Wie T-Mobile Enterprise die Vertragsbearbeitungszeit um 44 % verkürzte - ohne zusätzlichen Personalbedarf
1.8x Schnellere Zykluszeit für hochwertige Verträge
IT-Betrieb
Digital Excellence in der Rechtsabteilung: valantic erzielt mit Docusign CLM maximale Transparenz, Geschwindigkeit und KI-Vorsprung
Lösungsauswirkungen
Von Wochen auf Tage
Dauer des Vertragsabschlusses
↑ Compliance Niveau
erhöht durch Automatisierung
↑ Nutzerzufriedenheit
Steigerung in mehreren Abteilungen
Verwendete Produkte
Der Kunde: valantic – Driving Innovation. Empowering Transformation.
valantic zählt zu den am schnellsten wachsenden Digitalberatungen in Europa. Das Unternehmen mit Hauptsitz in München ist an Standorten in 20 Ländern weltweit vertreten. valantic berät seine Kunden end-2-end bei allen Herausforderungen der Digitalen Transformation, hilft diesen, ihre Corporate Performance besser zu managen und die Potenziale von Daten und Künstlicher Intelligenz zu heben. Darüber hinaus unterstützt die Digitalberatung ihre Kunden dabei, die Customer Experience optimal zu gestalten, Kerntechnologien der Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen und Unternehmensprozesse durchgängig zu optimieren. Hierbei setzt valantic selbst höchste Maßstäbe für digitale Exzellenz und operative Effizienz.
Die Herausforderung: Intransparenz und manuelle Prozesse
Als dynamische Unternehmensgruppe mit zahlreichen rechtlichen Einheiten und unterschiedlichen Jurisdiktionen stand valantic vor der Herausforderung, einen zentralen Überblick und Standards für ihre Vertragslandschaft zu etablieren. Die bestehenden Prozesse waren geprägt von:
Mangelnder Transparenz: Abgeschlossene Verträge waren verstreut abgelegt und wichtige Vertragsdaten in PDFs versteckt, was den Überblick über Fristen, Ablaufdaten und Preisanpassungsmöglichkeiten erschwerte.
Ineffizienz: Manuelle Tätigkeiten, wie die Pflege von Vertragsvorlagen in unterschiedlichen Word-Dateien und die zeitintensive Suche nach Dokumenten oder Ansprechpartnern, haben viele Ressourcen gebunden.
Fehlende Struktur: Die Genehmigungsprozesse (Approvals) waren nicht strikt automatisiert, was das Risiko für Fehler und Abweichungen erhöhte.
„Wir hatten keine guten Möglichkeiten, Verträge zu durchsuchen oder Berichte, Reports und Analysen durchzuführen. Das war wirklich der Hauptgrund für die Entscheidung, den Prozess zu digitalisieren.“
Die Lösung: Docusign CLM – End-to-End-Vertragsmanagement mit KI
Nach der erfolgreichen Implementierung von Docusign eSignature zur Digitalisierung der Unterschriftsprozesse, entschied sich valantic für die Erweiterung auf Docusign Contract Lifecycle Management (CLM), um den gesamten Vertragszyklus zu verwalten.
Docusign CLM bot die notwendige Plattform, um die Kernanliegen von valantic zu adressieren und die digitale Transformation der Rechtsabteilung voranzutreiben:
Zentrale, saubere Ablage: Alle Verträge sind an einem Ort abgelegt und durchsuchbar.
Automatisierte Workflows: Vordefinierte, nicht überspringbare Schritte im Vertragsprozess sorgen für höhere Compliance und Struktur.
Nahtlose Integration: Die Anbindung an das CRM-System ermöglicht den Vertriebskollegen eine einfache und intuitive Nutzung des Tools, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Die Ergebnisse: Geschwindigkeit, KI-Vorteil und Umsatzsteigerung
Der Einsatz von Docusign CLM lieferte valantic unmittelbare und messbare Vorteile, die über reine Zeitersparnis hinausgehen und direkt zur Wertschöpfung beitragen:
1. Radikale Beschleunigung des Vertragsschlusses
Die Implementierung führte zu einer signifikanten Reduzierung der Durchlaufzeiten:
Von Wochen auf Tage: Ein Vertragsschluss, der zuvor mehr als drei Wochen in Anspruch nahm, kann nun innerhalb von maximal 10 Tagen abgeschlossen werden, da alle Informationen und Schritte klar und übersichtlich an einem Ort sind.
Nutzerzufriedenheit: Die Klarheit in den Prozessen steigerte auch die Zufriedenheit der Nutzer in Vertrieb und Verwaltung.
„Die größten Auswirkungen der Implementierung für uns waren insbesondere in der Geschwindigkeit des Prozesses. Ein Vertragsschluss, der davor mehr als drei Wochen gedauert hat, kann jetzt maximal in zehn Tagen fertig abgeschlossen werden.“
2. KI-gestützte Effizienz in der Vertragsprüfung
valantic setzt gezielt auf die KI-Funktionen von Docusign CLM, um die manuelle Arbeit der Juristen zu reduzieren und die Qualität zu sichern:
Automatisierte Dokumentenanalyse: KI erfasst automatisch Metadaten und Attribute aus den Dokumenten, sodass die manuelle Erfassung entfällt und nur noch eine Bestätigung der Korrektheit notwendig ist.
Verstärkte Compliance und Revision: Die KI-gestützte Vertragsprüfung ermöglicht es valantic, Verträge mit eigenen, vordefinierten Prompts gegen interne Standards prüfen zu lassen. Dies unterstützt das Legal Team enorm, indem relevante Punkte oder Abweichungen sofort markiert werden.
„Also persönlich als Juristin, die viele Verträge prüfen muss, freue ich mich am meisten auf die KI-gestützte Revision. Das erleichtert die Arbeit von mir und von meinem Team enorm, weil wir sehr viel Zeit dadurch einsparen.“
3. Maximale Transparenz und Umsatzpotenzial
Die gewonnene Transparenz wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus:
Zielgerichtete Steuerung der Preisbedingungen: Der transparentere Einblick in bestehende Verträge schafft die Voraussetzung für eine bessere und automatisierte Preissteuerung - mit positiven Umsatzeffekten für die Gesamtorganisation.
Compliance-Niveau erhöht: Die Automatisierung von Approvals sorgt für eine bessere Einhaltung von Vertragsstandards und die verstärkte Dokumentation der Prozesse.
Docusign CLM hat valantic in die Lage versetzt, die Verwaltung von Verträgen von einem administrativen Engpass in einen strategischen Beschleuniger zu verwandeln.