Wie bama personal mit Docusign IAM sein Vertragsmanagement revolutioniert
Lösungsauswirkungen
Verwendete Produkte
Als einer der führenden Personaldienstleister im Rhein-Main-Gebiet steht die bama personal GmbH täglich vor der Herausforderung, hochflexible Kundenanforderungen mit den komplexen gesetzlichen Rahmenbedingungen der Zeitarbeit zu vereinen. Geschwindigkeit ist entscheidend, Compliance unverzichtbar. Mit über 150 Mitarbeitenden, einer wachsenden Anzahl von Zweigstellen und hunderten offenen Vakanzen in unterschiedlichsten Branchen ist klare, effiziente und revisionssichere Vertragsarbeit ein zentraler Erfolgsfaktor.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, entschied sich bama personal für eine umfassende digitale Transformation ihres Vertragswesens – mit Docusign IAM als strategischem Kern.
Das Unternehmen
bama personal GmbH Branche: Personaldienstleistung Standort: Mainz Größe: 150+ Mitarbeitende Schwerpunkte: Überlassung und Vermittlung von Fach-, Hilfs- und kaufmännischen Kräften
Bato Markovic, geschäftsführender Gesellschafter, leitet das Unternehmen mit Fokus auf Prozessoptimierung, operativer Exzellenz und nachhaltigem Wachstum.
Die Ausgangssituation: Bürokratie, Zeitdruck und fehlende Flexibilität
Die Zeitarbeitsbranche ist stark reguliert – insbesondere, wenn es darum geht, Arbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsverträge fristgerecht und korrekt abzuschließen. Vor der Zusammenarbeit mit Docusign war bama personal an traditionelle, manuelle Prozesse gebunden:
Vertragsdruck und postalisches Versenden
manuelle Rücklaufkontrolle
zusätzliche interne Prozesse zur Fristenüberwachung
keinerlei Möglichkeit zur Remote-Unterzeichnung
hoher Zeit- und Kostenaufwand
Gerade die häufig ad-hoc auftretenden Personalbedarfe der Kunden machten diese Arbeitsweise zunehmend zu einem Risiko. Markovic bringt es auf den Punkt:
„Der Zeitfaktor war einer der größten Pain Points. Oft müssen wir innerhalb weniger Stunden reagieren – aber die Bürokratie verlangte unterschriebene Verträge vor Einsatzbeginn.“
Warum Docusign – und warum IAM?
Für bama personal war eine Lösung entscheidend, die gleichzeitig:
einfach zu bedienen,
rechtssicher,
schnell implementierbar,
flexibel,
und zukunftsfähig ist.
Die Einfachheit der Anwendung war für uns ausschlaggebend – und die persönliche Betreuung hat uns sofort überzeugt.
Mit Docusign IAM entschied sich bama personal für ein intelligentes Vertragsmanagement, das weit über die elektronische Signatur hinausgeht.
Der Implementierungsprozess: Schnell, begleitet, erfolgreich
Die Einführung von Docusign verlief überraschend effizient:
Enge persönliche Betreuung durch das Docusign-Team
Übersichtliche Tutorials und Schulungen
Schnelle, intuitive Anwenderakzeptanz
Reibungslose Integration in den Alltag
„Die Schulungen waren klar, praxisnah und extrem hilfreich. Wir konnten das Gelernte sofort anwenden – in kürzester Zeit lief alles reibungslos.“
Die Transformation durch IAM: Ein neues Level der Vertragsarbeit
1. WhatsApp-basierte Vertragsabschlüsse
Ein besonderes Highlight:
bama personal wickelt Arbeitsverträge jetzt einfach und compliant via WhatsApp ab – möglich durch Docusign IAM und die rechtssichere elektronische Signatur.
„Das ist für Bewerber wie Kunden unglaublich bequem – und spart enorme Zeit.“
2. Automatisierte Fristenkontrolle dank KI
In der Zeitarbeit sind Fristen wie Equal Pay oder Höchstüberlassungsdauer geschäftskritisch. Vorher: Outlook-Kalender und manuelle Erinnerungen. Jetzt: Docusign IAM erkennt relevante Fristen automatisch und erinnert rechtzeitig daran.
„Wir können gesetzeskonform arbeiten, ohne irgendetwas manuell verfolgen zu müssen.“
3. Durchgängig digital – statt papierlastig und langsam
IAM ermöglicht:
weniger Papierverbrauch
Wegfall von Portokosten
nahtlose Zusammenarbeit mit Kunden und Mitarbeitern
komplette Übersicht und Transparenz über alle Vorgänge
Die Ergebnisse in Zahlen
Vor Docusign: ca. eine Woche Rücklaufzeit für unterschriebene Verträge. Heute: < 1 Tag, oft sogar nur wenige Stunden.
Weitere Effekte:
Deutliche Kosteneinsparung (Papier, Porto, Druck)
Beschleunigte Einsatzplanung
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Weniger administrativer Aufwand
Success Moment: Die Italien-Story
Eine Geschichte zeigt besonders deutlich, wie stark die Digitalisierung wirkt:
Markovic erinnert sich: Ein Mitarbeiter befand sich im Italien-Urlaub, als er kurzfristig eine Zusage erhielt. Sein Einsatz sollte direkt am Montag beginnen – der Vertrag musste aber gesetzeskonform vorab unterzeichnet sein.
“Dank Docusign konnten wir den kompletten Prozess remote abwickeln – schnell, sicher und compliant. Der Mitarbeiter trat pünktlich an, ohne Stress, ohne Papier und ohne Verzögerung.”
Compliance als Wettbewerbsvorteil
Mit der aktuellen Gesetzeslage (Bürokratieentlastungsgesetz) ist die digitale Vertragsabwicklung nicht nur möglich, sondern ein echter Effizienzgewinn.
„Docusign hilft uns, unsere Prozesse gesetzeskonform und dennoch flexibel zu halten – ein entscheidender Vorteil in der Zeitarbeit.“
Blick in die Zukunft: KI als Schlüssel im Recruiting
bama personal plant, zunehmend auf KI-gestützte Prozesse im Bewerbermanagement zu setzen. Docusign IAM wird dabei eine zentrale Rolle spielen – insbesondere durch:
KI-gestützte Klauselerkennung
automatische Zusammenfassungen
Datenextraktionen
noch tiefere Automatisierung von Vertragsworkflows
Der Rat von bama personal an andere Unternehmen
„Ich kann jedem nur empfehlen, Docusign zu nutzen – und keine Angst vor Neuem zu haben. Es ist viel unkomplizierter, als man denkt, und Docusign ist ein Partner, der einen wirklich begleitet.“
Fazit
Mit Docusign IAM hat bama personal sein Vertragsmanagement vollständig modernisiert – schneller, smarter, gesetzeskonform und deutlich effizienter. Was früher Tage dauerte, gelingt heute in Stunden. Was früher kompliziert war, läuft jetzt intuitiv. Was früher Bürokratie bedeutete, ist heute automatisiert.
Eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, wie intelligente Vertragsprozesse Unternehmen transformieren können.