Como fazer a gestão de contratos na construção civil: guia completo para modernizar seus processos

A gestão de contratos na construção civil é o processo sistemático de criação, execução e monitoramento de todos os acordos celebrados em obras, envolvendo múltiplos stakeholders, regulamentações complexas e prazos apertados.

Este controle impacta diretamente a eficiência operacional, redução de riscos e conformidade regulatória.

Com o setor crescendo 4,3% em 2024 e atingindo PIB de R$ 359,5 bilhões, a gestão eficiente de contratos tornou-se estratégica para a competitividade.

Nesse contexto, a complexidade dos projetos de construção exige coordenação precisa entre proprietários, construtoras, fornecedores e órgãos reguladores.

Por isso neste conteúdo falaremos sobre como automatizar a relação entre essas pontas e como implementar uma gestão inteligente de contratos na construção civil. 

Principais tipos de contratos na construção civil

O processo de negociação contratual na construção civil envolve múltiplas etapas e stakeholders, exigindo documentação precisa e aprovações coordenadas. 

Contrato por empreitada

A empreitada por preço global estabelece valor fixo para toda a obra, oferecendo previsibilidade orçamentária ao contratante. A construtora assume riscos de variações de custos, sendo ideal para projetos com escopo bem definido e especificações detalhadas.

Já a empreitada por preços unitários fixa valores para cada etapa específica, permitindo maior flexibilidade em projetos com possíveis alterações de escopo. Esta modalidade, portanto, facilita medições parciais e pagamentos proporcionais ao progresso da obra.

Contrato por administração

O contrato por administração é adequado para projetos sem escopo totalmente definido, permitindo ajustes durante a execução. Nesse contexto, a construtora recebe remuneração percentual sobre custos efetivos, variando entre 8% e 25% do valor total investido.

Esta modalidade exige alta confiança entre as partes, pois os custos finais dependem dos gastos reais. Por isso, é fundamental estabelecer mecanismos de controle e auditoria para garantir transparência nos custos apresentados.

Preço máximo garantido

O Preço Máximo Garantido (PMG) combina características de empreitada e administração, estabelecendo teto orçamentário com compartilhamento de economias. Assim, se os custos ficarem abaixo do previsto, cliente e construtora dividem a economia; se excederem, a construtora assume o prejuízo.

Esta modalidade incentiva a eficiência da construtora e oferece proteção orçamentária ao cliente. Contudo, requer definição clara de escopo e mecanismos de controle de custos para funcionar adequadamente.

Contratos especializados e integrais

Contratos de prestação de serviços especializados atendem atividades específicas como projetos, consultoria ou serviços técnicos. Por sua vez, contratos integrais incluem projeto, construção e operação, transferindo maior responsabilidade à contratada.

Desafios da gestão tradicional de contratos na construção

A gestão manual de contratos enfrenta obstáculos significativos que comprometem eficiência e aumentam riscos operacionais.

É por isso que a gestão inteligente de acordos e a assinatura eletrônica na construção civil revolucionam a forma como contratos são executados, já que reduzem riscos, eliminam barreiras geográficas e aceleram aprovações.

Impacto dos atrasos contratuais em projetos

Atrasos na assinatura de contratos geram efeito cascata em cronogramas de obra, aumentando custos e comprometendo entregas. 

Por exemplo, a Sousa Araujo enfrentava prazos de 15 a 20 dias para conclusão de contratos, frustrando clientes animados com a aquisição de imóveis. Agora, com a Docusign, os contratos são assinados em 24h.

Riscos jurídicos e de compliance

A complexidade regulatória do setor exige conformidade com normas técnicas, ambientais e trabalhistas. Dessa forma, contratos desatualizados ou mal estruturados expõem empresas a disputas jurídicas e multas regulatórias, comprometendo resultados financeiros.

Custos da gestão manual de documentos

Processos manuais consomem recursos significativos em impressão, armazenamento físico e gestão documental. Além disso, o acúmulo de documentos em arquivos físicos ocupa espaço valioso e dificulta consultas rápidas durante a execução de projetos.

Como a transformação digital revoluciona a gestão de contratos

A digitalização elimina gargalos tradicionais e oferece controle em tempo real sobre processos contratuais. Nesse sentido, soluções específicas para o setor de construção civil modernizam processos contratuais, automatizam aprovações e aceleram retorno de acordos.

Benefícios da assinatura eletrônica em obras

A Docusign consegue reduzir em até 83% o tempo de processamento de contratos, com 78% das transações concluídas em menos de 24 horas, acelerando significativamente aprovações e início de obras.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica plena no Brasil, oferecendo segurança e trilhas de auditoria completas. 

