CIEE reduz 70% em gastos com papel com Docusign

O Centro de Integração Empresa-Escola – CIEE é uma entidade sem fins lucrativos, que incentiva a integração do jovem ao mercado de trabalho. Com uma base de 4,6 milhões de jovens brasileiros inscritos, o CIEE intermedia atualmente cerca de 250 mil contratos de estágio e jovem aprendiz em todos os estados do Brasil, incluindo o Distrito Federal.

A logística e a morosidade no processo eram os principais desafios do CIEE na oferta de novas vagas. Para ter o documento pronto e começar a trabalhar, o jovem precisava ir até uma das unidades da entidade buscar os papéis, levá-los na faculdade ou escola para coletar as assinaturas e voltar para entregar as vias assinadas. Esse processo demorava cerca de 30 dias. Apenas depois de finalizado o jovem poderia começar a trabalhar.

Como o principal meio para conseguir novas vagas é o relacionamento com empresas e governo, o tempo dos funcionários é precioso. Porém, com o uso de papel, ele era gasto com burocracia e processos com documentos.

Para resolver esse desafio, a entidade iniciou um plano de modernização tecnológica. Em setembro de 2018, o CIEE decidiu implementar a assinatura eletrônica da Docusign. A escolha foi motivada pelas características de segurança e praticidade na hora de enviar os contratos, que seriam a solução para obstáculos na maior atividade dentro da instituição.

Benefícios além da velocidade e produtividade

Com a assinatura eletrônica, o contrato passou a ser assinado e devolvido em apenas 10 dias. “Não existe mais a necessidade do jovem ir até o lugar para assinar o contrato. Tudo é realizado eletronicamente. Por isso, hoje não temos mais 52 escritórios, são apenas 40 e com um foco no que realmente importa: o atendimento e busca de novas vagas”, diz Humberto Casagrande Neto, CEO da CIEE.

Nos 40 escritórios da entidade, os funcionários passaram a investir o seu tempo em atividades mais estratégicas, como o atendimento e a procura por novas vagas no mercado. Com isso, a produtividade aumentou. Antes, a entidade recebia apenas 23% das vias de contrato assinadas. Com a assinatura eletrônica da Docusign, 90% dos contratos são assinados.

A etapa burocrática, como conferência de dados e arquivos, agora está centralizada na solução da Docusign. Isso permitiu concentrar essas atividades em apenas três centrais, ao invés de tê-las em todos os escritórios. Além disso, com a vantagem de contar com a tranquilidade da segurança nas operações com a assinatura eletrônica, foi possível diminuir esse processo e mais uma vez a equipe pode focar no que realmente importa: o jovem.

Para oferecer uma melhor experiência de inscrição e atendimento ao jovem, a implementação da assinatura eletrônica se uniu a atualização da plataforma do CIEE. “Agora, o estudante entra no site, escolhe a vaga e já faz o processo de documento todo no computador”, explica o CEO.

Outra consequência foi a redução em 70% nos gastos com insumos de escritório (papel, impressora, tonner etc), o que deixou o processo de contrato mais sustentável. “O processo com a Docusign se tornou saudável, rápido e ecologicamente correto”, complementou Humberto Casagrande Neto. Atualmente, a solução tem sido utilizada também por outros departamentos, como o RH e o jurídico. 

“Esperamos que as instituições de ensino aceitem a nova tecnologia e se desenvolvam nisso para que consigamos crescer e atender a todos os jovens na entrada do mercado de trabalho”, concluiu o CEO.