grenke digitalisiert das Leasinggeschäft mit Docusign: Schnell, sicher, rechtskonform – und inspiriert zu digitaler Transformation

Branche: Finanzdienstleistungen (Leasing)

Hauptsitz: Baden-Baden, Deutschland

Mitarbeitende: 2.300+ weltweit

Docusign-Produkte: eSignature, Qualified Electronic Signature (QES), Webforms, Powerforms

Eingesetzt seit: 2015

Ausgangssituation: Papierlastige Prozesse bremsen das Geschäft

Als führender Anbieter im Small-Ticket-Leasing-Geschäft verfolgte grenke schon früh das Ziel, Vertragsprozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren. Die Realität 2015 war jedoch noch eine andere: Leasingverträge mussten physisch im Original unterzeichnet werden – ein logistischer Kraftakt für über 30 Standorte deutschlandweit. Dies führte zu erheblichen Herausforderungen:

• Hoher Postversandaufwand: Kosten und Zeit für den Versand physischer Dokumente.

• Unvollständige oder fehlerhafte Vertragsunterlagen: Manuelle Fehler verzögerten Abschlüsse.

• Fehlende Erreichbarkeit zeichnungsberechtigter Personen: Verzögerungen durch die Notwendigkeit physischer Präsenz.

• Zeitverzögerungen bei Vertragsabschlüssen: Lange Bearbeitungszeiten bis zum finalen Abschluss.

• Probleme bei der Identifikation der Vertragspartner: Erschwerte Verifizierung in papierbasierten Prozessen.

Strategische Entscheidung: Docusign als Katalysator der digitalen Transformation

Mit der Einführung von Docusign eSignature begann grenke 2015 einen nachhaltigen Transformationsprozess. Das Ziel war klar: Leasingverträge schneller, sicherer und rechtskonform abzuwickeln – und den Aufwand für Kunden und Reseller drastisch zu reduzieren.

Schrittweise wurden zusätzliche Lösungen wie Powerforms, Webforms und schließlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) integriert. Letztere erwies sich als Gamechanger, insbesondere im Hinblick auf regulatorische Anforderungen durch das Geldwäschegesetz (GwG) und die BaFin. Docusign ermöglichte grenke, nicht nur effizienter zu werden, sondern auch die höchsten Standards an Rechtskonformität und Sicherheit zu erfüllen.

„Unsere Markenwerte sind schnell, einfach und persönlich. Docusign hilft uns, genau das zu liefern – besonders bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer Vertragsprozesse.“

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) konnte grenke einen entscheidenden Schritt gehen:

• Signatur und Identifizierung werden in einem digitalen Prozess kombiniert

• Automatische Weiterleitung in den eID-Prozess nach Vertragsunterzeichnung

• Identifizierung per Smartphone und Personalausweis

• Hohe rechtliche Verbindlichkeit und Prozesssicherheit

Dies führet zu weniger Risiko, weniger Aufwand für Partner, weniger Aufwand für Kunden – und weniger interner Aufwand.

Beeindruckende Ergebnisse und messbare Vorteile der Zusammenarbeit (KPIs)

Die Zusammenarbeit mit Docusign hat grenke messbare Erfolge und klare Wettbewerbsvorteile gebracht:

• 20–30 % Effizienzsteigerung in der Vertragsbearbeitung und deutlich verkürzte Durchlaufzeiten.

• Reduzierter Prüf- und Nachbearbeitungsaufwand durch höhere Dokumentenqualität führt zu schnelleren Rückläufen (teilweise innerhalb weniger Stunden)

• >70 % der Verträge im Direct Sales werden digital über Docusign abgeschlossen: Eine signifikante Steigerung der digitalen Vertragsquote.

• 2025 wurden bisher mehr als 6.755 Verträge erfolgreich über Docusign abgeschlossen

• Verkürzte Durchlaufzeit bei den Vertragsabrechnungen um mehrere Tage: Deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse.

• Reduktion des Papierverbrauchs: Ein wichtiger Beitrag zu den ESG-Zielen und zur Nachhaltigkeit.

• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch flexible Signaturprozesse – egal, ob im Büro oder am anderen Ende der Welt.

• Volle Einhaltung regulatorischer Anforderungen durch QES & eID-Integration, was grenke zukunftssicher macht.

• Entlastung der Reseller, da die Identifikation des Vertragspartners digital und automatisiert erfolgt.

• Höhere Prozesssicherheit durch automatisierte Vorlagen und Validierungsschritte, die Fehler minimieren.

Rechtskonformität & Sicherheit auf höchstem Niveau

Als Finanzdienstleister unterliegt grenke strengsten Anforderungen. Docusign gewährleistet hierbei höchste Standards:

• GwG-Compliance: Erfüllung aller Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

• eIDAS-konforme Signaturen (QES): Einsatz der höchsten Signaturstufe, die europaweit rechtlich bindend ist.

• Vollständige Audit-Logs: Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft jeder Transaktion.

