Docusign Workspacesのご紹介：関係者・契約・情報をひとつにつなぐ場所

最近経験した、複雑な契約手続きのことを思い浮かべてみてください。サービスの利用申し込み、新規口座の開設、あるいは医療行為への同意など、その多くは、おそらく面倒でストレスが溜まる体験だったのではないでしょうか。複数の確認者や署名者が関わり、多くの文書やフォームをやり取りする多段階の契約プロセスを管理することは、顧客にとっても、そして企業にとっても大きな負担となります。顧客側は、終わりの見えないメールのやり取りに追われ、同じデータを何度も入力し、さらには煩雑な本人確認の手続きを繰り返すといった体験が重荷となります。

一方で企業側も、膨大なバージョンの契約書を管理し、システム間でのデータ転送に時間を費やし、署名を求めて関係者を追いかける業務は大きな負担です。これらに加え、コンプライアンス遵守への不安も常につきまとう懸念事項です。このような状況に不満が募るのは当然のことと言えるでしょう。ある調査では、複雑なフォームを提示された場合、訪問者の67%が途中で離脱 新しいタブで開くするという結果も出ています。

つまり、契約プロセスがスムーズであれば、これまで失われていた機会を確かな成果へと変えることができます。DocusignとDeloitteの調査によれば、高度な契約ソリューションを導入している企業では、離脱率を最大29%抑えられていることが明らかになっています。また、効率的なワークフローを構築している企業では、カスタマーサポートや問題解決において優れた成果を上げる可能性が 54% 高くなることがわかっています。 DocusignはGartner CLM マジック・クアドラントで6年連続リーダーに選出されており、契約ライフサイクル全体を一元管理し、複数ステップの契約を効率的に進める仕組みを提供しています。

Docusign Workspacesのご紹介

これまでの煩雑なプロセスから解放された、スムーズでストレスのない新しい契約管理を想像してみてください。Docusign Workspacesなら、その理想を実現できます。あちこちに散乱したメールやバラバラな手順に代わり、Docusign Workspacesはすべてをひとつにまとめます。単一の契約に関わるすべての文書、タスク、そして関係者が、一か所に集約されるのです。

Docusign Workspacesは、これまでの業務を次のように変革します。

• サイロからシナジーへ

  • 全員が同じスペースで作業し、進捗状況や担当範囲を明確に把握できます。終わりの見えないメールのやり取りや、「誰が何をしているのか分からない」といった混乱はもう起こりません。

• 遅延からスピードへ

  • 契約が今どの段階にあるのか、誰が何をする必要があるのか、何が遅延の原因になっているのかを常に一目で把握できます。状況確認のために時間を費やす必要はなくなります。

• リスクから信頼へ

  • 役割に基づいた権限管理により、機密情報には許可された人だけがアクセスできます。また、本人確認を簡単に組み込めるため、セキュリティを強化できます。

• 手作業から自動化へ

  • 情報は自動的に次のステップへ引き継がれ、フォームに事前入力されるため、同じデータを何度も入力する手間が省けます。再入力や入力ミスに悩まされることもありません。

顧客にとっては、あらゆるやり取りがスムーズで、大切にされていると実感できる、まったく新しい顧客体験となります。そして自社チームにとっては、業務のボトルネックや手作業が減り、コンプライアンス対応も容易になります。その結果、本来注力すべき顧客との長期的な関係構築に専念できるようになります。

ストレスのない顧客体験の提供へ

従来の契約管理方法から脱却する時が来ました。Docusign Workspacesを使えば、卓越した顧客体験を提供し、チームの能力を最大限に引き出し、これまでにないレベルの効率性を実現できます。

よくあるご質問

Q：Docusignは電子署名だけでなく、契約業務全体を一元管理できますか？

A：はい。Docusignは契約の準備→締結→管理→分析→更新までを1つのAIプラットフォームで一元管理できる契約インテリジェンス・プラットフォームです。Gartnerの契約ライフサイクル管理（CLM）マジック・クアドラントで6年連続リーダーに選出されており、100超の学習済みAIモデルで契約データの抽出・活用まで対応します。

Q：Docusignは複雑な社内承認フローを自動化できますか？

A：はい。DocusignはCLMで100以上の事前設定済みワークフローを備え、全IAMプラン標準のノーコードWorkflow Builder（Maestro）で多段階の社内承認を自動化できます。Slack・Salesforce・ServiceNowとも連携し、eSignature取引の大半は24時間以内に完了しています。

Q：Docusignは締結後の大量の契約書から必要なものを素早く検索できますか？

A：はい。「Docusign Agreement Manager」によりすべての締結済み契約書が一元化され、全文検索が可能です。タグ・キーワードに加え、コンセプトやメタデータでの絞り込み検索ができ、特定の条項を含む契約を一斉に探し出すといった監査・法令対応にも有効です。Agreement Managerは累計2億件以上の契約を処理した実績を持ちます。