Como fazer a gestão de documentos de RH com automação e eficiência

A gestão de documentos de RH representa um dos maiores desafios para as empresas brasileiras. Entre contratos de trabalho, folhas de pagamento e documentos admissionais, o volume de papéis cresce exponencialmente, aumentando custos com papel e impactando diretamente a produtividade.

No cenário atual, onde o Brasil registra a maior taxa de turnover do mundo (51,3% ao ano), essa economia se torna ainda mais relevante para a sustentabilidade dos negócios.

Por isso, a transformação digital não é mais opcional. Trata-se de uma necessidade estratégica para manter a competitividade e, ao mesmo tempo, garantir compliance com regulamentações como a LGPD.

O que são documentos de RH e por que sua gestão é fundamental

Documentos de RH compreendem todo o conjunto de arquivos relacionados à gestão de pessoas em uma organização. Dessa forma, incluem desde fichas de registro de funcionários até contratos, folhas de pagamento e documentos de rescisão, formando um ecossistema complexo de informações.

A gestão adequada desses documentos vai além da simples organização. Ela garante compliance legal, otimiza processos operacionais e, principalmente, reduz riscos jurídicos significativamente.

No Brasil, as empresas enfrentam desafios únicos nesse contexto. A legislação trabalhista exige períodos específicos de guarda para diferentes tipos de documentos, sendo que o não cumprimento pode resultar em multas que chegam a R$ 50 milhões, conforme previsto na LGPD.

Ademais, a alta rotatividade de funcionários intensifica ainda mais a necessidade de processos eficientes. Cada admissão e demissão gera dezenas de documentos que precisam ser processados rapidamente, criando uma demanda constante por organização e controle.

Principais tipos de documentos de RH e prazos de guarda

Um processo de admissão ou demissão gera um volume relevante de documentos que, quando impressos, viram um calhamaço que ocupa muito espaço nos arquivos físicos. E não há o que fazer: como a legislação prevê prazo de guarda para eles, a empresa que ainda imprime essa documentação vai ter que armazená-los em algum lugar do prédio.

Documentos admissionais

Os documentos admissionais formam a base do relacionamento trabalhista e, por isso, merecem atenção especial. Incluem:

• contrato de trabalho;

• ficha de registro;

• documentos pessoais;

• exames médicos ocupacionais.

Nesse sentido, contratos de trabalho devem ser mantidos durante toda a vigência do vínculo empregatício. Já os exames médicos ocupacionais precisam ser arquivados por 20 anos após o desligamento do funcionário, demonstrando a complexidade dos prazos envolvidos.

Portanto, a digitalização desses documentos com assinatura eletrônica acelera significativamente o processo de integração. Com isso, novos colaboradores podem assinar contratos remotamente, reduzindo o tempo de onboarding de forma considerável.

Documentos contratuais e trabalhistas

Esta categoria abrange:

• alterações contratuais;

• folhas de pagamento;

• recibos de férias;

• documentos relacionados a benefícios. 

Cada tipo tem prazo específico de guarda, o que torna o gerenciamento ainda mais desafiador.

Por exemplo, recibos de pagamento devem ser mantidos por 5 anos e os documentos do FGTS precisam ser arquivados por 30 anos. Essa diferença de prazos torna a gestão de contratos ainda mais complexa para as equipes de RH.

Dessa forma, a automação de processos contratuais elimina erros manuais e garante que todos os documentos sejam arquivados corretamente. Além disso, sistemas inteligentes podem categorizar automaticamente cada documento conforme seu tipo e prazo de guarda.

Documentos demissionais

Pedidos de demissão, termos de rescisão e documentos de homologação compõem esta categoria essencial. Segundo a legislação brasileira, pedidos de demissão devem ser arquivados por 2 anos.

A complexidade aumenta quando consideramos diferentes tipos de rescisão. Demissões por justa causa, rescisões consensuais e aposentadorias têm documentações específicas, cada uma com suas exigências legais particulares.

Por isso, soluções digitais permitem criar templates personalizados para cada situação. Isso padroniza processos e, consequentemente, reduz o tempo necessário para finalizar rescisões contratuais de forma eficiente.

