pagamento, emissão de relatórios, políticas comerciais, compras e estoque, logística e assim por diante.

O uso adequado de um sistema de gestão empresarial contribui não só para a organização dos fluxos de trabalho como também para melhorar a gestão e a análise de informações estratégicas do empreendimento. Por meio dele, é possível acompanhar o desempenho de funcionários, medir a produtividade, as taxas de absenteísmo, o índice de retrabalho, as melhorias processuais e tantos outros indicadores que refletem a performance da empresa.

Tirando todas essas atividades da rotina dos funcionários e as transferindo para um sistema inteligente, você economiza um recurso cada vez mais precioso: tempo. Com mais tempo disponível, sua equipe pode se dedicar a atividades de cunho mais estratégico, colaborando verdadeiramente para o alcance dos resultados organizacionais.

Como as informações estão sempre disponíveis e atualizadas em tempo real, sua capacidade de decisão é imediata, podendo aproveitar exatamente o time to market sobre o qual falamos lá no início. Outra vantagem é que os recursos materiais envolvidos são menores, impactando positivamente na sua política de redução de custos.

Capacitação: a tecnologia da equipe eficiente

Você pode ter todos os recursos tecnológicos do mundo, mas se sua equipe não estiver pronta para usá-los, o ROI nunca aumentará. É por isso que, além de investir em tecnologias que otimizem tempo e recursos, você precisa investir em treinamento e capacitação para os profissionais que atuam na sua empresa.

Os ensinamentos devem ser tanto técnicos quanto comportamentais, já que competências como relacionamento interpessoal, comunicação, negociação e mediação de conflitos, por exemplo, são bastante requisitadas em qualquer segmento de mercado. No que se refere às habilidades técnicas, comece uniformizando os conhecimentos do time em relação ao uso das tecnologias já existentes na empresa, bem como à futura implementação de outras.

Imagine se você adquire um sistema de gerenciamento de transações digitais, mas acaba vendo seu investimento ser subutilizado pela falta de conhecimento das pessoas que o operam. Atrasos no envio de documentos, falhas no momento de alterar alguma questão contratual, esquecimento de assinaturas, entre outros problemas: tudo isso pode prejudicar mais que aumentar o ROI de suas tarefas burocráticas.

Portanto, ao adquirir uma solução, pense imediatamente na qualificação das pessoas para manuseá-la. Como fazer com que todas as ferramentas e recursos sejam conhecidos, adequadamente usados e, de preferência, valorizados pelos usuários? Providenciando esse ajuste, você elimina as barreiras existentes para que sua empresa se torne mais eficiente e rentável em todos os âmbitos, não somente no estratégico.

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