Das HR-Team von Facebook unterstützt das strategische Wachstum mit DocuSign CLM

Facebook strebte nach einer transparenten, organisierten und sicheren Quelle für alle HR-Unterlagen. Als extrem schnell wachsendes Unternehmen stellt Facebook pro Woche etwa 50 Neueinstellungen, Praktikanten oder Mitarbeiter aus Akquisitionen ein.

Dokumente in die Cloud bringen, Onboarding Zeit verkürzen und den Prozess für Neueinstellungen mit eSignature optimieren

Bei der Suche nach einer automatisierten Lösung für die Verwaltung von Dokumenten hatte Facebook drei Hauptziele. Erstens, musste die Zeit reduziert werden, die die Personalabteilung für das Onboarding benötigte. Die Personalabteilung widmete drei von fünf Tagen dem Onboarding von neuen Mitarbeitern und vernachlässigte daher, bereits eingestellte Mitarbeiter und andere HR-Verantwortlichkeiten. Zweitens, strebte das Unternehmen nach einer besseren Erfahrung für die Neueinstellungen und Partner, mithilfe eines optimierten und automatisierten Onboarding-Prozesses vom Angebotsschreiben bis zum ersten Arbeitstag. Drittens, wollte Facebook als eines der größten und wichtigsten Technologieunternehmen der Welt, digital und papierlos arbeiten. Das Drucken und Ausliefern von Papierdokumenten war eine enorme Belastung auf Ressourcen und Zeit.

Die Personalabteilung verarbeitete Unterlagen manuell, ohne einem richtigen Prozessablauf zu folgen

Das manuelle, papierbasierte System von Facebook war sehr zeitaufwändig und verkürzte die Zeit, die Neueinstellungen zur Verfügung standen, um sich über das Unternehmen und ihre neuen Jobs zu informieren. Außerdem hatten HR-Mitarbeiter weniger Zeit für andere wichtige Verantwortlichkeiten der Personalabteilung. Die HR-Mitarbeiter mussten der Lohnbuchhaltung Angebotsschreiben und Steuerformulare aushändigen, was den Einstellungsprozess ebenfalls verlangsamte. Prüfung und Compliance waren ein weiteres kritisches Thema, da die Personalabteilung mit Fehlern wie nicht ausgefüllten Feldern und Inkonsistenzen zwischen globalen Regionen konfrontiert war. Das schnelle Unternehmenswachstum auf der ganzen Welt erforderte eine Optimierung der Onboarding-Praktiken und der Prozesse zur Verwaltung von HR-Dokumenten, um den Mitarbeiterwachstum zu unterstützen.

DocuSign CLM optimiert die Prozesse in der Personalabteilung

Facebook entschied sich für DocuSign CLM, um seine Dokumente in die Cloud zu verschieben, um so einen leicht durchsuchbaren und sicheren Speicherort für alle HR-Dokumente zu erstellen. DocuSign CLM erwies sich als die beste Lösung für Facebook, da sie benutzerfreundlich war, wenig Schulung erforderte und in die Facebook-Plattform und das Branding passte. Dadurch wurde das Onboarding-Erlebnis für Neueinstellungen optimiert. Durch die vollständige Integration der Systeme, zu denen Salesforce®, Workday und ADP gehören, und die Implementierung automatisierter DocuSign CLM-Workflows werden Einstellungsdokumente jetzt zwischen neuen Mitarbeitern und ihrem Personalvertreter weitergeleitet und ersetzen das alte papierbasierte System. DocuSign CLM-Formulare werden verwendet, um Direktzahlungen, Steuern und andere HR-Aufgaben zu automatisieren. Neue Einstellungsdokumente und Angebotsschreiben werden sofort von Salesforce generiert und können mit der elektronischen Signatur unterschrieben werden. Sobald unterschriebene Arbeitsverträge eingehen, erhalten Neueinstellungen einen Link zum HR-Portal, über das sie sich anmelden und alle erforderlichen Unterlagen digital ausfüllen können. Diese werden dann direkt an die richtige Abteilung weitergeleitet.

Facebook HR-Mitarbeiter haben jetzt mehr Zeit für wichtige Aufgaben der Personalleitung und der Onboarding-Prozess ist vollständig automatisiert. 

DocuSign CLM wurde in den USA in weniger als vier Wochen implementiert, was die Digitalisierung von über 200.000 Papierdateien und -dokumenten inkludiert. In der ersten Anwendungswoche konnte Facebook 20 Stunden der Dokumentenverwaltung einsparen, was einem ROI von 100% entspricht. Nachdem DocuSign CLM mit der Salesforce-Integration in EMEA und anderen globalen Regionen implementiert wurde, stieg die Zeitersparnis von Facebook schnell auf über 40 Stunden pro Woche an. Mit DocuSign CLM spart das HR-Team Zeit und kann sich auf wesentliche Aufgaben und das Unternehmen konzentrieren. Neueinstellungen können einfacher aufgenommen werden, und Facebook erweitert seine Reichweite weltweit - alles innerhalb der Cloud