Personio und Docusign verbinden HR-Expertise mit elektronischer Signatur und Identitätsprüfung

Personio bildet HR-Vertragsprozesse mit Docusign vollständig digital und rechtssicher ab. Gemeinsam ermöglichen die beiden Plattformen Unternehmen im DACH-Raum, Arbeitsverträge und weitere Personaldokumente direkt in Personio zu erstellen, zu versenden, zu signieren und zentral abzulegen – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliches Signaturportal.

Für HR-Teams bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, schnellere Vertragsabschlüsse und mehr Sicherheit bei Dokumenten, für die unterschiedliche rechtliche Anforderungen an die Signatur gelten.

Personio auf einen Blick

• Branche: intelligente HR-Plattform für Core HR, Talent Management und Payroll

• Gegründet: 2015

• Kundenspektrum: mehr als 16.000 Organisationen

• Reichweite: rund 1,6 Millionen Mitarbeitende werden über Personio verwaltet

• Fokus: HR-Prozesse für Europa, einschließlich lokaler Anforderungen in den einzelnen Ländern

Personio unterstützt HR-Teams dabei, zentrale Prozesse rund um Mitarbeitende digital abzubilden. Als Senior Strategic Alliances Manager verantwortet Isabella Czauderna die strategischen Technologie-Partnerschaften von Personio, darunter die Zusammenarbeit mit Docusign. Victoria Riera ist Director Sales bei Personio und begleitet Unternehmen seit vielen Jahren bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer HR-Prozesse. Alex Grant verantwortet als CPO die Produktstrategie sowie die kontinuierliche Ausrichtung des Portfolios an den Kundenbedürfnissen und den Unternehmenszielen.

Die Herausforderung: Ein vollständig digitaler Vertragsprozess – auch bei hohen rechtlichen Anforderungen

Personio versteht sich als zentrale Plattform für die Personaldaten seiner Kunden. Daraus ergibt sich ein hoher Anspruch: Wenn ein Arbeitsvertrag in Personio erstellt wird, soll der gesamte Prozess auch innerhalb derselben Umgebung digital abgeschlossen werden können.

Das gilt nicht nur für einfache Standardfälle. Auch Verträge mit erhöhten rechtlichen Anforderungen an die Signatur – beispielsweise befristete Arbeitsverträge – sollten digital, nachvollziehbar und rechtssicher verarbeitet werden können.

Vor der Partnerschaft standen dabei insbesondere drei Ziele im Mittelpunkt:

• Kunden sollten ihre vollständigen HR-Vertragsprozesse digital in Personio abwickeln können.

• Für die Signatur sollte kein zusätzliches Tool und kein separater Account außerhalb der Plattform erforderlich sein.

• Der gesamte Ablauf sollte konsistent bleiben – von der Erstellung des Dokuments über die Unterschrift bis zur Ablage.

Gerade im deutschen Mittelstand sind Vertrags- und Dokumentenprozesse häufig noch nicht vollständig digitalisiert. Zwischen einem Vertragsangebot und der Unterschrift liegen im Recruiting oft mehrere Schritte, von denen mindestens einer analog erfolgt. Ausdrucke, manuelle Unterschriften, Postversand, Scans und erneutes Hochladen kosten Zeit, erhöhen die Fehleranfälligkeit und erschweren die Transparenz über den Bearbeitungsstand.

Die Lösung: Docusign nativ in Personio integriert

Mit Docusign ergänzt Personio seine HR-Plattform um eine Signatur- und Identitätsprüfungs-Infrastruktur, die über die verschiedenen Signaturstufen nach eIDAS hinweg eingesetzt werden kann.

Der entscheidende Punkt für Personio war dabei nicht, elektronische Signaturen als neues Konzept einzuführen. Der Anspruch bestand vielmehr darin, HR-Vertragsprozesse vollständig digital und rechtssicher abzubilden – und zwar auch dann, wenn ein Dokument eine höhere Signaturstufe erfordert.

Docusign erfüllte dafür die zentralen Auswahlkriterien von Personio:

• Vertrauen und globale Marktposition: Kunden sollten auf einen etablierten und international anerkannten Anbieter vertrauen können.

• Identitätsprüfung: Für höhere Signaturstufen sollte eine belastbare Identitätsprüfung verfügbar sein – nicht nur ein einfacher Klick auf einen Signaturbutton.

• Rechtliche Abdeckung: Die Lösung sollte die Anforderungen über alle relevanten eIDAS-Signaturstufen hinweg adressieren.

