Passo a passo: saiba como fazer um contrato no meio eletrônico

Como fazer um contrato perfeito? Trata-se de uma pergunta não muito fácil de responder. Quem trabalha com contratos de prestação de serviços (financeiros, securitários, da área de saúde etc.) ou tem nos compromissos formais do setor imobiliário a matéria-prima de suas atividades (caso de contratos de aluguel e de vistoria de imóveis) sabe o quanto é difícil redigir o ajuste ideal, que traga os direitos e as obrigações recíprocas das partes sem deixar margem para possíveis judicializações.

Para dificultar ainda mais a elaboração e a efetivação do contrato ideal, cada documento desse requer o cumprimento de um conjunto considerável de exigências. Entre essas obrigações estão a coleta de uma série de assinaturas, o reconhecimento de firma, as digitalizações e inúmeros outros processos burocráticos que, em geral, resultam em atrasos, desperdícios de tempo e, consequentemente, perda de produtividade em sua empresa.

Dessa maneira, quando implementada nos moldes tradicionais, a contratação tende a ser um processo complexo e moroso que pode comprometer significativamente a eficiência e a lucratividade de um negócio. Sem contar que, com tantos trâmites administrativos e mecanismos operacionais de baixa eficiência, é comum que muitos contratos nem saiam do papel, o que gera perda de tempo e mesmo prejuízos financeiros para a companhia.

Se você também enxerga na redação, na tramitação e no fechamento dos contratos o calcanhar de Aquiles dos processos de sua empresa, vamos mostrar como fazer um contrato de excelência, contendo os elementos de proteção jurídica das partes e com muito mais agilidade em sua consolidação. Além disso, vamos explicar quais os tipos de contratos existentes, que dados são indispensáveis a esse formato de documento e por que vale a pena usar a assinatura eletrônica em sua validação.

Bem-vindo ao mundo do contrato eletrônico, já usado por multinacionais e grandes players do mercado nacional e internacional em todos os segmentos. Continue a leitura e saiba tudo sobre essa poderosa ferramenta!

Quais são os tipos de contratos existentes?

Antes de abordar quais tipos de contratos existentes, vale a pena entender o que é esse documento, especialmente em seu formato eletrônico. De modo geral, um contrato é um vínculo de natureza jurídica estabelecido entre duas ou mais partes a partir da vontade comum expressa por elas. Resguardado por aspectos legais, esse acordo firma a obrigação dos signatários em cumprir as responsabilidades expressas no documento, tendo em vista as especificações de seus termos e cláusulas.

O contrato eletrônico tem as mesmas características jurídicas que o acordo firmado nos moldes tradicionais, ou seja, que é estabelecido em papel, com a diferença de que a sua tramitação, incluindo as assinaturas, é toda efetuada em ambiente digital. Ambos os formatos podem ser utilizados para a celebração de transações de variados tipos, tendo em vista as suas especificidades assinaladas pelas partes envolvidas.

Há diferentes tipos de contratos, os quais variam de acordo com as suas finalidades e objetos de contratação. Qualquer modalidade contratual pode ser elaborada e executada virtualmente por meio de um documento eletrônico. Na sequência, listamos alguns dos principais tipos de contratos:

• contrato de prestação de serviços;

• contrato de trabalho;

• contrato de consumo;

• contrato de constituição de empresa;

• contrato de locação;

• contrato de sociedade;

• contrato de confidencialidade.

O que é indispensável em um contrato eletrônico?

Um contrato eletrônico tem como principal característica a circulação em meio digital. Dessa maneira, esse instrumento é elaborado, revisado, finalizado, assinado e arquivado em ambiente digital, não havendo a necessidade de efetuar cópias físicas e enviar materiais impressos para os interessados no acordo. A seguir, vamos mostrar quais elementos são fundamentais para a elaboração desse tipo de documento.

1. Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços está previsto no Novo Código Civil e tem caráter residual no que se refere ao que tem condições de regular. Isso significa que essa modalidade de documento apenas regula os objetos jurídicos que não forem foco de leis especiais, como são os casos dos contratos trabalhistas e de relações de consumo, sendo que esses últimos recebem o amparo da legislação de Direito do Consumidor.

Dessa forma, a empresa deve se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato, dos quais a correta identificação das partes é essencial. É preciso especificar:

• quem contrata: locatário, tomador ou contratante;

• quem é contratado: locador, prestador de serviço ou contratado.

A qualificação dos envolvidos e a respectiva documentação devem estar claramente presentes ao longo do contrato. Nome completo, endereço, RG, CPF ou CNPJ, estado civil e profissão são alguns dos elementos que não podem faltar em um bom ajuste de vontade entre as partes que estabelecem um acordo. Esses dados são importantes porque caracterizam adequada e de forma inequívoca as pessoas físicas ou jurídicas envolvidas na transação.

2. Defina detalhadamente o objeto do contrato (especificações de bens ou serviços)

Você vai prestar serviços de monitoramento de redes? Criação de softwares? Administração de imóveis? Contabilidade corporativa? Independentemente do objeto de contratação, o mais importante é que os aspectos do projeto de prestação de serviços sejam especificados com alto nível de detalhamento para evitar ambiguidades que geram mal-entendidos ou mesmo lacunas que admitem várias interpretações. Trata-se de uma medida com valor protetivo para contratado e contratante.

Imagine, por exemplo, que você trabalhe com desenvolvimento de sites para empresas e tenha se esquecido de detalhar as nuances do serviço que será executado por meio da contratação. Seu cliente poderá entender (equivocadamente ou por má intenção) que o seu projeto de criação de website inclui até mesmo a contratação de uma empresa de hospedagem, o que, na verdade, não está previsto nos serviços que a sua companhia prestará.

Se você se esquecer de restringir o escopo dos serviços oferecidos ao contratante, pode ter grandes dores de cabeça não só durante como após a execução contratual, inclusive em via judicial. Por isso é essencial que o objeto do contrato seja estabelecido com exatidão e objetividade nos termos do documento, de maneira que explicite, sem deixar dúvidas, o que está sendo acordado entre as partes.

3. Especifique todos os valores envolvidos e cláusulas de reajustes

Em caso de prestação onerosa, todos os valores, bem como a periodicidade de pagamento, devem constar de forma explícita no contrato, uma vez que esses elementos dizem respeito à contraparte financeira a ser recebida pelo serviço oferecido. Índices que nortearão reajustes feitos posteriormente — como cálculos percentuais do valor total ou taxas de inflação — e seus limites também não devem ser esquecidos.

Quando essas especificações não são feitas, o contratado pode levar prejuízos consideráveis, principalmente se os serviços forem prestados por longos períodos de tempo. Um exemplo simples: um imóvel é locado por três anos, mas não há a inserção de uma cláusula com a correção monetária anual sobre o valor do aluguel pago por mês. Logo, o locador perderá dinheiro, uma vez que o pagamento não será corrigido com base nas taxas de inflação ou outro parâmetro percentual.

Ao contrário do que muitos imaginam, o preço não é um elemento indispensável para a celebração do contrato, haja vista poder ser a prestação de serviço gratuita, a depender do objeto e das partes envolvidas na celebração do acordo. No entanto, a maioria das operações contratuais envolve pagamentos, o que torna a estipulação de valores uma ação muito importante na elaboração de contratos.

