Como fechar um contrato de locação mais rápido

O aluguel é um dos principais produtos das imobiliárias, por isso, o ideal é investir em recursos para ampliar os negócios fechados e otimizar as rotinas. A assinatura eletrônica e o CLM são duas tecnologias que você pode adotar para descomplicar o processo de formalização do contrato e ainda facilitar a gestão de documentos.

São várias as etapas que antecedem os aluguéis. Por isso, geralmente é um processo burocrático e cansativo, que toma tempo e recursos de ambas as partes. Mas com a adoção de procedimentos digitais e estratégias de gestão, o tempo despendido com burocracias pode ser usado em novas negociações.

Existem várias soluções para agilizar esses trâmites, e neste post apresentamos algumas sugestões para a sua imobiliária ser mais eficiente. Continue lendo e veja como otimizar o trabalho da equipe, ter clientes satisfeitos e mais oportunidades de novos contratos, com um ganho de escala considerável!

Modelos de contrato de locação

A criação de um modelo é uma estratégia que agiliza o contrato de locação residencial e também o contrato de locação comercial. Isso porque o documento fica pré-elaborado e disponível em uma plataforma de gestão.

O objetivo é manter à disposição do time um texto redigido previamente, para que não seja necessário fazer a digitação do contrato completo todas as vezes que uma negociação estiver acontecendo.

Na plataforma de gestão, você pode deixar esses textos disponíveis para pequenas alterações de acordo com as características de cada locação. Assim, serão acrescentados apenas os dados do locador e do locatário, os valores, o prazo de vigência e outros detalhes.

Na hora de criar um modelo de contrato de locação de imóvel, o texto deve conter informações comuns para todas as negociações, como a obrigação do locador e a do locatário, detalhes sobre a rescisão contratual, tópicos da Lei de Locação, como acontece a renovação, entre outras cláusulas que não precisam sofrer alterações.

A plataforma de gestão de contratos da Docusign permite criar diferentes modelos para utilizar nas mais variadas situações. Sua equipe ainda pode fazer o compartilhamento do contrato com os interessados para realizar alterações, se necessário. Tudo é feito de forma digital para ter mais praticidade e rapidez ao longo do processo.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a maneira mais eficaz de proporcionar agilidade na formalização de contratos, sem burocracia. A assinatura tradicional em papel exige um tempo maior, pois requer vias e a coleta presencial de cada assinatura com reconhecimento de firma. Sem falar dos custos com impressão e cartório.

Logo, tudo se torna mais simples e intuitivo com o uso de contratos assinados eletronicamente. Nesse caso, todos os documentos são criados e armazenados em meio digital, o que já representa um ganho considerável.

As assinaturas são feitas e reconhecidas em segundos, independentemente de onde estejam os interessados. Isso garante rapidez e comodidade para todos, com a vantagem de manter a validade jurídica. Dessa forma, provê mecanismos que garantem segurança e confiabilidade a qualquer contrato de locação.

Além disso, o processo não só é realizado com total transparência como reforça o compromisso social da empresa. Afinal, atua como fator de sustentabilidade ao promover economia de insumos.

Automatização de processos

Quando a imobiliária mantém o contrato de locação em papel, a gestão se torna muito mais difícil de ser realizada. Isso porque é preciso que haja intervenção humana constante para acompanhar de perto cada um desses documentos.

Mas você pode utilizar tecnologias para fazer a gestão digitalizada dos contratos, e ainda adotar ferramentas para automatizar os processos. Assim, eles vão acontecer independentemente da ação de um colaborador.

A criação de um modelo em uma plataforma de gestão de documentos é uma forma de automatizar processos. Além de você ter um texto já redigido, ainda pode programar o sistema para que ele faça o envio do contrato para os envolvidos de acordo com cada etapa do fluxo de negociação.

Por exemplo, uma vez que a equipe já inseriu os dados e fez a revisão dos termos e das cláusulas, o sistema pode fazer o envio de forma automática para o locatário revisar. Quando ele fizer isso, o próprio sistema pode avisar que a revisão já aconteceu, ou então que existem comentários e apontamentos que precisam ser solucionados.

Além disso, com o CLM você consegue realizar a gestão de todo o ciclo de vida do contrato. O sistema informa quando um contrato já está chegando ao final, para  que seja definido aquilo que vai acontecer, seja uma renovação, um cancelamento ou qualquer outro.

Tudo isso é fundamental para que a sua equipe não tenha que realizar tarefas operacionais. Contar com um sistema automatizado evita a ocorrência de erros e promove muito mais agilidade e produtividade. Não é necessário focar em detalhes, uma vez que a tecnologia se encarrega de diversas etapas do fluxo.

Gestão eficiência de contratos

Como dito, a administração de contratos em papel é uma tarefa que envolve diversos complicadores. Mais do que a necessidade de espaço para armazenamento dos arquivos, é preciso levar em conta os riscos inerentes ao meio físico, como alagamento, incêndio e desgaste natural do material.

Ainda é preciso dedicar atenção aos recursos necessários para a manutenção de um arquivo, com pessoal especializado em organizar e indexar os documentos. Nesse modelo, a localização e a identificação de determinado contrato são tarefas que exigem grande esforço.

O que dizer, então, de uma empresa com milhares de contratos? A complexidade aumenta exponencialmente, elevando também o desperdício de recursos e tempo. Mas mesmo para elas é possível descomplicar com a digitalização dos contratos.

A criação de um contrato de locação de imóvel em meio digital facilita todo o fluxo de negociação e o processo de gestão porque

• um documento digital é mais fácil de ser corrigido ou adequado;

• o compartilhamento é simples e rápido;

• é possível enviar o mesmo documento para várias pessoas ao mesmo tempo;

• não há custo com impressões nem cartórios;

• não é necessário se preocupar com o arquivamento físico e preservação do material;

• é possível arquivar milhares de contratos sem depender de espaço físico.

Não podemos esquecer que também tem como assinar contrato de locação de forma digital utilizando a assinatura eletrônica. Depois, basta utilizar o CLM para arquivar e monitorar esses contratos, contando ainda com a automatização para receber notificações quando houver algum detalhe que precisa de atenção.

O uso de tecnologias é a estratégia mais acertada para ganhar agilidade na hora de fechar um contrato de locação. Além disso, existem ferramentas para gerenciar esses contratos de uma forma muito mais produtiva. Tudo isso melhora a reputação da imobiliária, que passa uma imagem de modernidade e alinhamento com as demandas atuais, além da preocupação com a praticidade e a comodidade dos seus consumidores.

Você sabia que a Docusign oferece todas as soluções que citamos neste artigo? Entre em contato com a nossa equipe e conheça as ferramentas para implementar na sua imobiliária.