マイクロバスのリース契約でドキュサインの電子署名を利用

「お客様の満足の先にある、さらなる感動を目指して」をスローガンに、大阪、横浜、東京と東西主要地域で展開している、マイクロバス専門のレンタカー会社「株式会社ジャパンオーシャンズ」。マイクロバスのレンタカーはホテルや大学、フィットネスクラブ、一般企業等のイベント、遠征試合、送迎等で幅広く利用されており、またグループ会社ではマイクロバス専門のオートリース会社があり、車両の選定から運転手の手配、メンテナンスまでトータルでマイクロバスを扱っています。

同社のレンタカー事業にとって重要な書類の一つに貸渡契約書があります。貸渡契約書とは、レンタカーを利用する際、氏名や住所、免許証番号、車両外装の傷やへこみの有無を記載する書類の事です。

特に法人でマイクロバスをレンタルする場合は業務の性格上、貸出期間が長期になります。その間、3ヵ月に1回の法定点検や1年に1度の車検が義務付けられているため、整備工場でメンテナンスを受けている間、業務を止めないように代わりの車両の手配（代車）が必要となります。契約は、借受人と整備工場の間で整備の日を事前に取り決めた後、同社に整備日程の連絡があり、その後、契約書を作成して借受人に郵送し、署名済みの契約書を返送してもらうことで成立します。

同社代表の飯田直樹氏は常々、この書面のやり取りや郵送で生じる時間のロスを痛感しており、「タイムロスのないシームレスな運用方法を探していました。今の時代は時間コストを重視した方が結局は金銭面でもお互いメリットではないか、それを実現するのが電子署名でした」と電子署名の導入経緯について語ります。

同社では以下3つのシーンで電子署名の活用を検討しています。

1. マイクロバスのメンテナンスの際の代車手配

同社ではマイクロバスのメンテナンスをする際、借受人（レンタカーを利用されているお客様）は整備工場とメンテナンスの日程を調整し、日程が確定した後、貸渡人（株式会社ジャパンオーシャンズ）は郵送で契約書を送り、借受人の署名、書類返送、契約締結といった流れになります。このプロセスを電子化する事で契約締結までの期間を短縮出来、即日の対応も可能となるのではないかと期待しています。

2. 非対面レンタカーの貸出

レンタカーを貸し出す際の一般的な手続きとして、借受人は出発前に車両の傷やへこみ等がないか外装を確認し、契約内容を確認した上で貸渡契約書に署名します。ただ、営業日の関係で対応が平日のみと借受人に制約があるものでした。同社では電子署名を活用して貸渡契約書を電子化し、鍵の受け渡しについてはキーボックスの利用を検討しています。

これによりお客様は24時間いつでも出発する事ができ、利便性を向上させる事が出来ると考えています。

3. リース関連の書類の展開

数ある電子署名ソリューションの中から同社がドキュサインを選択した理由の一つとして、エンベロープ（電子封筒）の容量があげられます。今後、親会社を含めて全体で利用する事を前提として検討した結果、一度に大量の書類を添付できるドキュサインの電子署名はコストや手間を考えても魅力的だったと言います。

同社ではまずは電子署名単体で利用を開始し、将来的にはOffice 365との連携など、更なる契約プロセスの効率化を目指しています。「日本では印鑑や押印といった文化が根付いているので、特に法人向けサービスでは電子署名は受け入れられにくいかもしれません。電子署名の使い方やその有効性に関する資料を用意して、お客様にしつかり説明していきたいです」とレンタカー事業部の川口氏は今後の展望を語ります。

弊社でもドキュサインのお客様はもちろん、署名する方にとっても分かりやすく使いやすいサービスを提供すると共に、電子署名が社会に広く浸透していくことを目指して有益な情報を発信して参ります。