4. Descreva minuciosamente as obrigações e os direitos de cada uma das partes

Esse procedimento pode ser considerado um complemento do item 2. Aqui, não se trata apenas de descrever o objeto do contrato, mas também de especificar quais direitos e deveres cercam ambas as partes nessa relação jurídica. É importante que o documento seja descrito com a capacidade de responder facilmente às perguntas sobre o quê, quando, onde, como e por quem as obrigações serão cumpridas. O contrato precisa trazer:

• as obrigações do prestador: o dever essencial do prestador é o de realizar com excelência o serviço assumido, no local, no tempo e dentro de todas as especificações acordadas, sempre sob a fiscalização do tomador e sob pena de aplicação de sanções, caso haja algum descumprimento dos termos estabelecidos em comum concordância;

• obrigações do tomador: o dever básico do tomador é remunerar o serviço de acordo com o que foi definido no contrato, tendo em vista a frequência e a forma previstas no documento, além de facilitar a execução da prestação de serviços pelo contratado.

Muitos contratos são discutidos na justiça em razão da negligência de seus mentores em não inserir questões como essas no nível de especificação necessário para evitar incompreensões. É por isso que a descrição minuciosa das obrigações e dos direitos de cada uma das partes é tão importante para que toda a transação comercial atenda aos interesses dos envolvidos, de modo a ser bem-sucedida.

5. Insira os serviços adicionais não remunerados

Há algum serviço que será prestado como uma espécie de bônus pela celebração do contrato? Se sim, isso não pode ser acordado apenas verbalmente, mas deve estar explícito no texto. A não inserção desse tipo de informação pode inviabilizar a prestação de tal serviço ou gerar cobrança sobre ele, uma vez que somente os itens constantes no contrato consistem em obrigações e direitos de contratante e contratado.

6. Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho (como o Acordo de Nível de Serviço — SLA)

Prever indicadores de desempenho para evidenciar o bom cumprimento do contrato é excelente para ambas as partes, pois, com índices especializados, fica mais fácil medir a eficiência do instrumento e, se necessário, até fazer ajustes em comum acordo. Para quem trabalha com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) é perfeito para cumprir essa função.

Ainda que geralmente o SLA seja redigido como um documento à parte, nada impede de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem disponibilidade e velocidade do processamento das transações. Com isso, tudo será mensurado por índices e todos eles devem ser descritos em contrato.

7. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento ou alteração

As partes precisam definir o tempo de duração do contrato celebrado, já que isso define a data limite para a sua conclusão. Também é possível inserir períodos de cumprimento das etapas do acordo, se for o caso., o que ajuda a acompanhar a sua execução. É bom lembrar que, de acordo com o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato de prestação de serviços, seja qual for o seu objeto, não poderá ultrapassar 4 anos.

O estabelecimento das cláusulas de cancelamento e alteração é importante porque resguarda as partes, evitando prejuízos financeiros em casos de arrependimento ou desistência de uma delas. É muito importante que, além da especificação dos motivos pelos quais um contrato pode ser alterado ou cancelado por contratante e contratado, sejam indicados os prazos para efetuar essas modificações.

8. Não se esqueça da previsão de sanções em caso de descumprimento

Outra ação preventiva desse instrumento é a previsão objetiva de sanções relativas ao descumprimento de cláusulas, prazos e demais obrigações estipuladas no documento. Pagamentos de multas e extinção unilateral do contrato são algumas das penalidades que podem ser inseridas em caso de contratante ou contratado não cumprir as obrigações que assumiu ao assinar o acordo.

Como formalizar contratos com a assinatura eletrônica?

Após a devida inserção dos elementos de proteção jurídica no documento e a escolha pelo tipo de contrato compatível com a celebração, chega a hora de as partes formalizarem o documento. Trata-se de uma etapa crucial do processo de contratação, uma vez que é nela que o instrumento passará a ter valor legal, de modo que todo o conteúdo contratual entrará em vigor. A formalização do contrato é feita com a emissão das assinaturas do contratante e do contratado.

Mas como fazer isso em um contrato eletrônico? Não há segredo, o processo é simples, rápido e muito mais seguro que o documento executado no formato tradicional. Na modalidade virtual, com uma plataforma de assinatura eletrônica na nuvem, você gera o documento (upload), adiciona quem precisa assinar, insere as marcações (para indicar onde serão realizadas as assinaturas) e pronto!