Automação de aprovações e workflows

Fluxos automatizados eliminam tarefas manuais repetitivas e garantem que contratos passem pelas aprovações necessárias. Sistemas inteligentes enviam lembretes automáticos, atualizam status em tempo real e mantêm todas as partes informadas sobre o progresso.

Integração com BIM e sistemas de gestão

A integração com sistemas de gestão de obras permite fluxos de trabalho mais eficientes, sincronizando dados entre plataformas BIM, ERPs e sistemas contratuais. Esta conectividade, portanto, elimina duplicação de trabalho e mantém informações sempre atualizadas.

Implementando gestão inteligente de contratos: passo a passo

O gerenciamento completo do ciclo de vida contratual é essencial para projetos de construção complexos, desde a criação até monitoramento pós-assinatura. Nesse contexto, a implementação estruturada garante a implementação bem-sucedida e maximização de benefícios.

Fase 1: Análise e planejamento

O diagnóstico dos processos atuais identifica gargalos, mapeia stakeholders e define requisitos específicos. Esta análise, portanto, fundamenta a estratégia de digitalização e garante que a solução atenda às necessidades reais da organização.

Fase 2: Configuração e integração

A configuração da plataforma inclui criação de templates personalizados, definição de fluxos de aprovação e integração com sistemas existentes. Esta fase estabelece a base tecnológica para operação eficiente.

Fase 3: Implementação e treinamento

O treinamento das equipes garante a implementação adequada da nova tecnologia. Além disso, programas de change management facilitam a transição e maximizam engajamento dos usuários com os novos processos digitais.

Fase 4: Otimização contínua

O monitoramento de performance e feedback dos usuários orienta melhorias contínuas. Analytics detalhados identificam oportunidades de otimização e garantem evolução constante dos processos contratuais.

Melhores práticas para gestão eficiente de contratos de obra

A padronização por tipo de contrato acelera criação e garante conformidade legal. Veja as principais boas práticas: 

Padronização e templates inteligentes

Templates inteligentes incluem cláusulas padrão do setor, campos automáticos e lógica condicional baseada no tipo de projeto. Esta padronização, portanto, reduz erros, acelera criação de contratos e garante conformidade regulatória.

Controle de mudanças e aditivos

Sistemas digitais facilitam controle rigoroso de versões e aprovações para aditivos contratuais. Dessa forma, workflows personalizados garantem que alterações de escopo passem pelas aprovações necessárias antes da implementação.

Monitoramento de performance contratual

Dashboards em tempo real oferecem visibilidade completa sobre status de contratos, prazos críticos e marcos importantes. Além disso, alertas automáticos previnem esquecimentos e garantem cumprimento de obrigações contratuais.

ROI e benefícios mensuráveis da digitalização contratual

A implementação de gestão digital gera retorno mensurável - economia de tempo e custos, aumento na produtividade das equipes e redução significativa de disputas contratuais.

Economia de tempo e recursos

Construtoras líderes já implementaram soluções digitais como a plataforma IAM para otimizar seus processos contratuais, obtendo resultados significativos em agilidade e experiência do cliente. 

Com Docusign, a MRV reduziu o tempo de assinatura de contratos de 30 para 2 dias, enquanto a Diálogo Engenharia conseguiu redução de 30% no tempo para assinar contratos e 80% nos custos com papel.

Redução de riscos e disputas

Trilhas de auditoria completas e armazenamento seguro reduzem riscos de questionamentos jurídicos. Logo a documentação digital facilita auditorias e comprova conformidade com regulamentações do setor.

Melhoria na produtividade das equipes

Equipes liberadas de tarefas manuais podem focar em atividades de maior valor agregado. Com isso, a digitalização permite que profissionais dediquem mais tempo ao planejamento e execução de projetos.

Docusign: líder em gestão inteligente de acordos 

A Docusign oferece a plataforma IAM, um ecossistema de soluções voltadas para a gestão inteligente e integrada de contratos, impulsionada por IA, com 99,9% de uptime e conformidade com as principais regulamentações do setor. 

Com mais de 1000 integrações pré-construídas, a solução integra-se com uma pluralidade de sistemas de gestão de obras, ERPs e plataformas BIM.

Além disso, atende a necessidades específicas do setor, incluindo templates personalizados para diferentes tipos de contratos, workflows de aprovação complexos e integração com documentos técnicos como plantas e memoriais descritivos.

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