Cotação de preços: o que é e como fazer de forma prática

Cotação de preços é o processo de levantar e comparar valores oferecidos por diferentes fornecedores para um mesmo produto ou serviço. Na prática, esse tipo de cotação é utilizada para garantir melhores condições de compra, tantos em termos financeiros quanto em prazos e qualidade. 

Diferentemente de um orçamento, que normalmente mostra o valor final de uma proposta específica, o processo de cotação de preços envolve a coleta de inúmeras ofertas antes da decisão de compra. 

Devido à crescente modernização na atualidade, a cotação digital tem ganhado bastante destaque, já que agiliza etapas e aumenta a transparência do processo. Assim, ela deixa as negociações mais competitivas e colabora para a gestão inteligente de recursos. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o que é cotação de preço, continue a leitura. Este conteúdo vai esclarecer os pontos principais, mostrar como aplicar o processo no dia a dia e apresentar boas práticas para tornar as aquisições ainda mais estratégicas.

Qual a diferença entre cotação de preço e orçamento?

Basicamente, a diferença entre cotação de preço e orçamento está na finalidade e na formalidade de cada um deles. 

Isso porque a cotação de preço é uma etapa de pesquisa. Ou seja, por meio dela, o comprador entra em contato com diversos fornecedores para levantar os valores do mercado para um mesmo serviço ou produto. Aqui, o objetivo é comparar:

• preços;

• prazos de entrega;

• condições de pagamento; e 

• outros critérios antes de tomar uma decisão de compra.

Já o orçamento é uma proposta comercial enviada por um fornecedor após a solicitação do cliente. Esse tipo de orçamento tende a ser mais detalhado, já que inclui:

• valores finais;

• condições específicas;

• prazos de validade. 

Em suma, a cotação é uma sondagem inicial e não tem compromisso. Já o orçamento pode se transformar em um contrato de venda, se for aprovado.

Como fazer cotação de preço?

Conforme visto, fazer uma cotação de preço clara e bem estruturada evita custos desnecessários e otimiza o processo de compra. Veja como fazer!

1. Defina exatamente o que será cotado

Antes de realizar a busca por fornecedores, entenda o que precisa ser adquirido: 

• quantidade;

• especificações técnicas;

• modelo;

• marca;

• prazo de entrega desejado. 

Todas essas informações garantirão comparações mais justas entre as propostas recebidas.

2. Escolha e consulte fornecedores confiáveis

Pesquise no mercado e selecione empresas confiáveis, que forneçam o produto ou serviço desejado. Depois, faça o envio de sua solicitação de cotação com todas as informações bem descritas. 

3. Compare as propostas e registre a decisão

Depois de analisar os preços, avalie também as condições de pagamento, prazos, reputação, autoridade da empresa no setor e suporte oferecido. 

Por fim, registre todas as informações em planilhas ou sistemas de cotação digital para facilitar futuras compras e auditorias internas.

Importância da cotação de preços

Esse processo serve para comparar valores, condições e prazos antes de realizar uma compra, a fim de garantir escolhas mais vantajosas para a corporação. 

Além disso, entender e aplicar a cotação de preços também ajuda a identificar fornecedores mais competitivos, o que evita gastos desnecessários e promove maior controle financeiro. 

Além disso, contribui para a transparência nas negociações, facilita o planejamento de compras e diminui os riscos de aquisição do produto ou serviço por mero impulso.

Como solicitar cotação de preço online?

Solicitar cotação de preços online pode ser mais simples e rápido do que você imagina. Veja, abaixo, três dicas práticas para tornar esse processo mais ágil, preciso e otimizado.

1. Utilize plataformas específicas de cotação digital: opte por sistemas ou marketplaces especializados que centralizam fornecedores e facilitem a comparação de preços em tempo real;

2. Descreva o que é necessário de maneira clara: informe especificações técnicas, quantidades, prazos e formas de entrega para evitar retornos imprecisos ou retrabalho na análise das propostas;

3. Defina um prazo de resposta: depois de enviar a solicitação, determine uma data limite para retorno das cotações para garantir mais agilidade na tomada de decisão.

Modelo de mensagem

Use o template abaixo para fazer seus processos de cotação de preços de forma prática e rápida: 

Assunto: Solicitação de cotação de preços

Prezados,

Gostaríamos de solicitar uma cotação para os itens abaixo:

Produto/Serviço: [Nome do item]

Descrição técnica: [Detalhes técnicos relevantes]

Quantidade: [Número de unidades]

Condições de entrega: [Prazo, local, modalidade]

Forma de pagamento: [Especificar condições]

Prazo para envio da cotação: [Data limite]

Favor enviar a proposta com valores, condições comerciais e prazos para o e-mail [seu e-mail de contato].

Aguardamos seu retorno.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Nome da empresa]

[Telefone e/ou e-mail de contato]

5 dicas para ser eficiente ao realizar a cotação de preços

Se você deseja ganhar tempo e tomar melhores decisões na hora de comprar, veja, a seguir, 5 dicas práticas para otimizar esse processo da maneira mais objetiva possível!