Como organizar e estruturar a gestão de documentos de RH

Em quatro passos é possível criar um processo funcional para a gestão dos documentos do RH da sua empresa:

1. identificar a demanda;

2. estabelecer critérios;

3. criar políticas de acesso;

4. definir responsáveis pelo processo.

1. Identifique as demandas organizacionais

O primeiro passo é mapear todos os tipos de documentos que sua empresa gera. Faça um inventário completo, desde admissões até rescisões contratuais, para ter uma visão abrangente do volume de trabalho.

Ao mesmo tempo, analise o volume mensal de documentos. Empresas com alta rotatividade precisam de soluções mais robustas para processar grandes quantidades de papéis rapidamente e sem comprometer a qualidade.

2. Estabeleça critérios de organização

Defina uma taxonomia clara para classificar documentos, organizando por funcionário, departamento, tipo de documento ou data. A consistência é fundamental para facilitar buscas futuras e manter a eficiência operacional.

É importante criar códigos de identificação únicos para cada documento. Isso facilita a localização e, ao mesmo tempo, evita duplicações desnecessárias que podem gerar confusão.

Estabeleça também critérios de acesso bem definidos. Nem todos os funcionários devem ter acesso a todos os documentos, portanto, defina perfis de usuário com permissões específicas para cada função.

3. Crie políticas de acesso e segurança

Desenvolva políticas claras sobre quem pode acessar, modificar ou compartilhar documentos. Isso é essencial para compliance com a LGPD e para manter a segurança das informações sensíveis.

Você pode Implementar controles de acesso baseados em funções. Gestores de RH podem ter acesso completo, enquanto supervisores acessam apenas documentos de suas equipes, criando camadas de segurança apropriadas.

Além disso, estabeleça procedimentos para backup e recuperação de dados. Documentos de RH são críticos e não podem ser perdidos, portanto, a redundância é fundamental para a continuidade dos negócios.

4. Defina responsabilidades da equipe

Atribua responsabilidades específicas para cada membro da equipe, definindo claramente quem é responsável por digitalizar, classificar e arquivar documentos. Essa divisão evita sobreposições e garante accountability.

Crie fluxos de aprovação para documentos sensíveis - pois alterações contratuais, por exemplo, podem exigir aprovação de múltiplos níveis hierárquicos para garantir conformidade e controle.

É preciso ter também cronogramas de revisão regulares. Documentos devem ser revisados periodicamente para garantir que ainda são necessários e estão sendo armazenados corretamente conforme as políticas estabelecidas.

Vantagens dos documentos digitais

A digitalização transforma radicalmente a eficiência operacional das empresas. Dados da Docusign mostram que cerca de 80% das transações são concluídas em menos de 24 horas, representando uma melhoria significativa nos prazos.

Além disso, elimina-se também a necessidade de espaço físico para arquivamento. Empresas economizam significativamente com aluguel de depósitos e manutenção de arquivos, liberando recursos para investimentos estratégicos.

Ao mesmo tempo, a busca por documentos torna-se instantânea. Em vez de procurar por horas em arquivos físicos, funcionários localizam documentos em segundos mediante sistemas de busca avançada, aumentando drasticamente a produtividade.

Integração com sistemas de RH existentes

A integração de sistemas via API permite sincronização completa entre RH, CRM e ERP. Assim, dados fluem automaticamente entre plataformas, eliminando digitação manual e reduzindo erros.

Além disso, sistemas integrados oferecem visão unificada de cada funcionário. Gestores acessam histórico completo sem alternar entre diferentes plataformas, otimizando o tempo e melhorando a tomada de decisões.

As APIs robustas também permitem customizações específicas para as necessidades da sua empresa. Você pode adaptar fluxos de trabalho conforme seus processos internos, mantendo a flexibilidade operacional.

Compliance e segurança na gestão de documentos de RH

A LGPD exige proteção rigorosa de dados pessoais, sendo que documentos de RH contêm informações sensíveis que precisam ser tratadas com máxima segurança e responsabilidade.

Nesse contexto, soluções digitais oferecem controles granulares de acesso. Você pode definir exatamente quem acessa quais informações e por quanto tempo, criando camadas de proteção adequadas.

Além disso, trilhas de auditoria registram todas as ações realizadas nos documentos. Isso facilita demonstrar compliance em auditorias e investigações, fornecendo transparência total dos processos.

