Conheça as etapas de negociação de um contrato

O contrato é um acordo de vontades materializado, em geral, por um documento escrito que descreve o objeto estipulado, os envolvidos, bem como os deveres e obrigações de cada interessado. Trata-se de um instrumento jurídico feito para mitigar riscos, cujo gerenciamento vai muito além da simples operacionalização de assinatura: gerir o ciclo de vida do contrato significa acompanhar a execução do objeto, o fluxo de pagamentos e os prazos de entrega.

É por meio dos contratos que é mantido também o equilíbrio econômico-financeiro da prestação acordada, o que faz desse documento um mecanismo de redução das incertezas futuras. Do draft (rascunho), passando pela negociação, formalização, cumprimento, até o arquivamento, existem inúmeras ações em cada fase contratual, e é sobre isso que falaremos agora!

1. Pré-contratação

A rigor, um contrato nem sequer precisa ser escrito (pode ser verbal, conforme art. 107 do Código Civil). Entretanto, considerando que desse ajuste sairá uma série de direitos e obrigações, é natural imaginar que essas relações jurídicas devam ser reduzidas a um conjunto de cláusulas escritas.

Mas a organização dessas cláusulas começa bem antes da redação, ainda na fase de “definição do objeto”. Por objeto, entende-se o alvo do contrato, aquilo que está no centro de um acordo entre duas partes.

Se estivermos tratando de uma imobiliária, o objeto pode ser o aluguel ou a compra e venda de um imóvel; se um escritório contábil, a prestação de serviços de consultoria e assessoria; se uma empreiteira, a execução de uma obra da construção civil.

Seja qual for o ramo e o porte da empresa, a etapa de pré-contratação é das mais importantes do ciclo de vida do contrato. Aqui está o embrião do contrato, e uma má “gestação” resultará certamente em problemas no nascimento do ajuste.

Na fase de pré-contratação é que serão identificados a necessidade, o perfil do parceiro, as metas, os prazos e os custos máximos permitidos. Garantias, sanções e outras formas de redução de riscos também devem ser esboçadas nessa fase de “draft”.

2. Contratação

A segunda etapa do ciclo de vida da negociação de um contrato é a contratação, cuja ação mais importante é a captação dos possíveis parceiros e a negociação com cada um deles.

Nessa etapa, é feita também uma rigorosa análise de capacidade de execução por parte dos proponentes (interessados), além do estudo das garantias oferecidas para que o contrato seja cumprido até seu final. Essa etapa pré-contratual costuma ser verbal e longa o suficiente para harmonizar todos os deveres e obrigações na minuta.

3. Pré-execução

Parceiro escolhido, é hora de formalizar o ajuste de vontades, o que é feito por meio da assinatura do contrato.

Caso seja feita de forma manual, essa etapa pode perdurar por até 30 dias, haja vista a necessidade de coleta de firma manuscrita de cada um dos interessados (que podem estar em áreas geográficas diferentes), reconhecimentos notariais e remessa de vias assinadas e carimbadas por via postal ou motoboy.

A questão central dessa fase é que, à exceção da compra/venda de imóveis (que necessita de procuração pública), praticamente todos os atos jurídicos podem ser confirmados por meio de assinatura eletrônica, a qual, inclusive, já está regulamentada no Brasil desde 2001 (mediante a MP nº 2.200-2/2001). Ou seja, você não precisa imprimir o documento, assinar com caneta e enviar para as outras partes assinarem e depois reconhecer firma da assinatura. Tudo isso pode ser feito eletronicamente sem nenhuma impressão e transporte. O custo é muito menor, eletronicamente tudo fica mais ágil e todos podem assinar no celular.

Por mais que alguns gestores ainda tenham receio de sair do lugar-comum da assinatura à caneta, é preciso ter em mente que o tempo de fechamento de contrato é o tênue limiar entre sucesso e estagnação no mundo dos negócios.

É o que percebeu a Salesforce, que reduziu seu tempo de contratação em 80% com a implementação da assinatura eletrônica, com a HM Engenharia, que tornou seu fluxo de processos quase instantâneo com a mesma tecnologia, bem como com o LinkedIn, que automatizou todo o ciclo de vida do contrato na área comercial, elevando seu faturamento de US$ 75 milhões para US$ 6 bilhões em 10 anos.

O ponto é que a pré-execução contratual precisa ser rápida para que as novas receitas sejam injetadas mais rapidamente no fluxo de caixa, bem como para que os objetos dos contratos sejam cumpridos com mais celeridade.

Além disso, quanto mais dinâmica e móvel for a empresa, menos negócios são perdidos e mais livre fica a organização para converter mais clientes. É um processo veloz de “captação-formalização-execução” que coloca a companhia à frente da concorrência, o que impõe automatizar ciclo de vida de contratos.

4. Execução

A execução é a fase do ciclo de vida do contrato que envolve o acompanhamento da materialização do objeto acordado. Nessa etapa, cabe ao gestor:

• fiscalizar o cumprimento adequado do objeto do contrato;

• avaliar a execução em relação às metas e níveis de serviço acordados;

• diligenciar junto às contratadas para obtenção de dados e documentos para a correta instrução do processo de gestão do ciclo de vida do contrato;

• elaborar relatórios de execução;

• verificar o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias por parte da contratada;

• analisar as notas fiscais do processo de faturamento da prestação de serviços;

• atentar-se à fiel observância dos prazos de cada subetapa da execução.

De acordo com levantamento da Associação Internacional para Gestão Comercial e Contratual (IACCM), as empresas perdem em torno de 9,2% com a gestão ineficiente de contratos. Nesse percentual estão falhas como perda de prazo, extravio de documentos, fiscalização precária, entre outros gaps do gerenciamento do ciclo de vida de contratos.

5. Encerramento

O encerramento é a fase que engloba a entrega do objeto contratado (consolidando a satisfação das obrigações acertadas), a quitação dos valores em aberto e o arquivamento do contrato.

Essa etapa, embora subestimada por muitos gestores, também é essencial na gestão do ciclo de vida do contrato, já que não é incomum que vícios ocultos apareçam após o término da relação jurídica, o que enseja ações de indenização e reparação em Juízo.

Mas e quando o contrato foi extraviado? Estima-se que 5% dos contratos empresariais sejam perdidos após o arquivamento. Quando se tem um contrato físico e sua única via é extraviada, como cobrar posteriormente um direito que não mais pode ser provado?

Eis a razão pela qual é crucial ter um sistema de gestão de documentos digitais que vá além da assinatura eletrônica, incluindo também geração eletrônica, automatização de inserção de cláusulas, assinatura e arquivamento em nuvem privada.

Quando seu contrato é assinado eletronicamente, todas as vias são, na prática, originais, já que todas as cópias sempre remeterão ao código original da autenticação. Essa é uma das vantagens de ter uma plataforma completa como a da Docusign:

• autenticação híbrida se for preciso (eletrônica e digital);

• templates pré-aprovados;

• recursos de comentário;

• mecanismos de busca rápida;

• arquivamento em nuvem privada, com segurança de nível bancário;

• mobilidade (acesso a partir de qualquer smartphone com acesso à Internet).

Quer conhecer, na prática, como automatizar o ciclo de vida do contrato? Entre agora em contato conosco e faça um teste grátis para conhecer todas as facilidades do Docusign eSignature, a plataforma mais completa de assinatura eletrônica do mercado!