• Integration sicherer Identifikationslösungen (z. B. eID, VideoIdent): Gewährleistung der Identität von Vertragspartnern.

• QES + eID in einem einzigen Prozessschritt: Identifizierung der Leasingnehmenden vollständig digital integriert

„Mit der QES können wir heute bereits regulatorische Anforderungen erfüllen, die ab 2027 für viele Marktteilnehmer verpflichtend werden. Für uns ein klarer Wettbewerbsvorteil.“

Einführung & Zusammenarbeit mit Docusign: Schnell, partnerschaftlich, erfolgreich

Die Implementierung verlief schnell, reibungslos und wurde von den Mitarbeitenden sofort angenommen. Docusign wurde zur zentralen Plattform für den digitalen Vertragsabschluss. Die enge Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team – insbesondere mit Andreas Beck – ermöglichte die effiziente und zielgerichtete Einführung neuer Lösungen wie Webforms. Diese partnerschaftliche Herangehensweise war entscheidend für den Erfolg.

„Unser Customer Success Manager war über Jahre ein echter Sparringspartner für uns. Er hat nicht nur unterstützt, sondern aktiv mitgedacht – das war echte Partnerschaft.“

Docusign als Motor der Innovation bei grenke

Docusign ist bei grenke fest in die internen Systeme integriert – inklusive Händlerportale und Reseller-Workflows. Besonders die eID-Lösung ist ein wichtiger Baustein der Zukunft: Sie ermöglicht digitale Identifizierung ohne Medienbrüche – schnell, stabil und ohne lästige Wartezeiten oder technische Probleme bei VideoIdent. Docusign treibt somit die Innovationskraft von grenke maßgeblich voran.

Vollständige Unterlagen & geringerer Prüfaufwand

Durch geführte Unterzeichnung und strukturierte Formulare innerhalb der implementierten Docusign Lösung:

• Dokumente gehen größtenteils vollständig ein

• Weniger manuelle Nachforderungen

• Reduzierter Aufwand in der Archivierung

• Automatisierte Ablage statt manuelles Hochladen einzelner Dokumente

Auch der Vertrieb profitiert: Verträge lassen sich einfach anstoßen, digital versenden und effizient weiterverarbeiten.

Nahtlose Integration & Automatisierung

Docusign ist über eine API vollständig in das Vertriebssystem von grenke integriert:

• Vollautomatisierte Vertragsabschlüsse

• Systemübergreifende Kommunikation

• Skalierbare Prozesse über mehr als 30 Standorte hinweg

• Webforms und Powerforms für flexible Formularprozesse

Die Einführung verlief reibungslos – innerhalb weniger Wochen war die Anbindung umgesetzt und die Mitarbeitenden geschult.

Ausblick: Skalierung & ESG-Ziele im Fokus

Docusign ist nicht nur ein Effizienztreiber, sondern auch ein integraler Bestandteil der nachhaltigen Unternehmensstrategie von grenke. Die eContract-Quote fließt mittlerweile in die ESG-Bewertung von Reseller-Partnern ein – ein klares Zeichen, wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit bei grenke Hand in Hand gehen.

„Docusign war für uns ein echter Gewinn – für unsere Prozesse, für unsere Partner und für unsere Kunden.“

Seit der Einführung von Docusign berichtet grenke von:

• Beschleunigter Vertragsabwicklung

• Intuitiver, benutzerfreundlicher Anwendung

• Orts- und zeitunabhängiger Unterzeichnung

• Positivem Feedback von Leasingnehmenden

• Begeisterung im Vertrieb

Zusätzlich wurde der Papierverbrauch deutlich reduziert – ein wichtiger Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens.

Auf Basis der langjährigen Zusammenarbeit werden noch folgende Punkte hervorgehoben:

• Schneller, lösungsorientierter Support

• Praxisnahe Betreuung durch das Customer Success Team

• Flexibilität bei Pilotprojekten und Tests (z. B. Webforms/Powerforms)

• Gute Balance zwischen Standardprozessen und Individualisierung

Fazit: Eine digitale Erfolgsgeschichte, die andere inspirieren sollte

Die grenke AG zeigt eindrucksvoll, wie ein traditionell regulierter Markt durch Digitalisierung neu gedacht werden kann. Mit Docusign als Technologie- und Innovationspartner hat grenke nicht nur Effizienz gewonnen, sondern auch einen zukunftssicheren, rechtskonformen und kundenfreundlichen Vertragsprozess geschaffen.

Weiterhin plant grenke, zusätzliche Prozesse zu digitalisieren – insbesondere im Bereich Contract Lifecycle Management (CLM) oder intelligenten Vertragsmanagement Lösungen. Neben dem klassischen Leasingprozess werden weitere papierbasierte Abläufe geprüft, um zusätzliche Automatisierungs- und Effizienzpotenziale zu heben.

Diese Erfolgsgeschichte dient als Inspiration für andere Unternehmen, die ihre eigenen digitalen Transformationsprozesse vorantreiben möchten.