Basta que os usuários acessem o contrato e o assinem de acordo com as indicações. É o auxílio da tecnologia para fechar contratos com maior rapidez. Muitas empresas brasileiras e multinacionais já adotaram esse recurso tecnológico. A realidade não poderia ser diferente, já que a assinatura eletrônica acompanha a tendência mundial de informatização de processos corporativos. Um negócio que busca ser lucrativo e quer se manter competitivo diante dos concorrentes precisa se adequar ao universo digital.

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, as assinaturas eletrônicas realizadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos dispõem de nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto). Trata-se de uma ferramenta que confere eficiência ao processo de contratação ao mesmo tempo que o torna bem mais seguro que a firma em papel, evitando fraudes, incluindo falsidade ideológica.

A validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pelos artigos 104 e 107 do Código Civil brasileiro, os quais dispõem sobre o princípio da liberdade de forma. De acordo com tal princípio, uma vez garantidas a integridade e a autenticidade do documento, que dizem respeito a, respectivamente, ausência de adulterações e comprovação de autoria, o texto será válido. Essas são propriedades típicas da assinatura eletrônica.

Por que sair da era do papel para entrar no mundo dos contratos eletrônicos?

O contrato eletrônico segue a mesma lógica de um contrato tradicional, tendo objetivos, funções e valor legal idênticos. A principal diferença está na velocidade de coleta de assinaturas, as quais são emitidas com muito mais rapidez quando o documento é elaborado e tramita em meio virtual.

Se com a assinatura tradicional cada contrato demorava 10 dias para estar pronto e, então, produzir seus efeitos, no contrato eletrônico apenas algumas horas bastam para que todas as assinaturas estejam registradas, com todas as suas vias distribuídas às partes e com o conteúdo juridicamente válido para documentar a prestação de seus serviços.

Em uma era de transformação digital, em que a maior parte das transações comerciais é feita pela Internet e em que os dados são o verdadeiro petróleo do século 21, não faz mais sentido continuar usando documentos de papel, atitude essa que, na verdade, se constitui como um retrocesso. Além disso, a utilização do formato tradicional de contrato está se tornando obsoleta, de modo a resultar em situações negativas, como:

• extravios;

• fraudes;

• perda de tempo de ambas as partes com coleta de assinaturas;

• dificuldade de organização dos arquivos;

• aumento de custos administrativos (com papel, tintas para impressoras, digitalizações sucessivas etc.);

• ausência de dados digitalizados que poderiam gerar inteligência comercial para sua empresa;

• gastos com a logística de envio de documentos físicos para os signatários.

Os contratos eletrônicos são muito utilizados também para acelerar as vendas, dando mais rapidez à consolidação de propostas comerciais, aberturas de contas em banco etc. Seu formato digital contribui para o fortalecimento do banco de dados da empresa e para a integração de informações dos clientes a outros sistemas operacionais informatizados, tendo, portanto, valor estratégico para a companhia.

Por que apostar na estruturação de um contrato por meio da assinatura eletrônica?

Como mostramos no tópico anterior, o uso de contratos em papel com assinaturas feitas à mão torna o processo de contratação lento, caro e suscetível a perdas, além de ter baixa eficiência operacional. Nesse contexto, vale a pena investir na utilização de contratos que tramitam eletronicamente e, consequentemente, usam as assinaturas eletrônicas em sua formalização. Na sequência, destacamos os principais motivos para apostar nesse tipo de firma.

Redução de custos

A adoção da assinatura eletrônica para o fechamento de contratos diminui consideravelmente os gastos da empresa com o processo de tramitação contratual.

Isso ocorre porque, além da eliminação de custos com papel, tinta, manutenção de impressoras, pastas e armários, há a supressão de investimentos em logística relativos ao envio do instrumento à outra parte envolvida na negociação, como serviços de postagem e de entrega de documentos.

