Gerenciamento de contratos e fornecedores: saiba como fazer

A gestão de fornecedores é ​o processo de supervisionar e coordenar as interações com os parceiros comerciais de uma empresa. Essa atividade é essencial para garantir que eles façam entregas com qualidade, na quantidade certa, no prazo acordado e com bom preço.

Uma eventual falha em qualquer um desses quatro pilares pode resultar diretamente em prejuízos e prejudicar os resultados de um negócio. Por isso, é muito importante que essa gestão seja realizada de maneira adequada.

Na prática, a gestão de fornecedores envolve desde a seleção de parceiros e a negociação de contratos, até o monitoramento de desempenho. Dessa forma, é possível assegurar que as necessidades estratégicas da organização serão sempre atendidas.

Neste conteúdo, veja mais sobre as vantagens da gestão de relacionamento com fornecedores, e confira como fazer esse gerenciamento com eficiência!

Quais são as vantagens da gestão de fornecedores?

• Redução de custos operacionais e maior controle financeiro: uma boa relação com fornecedores permite negociar melhores preços e condições de pagamento, de modo a conseguir economias e evitar gastos desnecessários. Como consequência, também é possível fazer uma melhor gestão das finanças do negócio.

• Melhoria na qualidade dos produtos e serviços: uma gestão eficiente ajuda a assegurar que os fornecedores atendam aos padrões de qualidade exigidos pela companhia, resultando em soluções de alto nível para os clientes finais.

• Mitigação de riscos na cadeia de suprimentos: ao avaliar e acompanhar fornecedores, você tem a possibilidade de identificar e minimizar potenciais riscos, como atrasos, falhas de conformidade e interrupções.

• Cumprimento de prazos e maior confiabilidade: ao manter um relacionamento claro, transparente e comunicativo com os fornecedores, há uma melhora no cumprimento de prazos. Ainda, isso ajuda a fortalecer a parceria e a confiança, aspectos cruciais para operações contínuas e eficientes.

Como implementar a gestão de fornecedores? Veja as etapas

Agora que você já sabe qual a importância da gestão de fornecedores para negócios, vale a pena entender como implementá-la com eficiência. Para essa tarefa, é preciso dar atenção a três pontos principais: planejamento, organização e acompanhamento constante.

Nos tópicos a seguir, confira as etapas necessárias para implementar a gestão de fornecedores corretamente, criando parcerias sólidas e bem-sucedidas!

1. Classificação e segmentação de fornecedores

Neste primeiro passo, você deve categorizar os fornecedores com base em critérios como:

• confiabilidade;

• capacidade de produção;

• disponibilidade;

• preço;

• importância estratégica. 

Essa segmentação ajudará a entender melhor o papel e a relevância de cada parceiro comercial para o negócio. Além disso, ela facilita a definição de prioridades e a alocação de recursos adequados para cada fornecedor.​

2. Mapeamento dos processos de compras

Na sequência, é fundamental que você avalie e documente todos os processos de compra da empresa, desde a identificação da necessidade de mercadorias e a solicitação ao fornecedor, até o pagamento e o recebimento do produto ou serviço. 

Essa medida permite, por exemplo, identificar gargalos e oportunidades de melhoria na interação com os fornecedores.​

3. Definição de objetivos e KPIs

Também é relevante que você estabeleça metas claras para a gestão de fornecedores, além de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o desempenho dos parceiros comerciais. Essas métricas podem incluir aspectos como:

• tempo de resposta;

• tempo de entrega;

• conformidade contratual;

• qualidade do produto ou serviço etc.

4. Elaboração de plano de ação

Com base nas definições anteriores, desenvolva um plano detalhado com iniciativas para alcançar os objetivos estabelecidos. Nesta etapa, você deve determinar os responsáveis, os prazos e os recursos necessários para cada ação.​

5. Execução e monitoramento

Por último, implemente as ações planejadas e monitore os resultados de forma contínua por meio dos KPIs definidos. Além disso, faça ajustes conforme necessário para garantir a eficácia da gestão de fornecedores e o alcance das metas organizacionais.​

Essas são as principais boas práticas quando se trata de gestão de fornecedores. Portanto, procure implementá-las no seu negócio para obter retornos satisfatórios.

