Como fazer a gestão de contratos agrários: guia completo para o agronegócio

Os contratos agrários são instrumentos jurídicos que regulam o uso produtivo de imóveis rurais. Dessa forma, eles abrangem modalidades como arrendamento, parceria rural e comodato, estabelecendo direitos e obrigações entre proprietários de terra e produtores.

No contexto atual do setor, esses documentos têm complexidade crescente devido à modernização das práticas agrícolas e às demandas por maior transparência.

Este guia apresenta estratégias práticas para modernizar a gestão contratual no agronegócio. Você descobrirá como implementar soluções digitais que reduzem custos, aceleram processos e garantem maior segurança jurídica para todas as partes envolvidas.

O que são contratos agrários e por que sua gestão é fundamental

Os acordos rurais regulamentam a relação entre proprietários de terra e produtores, definindo responsabilidades, prazos, valores e formas de pagamento. Essa categoria de documentos é, portanto, fundamental para organizar a produção agrícola e pecuária no Brasil.

A gestão de contratos no agronegócio representa um dos pilares essenciais para o sucesso dos negócios rurais brasileiros. 

Segundo dados da Confederação Nacional da Agricultura (CNA), o setor agrícola movimentou cerca de R$ 2,5 trilhões e representa 29,4% do PIB nacional. Neste cenário, a eficiência na administração de acordos rurais pode determinar a diferença entre o crescimento sustentável e as perdas operacionais.

Além disso, a gestão eficiente desses documentos impacta múltiplas dimensões do negócio rural. Ela influencia o acesso ao crédito, a capacidade de planejamento de safras e a construção de relacionamentos comerciais duradouros. 

Por outro lado, contratos mal gerenciados podem gerar litígios custosos e prejudicar a reputação da empresa no mercado.

No cenário atual, onde 44% dos produtores rurais reconhecem que implementar tecnologias resulta em melhor performance, a modernização da gestão contratual torna-se imperativa. A digitalização desses processos pode representar economia de até R$ 190 por documento, comparado aos métodos tradicionais.

Principais tipos de contratos agrários no Brasil

Pelo menos 4 modelos de contratos agrários se destacam no Brasil:

1. arrendamento rural;

2. parceria rural;

3. comodato rural;

4. contrato de integração vertical.

A seguir, veja detalhes sobre cada um.

Arrendamento rural

O arrendamento rural consiste na cessão temporária do uso da terra mediante pagamento de valor fixo ou variável. 

Nessa modalidade, o arrendatário assume os riscos da produção e tem direito aos frutos obtidos. Esse tipo de acordo é, portanto, amplamente utilizado para expandir áreas de cultivo sem necessidade de aquisição de propriedades.

As cláusulas do arrendamento devem especificar:

• prazo de vigência;

• valor da renda;

• forma de pagamento;

• responsabilidades de cada parte. 

A legislação estabelece prazo mínimo de três anos para culturas temporárias e cinco anos para permanentes. Portanto, a gestão adequada requer acompanhamento constante de vencimentos e renovações.

Parceria rural

Na parceria rural, proprietário e produtor compartilham os riscos e resultados da produção agrícola. Dessa forma, o parceiro-outorgante fornece a terra, enquanto o parceiro-outorgado contribui com trabalho e, eventualmente, com insumos. A divisão dos custos e da produção é, por sua vez, definida contratualmente.

Essa modalidade exige gestão mais complexa devido à necessidade de acompanhar investimentos mútuos e repartir resultados. Além disso, a parceria rural tem implicações tributárias específicas que devem ser consideradas na elaboração e gestão dos documentos.

Comodato rural

O comodato rural caracteriza-se pelo empréstimo gratuito de imóvel rural para fins produtivos. 

Embora não envolva pagamento direto, o comodatário assume responsabilidades pela conservação da propriedade e pode ter obrigações específicas definidas em contrato.

A gestão de comodatos requer atenção especial aos prazos e às condições de devolução da propriedade. Nesse sentido, é importante documentar o estado inicial do imóvel para evitar conflitos futuros.

Contratos de integração vertical

Os contratos de integração vertical conectam produtores rurais a empresas processadoras ou comercializadoras. Eles estabelecem condições para fornecimento de produtos agrícolas com especificações técnicas definidas. Essa modalidade é, inclusive, comum na avicultura, suinocultura e na produção de grãos.

A gestão de contratos de integração exige acompanhamento rigoroso de padrões de qualidade, prazos de entrega e condições de pagamento. Com isso, sistemas digitais tornam-se essenciais para gerenciar múltiplos fornecedores simultaneamente.

