Como fazer a gestão de contratos comerciais: guia completo

A digitalização de contratos comerciais pode reduzir custos operacionais em até 83% e acelerar significativamente esses processos. 

Uma pesquisa da Deloitte revelou que a má gestão de contratos custa US$ 2 trilhões às empresas globalmente. No Brasil, por sua vez, 18% do tempo das empresas é consumido pela má gestão contratual.

No cenário atual, onde o universo digital acelera processos e a eficiência operacional determina a competitividade, dominar as técnicas de gestão contratual tornou-se fundamental para qualquer organização que busca se destacar no mercado.

O que são contratos comerciais?

Contratos comerciais são acordos formais estabelecidos entre empresas e pessoas jurídicas ou entre empresa e pessoa física, com o objetivo de regular direitos, obrigações e responsabilidades em transações comerciais. 

Esses documentos jurídicos estabelecem as bases legais para relacionamentos comerciais, definindo termos, condições, prazos e penalidades aplicáveis de forma clara e objetiva.

A título de exemplo, órgãos federais do Brasil, mantinham, em 2019, aproximadamente 8 mil contratos envolvendo R$ 8,5 bilhões, o que demonstra a magnitude e a importância desses instrumentos na economia nacional. 

Os contratos comerciais se diferenciam de outros tipos de acordos principalmente por sua natureza empresarial e pelos riscos financeiros envolvidos. Por isso, exigem:

• análise jurídica especializada;

• monitoramento contínuo de performance;

• gestão ativa de prazos e obrigações contratuais.

Além disso, devem estar rigorosamente alinhados com regulamentações específicas do setor e legislação comercial vigente. A complexidade crescente dos negócios modernos torna essencial que esses acordos sejam elaborados com precisão técnica. 

Por que a gestão de contratos comerciais é importante?

A gestão eficiente de contratos comerciais é uma disciplina estratégica que impacta diretamente os resultados financeiros, operacionais e de compliance das organizações. 

Empresas que negligenciam essa área enfrentam consequências severas em diversos setores do negócio.

Muitas empresas ainda utilizam Excel e e-mail para controlar contratos, uma abordagem que gera ineficiências significativas e aumenta consideravelmente os riscos operacionais. 

Esse método rudimentar resulta em perda de prazos críticos, renovações automáticas indesejadas e dificuldades para extrair insights estratégicos dos acordos firmados.

Por outro lado, empresas com gestão de contratos estruturada conseguem reduzir substancialmente custos operacionais, acelerar ciclos de vendas e melhorar relacionamentos com fornecedores e clientes.

Principais tipos de contratos comerciais

A diversidade de contratos comerciais reflete a complexidade das relações empresariais modernas. 

Cada tipo tem características específicas, regulamentação particular e exigências distintas de gestão. 

Contratos de compra e venda

Os contratos de compra e venda representam a modalidade mais comum nas transações comerciais.

Esses acordos estabelecem a transferência de propriedade de bens ou produtos mediante pagamento previamente acordado, incluindo especificações técnicas detalhadas, condições de entrega, garantias oferecidas e responsabilidades pós-venda.

A gestão desses instrumentos deve contemplar cláusulas de força maior, penalidades por atraso e mecanismos eficazes de resolução de conflitos para proteger adequadamente ambas as partes envolvidas.

Contratos de prestação de serviços

Contratos de prestação de serviços regulam a execução de atividades específicas por profissionais ou empresas especializadas. 

Diferentemente dos contratos de venda, esses focam em resultados ou processos ao invés de produtos tangíveis, requerendo definições claras de escopo, métricas de performance e critérios objetivos de aceitação.

A gestão eficaz desses acordos demanda monitoramento contínuo da qualidade dos serviços prestados, bem como cumprimento rigoroso de SLAs (Service Level Agreements) e avaliação regular de indicadores de desempenho. 

Contratos de franquia

Os contratos de franquia estabelecem relacionamentos comerciais complexos entre franqueador e franqueado, envolvendo:

• transferência de know-how;

• uso de marca;

• fornecimento de produtos;

• prestação de serviços de suporte. 

Esses acordos demandam controle rigoroso de royalties, taxas de publicidade, padrões operacionais e cumprimento de diretrizes corporativas. 

A gestão deve incluir monitoramento de performance das unidades, suporte técnico contínuo e acompanhamento detalhado de indicadores financeiros específicos do setor.

Contratos de representação comercial

Contratos de representação comercial regulam atividades de intermediação comercial realizadas por representantes autônomos ou empresas especializadas. 