1. Padronize as especificações dos itens: dê a mesma descrição técnica para todos os fornecedores, pois, assim, você evita interpretações diferentes e garante propostas comparáveis;

2. Solicite cotações a mais de um fornecedor: envie pedidos em pelo menos três empresas para ter uma noção geral de melhores preços e condições;

3. Defina prazos claros para envio da proposta: não se esqueça de informar até quando deseja receber as cotações para evitar atrasos no processo de compra;

4. Centralize as respostas em um só lugar: se possível, use um único e-mail ou sistema de cotação para agrupar as respostas recebidas pelos fornecedores;

5. Vá além do preço: avalie também os prazos de entrega, condições de pagamento e qualidade do fornecedor antes de tomar sua decisão de compra. 

Como usar a tecnologia como auxiliar no processo de cotar preços?

Softwares de gestão de fornecedores, por exemplo, ajudam empresas a comparar propostas, acompanhar prazos e manter um histórico completo das negociações. 

Além disso, soluções de gestão de documentos permitem armazenar contratos, propostas e comprovantes de forma segura e acessível. 

Com essas tecnologias, o processo fica mais transparente, organizado e estratégico, o que favorece melhores negociações e mais controle sobre as compras realizadas.

• Leia mais: o que é e como emitir o RPA?

Tipos de cotação

• Cotação simples: usada para compras rotineiras e valores menores. Esse tipo de cotação envolve a solicitação de preços a poucos fornecedores, com uma análise mais direta e rápida;

• Cotação eletrônica: geralmente feita em plataformas digitais. Ela facilita o envio, recebimento e comparação de propostas, o que é ideal para agilizar o processo e manter registros organizados;

• Cotação formal: sendo mais detalhada, acaba exigindo documentos a mais, como propostas técnicas, prazos de entrega e garantias. Ela é bastante comum em compras mais estratégicas ou de valor mais elevado;

• Cotação por amostragem: solicita amostras do produto junto da proposta de preço, geralmente usada quando a qualidade e o desempenho influenciam diretamente na decisão de compra.

Quais são os benefícios da cotação de preços?

Até aqui você viu que a cotação de preços vai muito além da economia imediata. Na verdade, ela fortalece o processo de compras, amplia a visão de mercado e aprimora o relacionamento com fornecedores. Mas, não é só isso. Confira mais vantagens!

Comparação de condições comerciais

A cotação permite comparar prazos de entrega, formas de pagamento, garantias e suporte, favorecendo escolhas mais completas e mais seguras.

Ampliação da base de fornecedores

Adquirindo o hábito de cotar, você passa a conhecer novos fornecedores, ganha poder de negociação e reduz a dependência de parceiros que sua empresa já se relaciona há muito tempo.

Histórico para negociações futuras

Registrar as cotações gera um banco de dados valioso. Essa informação pode ser usada para futuras negociações, auditorias internas e melhoria contínua dos processos.

Desafios na cotação de preços

Em geral, os principais desafios mais visíveis e comuns na cotação de preços são:

• falhas na comunicação com fornecedores;

• prazos apertados de retorno;

• dificuldade em padronizar os pedidos. 

Em diversas ocasiões, a empresa envia solicitações sem detalhes claros, o que gera respostas incompletas. Além disso, quando o tempo para cotar é reduzido, o processo tende a perder qualidade e, com isso, o menor preço, em vez de outros critérios mais importantes, como qualidade, acaba sendo considerado.

Outro obstáculo bastante comum é a comparação das ofertas recebidas. Sem um modelo unificado, fica inviável avaliar condições comerciais, prazos e garantias de forma justa e estratégica.

Como digitalizar o processo de cotação de preços?

Hoje, com inúmeras ferramentas digitais, é possível enviar solicitações padronizadas para vários fornecedores ao mesmo tempo, além de centralizar as respostas em uma única plataforma para comparar condições com mais precisão. 

A transformação digital, nesse processo: 

• diminui erros manuais;

• melhora a comunicação entre as partes; e 

• gera mais transparência e rastreabilidade. 

Além disso, a digitalização permite a integração do processo de cotação de preços com sistemas de gestão de compras, o que facilita muito decisões estratégicas e otimiza o tempo da equipe.

Otimize sua cotação de preços com a assinatura digital Docusign

Conforme visto até aqui, a cotação de preços é um processo estratégico que pode ser otimizado com o uso das tecnologias certas. 

Ao digitalizar etapas como a coleta, análise e formalização de propostas, empresas ganham tempo, reduzem falhas e tomam decisões mais precisas. 

Nesse cenário, a Docusign se destaca como uma das líderes globais em soluções de assinatura eletrônica e gestão de documentos, oferecendo um ecossistema robusto para automatizar fluxos críticos de negócios.

Além disso, com a Docusign, é possível acelerar o fechamento de contratos com fornecedores por meio da assinatura digital e gerir toda a vigência do acordo com o CLM (Contract Lifecycle Management). 

Isso vale, inclusive, para documentos como o contrato de compra e venda, que pode ser assinado digitalmente com validade jurídica, segurança e rastreabilidade

Nesse ponto, podemos enxergar inúmeros benefícios, como economia de custos com papel e transporte, maior segurança jurídica, agilidade nas aprovações e uma experiência mais moderna para todos os envolvidos.

Transforme a maneira como sua empresa realiza cotações. Fale com um especialista da Docusign e descubra como simplificar seus processos hoje mesmo.