Gerenciamento de contratos e fornecedores: saiba como fazer

Parte do trabalho de uma empresa envolve a gestão de contratos e fornecedores, que podem apoiar as equipes de compras e ajudar os negócios a tomar decisões estratégicas.

Uma boa gestão contratual garante maior controle sobre os acordos firmados entre as companhias e os seus diversos parceiros, além de aumentar a segurança jurídica e reduzir os custos e riscos. 

Pensando nisso, preparamos um post rápido que destaca a importância do gerenciamento de contratos e fornecedores, as melhores práticas para fazer uma boa gestão e dicas para gerenciar contratos digitalmente. Acompanhe!

Qual é a importância da gestão de fornecedores?

Independentemente do porte ou ramo de atuação, qualquer tipo de empresa precisa lidar com uma gama de fornecedores diretamente relacionados à sua linha de venda ou produção.

O papel da gestão de fornecedores é conseguir qualidade, quantidade, prazos e preços que atendam às necessidades estratégicas da empresa. A falha em qualquer uma dessas quatro áreas pode resultar em prejuízos e prejudicar os resultados da organização.

Enquanto os problemas internos podem ser facilmente resolvidos por meio de ajustes gerenciais, a aquisição, muitas vezes, depende de fatores específicos de cada fornecedor — adicionando um elemento de risco ao negócio.

Por exemplo, se o fornecedor não realizar a entrega — por qualquer motivo —, a questão atinge não somente a empresa, mas também os consumidores que estão acostumados a adquirir aqueles produtos.

Por esse e muitos outros motivos, a gestão de contratos é fundamental para identificar quem são os melhores fornecedores para o sucesso do negócio e como proceder nas negociações com cada parceiro. Dessa forma, as relações com os fornecedores são fortalecidas por meio de acordos claros, simples, completos e mutuamente benéficos.

Como fazer o gerenciamento de contratos e fornecedores?

Organizar e gerenciar os contratos de fornecedores da sua empresa de forma simples, garantindo maior tranquilidade a cada dia, pode ser trabalhoso. Mas, para uma rotina mais otimizada e eficiente, vale a pena colocar em prática nossas dicas de gerenciamento de contratos e fornecedores. Confira!

Tenha uma planilha de qualificação de fornecedores

Para descobrir quais são os fornecedores mais estratégicos do negócio, é preciso desenvolver um sistema de avaliação que considere fatores como:

• confiabilidade;

• capacidade de produção;

• disponibilidade;

• preço.

Além disso, questões como a singularidade do produto entregue pelo fornecedor e a qualidade desse material influenciam decisivamente no resultado final.

Tenha uma boa organização

Uma boa gestão de contratos depende, em grande parte, de uma organização cuidadosa. Idealmente, isso é feito em uma plataforma digital de gerenciamento de documentos, na qual você pode armazenar e organizar com segurança todos os seus contratos.

No entanto, se uma empresa ainda não atingiu esse estágio de transformação digital, ela precisa colocar a papelada em ordem no escritório.

Mantenha uma comunicação clara

Os melhores contratos são aqueles que ficam claros para ambas as partes. Cláusulas ambíguas, responsabilidades pouco claras e texto com pouca informação são ruins para todos os envolvidos, dado o custo e a dor de cabeça de fazer cumprir os contratos no tribunal.

Além disso, lembre-se sempre de ouvir a perspectiva do fornecedor, e tenha em mente que uma conversa unilateral não desenvolverá esse relacionamento — para progredir, a comunicação é crucial em ambas as direções.

Utilize a automação

Quem trabalha com gestão de contratos de fornecedores sabe que o desenvolvimento de documentos leva tempo e envolve várias partes. Por exemplo, um contrato pode passar por diretores, gerentes de suprimentos, responsáveis ​​pela área financeira e advogados de todas as partes envolvidas. Esse processo se torna ainda mais demorado quando se baseia na troca de e-mails e arquivos.

Para agilizar seu trabalho e evitar a perda de prazos, sua melhor aposta é automatizar esse processo. Nesse caso, a tecnologia pode ser utilizada para criar um ambiente integrado, acessível a todos, simplificando as etapas de elaboração, correção, apreciação e aprovação do contrato.

Fique atento às renovações

Prazos de contrato se encerram. Nesse momento, é preciso decidir se termina o vínculo ou renova a parceria. Essa é a melhor maneira de garantir uma transição suave e que todas as etapas foram tomadas pelas partes.

Além disso, ao rescindir ou renovar um contrato, não se esqueça de anexar documentos antigos. Após assinar e armazenar todos eles, guarde-os sempre para o caso de precisar deles no futuro — uma dica é o armazenamento virtual.

Centralize a gestão de contratos em um setor

Procure manter a gestão dos contratos com fornecedores dentro de um único departamento da empresa, que tenha autonomia sobre o manuseio de materiais e possa ser livremente transferido entre diferentes partes da organização.

Como fazer a gestão de contratos digitalmente?

Muito importante para o bom desempenho do departamento de vendas, a gestão dos contratos de fornecedores pode ser otimizada com boas práticas de organização em massa, sistemas e aplicativos mais modernos — como uma classificação de parceiros bem estabelecida.

Veja as principais dicas para fazer essa gestão, a seguir!

Contrate um serviço de gestão de contratos

Uma boa gestão de contratos garante a agilidade dos processos internos da empresa. Da mesma forma, oferece segurança para as empresas e seus fornecedores.

Para gerar e automatizar contratos com mais eficiência, a utilização de sistemas de gestão ajuda a proporcionar maior controle e segurança às partes envolvidas — sem falar na agilidade que traz ao processo, desde a elaboração até a assinatura do contrato.

Isso porque permite que as equipes criem documentos padronizados que podem ser utilizados por qualquer pessoa que precise de contratos, aditivos, liberações etc.

Faça a integração dos sistemas

Ao fazer a integração de sistemas, os funcionários da empresa podem acessá-los e preparar seus documentos a partir das informações necessárias. Os advogados, então, verificaram o conteúdo e liberaram a cópia impressa.

O resultado é um maior controle na elaboração e aprovação de contratos e aditivos, além de agilidade na manutenção de arquivos e controle eletrônico dos contratos e sua vida útil.

Outro benefício importante é a redução significativa de custos envolvendo a jornada de trabalho e as contingências, bem como o possível ônus de contratos mal administrados.

Tenha parcerias de sucesso

Outra maneira de fazer o gerenciamento de contratos digitalmente é tendo parcerias de sucesso, como é o caso da Docusign. Com ela, é possível acessar todos os contratos e processos de aprovação digitais de maneira rápida e segura — de qualquer dispositivo, a qualquer momento e lugar.

Além disso, é fácil de implementar e usar essa ferramenta, fazendo com que seja rápido automatizar, até mesmo, os documentos mais complexos. Tudo isso, sem contar todas as outras soluções que a Docusign oferece, como a assinatura eletrônica, fazendo com que os seus negócios avancem mais rapidamente.

Neste artigo, pudemos perceber que quanto mais eficiente for o gerenciamento de contratos e fornecedores em sua empresa, menores serão as chances de ocorrerem problemas futuros — e mais fácil será de contorná-los, caso precisar. Por isso, tome os cuidados necessários, como revisar e ajustar os termos de seus documentos, armazená-los de forma adequada, manter um bom gerenciamento e utilizar a automação.

Agora que você já sabe como fazer o gerenciamento de contratos e fornecedores, que tal testar como esses serviços funcionam? Teste gratuitamente as soluções Docusign por 30 dias e eleve a gestão da sua empresa a outro patamar!