Estabelecem territórios de atuação, comissões, metas de vendas e responsabilidades específicas de cada parte no processo comercial.

A gestão desses instrumentos foca no acompanhamento de resultados comerciais, cumprimento de metas estabelecidas e relacionamento estratégico com canais de distribuição.

As 9 etapas da gestão de contratos comerciais

A gestão do ciclo de vida de contratos envolve processos estruturados que garantem eficiência, compliance e otimização de resultados. Cada etapa tem objetivos específicos, responsabilidades bem definidas e métricas de controle que contribuem para o sucesso geral do programa contratual.

1. Planejamento e solicitação

Nesta etapa, as equipes definem necessidades específicas, orçamentos disponíveis, cronogramas desejados e critérios de seleção de fornecedores. O planejamento adequado reduz significativamente retrabalhos posteriores e acelera todo o ciclo contratual.

2. Elaboração e redação

A elaboração contratual exige conhecimento técnico especializado e atenção meticulosa a detalhes jurídicos específicos. Aqui, equipes jurídicas e comerciais colaboram para criar documentos que protejam os interesses da empresa, ao mesmo tempo que facilitam relacionamentos comerciais produtivos e duradouros.

Templates padronizados aceleram consideravelmente esta etapa, garantindo consistência e reduzindo riscos legais. 

3. Revisão jurídica

Advogados especializados analisam cláusulas, identificam riscos potenciais e sugerem melhorias que fortalecem significativamente a posição contratual da empresa.

Ferramentas de inteligência artificial podem acelerar esta etapa, identificando automaticamente cláusulas de risco e sugerindo alternativas baseadas em melhores práticas. Contudo, a supervisão humana permanece essencial para análises contextuais e estratégicas mais complexas.

4. Negociação

Equipes experientes conseguem equilibrar interesses das partes, criando acordos mutuamente benéficos que sustentam relacionamentos comerciais de longo prazo.

Plataformas digitais facilitam negociações colaborativas, permitindo que múltiplas partes trabalhem simultaneamente no mesmo documento. Essa abordagem reduz significativamente os ciclos de revisão e acelera o processo de chegada ao acordo final.

5. Aprovação interna

Fluxos de trabalho estruturados direcionam acordos aos decisores baseados em valor, tipo de acordo e nível de risco identificado.

A automação de aprovações reduz os tempos de processamento, eliminando gargalos burocráticos que tradicionalmente atrasam fechamentos comerciais. Sistemas inteligentes podem distribuir tarefas automaticamente baseados em regras pré-definidas pela organização.

6. Assinatura

A assinatura eletrônica oferece vantagens significativas em termos de velocidade, segurança e rastreabilidade comparada aos métodos tradicionais em papel.

Dados mostram que 82% dos contratos são concluídos em menos de 24 horas, enquanto 49% são finalizados em menos de 15 minutos. Essa agilidade proporciona vantagem competitiva significativa em mercados dinâmicos e altamente competitivos.

7. Armazenamento e organização

Repositórios centralizados facilitam buscas, permitem controle de versões e mantêm histórico completo de alterações realizadas ao longo do tempo.

Ainda de acordo com a pesquisa da Deloitte, 49% dos entrevistados acreditam que gastam muito tempo procurando contratos concluídos, o que representa uma oportunidade significativa de melhoria para a maioria das organizações. Os sistemas adequados devem oferecer funcionalidades de busca avançada e categorização inteligente.

8. Execução e monitoramento

Dashboards executivos fornecem visibilidade em tempo real sobre status dos acordos, prazos críticos e indicadores de desempenho.

Alertas automatizados previnem perda de prazos importantes, renovações indesejadas e descumprimento de obrigações contratuais. Essa proatividade reduz riscos legais e melhora relacionamentos comerciais através do cumprimento consistente de compromissos assumidos.

9. Renovação ou encerramento

A fase final do ciclo contratual exige análise cuidadosa de performance, avaliação de necessidades futuras e tomada de decisões estratégicas sobre continuidade ou encerramento de relacionamentos comerciais. Dados históricos de performance informam essas decisões críticas para o negócio.

Processos estruturados de renovação garantem renegociação de termos favoráveis, atualização de condições comerciais e manutenção de relacionamentos estratégicos. Por outro lado, encerramentos adequados protegem a empresa de responsabilidades residuais e garantem transições suaves.