Critérios para seleção e avaliação de fornecedores

A escolha de fornecedores é um processo crucial para os resultados de uma empresa. Por esse motivo, ela precisa ser feita com muito cuidado. Para tanto, você deve levar em conta três aspectos: financeiros, operacionais e estratégicos.

A seguir, confira esses critérios com mais detalhes:

• aspectos financeiros: verifique a situação financeira do fornecedor para assegurar a sua capacidade de cumprir obrigações a longo prazo.​ Além disso, avalie os preços praticados e as condições de pagamento oferecidas por ele.

• aspectos operacionais: analise se o fornecedor tem infraestrutura, tecnologia e mão de obra adequadas para atender às demandas do seu negócio dentro do prazo, mantendo a qualidade.

• aspectos estratégicos: avalie se o fornecedor está alinhado com os objetivos da sua empresa, incluindo se ele tem potencial para uma parceria a longo prazo.

Ainda, é importante que o fornecedor cumpra todas as leis e regulamentos aplicáveis ao setor do seu negócio, e tenha uma boa reputação e histórico. Portanto, também considere esses critérios na hora de selecioná-lo.

Como fazer a gestão de contratos digitalmente?

Para realizar um bom gerenciamento de fornecedores, também é preciso dar atenção à gestão de contratos. Dessa forma, é possível manter todos os acordos com parceiros comerciais formalizados, organizados e sob controle.

Nesse contexto, uma gestão de contratos feita de maneira digital é uma estratégia de grande valor para negócios. Isso porque sistemas e soluções mais modernas ajudam a otimizar todos esses processos.

Assim, a gestão de documentos se torna mais prática e eficiente — o que é essencial para toda organização.

A seguir, veja como fazer uma gestão estratégica de fornecedores e contratos digitalmente!

1. Encontre um serviço de gestão de contratos

Uma boa gestão de contratos garante a agilidade dos processos internos de uma empresa. Da mesma forma, ela oferece segurança para as empresas e seus fornecedores.

Nesse sentido, um serviço de gestão de contratos costuma ser de grande auxílio. Afinal, ele colabora diretamente com a geração de documentos e a automatização de tarefas, tornando processos mais otimizados, eficientes e seguros.

Ainda, um serviço desse tipo permite que as equipes criem documentos padronizados, proporcionando mais agilidade em todo o processo, desde a sua elaboração até a assinatura do contrato de fato.

Em um contrato de compra e venda ou qualquer outro documento, um serviço de gestão é bastante útil para organizações de todos os tipos e tamanhos.

2. Faça a integração dos sistemas

É interessante, também, integrar sistemas para gerenciar documentos de forma mais efetiva. Assim, os funcionários da empresa conseguem acessá-los de maneira fácil e preparar seus documentos a partir das informações necessárias. E os advogados, então, podem verificar o conteúdo e liberar a cópia impressa.

O resultado prático dessa integração é maior controle na elaboração e aprovação de contratos e aditivos, além de agilidade na manutenção de arquivos e na gestão eletrônica de documentos.

Ainda, outro benefício relevante é a redução significativa de custos envolvendo a jornada de trabalho e as contingências, bem como o possível ônus de contratos mal-administrados.

Como a Docusign otimiza a gestão de contratos com fornecedores?

A Docusign é uma empresa líder em assinatura eletrônica e gerenciamento inteligente de acordos. Com ela, você tem a possibilidade de transformar a gestão de contratos com fornecedores, tornando-a mais eficiente, ágil, segura e centralizada.

As soluções da Docusign envolvem processos automatizados e digitalizados, permitindo que empresas acessem todos os seus contratos de maneira rápida, de qualquer dispositivo, a qualquer momento e lugar.

Na prática, com a Docusign você otimiza a gestão de contratos da sua empresa, proporcionando melhor experiência para fornecedores, clientes e colaboradores — sem contar que ela ainda ajuda a reduzir custos operacionais com papel, transporte etc.

Como você viu, a gestão de fornecedores é o processo estratégico de planejar, selecionar, contratar e monitorar os parceiros comerciais de uma empresa. E o seu objetivo principal é garantir que eles entreguem produtos e serviços de qualidade, dentro do prazo e com o melhor custo-benefício possível.

Quer ajuda para otimizar a gestão de contratos dos seus fornecedores? Conte com a solução CLM da Docusign!