• Technische Einbettung: Die Signatur sollte möglichst nativ in Personio stattfinden, ohne Weiterleitung in ein separates Portal.

• Skalierbarkeit und API-Fähigkeit: Der Signaturprozess sollte technisch tief integrierbar, über APIs und Events steuerbar und für wachsende Kundenanforderungen ausgelegt sein

Die Partnerschaft wurde durch die Erweiterung wird in einem neuen Tab geöffnet um die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, weiter gefestigt. Damit kann Personio seinen Kunden eine nativ eingebettete Lösung für alle drei Signaturstufen anbieten. Die QES ist dabei der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und adressiert Dokumente, für die im DACH-Raum besondere Anforderungen gelten.

So funktioniert der digitale Ablauf

Die gemeinsame Lösung unterstützt einen durchgängigen Prozess innerhalb der HR-Plattform:

1. Vertrag aus einer digitalen Vorlage erstellen

HR-Teams greifen auf digitale Vertragsvorlagen mit hinterlegten Formulierungen zurück. Arbeitsverträge lassen sich dadurch schneller und mit weniger manueller Nacharbeit erstellen.

2. Dokument direkt digital versenden

Der fertige Vertrag wird aus Personio zur Signatur versendet. Ausdruck, Postversand und anschließendes Einscannen entfallen.

3. Passende Signaturstufe einsetzen

Je nach Dokument und rechtlicher Anforderung kann die geeignete Signaturstufe verwendet werden. Für Fälle mit besonders hohen Anforderungen steht die QES zur Verfügung.

4. Status transparent verfolgen

Der Bearbeitungsstand bleibt sichtbar: Das Team erkennt auf einen Blick, ob ein Dokument versendet, unterschrieben oder noch offen ist.

5. Dokumente zentral ablegen

Unterzeichnete Verträge und zugehörige Dokumente werden zentral und übersichtlich in Personio gebündelt und statt in einem Posteingangsstapel unterzugehen direkt bei den entsprechenden Mitarbeitenden gespeichert. So bleibt der Dokumentenprozess nachvollziehbar und der Zugriff im Arbeitsalltag einfach.

Der Mehrwert für gemeinsame Kunden

Die Partnerschaft zahlt auf drei zentrale Ergebnisse ein: Zeitersparnis, weniger Fehler und höhere Compliance.

Zeitersparnis durch weniger Medienbrüche

Wo früher ein Vertrag gedruckt, unterschrieben, gescannt und wieder hochgeladen werden musste, läuft der Prozess heute vollständig digital innerhalb von Personio ab. Dadurch verkürzt sich der Weg vom fertigen Dokument bis zum unterschriebenen Vertrag.

Das ist insbesondere im Recruiting relevant. Je schneller ein Vertrag abgeschlossen werden kann, desto leichter können Unternehmen im Wettbewerb um gefragte Talente mithalten.

Weniger manuelle Nacharbeit

Digitale Vorlagen und ein integrierter Signaturprozess reduzieren manuelle Arbeitsschritte. Verträge müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen übertragen, physisch versendet oder nachträglich eingescannt werden.

Das senkt die Fehleranfälligkeit und entlastet HR-Teams bei wiederkehrenden Signaturprozessen.

Höhere rechtliche Sicherheit

Die Wahl der passenden Signaturstufe ist entscheidend, wenn ein Dokument besonderen gesetzlichen Anforderungen unterliegt. Mit der QES können auch Personaldokumente digital verwaltet werden, für die die Schriftform relevant ist.

Bei befristeten Verträgen hilft die QES dabei, das Risiko einer unzureichenden Signaturstufe zu vermeiden. So können Unternehmen rechtliche und finanzielle Konsequenzen besser reduzieren.

Mehr Transparenz und Planungssicherheit

Der Status jedes Dokuments ist zentral einsehbar. HR-Teams wissen dadurch, welche Verträge noch unterwegs sind, welche bereits unterschrieben wurden und wo noch eine Aktion erforderlich ist.

Die Rückmeldung eines Kunden, der die E-Signatur kürzlich aktiviert hatte, bringt den Unterschied auf den Punkt:

„Früher hieß es warten – Vertrag ausdrucken, unterschreiben lassen, per Post hin und her und hoffen, dass er rechtzeitig zurückkommt. Heute entsteht der Vertrag aus einer digitalen Vorlage, geht direkt zur Unterschrift raus – und ist oft noch am selben Tag zurück. Und das Team sieht jederzeit auf einen Blick: unterwegs, unterschrieben oder offen – alles zentral an einem Ort.“

Warum die Partnerschaft im DACH-Markt besonders relevant ist

Der DACH-Markt verbindet hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Konformität mit einer in vielen Unternehmen noch heterogenen Prozesslandschaft. Insbesondere mittelständische Unternehmen arbeiten bei HR-Verträgen teilweise weiterhin mit Papier, manuellen Freigaben und voneinander getrennten Ablagen.