Como fazer a gestão tradicional de contratos agrários

As principais características da gestão tradicional de contratos agrários são também a sua maior fraqueza: 

• encontros presenciais;

• documentos impressos;

• arquivamento físico;

• controles manuais.

Etapas do processo tradicional

Advogados elaboram minutas em documentos físicos, que circulam entre os envolvidos para revisões e ajustes. As assinaturas ocorrem em reuniões presenciais, frequentemente em cartórios para reconhecimento de firma.

O arquivamento acontece em pastas físicas, organizadas por propriedade ou tipo de acordo. Por sua vez, o acompanhamento de prazos depende de controles manuais, como planilhas ou agendas. Renovações e aditivos seguem o mesmo processo burocrático, gerando, consequentemente, retrabalho constante.

Principais desafios enfrentados

A dependência de documentos físicos dificulta o acesso remoto às informações, o que é especialmente grave em propriedades rurais distantes de centros urbanos. 

Além disso, a falta de padronização nas cláusulas contratuais gera inconsistências que podem resultar em interpretações divergentes. O maior desafio reside, contudo, no acompanhamento de vencimentos e renovações, que frequentemente são negligenciados devido à gestão manual.

Custos ocultos da gestão manual

A gestão tradicional envolve custos diretos e indiretos frequentemente subestimados. Os custos diretos incluem:

• impressão;

• correios;

• deslocamentos para assinaturas;

• taxas cartoriais. 

Os custos indiretos representam, no entanto, o maior impacto financeiro.

O tempo gasto em atividades burocráticas poderia ser direcionado para atividades produtivas: estudos indicam que executivos gastam até 30% do tempo em tarefas administrativas relacionadas aos documentos contratuais. 

Com isso, a produtividade geral da empresa é comprometida, impactando, consequentemente, resultados financeiros.

Benefícios da digitalização na gestão de contratos agrários

Além de se enquadrar em um mundo moderno, globalizado e digitalizado, o que melhora a imagem da marca, é possível, principalmente, ter vantagens concretas, como:

• redução de tempo e custos; 

• maior segurança jurídica e compliance; 

• acessibilidade e mobilidade facilitadas; 

• integração com sistemas já existentes.

Redução de tempo e custos

A digitalização proporciona economia significativa de tempo e recursos financeiros. 

A assinatura eletrônica elimina a necessidade de deslocamentos e reuniões presenciais, reduzindo custos operacionais em até 75%. Consequentemente, o tempo de processamento diminui drasticamente.

Dados da Docusign mostram que 78% das transações são concluídas em menos de 24 horas com ferramentas digitais. Em contrapartida, o processo tradicional pode levar semanas para finalização. 

Essa agilidade é, portanto, valiosa em períodos de safra, quando decisões rápidas impactam diretamente os resultados.

Maior segurança e compliance

Plataformas digitais oferecem recursos de segurança que superam os métodos tradicionais.

A criptografia de dados, trilhas de auditoria completas e armazenamento em nuvem garantem proteção superior contra perdas e fraudes. Por outro lado, documentos físicos estão sujeitos a extravios, deterioração e falsificação.

Acessibilidade e mobilidade

A gestão digital permite acesso aos documentos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Essa funcionalidade é especialmente importante para o agronegócio, onde decisões frequentemente precisam ser tomadas no campo. 

A mobilidade facilita a participação de partes interessadas geograficamente dispersas para que produtores, proprietários e consultores podem colaborar em tempo real, independentemente de sua localização física.

Integração com sistemas existentes

As soluções da Docusign, por exemplo, integram-se facilmente com ERPs e CRMs já utilizados no agronegócio. Essa conectividade elimina retrabalho e garante consistência de dados entre diferentes sistemas. Com isso, informações contratuais ficam automaticamente disponíveis para análises financeiras e operacionais.

Descubra como a Docusign, líder global em soluções para gestão de acordos, pode revolucionar a gestão na sua propriedade rural. Teste grátis por 30 dias!

Como implementar a gestão digital de contratos agrários

Seguindo 4 etapas, a implementação da gestão digital acontece da maneira correta e ajuda o seu agronegócio a dar o salto necessário para se destacar em relação à concorrência!

1. Defina suas necessidades;

2. Escolha a melhor plataforma;

3. Implemente;

4. Treine a sua equipe.

1. Avaliação das necessidades

É necessário mapear tipos utilizados, volume mensal de documentos e principais gargalos operacionais. Essa avaliação identifica oportunidades de melhoria e define prioridades de implementação.

