8 dicas para reduzir custos no setor de operações

O setor de operações é formado por todos os processos de negócios, indo do estratégico até o operacional. Cabe ao responsável por este setor planejar, coordenar e executar estratégias e táticas que melhorem a performance organizacional, dentre elas, reduzir custos.

Cortar gastos, ao contrário do que parece, não é tão fácil assim. Existem despesas que são essenciais para a manutenção do core business da empresa, e essas não podem ser simplesmente eliminadas, precisam ser transformadas de modo a alcançar eficiência máxima. Já outras, que não são vitais para a sobrevivência do negócio, podem ser terceirizadas, reduzidas ou eliminadas, dependendo das necessidades e objetivos do empreendimento.

O objetivo do nosso post de hoje é ajudar você a determinar quais custos podem ser reduzidos e como, sem afetar a qualidade dos seus produtos e serviços. Vamos adiante?

Determine seu orçamento

Sabe aquela velha história de “viver com o que se ganha”? Pois bem, ela também é válida no mundo dos negócios. Não adianta você ganhar 100 e gastar 500, uma hora essa balança vai pender totalmente para os seus fornecedores e você se verá endividado.

O melhor a fazer é determinar um teto de gastos, seja mensal ou anual. Analise seu histórico de receitas e estipule uma meta de uso destes recursos, sempre considerando que emergências podem aparecer. Este é o ponto de partida para reduzir custos na sua empresa.

Faça uma análise interna de custos

Antes de sair cortando o cafezinho do pessoal, faça uma análise de quais são seus maiores ladrões de recursos. Levante todos os custos operacionais do negócio e classifique-os por ordem de relevância para a manutenção da sua atividade.

Uma boa técnica para determinar o que é realmente essencial é o Orçamento na Base Zero. Com ela, você separa sua empresa em unidades e segmenta cada unidade em atividades básicas, intermediárias e avançadas, determinando um valor mínimo a ser empregado para a manutenção dessas atividades. As áreas de maior relevância recebem maior orçamento, ajudando a otimizar seus recursos sem parar nenhum setor.

Reveja seu processo de compras

Centralizar as compras é a melhor forma de evitar desperdícios. Muitas vezes dois ou três setores fazem pedidos de produtos semelhantes, em datas diferentes, aumentando os custos por duplicidade e também por compras com volume reduzido.

O melhor a fazer é determinar uma data para todas as compras da empresa, estipulando uma data limite para pedidos. Desta forma, o responsável pelas compras pode confrontar os pedidos, somá-los e então otimizar as solicitações aos fornecedores.

Além disso, como o volume de compras se torna maior, é possível negociar melhores preços e prazos, o que contribui para reduzir custos operacionais.

Qualifique seus fornecedores

Na Gestão da Qualidade, existem critérios que ajudam a classificar fornecedores de modo que você possa selecionar sempre os melhores. Chamado de Índice de Qualificação de Fornecedores (IQF), este modelo de avaliação é baseado em quatro critérios: eficiência operacional; gestão de pessoas; cumprimento do contrato; e satisfação do cliente.

Cada fornecedor recebe uma pontuação para esses critérios e o resultado final permite à sua empresa selecionar aqueles de melhor desempenho, o que contribui diretamente para a redução de custos, já que a eficiência operacional está relacionada a preços e capacidade de entrega, por exemplo.

Mantenha o estoque enxuto

A correta gestão de estoques é fundamental para reduzir custos, tendo-se em vista que o estoque faz parte do capital de giro da empresa e, quanto maior ele for, maior será o investimento para mantê-lo.

É dentro desta perspectiva que muitas empresas adotam a metodologia lean para gerenciar estoques, ou seja, reduzi-los ao máximo possível sem afetar as atividades da organização. Para tanto, você precisa, primeiramente, realizar uma boa gestão de demandas, isto é, saber seu histórico de saída de produtos em estoque para abastecê-lo com uma quantidade suficiente de insumos ou produtos acabados.

Em seguida, vem a gestão das mercadorias, que devem ser repostas com maior frequência, evitando o acúmulo e as perdas em decorrência de vencimento de prazos de validade, obsolescência, extravios e danos, entre outras.

Terceirize atividades acessórias

Reduzir custos operacionais requer, muitas vezes, a priorização de atividades e setores dentro da organização. Manter o foco no core business é essencial, o que leva a decisões de outsourcing para melhorar a agilidade de resposta às demandas do mercado.

Avalie qual é o cerne do seu empreendimento, o produto ou serviço principal e quais são as áreas vitais para a continuidade da solução. Depois, pesquise no mercado empresas que possam oferecer os serviços dos setores que não são essenciais para a continuidade da sua atividade.

Propor que um grupo de funcionários abra uma empresa e passe a prestar serviços para você é uma alternativa às demissões e que pode gerar novos negócios decorrentes da parceria.

Ouça seus funcionários

Quem está diariamente na operação tem mais condições de dizer o que pode ser melhorado, onde os gastos são maiores e que tipo de estratégias podem ser levadas adiante para reduzir custos.

Por exemplo, sabe-se que a folha de pagamento é um dos maiores custos das empresas atualmente. O profissional responsável pela área de RH pode dar dicas de como reduzir os custos vinculados, como diminuição de horas extras, turnos de 6 horas ou mudanças na bonificação dos vendedores.

Na produção, outra área vital para o empreendimento, quem está na operação das máquinas pode dizer quantas vezes um equipamento foi para conserto, quando é hora de trocar por uma tecnologia mais atualizada e que tipo de insumos podem ser substituídos para que o processo se torne mais eficiente e menos custoso para a empresa.

Invista em tecnologia de ponta

A tecnologia pode agregar muito valor ao seu negócio, ajudando a reduzir custos no médio e longo prazo. A aquisição de sistemas de gestão otimiza os processos e torna a tomada de decisão mais ágil; o uso de assinaturas eletrônicas permite uma melhor gestão de contratos e a escalabilidade de clientes sem a necessidade de aumentar seu trabalho manual; a implementação de um sistema de ponto eletrônico melhora o controle de acessos na empresa; e assim por diante.

Para cada dificuldade da sua empresa, provavelmente existe uma tecnologia que possa reduzir as barreiras ou quem sabe até eliminá-las, melhorando sua performance mercadológica e, claro, financeira.

Reduzir custos é o objetivo de toda empresa, então que tal dar uma força para outros colegas que estão na mesma situação? Compartilhe este post nas redes sociais e ajude mais pessoas!