Como digitalizar a gestão de contratos comerciais

A digitalização da gestão contratual representa uma transformação fundamental que impacta todos os aspectos do ciclo de vida dos acordos. Empresas que adotam soluções digitais conseguem reduzir o tempo de processamento em até 83%.

Atualmente, 71% das empresas brasileiras planejam digitalizar instrumentos contratuais. A digitalização vai além da simples conversão de documentos físicos para formato eletrônico, englobando:

• automação de processos;

• integração de sistemas;

• análise inteligente de dados.

O processo de digitalização deve ser planejado estrategicamente, considerando necessidades específicas da organização, recursos disponíveis e objetivos de negócio. Implementações bem-sucedidas seguem metodologias estruturadas que minimizam riscos e maximizam o retorno sobre investimento.

Vantagens da gestão inteligente de acordos

A plataforma IAM revoluciona a maneira como sua organização lida com contratos, indo muito além da mera assinatura eletrônica. Ela oferece um conjunto de benefícios que impactam diretamente a eficiência operacional e a segurança jurídica.

• Agilidade e otimização: com a automação de ponta a ponta, o tempo de fechamento de acordos é reduzido de semanas para horas ou minutos;

• Segurança reforçada e conformidade: além da certificação digital, trilhas de auditoria completas e criptografia avançada, o IAM oferece mecanismos de verificação de identidade e um repositório inteligente e seguro (Docusign Navigator);

• Redução de custos e erros: a padronização e a automação na criação e gestão dos acordos minimizam erros humanos, reduzindo riscos financeiros e operacionais.

Automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho elimina gargalos burocráticos e reduz a intervenção manual em processos repetitivos. Sistemas inteligentes podem distribuir automaticamente instrumentos para os decisores certos, enviar lembretes de prazos e executar ações baseadas em regras pré-definidas.

Essa automação não apenas acelera processos, mas também reduz erros humanos e garante consistência na aplicação de políticas corporativas.

Integração com sistemas empresariais

A integração com CRM, ERP e outras plataformas empresariais cria ecossistemas conectados que eliminam duplicação de dados e facilitam fluxos de informação. Essa conectividade permite sincronização automática de informações contratuais com sistemas financeiros, comerciais e operacionais.

Integrações nativas reduzem a necessidade de entrada manual de dados, minimizam erros de transcrição e garantem consistência informacional. Além disso, facilitam a geração de relatórios consolidados e análises cross-funcionais.

Principais desafios na gestão de contratos comerciais

A gestão contratual enfrenta desafios complexos que impactam eficiência operacional, conformidade regulatória e performance financeira das organizações. Identificar e endereçar esses obstáculos é essencial para implementar soluções eficazes e sustentáveis.

Falta de centralização

Quando os instrumentos estão dispersos em diferentes departamentos, sistemas ou localizações físicas, torna-se praticamente impossível manter visibilidade adequada sobre obrigações, prazos e performance contratual.

Essa fragmentação resulta em duplicação de esforços, inconsistência na aplicação de políticas e dificuldade para extrair insights estratégicos. Empresas sem repositórios centralizados frequentemente descobrem acordos esquecidos apenas quando problemas já se manifestaram de forma crítica.

Processos manuais

A dependência de processos manuais cria ineficiências significativas e aumenta consideravelmente a probabilidade de erros. Tarefas como distribuição de instrumentos para aprovação, monitoramento de prazos e geração de relatórios consomem tempo excessivo quando realizadas manualmente.

Além da ineficiência, processos manuais são propensos a falhas humanas que podem resultar em consequências legais e financeiras graves. A automação dessas atividades libera recursos humanos para tarefas de maior valor agregado.

Dificuldade de monitoramento

O monitoramento inadequado resulta em perda de oportunidades, descumprimento de obrigações e exposição desnecessária a riscos. Sem ferramentas apropriadas, torna-se difícil acompanhar performance de fornecedores, cumprimento de SLAs e aproximação de datas críticas.

Essa limitação impede gestão proativa e força organizações a reagir a problemas ao invés de preveni-los. Sistemas de monitoramento automatizado mudam essa dinâmica, permitindo antecipação de questões e otimização contínua de resultados.

Riscos de compliance

O ambiente regulatório complexo e em constante evolução cria desafios significativos de conformidade. Os acordos devem estar alinhados com legislações específicas, regulamentações setoriais e políticas internas, exigindo acompanhamento contínuo de mudanças normativas.

Falhas de compliance podem resultar em multas substanciais, litígios custosos e danos reputacionais. Sistemas especializados ajudam a manter conformidade mediante atualizações automáticas de templates, alertas regulatórios e análise de riscos de compliance.