Equipes jurídicas, administrativas e operacionais devem contribuir com suas perspectivas sobre desafios e necessidades específicas. É importante considerar as particularidades do agronegócio, como sazonalidade e conectividade limitada em áreas rurais.

2. Seleção de plataforma

A escolha da plataforma digital deve considerar funcionalidades específicas para o agronegócio. Recursos essenciais incluem:

• capacidade offline;

• interface simples e intuitiva;

• templates para acordos rurais;

• integração com sistemas existentes. 

O CLM da Docusign oferece funcionalidades abrangentes que atendem às necessidades específicas do setor rural, desde a criação automatizada até o acompanhamento de renovações e compliance.

3. Implementação gradual

A transição para gestão digital deve ser realizada gradualmente para minimizar resistências e garantir adaptação adequada. Dessa forma, as equipes ganham familiaridade com a tecnologia antes de abordar processos ou documentos mais complexos.

O piloto deve envolver um grupo restrito de usuários e documentos selecionados. Os resultados desta fase orientam, por sua vez, ajustes necessários antes da expansão para toda a organização. É importante documentar lições aprendidas para facilitar futuras implementações.

4. Treinamento e capacitação

O sucesso da digitalização depende da capacitação adequada dos usuários. Programas de treinamento devem abordar tanto aspectos técnicos quanto benefícios da nova abordagem. É importante, além disso, personalizar o conteúdo para diferentes perfis de usuários, desde executivos até operadores que estarão no campo.

Acelere seus processos contratuais no agronegócio. Fale com nossos especialistas!

Soluções tecnológicas para gestão de contratos no agronegócio

O setor já está avançado no que diz respeito à gestão contratual no agronegócio, com inúmeras ferramentas que dão vantagem competitiva às empresas e potencializam a margem de lucro. Veja algumas soluções que podem te ajudar!

Assinatura eletrônica offline

A conectividade limitada em áreas rurais torna essencial a capacidade de trabalhar offline. Soluções modernas permitem baixar documentos previamente e realizar assinaturas mesmo sem internet. Quando a conectividade é restabelecida, as informações são automaticamente sincronizadas com o sistema central.

Templates para contratos agrários

Plataformas especializadas oferecem bibliotecas de templates para diferentes tipos de acordos.

Esses modelos incorporam cláusulas padrão do setor e garantem conformidade com a legislação vigente. Permitem, ainda, personalização para atender necessidades específicas de cada operação.

A padronização via templates reduz erros e inconsistências contratuais. Facilita, além disso, a análise comparativa de diferentes acordos e a identificação de padrões que podem ser otimizados.

Integração com sistemas ERP

A conectividade com sistemas ERP elimina a necessidade de dupla digitação e garante consistência de dados. Informações contratuais alimentam automaticamente módulos financeiros, de estoque e de relacionamento com clientes. Com isso, a visibilidade gerencial é aprimorada.

Essa integração também possibilita análises avançadas, como correlação entre termos contratuais e performance financeira. Decisões estratégicas podem, portanto, ser baseadas em dados concretos e atualizados.

Alertas automáticos de renovação

Sistemas digitais podem monitorar automaticamente prazos contratuais e enviar alertas preventivos sobre vencimentos. Essa funcionalidade elimina o risco de perder renovações importantes ou deixar documentos vencerem por desatenção.

Os alertas podem ser personalizados conforme diferentes perfis de usuários e tipos de acordos. Cada parte interessada recebe apenas informações relevantes para suas responsabilidades específicas.

Para otimizar a gestão de contratos, é importante aproveitar todas as funcionalidades disponíveis nas plataformas digitais modernas.

Cases de sucesso: como empresas do agro otimizaram seus contratos

A Agrosul Máquinas, a Cotrijal e a Cresol apresentaram ganhos relevantes em diferentes frentes de atuação, inclusive com redução de custos, ao implementarem as soluções da Docusign. 

Veja como elas conseguiram!

Agrosul Máquinas: redução de 60 dias no lead time

A Agrosul Máquinas, concessionária de equipamentos agrícolas, enfrentava desafios na finalização de acordos de financiamento. 

O processo tradicional envolvia múltiplas aprovações e documentações físicas, resultando em lead time médio de 120 dias.

A implementação da assinatura eletrônica transformou completamente o processo. O lead time foi reduzido para 60 dias, representando melhoria de 50% na eficiência operacional. Com isso, a experiência do cliente foi aprimorada, com maior agilidade e conveniência no fechamento de negócios.

Cotrijal: 98% de redução no tempo de assinaturas

A Cotrijal, cooperativa agroindustrial do Rio Grande do Sul, processava milhares de documentos anualmente via métodos tradicionais. 