Personio bringt die Nähe zu diesen Unternehmen und ein tiefes Verständnis der regionalen HR-Anforderungen ein. Dazu gehören unter anderem Anforderungen rund um eIDAS, Schriftformerfordernisse und das Bürokratieentlastungsgesetz IV.

Docusign ergänzt diese regionale Nähe mit technologischer Tiefe, globaler Erfahrung sowie Funktionen für elektronische Signatur und Identitätsprüfung. Gemeinsam können Personio und Docusign damit einen Weg anbieten, der digitale Effizienz und rechtliche Anforderungen miteinander verbindet.

Mehrwert für Personio und Docusign

Die Partnerschaft stärkt beide Seiten.

Für Personio erweitert sie das Produktportfolio um eine etablierte, rechtssichere Signatur- und Identitätsprüfung. Das unterstützt die Positionierung als HR-Plattform, die auch regulatorisch anspruchsvolle Vertragsprozesse digital abbilden kann.

Für Docusign eröffnet die Integration einen direkten Zugang zu einer relevanten Zielgruppe im DACH-Raum. Die Signaturfunktion wird dort eingesetzt, wo der Bedarf entsteht: im täglichen HR-Prozess und eingebettet in die Plattform, die Unternehmen bereits für ihre Personalarbeit nutzen.

Die beiden Marken verbinden damit ihre jeweiligen Stärken:

• Personio kennt die Prozesse, Anforderungen und Prioritäten von HR-Teams.

• Docusign liefert die technische Infrastruktur für elektronische Signatur, Identitätsprüfung und intelligente Vertrasgsmanagementprozesse

• Gemeinsame Kunden erhalten einen integrierten Prozess, statt eine zusätzliche Punktlösung verwalten zu müssen.

Blick nach vorn: Integration, QES und gemeinsame Sichtbarkeit

In den kommenden 12 bis 24 Monaten möchten Personio und Docusign die Partnerschaft auf zwei Ebenen weiterentwickeln.

Auf der Produktseite soll die bestehende Integration weiter ausgebaut werden. Dazu gehört unter anderem die Unterstützung der Schweizer QES über Swisscom. Gleichzeitig soll die User Experience für gemeinsame Kunden kontinuierlich verbessert werden.

Auf der Go-to-Market-Seite planen die Partner mehr gemeinsame Sichtbarkeit, Auftritte, zusätzliche Marketingaktivitäten und eine noch engere Verzahnung der Partnerschaft.

Ein zentraler Use Case bleibt die Qualifizierte E-Signatur. Sie eröffnet HR-Teams die Möglichkeit, auch Personaldokumente, für die gesetzliche Schriftformerfordernisse gelten, effizient digital zu verwalten – ohne dabei rechtliche Risiken durch eine unpassende Signaturstufe einzugehen.

Fazit

Personio und Docusign zeigen, wie eine strategische Technologiepartnerschaft aus einem wichtigen Einzelprozess einen durchgängigen digitalen Workflow machen kann.

Die gemeinsame Lösung bringt die Signatur dorthin, wo HR-Teams ihre Verträge ohnehin erstellen und verwalten: in Personio. Unternehmen profitieren von weniger Papier, weniger manueller Nacharbeit, mehr Transparenz und einer Signaturinfrastruktur, die auch anspruchsvolle rechtliche Anforderungen adressiert.

Für Personio ist Docusign deshalb mehr als ein ergänzendes Tool. Die Lösung ist ein fester Bestandteil der Vertrags- und HR-Prozesse – und ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu vollständig digitalen, skalierbaren und rechtskonformen Employee-Lifecycle-Prozessen. 

Isabella Czauderna, Senior Strategic Alliances Manager, Personio bringt es auf den Punkt:

“Wir nutzen Docusign bereichsübergreifend für Verträge von Vertrieb bis HR. Docusign ist für uns kein Zusatztool, sondern fester Bestandteil unserer Vertrags- und HR-Prozesse – tagtäglich im Einsatz und deshalb geben wir es den Kunden auch gerne an die Hand. “