Fortalecimento da segurança

Como já explicamos ao longo do post, uma das principais características da assinatura eletrônica é o seu alto nível de segurança, cuja base estrutural é a criptografia.

Com esse recurso, os documentos assinados mantêm a sua integridade, tornando-se invioláveis, uma vez que apenas o usuário da firma é capaz de atribuí-la ao contrato. Essas propriedades impossibilitam a alteração do instrumento e a consequente realização de fraudes.

Maior praticidade

Ao efetuar a assinatura eletrônica em um documento digital, contratante e contratado não precisam se reunir presencialmente para fechar o negócio, de modo a finalizar os trâmites legais a partir de qualquer lugar. Isso torna o processo de contratação muito mais dinâmico e prático, principalmente para o cliente da empresa, que não precisa se deslocar até a sede da companhia.

Elevação da agilidade

A tramitação de um contrato eletrônico é muito mais rápida do que a de um contrato tradicional, feito em papel. Essa agilidade resulta da automação dos processos que caracteriza a contratação em meio digital. Como os documentos são elaborados, revisados e alterados eletronicamente, contratante e contratado ganham tempo, fechando a transação com maior rapidez.

Além disso, se o instrumento tiver especificidades, demandando elaboração mais pormenorizada pelas partes, é possível contar com ferramentas computacionais que permitem a construção conjunta do documento, que é compartilhado em tempo real apenas com os usuários autorizados.

Aumento da produtividade

Com maior segurança, praticidade e agilidade a partir da utilização da assinatura eletrônica, o processo de contratação torna-se otimizado, demandando menos tempo dos funcionários para que seja concluído. A automação de processos, que é necessária para a efetivação de contratos eletrônicos, faz com que os colaboradores não precisem executar uma série de operações manuais, obrigatórias quando esses documentos são elaborados no formato tradicional.

Nesse cenário, os colaboradores têm a possibilidade de organizar melhor o tempo destinado à execução de suas atividades, de forma a se ocuparem ainda de outras demandas da empresa, algumas de maior nível de complexidade. Assim, aumentando a sua produtividade, os funcionários responsáveis pela tramitação de contratos contribuem para que a companhia tenha uma cadeia produtiva mais eficiente e ágil.

Geração de sustentabilidade

Por descartar a necessidade de uso de papel, tintas de impressora e pastas — em geral de plástico — necessárias para o arquivamento, a assinatura eletrônica contribui para a sustentabilidade ambiental e econômica da companhia.

Para ter uma ideia do quanto isso tende a ser significativo para o equilíbrio ambiental, basta estimar o montante de impressões que será economizado por ano com a adoção dessa ferramenta tecnológica no fechamento de contratos eletrônicos.

Melhoria da imagem

Até a marca da empresa é fortalecida com a adoção de contratos eletrônicos em sua rotina operacional. Com a otimização dos procedimentos para a formalização do documento, a minimização ou mesmo extinção de erros e o aumento de sua eficiência no período de execução contratual, há efeitos positivos para os clientes, o que contribui para melhorar a imagem da companhia no mercado.

Viu como fazer um contrato eletrônico é fácil? Esse documento reduz a morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que diz respeito à elaboração de contratos. Além disso, com a adoção da assinatura eletrônica, a companhia diminui seus custos operacionais durante o processo de contratação ao mesmo tempo que aumenta a produtividade dos colaboradores.

Para garantir que um contrato esteja em conformidade às exigências legais e contenha todos os dados necessários para o cumprimento efetivo de todas as cláusulas do acordo, vale a pena contar com o suporte de uma equipe jurídica. A atuação de profissionais especializados evita que o documento seja elaborado de forma incompleta ou seja redigido com erros que inviabilizam a sua execução, podendo causar perdas de tempo e dinheiro entre as partes envolvidas.

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