O processo manual demandava semanas para conclusão e gerava custos com impressão, correios e deslocamentos. A gestão de documentos físicos representava, portanto, um desafio logístico considerável.

Com a implementação do Docusign CLM, a cooperativa alcançou redução de 98% no tempo necessário para assinaturas. Documentos que anteriormente levavam semanas agora são finalizados em horas.

Cresol: de 7 dias para 24h na liberação de crédito

A Cresol, sistema de cooperativas de crédito rural, identificou na gestão contratual um gargalo importante para a liberação de crédito. 

O processo tradicional exigia até sete dias para finalização, impactando a capacidade de atender demandas urgentes dos produtores rurais. Em um setor onde o timing é essencial, essa demora representa desvantagem competitiva.

A digitalização dos processos contratuais reduziu o prazo para 24 horas, representando melhoria de 85% na eficiência. Essa agilidade permitiu à Cresol atender melhor seus cooperados em períodos críticos de plantio e colheita.

Aspectos legais e compliance em contratos agrários digitais

A Lei 14.063/2020 representou uma virada relevante para os contratos digitais, com impacto direto nos processos das empresas que optam pela assinatura eletrônica. Junto dela, outros aspectos específicos do setor agrário são importantes. Acompanhe!

Marco legal da assinatura eletrônica

A legislação brasileira reconhece plenamente a validade jurídica da assinatura eletrônica desde a MP 2.200-2/2001. Os marcos legais estabelecem que documentos assinados eletronicamente têm a mesma validade dos físicos, desde que utilizadas plataformas certificadas e procedimentos adequados.

No contexto dos acordos rurais, essa validação legal é especialmente importante devido aos valores envolvidos e à complexidade das relações contratuais.

Requisitos específicos do agronegócio

Os acordos rurais podem envolver particularidades que exigem atenção especial na digitalização. Documentos como receituário agronômico, por exemplo, têm requisitos específicos de certificação e rastreabilidade. 

Plataformas especializadas no agronegócio incorporam essas especificidades em seus fluxos de trabalho. Dessa forma, a conformidade legal é automaticamente assegurada, reduzindo riscos de questionamentos futuros.

Auditoria e rastreabilidade

Sistemas digitais oferecem recursos de auditoria que superam os métodos tradicionais. Cada ação realizada no documento é registrada com timestamp e identificação do usuário, criando trilha de auditoria completa e inalterável. Essa rastreabilidade demonstra a integridade do processo em eventuais questionamentos legais.

Tendências futuras na gestão de contratos agrários

A inteligência artificial já começa a ser aplicada na análise automatizada de cláusulas contratuais, identificando riscos e oportunidades de otimização. Essa evolução promete reduzir ainda mais o tempo necessário para elaboração e revisão.

A blockchain representa outra fronteira promissora para o setor. Essa tecnologia pode garantir imutabilidade de registros contratuais e facilitar a rastreabilidade de produtos agrícolas desde a origem.

Por sua vez, a Internet das Coisas (IoT) está criando oportunidades para acordos inteligentes que se ajustam automaticamente com base em dados coletados no campo. Sensores de umidade, temperatura e produtividade podem alimentar sistemas que modificam termos contratuais conforme condições reais de produção.

Práticas ESG (Environmental, Social and Governance) estão se tornando requisitos contratuais cada vez mais comuns. Documentos futuros incorporarão cláusulas específicas sobre sustentabilidade, responsabilidade social e governança corporativa.

Como a Docusign ajuda na gestão dos contratos agrários

A Docusign revoluciona a gestão de contratos agrários ao eliminar a burocracia do papel, que historicamente atrasa processos cruciais como arrendamentos, contratos de parceria e financiamentos rurais. 

O Docusign IAM, plataforma de gerenciamento de acordos impulsionada por inteligência artificial, permite que produtores, cooperados e fornecedores:

• assinem documentos legalmente válidos em minutos, de qualquer lugar e dispositivo, superando o desafio das longas distâncias no campo;

• mantenham maior controle sobre cláusulas contratuais, obrigações e prazos;

• redijam documentos com o auxílio de IA, reduzindo riscos e minimizando erros.

Empresas do agronegócio já comprovaram que a digitalização com Docusign pode reduzir o ciclo de formalização de semanas para poucos dias, ou até mesmo horas, garantindo a mobilidade e a segurança jurídica necessárias para que a safra não espere pela assinatura. 

Leve essa eficiência para a sua operação e reduza o tempo de formalização dos seus contratos rurais.