＜発表！＞中小企業の電子署名の活用方法トップ10

電子署名の導入効果として、ビジネスプロセスのスピードアップや業務効率の改善など様々な例や使い方をご紹介してきました。まだどこから手をつけようか迷っている方も、今すでに電子署名を利用しているけど、組織の効率を向上させるための利用拡大を考えている方も、こちらの米国の中小企業のドキュサインの電子署名活用例トップ10をぜひ参考にしてみてくださいね。

関連記事：中小企業が電子署名を使う3つの理由とは

1. 販売契約

多くの企業にとって、販売契約は最も頻繁に行われるもので、もちろん最も重要な契約のひとつです。これには、多国籍企業の企業間の取引のようなスケールの大きいものから、住居の清掃契約のような小さなものも含まれます。電子署名が非常に受け入れられている分野のひとつは、住宅用不動産取引です。実際、ドキュサインは数千万件の不動産取引で利用されています。

活用業種例：B2B販売、不動産契約、サービス事業

2. ベンダー/サプライヤー契約

中小規模企業は多くの場合、ベンダーとの交渉において不利な立場にあります。そのため、合意に達するとすぐに、価格と条件を迅速に確定できることが重要です。電子契約であれば、紙の契約で数日かかっていたものが、数分以内に契約を確定できますね。

活用業種例：小売、消費者またはビジネスサービス

3. 新規顧客の登録フォーム

顧客があなたと取引をするためにフォームやその他の書類に記入する必要がある場合、電子署名を利用することでその業務を効率化することができます。紙と印刷を節約するだけでなく、入力データの転記ミスなどが無くなります。これにより、時間を節約し、無駄がなくなります。

活用業種例：エステサロン、フィットネスクラブ、診療所

4. 発注内容の変更

プロジェクト型のビジネスの場合、発注内容の変更は頻繁に発生します。長いプロジェクトの途中で不測の事態や、クライアントの方針変更が発生することもあります。電子署名を使うと、発注内容が変更されるたびに、プロジェクトがストップすることがないよう、いつでも変更内容をクラウド上でレビューおよび承認できるようになります。

活用業種例：建築家、Webデザイナー、建設

5. 顧客の承認

カスタムメイドのものを提供する企業にとって、製造直前の承認は重要です。電子署名を利用すると、承認を簡単に取得しできるため、発注から製造開始にすばやく進むことができます。

活用業種例：プリントショップ、カスタムアート/家具

6. 新入社員の円滑な採用

採用や雇用を開始する際に記入や署名・捺印が必要となる書類はたくさんあります。住所などや緊急連絡先などの個人情報フォーム、コンプライアンスの同意、給料振込の銀行口座など、まだまだありますよね。これらのドキュメントはすべて、電子署名を利用するとセキュアにかつ簡単に処理できます。対象者全員への一括配信も便利です。

活用例：複数の従業員がいる場合、パートやバイトなどの入れ替えが多い場合

7. 知的財産のライセンスとその他の法的契約

ドキュサインの電子署名は信頼実績のあるクラウドサービスで、知的財産ライセンスなどの一般的な法的文書を改ざんされることなく原本保管可能で、証拠としての効力を持ちます。

活用業種例：フランチャイズ店、テクノロジー企業、メディア企業

8. 秘密保持契約

競争の激しいこの世界では、秘密保持契約（NDA）は非常に重要です。従来の紙とハンコやペンでの契約は、非常に手間がかかるので、この手の契約書はおろそかに扱われがちです。電子署名を使用すると、非常に簡単かつ迅速に署名できます。モバイルデバイスまたは対面で署名できるのもうれしいですね。

活用例：従業員のNDA、ライセンス交渉、IPの保護

9. ディストリビューター/チャネル契約

ディーラー、ディストリビューター、または他の販売チャネルとのパートナーシップがビジネスの成功の中核である場合、電子署名を使用すると、スムーズにビジネスを進めることができます。

活用業種例：テクノロジー企業、卸売業者

10. 保護者の同意と年齢確認

未成年との契約において、一般に保護者の同意が要求されることが多くあります。電子署名を利用することで保護者の署名を確認することが可能になります。電子署名時には身分署名書などの添付も可能です。

活用例：玩具のレンタル、キッズキャンプ、修学旅行

以上、10の電子署名の活用シーンを紹介しました。

ちょっと試してみたいと思われた方、ぜひドキュサインの無料トライアルをご利用ください。また、すでにドキュサインを利用されている方は、利用方法の理解や知識を深めるためにDocusign ユニバーシティをご活用いただけます。

本ブログは米国本社Docusignが掲載している以下のブログの抄訳です。

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