Die bbw Gruppe digitalisiert ihr Vertragswesen mit Docusign
Lösungsauswirkungen
Verwendete Produkte
Die bbw Gruppe digitalisiert ihr Vertragswesen mit Docusign
Kunde: bbw Gruppe – Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft
Branche: Bildung & Qualifizierung
Lösung: Docusign eSignature, Docusign IAM (Intelligent Agreement Management), QES, API-Integration
Ausgangssituation: Hoher Papieraufwand und fehlende Transparenz
Die bbw Gruppe ist mit zahlreichen Standorten, Referent:innen und Honorarkräften ein komplex aufgestelltes Bildungsunternehmen. Vertragsprozesse – insbesondere Referentenverträge – waren lange stark papierbasiert: Dokumente wurden häufig noch ausgedruckt, postalisch versendet, manuell nachverfolgt und archiviert..
Dieser analoge Prozess verursachte nicht nur hohe Zeit- und Kostenaufwände, sondern auch Medienbrüche, Fehlerquellen und mangelnde Transparenz. Unterschiedliche Vertragsvorlagen an einzelnen Standorten führten dazu, dass nicht immer mit den aktuellsten, rechtssicheren Dokumenten gearbeitet wurde. Gleichzeitig stieg der administrative Druck durch regelmäßige Prüfungen durch staatliche Kostenträger.
Die Entscheidung für Docusign
Die bbw Gruppe suchte eine Lösung, die:
rechtssicher ist (inkl. Qualifizierter Elektronischer Signatur – QES),
Transparenz über den Status aller Verträge schafft,
Prozesse zentral steuert, aber dezentral nutzbar ist,
sich einfach in bestehende Systeme integrieren lässt,
Mit Docusign entschied sich die bbw Gruppe für eine integrierte End-to-End-Lösung, die eSignaturen, Vertragsmanagement und Automatisierung verbindet.
Die bbw Gruppe ist von anderen Lösungen - speziell im Umfeld Referentenverträge - auf Docusign umgestiegen, da sie auf integrierte Lösungen setzen und eine Strategie verfolgen, die auf „ein Problem - eine Lösung“ setzen und auch darauf so wenig wie möglich unterschiedliche Systeme parallel für vergleichbare Aufgaben zu nutzen - auch um die Mitarbeitenden zu entlasten und z.B. Schulungsaufwände zu reduzieren.
Die Lösung: Digitale Vertragsprozesse mit Docusign
Heute nutzt die bbw Gruppe Docusign entlang des gesamten Vertragslebenszyklus:
Digitale Signaturen für Referenten- und andere Verträge
Zentrale Vertragsverwaltung mit klarer Übersicht: Welche Verträge sind versendet? Welche sind unterzeichnet? Wo fehlen noch Signaturen?
Automatische Reminder, die manuelles Nachfassen überflüssig machen
Automatisches Befüllen von Dokumenten aus bestehenden Systemen
IAM (Intelligent Agreement Management) zur zentralen Steuerung von Rollen, Rechten und Vorlagen
Massenimport bestehender Verträge inklusive strukturierter Datenextraktion
API-Integration (u. a. über Akonso) sowie Anbindung an Microsoft Teams
Integrierte QES, da Docusign als Trust Center fungiert – ohne zusätzliche Drittanbieter (mit einer Gültigkeit von bis zu drei Jahren, länger als marktüblich)
Alle Punkte bauen auch auf die Themen Zukunftssicherheit und Einhaltung der Compliance- und Risk-Management Vorgaben.
Schnelle Implementierung, hohe Akzeptanz
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die sehr kurze Implementierungszeit: Bereits vier Wochen nach Vertragsunterzeichnung war Docusign produktiv im Einsatz.
Dank der browserbasierten Nutzung und der Integration in Microsoft Teams ist Docusign für Mitarbeitende einfach zu bedienen. Die Schulungen waren kurz, das System intuitiv – ein wichtiger Punkt für ein Unternehmen mit vielen Standorten und Nutzergruppen.
Messbare Ergebnisse und Mehrwert
Die bbw Gruppe profitiert heute von deutlichen Verbesserungen:
Bis zu 25 % weniger Papier – bei mehreren Millionen Seiten pro Jahr ein enormer Hebel
Massive Zeitersparnis durch Wegfall von Drucken, Versenden, Nachtelefonieren und manueller Ablage
Höhere Qualität und Rechtssicherheit durch zentrale, stets aktuelle Vertragsvorlagen
Volle Transparenz auf Knopfdruck – besonders wichtig bei internen und externen Prüfungen
Bessere Nachweisfähigkeit, z. B. zur Vermeidung von Scheinselbstständigkeit
Mehr Zeit für die eigentliche Bildungsarbeit, weniger Verwaltung
Langfristig verfolgt die bbw Gruppe das Ziel, alle Verträge zentral in Docusign IAM zu bündeln und sowohl zentral als auch dezentral nutzbar zu machen – mit maximaler Transparenz und Standardisierung bei gleichzeitiger Berücksichtigung standortspezifischer Besonderheiten.
Warum Docusign?
Neben Funktionalität und Geschwindigkeit überzeugte Docusign die bbw Gruppe insbesondere durch:
geprüfte Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität,
integrierte QES ohne Medienbruch,
einfache Schulungen und hohe Benutzerfreundlichkeit,
schnelle und verlässliche Unterstützungsleistung.
„Wenn wir uns die Prozesse anschauen, haben wir festgestellt, dass wir es mit Docusign für unsere Mitarbeitenden am leichtesten haben.“
Fazit
Mit Docusign hat die bbw Gruppe den Schritt von papierbasierten, fehleranfälligen Vertragsprozessen hin zu einem modernen, digitalen und transparenten Vertragsmanagement vollzogen – schnell implementiert, rechtssicher und nachhaltig.