Segurança e criptografia de dados

A Docusign utiliza criptografia de nível bancário para proteger todos os documentos. Dados são criptografados tanto em trânsito quanto em repouso, garantindo máxima segurança em todas as etapas.

Além disso, datacenters seguros com certificações internacionais garantem disponibilidade de 99,9%. Seus documentos estão sempre acessíveis quando necessário, sem comprometer a segurança.

Ao mesmo tempo, backups automáticos e redundância geográfica protegem contra perda de dados. Mesmo em caso de desastres, seus documentos permanecem seguros e recuperáveis.

Controle de acesso e auditoria

Sistemas de controle de acesso registram quem acessou cada documento, quando e que ações foram realizadas. Isso é essencial para compliance e investigações internas, fornecendo rastreabilidade completa.

As notificações automáticas alertam sobre atividades suspeitas. Gestores são informados imediatamente sobre tentativas de acesso não autorizado, permitindo ação rápida quando necessário.

Redução de custos e aumento de produtividade

A eliminação de papel e impressões gera economia imediata e mensurável. Empresas reduzem gastos com material de escritório, impressoras e manutenção de equipamentos, liberando recursos para investimentos estratégicos.

Além disso, o tempo de busca por documentos cai drasticamente. Em vez de horas procurando em arquivos físicos, funcionários localizam informações em poucos cliques, aumentando significativamente a produtividade.

Ao mesmo tempo, menor necessidade de espaço físico para arquivamento libera área para atividades produtivas. Escritórios podem ser otimizados para colaboração em vez de armazenamento, melhorando o ambiente de trabalho.

Por isso, o ROI da digitalização é mensurável e rápido. Empresas típicas recuperam o investimento em menos de 12 meses por meio de economia operacional e aumento de produtividade.

Como escolher a melhor solução para gestão de documentos de RH

Avalie as funções que você precisa, as integrações necessárias e o suporte oferecido pela empresa que fornecerá a solução. Abaixo, veja em detalhes cada um desses pilares de escolha.

Funcionalidades indispensáveis

Procure soluções que ofereçam assinatura eletrônica, fluxos de trabalho automatizados e integração com sistemas existentes. Essas são funcionalidades básicas essenciais para qualquer implementação bem-sucedida.

Além disso, recursos avançados como templates inteligentes, análise de dados e relatórios customizáveis agregam valor significativo. Eles transformam dados em insights acionáveis que apoiam a tomada de decisões estratégicas.

Responsividade para assinar documentos de qualquer lugar, usando smartphones ou tablets, também é um critério relevante.

Integração com sistemas existentes

Avalie cuidadosamente a capacidade de integração com seus sistemas atuais. APIs robustas facilitam a implementação e, consequentemente, reduzem custos de migração significativamente.

Considere também a facilidade de migração de dados existentes. Soluções que importam automaticamente documentos antigos aceleram a transição e minimizam interrupções operacionais.

Suporte a múltiplos formatos de arquivo é importante para a versatilidade. Sua solução deve trabalhar com PDFs, Word, Excel e outros formatos comuns utilizados pela empresa.

Suporte e implementação

Escolha fornecedores que oferecem suporte especializado em português. Isso facilita a implementação e, além disso, resolve problemas rapidamente quando surgem dificuldades.

O treinamento adequado da equipe é fundamental para o sucesso da implementação. Procure soluções que incluem programas de capacitação abrangentes e materiais de apoio em português.

Considere também o roadmap de desenvolvimento do produto. Fornecedores que investem continuamente em inovação oferecem melhor valor a longo prazo e garantem evolução constante da solução.

O que é a plataforma IAM da Docusign: Gestão Inteligente de Acordos

O IAM (Intelligent Agreement Management), plataforma para a gestão completa de acordos impulsionada por IA, inclui recursos como a criação automatizada de contratos, negociação colaborativa, assinatura eletrônica, geração de relatórios e gestão pós-assinatura. Tudo integrado em uma plataforma única que centraliza e otimiza processos.

Isso acelera processos e, ao mesmo tempo, reduz erros humanos significativamente.

Docusign integra-se com principais sistemas empresariais e softwares de RH, além de possuir integração nativa com parceiros como Workday, ServiceNow, Salesforce, SAP e mais, criando um ecossistema tecnológico coeso. Fale com nossos especialistas!