Melhores práticas para gestão eficiente

A implementação de melhores práticas na gestão contratual transforma processos ad hoc em operações estruturadas e eficientes. Essas práticas, baseadas em experiências de organizações líderes, proporcionam fundamentos sólidos para programas bem-sucedidos.

Padronização de processos

A padronização cria consistência operacional e reduz variabilidade desnecessária em processos contratuais. Templates padronizados, fluxos de trabalho definidos e critérios uniformes de aprovação garantem qualidade consistente, ao mesmo tempo que aceleram a execução de atividades rotineiras.

Organizações com processos padronizados relatam redução de até 50% no tempo de envio de documentos e melhoria significativa na qualidade dos acordos firmados. A padronização também facilita o treinamento de equipes e a transferência de conhecimento organizacional.

Definição de responsabilidades

A definição clara de papéis e responsabilidades elimina ambiguidades que frequentemente causam atrasos e conflitos internos. Matrizes RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) ajudam a esclarecer quem faz o quê em cada etapa do processo contratual.

Essa clareza melhora a coordenação entre equipes, reduz retrabalhos e acelera a tomada de decisões. Além disso, facilita a identificação de gargalos e oportunidades de otimização em processos existentes.

Monitoramento de indicadores

O Docusign CLM oferece funcionalidades avançadas de análise que permitem monitoramento contínuo de KPIs. Métricas como tempo de ciclo, taxa de aprovação, performance de fornecedores e cumprimento de SLAs fornecem insights valiosos para otimização contínua.

Dashboards executivos apresentam informações críticas de forma visual e intuitiva, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados. Relatórios automatizados garantem que stakeholders relevantes recebam informações atualizadas regularmente.

Treinamento de equipes

O investimento em treinamento garante que equipes adquiram conhecimentos e habilidades necessários para executar processos contratuais eficientemente. Programas de capacitação devem abordar aspectos técnicos, jurídicos e operacionais da gestão contratual.

Treinamentos regulares mantêm equipes atualizadas sobre mudanças regulatórias, novas tecnologias e melhores práticas atuais. Organizações com programas estruturados de capacitação demonstram performance superior na gestão contratual.

Tecnologias que revolucionam a gestão contratual

A evolução tecnológica está transformando profundamente a gestão de contratos comerciais. Inteligência artificial, automação avançada e analytics criam oportunidades sem precedentes para otimização de processos e geração de valor estratégico.

Inteligência artificial aplicada

A inteligência artificial está revolucionando a análise e gestão com capacidades avançadas de processamento de linguagem natural. 

Sistemas de gestão alimentados por IA, como a plataforma IAM da Docusign, podem extrair automaticamente informações importantes, acelerar processos de due diligence e facilitar comparações entre diferentes propostas contratuais.

Analytics contratuais

Analytics avançados transformam dados contratuais em insights acionáveis que informam decisões estratégicas. Análises de performance de fornecedores, tendências de negociação e padrões de risco permitem otimização contínua de estratégias contratuais.

Essas capacidades analíticas também facilitam a identificação de oportunidades de economia, renegociação de termos favoráveis e otimização de relacionamentos comerciais. Organizações orientadas por dados conseguem extrair valor significativo de seus portfólios contratuais.

Integrações nativas

As integrações nativas com sistemas empresariais criam ecossistemas conectados que eliminam silos informacionais. Contratos empresariais integrados com CRM, ERP e outras plataformas proporcionam visibilidade completa sobre relacionamentos comerciais.

Essas integrações facilitam automação de processos end-to-end, desde geração baseada em oportunidades de CRM até atualização automática de sistemas financeiros após assinatura de acordos.

Como escolher uma solução de gestão de contratos

Funcionalidades essenciais incluem repositório centralizado, automação de fluxos de trabalho, capacidades de análise, integrações nativas e ferramentas de colaboração. A plataforma deve também oferecer segurança robusta, escalabilidade adequada e suporte técnico de qualidade.

A Docusign, líder global em assinatura eletrônica e gestão de ciclo de vida de contratos, oferece a plataforma líder de mercado com 99,9% de uptime, funcionalidades avançadas de IA e integrações com mais de 350 aplicações empresariais. 

A plataforma IAM é uma solução inovadora projetada para gerenciar o ciclo de vida completo dos acordos de forma inteligente e integrada. 

Ele vai além da assinatura eletrônica tradicional para incluir automação, segurança e integração robusta. Conheça agora!