Como elaborar um contrato eletrônico com segurança?

Independentemente do tamanho ou da área de atuação da empresa, a verdade é uma só: ela sempre precisará gerir uma grande quantidades de contratos. Estamos falando de contratos de aluguel, luz e internet, acordos firmados com fornecedores e clientes, contratos de venda além dos próprios contratos de funcionários e terceirizados.

Há até bem pouco tempo, a única saída era lidar com arquivos físicos e assinaturas reconhecidas em cartório, o que representava muito papel, burocracia e custos nem altos. Mas aí veio a transformação digital para melhorar drasticamente a forma como elaboramos, assinamos e damos segurança jurídica a documentos importantes. Você por acaso já ouviu falar sobre o contrato eletrônico? Acompanhe nosso post para saber mais sobre o assunto!

O que é um contrato eletrônico?

Em linhas gerais, podemos dizer que um contrato é a formalização de um acordo entre 2 ou mais partes. Os envolvidos devem conhecer seus termos e, claro, concordar com eles. Um contrato eletrônico segue o mesmo princípio, mas com uma peculiaridade: é feito com a mediação de um meio eletrônico. Para que ganhe validade jurídica, no entanto, o arquivo deve passar por um processo especial — assinatura eletrônica ou assinatura digital.

Na prática, a versatilidade do contrato eletrônico é similar à da sua contraparte analógica. Ele pode ser usado em acordos de contratação de serviços, na compra de produtos, em e-mails, certificações, balanços financeiros, prontuários médicos, apólices de serviços e muito mais!

Como fica a validade jurídica?

Com uma legislação completa sobre o uso de arquivos eletrônicos, entendendo que esse recurso está cada vez mais presente nos costumes da sociedade brasileira, a justiça pede o atendimento a determinados requisitos.

O primeiro é bastante simples: assim como o contrato tradicional, o contrato eletrônico deve estar sempre de acordo com a lei. Ele não pode, assim, celebrar acordos proibidos pela legislação — como o de venda de entorpecentes, para usarmos um exemplo extremo.

O contrato eletrônico também precisa ser reconhecido pelas partes envolvidas, oficializando o acordo com contratante e contratado plenamente cientes do que isso significa. E, por fim, é preciso garantir a integridade do documento com meios específicos, a fim de provar que o arquivo não foi adulterado ou fraudado. Em geral, isso pode ser feito de 2 formas: por meio da assinatura eletrônica ou da assinatura digital.

Assinatura eletrônica x assinatura digital

A assinatura eletrônica serve para assegurar a origem e a integridade de um arquivo digital. E isso pode ser feito por meio de vários recursos, como criptografia, login autorizado e até mesmo autorização biométrica — com o uso de impressões digitais, por exemplo. Com esse mecanismo, é possível assegurar a origem de um documento e analisar cada uma de suas versões a fim de localizar alterações, sejam elas indevidas ou não.

A assinatura eletrônica garante, portanto, a identidade dos autores, além de fornecer os meios necessários para prevenir fraudes. Ela pode, assim, ser aceita normalmente para fins de necessidades jurídicas, já que cumpre os requisitos da legislação.

A assinatura digital é um desdobramento da eletrônica, um caso específico. A diferença aqui está na demanda por um certificado digital emitido por uma certificadora autorizada, recurso de segurança que é exigido em pouquíssimas transações — como na emissão de notas fiscais eletrônicas.

Quais as vantagens de usar o contrato eletrônico?

Os contratos eletrônicos não só já fazem parte do dia a dia de milhares de empresas ao redor do mundo como a tendência é que seu uso continue se popularizando. Isso porque representam um avanço da transformação digital rumo à diminuição de burocracias e à agilidade na elaboração e na autenticação de arquivos.

Entre as principais vantagens da adoção do contrato eletrônico podemos citar as seguintes:

Segurança

Tanto a assinatura eletrônica quanto a digital possuem recursos confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não oferecendo brechas legais para sua contestação. Além disso, os próprios recursos usados nesses procedimentos (como a exigência de senhas ou a comprovação biométrica) evitam que os arquivos sejam acessados ou alterados por terceiros, ajudando a manter a privacidade de documentos sensíveis.

Mobilidade

Armazenar e compartilhar um contrato eletrônico é muito mais simples que lidar com várias laudas de papel. Leves para qualquer computador, celular ou tablet, os arquivos podem ser facilmente enviados por diferentes meios, como correio eletrônico ou através de servidores baseados na nuvem. Aliás, a cloud computing permite o acesso das partes a qualquer documento, seja em PDF, XLS ou DOC, por exemplo. Tudo via internet.

Custo

Será que sua empresa já parou para contabilizar quanto gasta comprando papel e tinta para impressões ou fazendo a manutenção das impressoras? Isso sem falar no deslocamento necessário para o envio de documentos físicos, com o pagamento de despachantes ou motoboys.

Pois com contratos eletrônicos, esses custos simplesmente desaparecem! Isso sem contar que deixa de ser preciso ter um grande arquivo físico dentro do escritório, o que significa economia de espaço e até mesmo de despesas regulares para a correta preservação dos documentos em papel.

Como usar o contrato eletrônico?

Um contrato eletrônico pode ser usado em praticamente qualquer situação em que um contrato tradicional seria usado, desde notificações a compradores, passando por envio de propostas comerciais até chegar à contratação de apólices de seguro. Para isso, é necessário contar com uma plataforma capaz de assinar eletrônica ou digitalmente os documentos. É isso mesmo: é preciso apostar em uma solução de TI.

O interessante é que essas soluções não apenas cumprem os requisitos técnicos exigidos para a autenticação de arquivos eletrônicos como também são importantes ferramentas para a gestão de documentos! O recurso é capaz de armazenar com segurança todos os contratos assinados, organizando-os de acordo com definições prévias — como data da assinatura, partes envolvidas ou natureza do documento.

Nesse cenário, se um colaborador precisa consultar o contrato de venda de um determinado produto assinado em junho de 2016, por exemplo, basta que selecione essas informações nos respectivos campos de pesquisas para localizar o arquivo em questão de segundos! Bem mais fácil que revirar gavetas, não concorda?