Artesano Urbanismo otimiza RH e Suprimentos e economiza 70% de tempo com Docusign Maestro

O que você faria se pudesse economizar até 70% do tempo dedicado a tarefas burocráticas e, ainda por cima, reforçar a segurança e a governança dos seus dados e processos de negócio? Este ganho de eficiência foi conquistado pela Artesano Urbanismo ao automatizar fluxos de trabalho nas áreas de Recursos Humanos e Suprimentos com o Docusign Maestro. 

A Artesano Urbanismo nasceu em 2017, por iniciativa dos empreendedores e sócios Renato de Albuquerque, Nuno Lopes Alves e Marcelo Willer. Esses três grandes nomes do mercado imobiliário brasileiro possuem décadas de experiência em gestão corporativa e desenvolvimento imobiliário, além de trajetórias profissionais marcadas pela inovação. 

Após venderem o controle acionário da consagrada Alphaville Urbanismo, eles fundaram a Artesano, que foi criada com o propósito de inovar o mercado mais uma vez, com residenciais feitos sob medida para uma sociedade que se transformou e busca, acima de tudo, qualidade de vida, saúde, bem-estar e contato com a natureza.

Parceria consolidada com a Docusign

Desde o início de suas operações, a Artesano adotou a assinatura eletrônica (eSignature) da Docusign, uma decisão estratégica baseada na experiência bem-sucedida conquistada na época da Alphaville Urbanismo.

Além da confiança e satisfação com a Docusign, um fator decisivo para dar continuidade a essa parceria foi a integração com o Construtor de Vendas, plataforma bastante utilizada no setor imobiliário para gestão comercial. 

Vanessa Pellicani, gestora de RH da Artesano, conta que essa integração garantiu que, desde o primeiro lançamento da Artesano, em 2021, durante a pandemia, o processo de venda, assinatura e armazenamento de contratos fosse totalmente fluido. 

Além disso, a manutenção da parceria estava alinhada ao valor de sustentabilidade da Artesano, que possui o selo do Sistema B, por atender a rigorosos critérios de governança, sustentabilidade e impacto positivo. "Precisamos agir da forma que comunicamos”, enfatiza Vanessa.

Um passo em direção à gestão inteligente de acordos

No fim de 2024, a Artesano Urbanismo deu um passo além e decidiu ampliar suas possibilidades com a plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) ou Gestão inteligente de acordos, em português. O primeiro benefício foi o acesso imediato ao envio ilimitado de envelopes. 

Aos poucos, a empresa foi explorando as possibilidades oferecidas pela plataforma, como o Docusign Maestro, que automatiza os fluxos dos contratos de uma maneira fácil, rápida e sem necessidade de código. 

O desafio da gestão por planilhas e e-mail

Embora usasse e estivesse satisfeita com a assinatura eletrônica da Docusign, a Artesano se deparou com um desafio: a falta de automação em alguns dos seus processos.

Nas áreas de Recursos Humanos e Suprimentos, por exemplo, tarefas ligadas à admissão de funcionários e ao cadastro de fornecedores eram manuais, repetitivas e demoradas. Formulários e planilhas precisavam ser buscados manualmente e encaminhados individualmente para candidatos e fornecedores. 

Após o preenchimento, o candidato ou fornecedor devolvia o formulário ou a planilha junto com os documentos de apoio. Depois disso, ainda era preciso fazer o download e salvar esses arquivos. Somente após todas essas idas e vindas, os contratos e demais documentos podiam ser gerados e enviados para a assinatura. Tudo isso comprometia a segurança, a rastreabilidade e a governança da informação. 

Docusign Maestro e o fim do trabalho repetitivo e manual

Com o Maestro, a Artesano conseguiu automatizar, de forma personalizada, os fluxos para admissão de funcionários, no RH, e cadastro de fornecedores, em Suprimentos.  Um link é gerado para a coleta de dados e o upload de documentos, diminuindo as etapas e eliminando a necessidade de e-mail e WhatsApp como repositórios temporários.

Dessa forma, as equipes podem garantir que todos os seus acordos e contratos sejam armazenados diretamente na plataforma, eliminando o trabalho manual e assegurando que toda a movimentação da informação fique registrada e acessível.

Vanessa revela que, com o Maestro, a Artesano conseguiu economizar até 70% de tempo nas duas áreas. Outros ganhos foram a rastreabilidade e a segurança da informação. “Eu consigo saber onde está essa informação e não perdida no e-mail ou no Whatsapp”, respira aliviada.

De olho no futuro

Com o uso da assinatura eletrônica da Docusign já consolidado em toda a empresa e os ganhos conquistados com o Maestro no RH e em Suprimentos, a intenção da Artesano é expandir o uso da plataforma IAM para outras áreas, como o Jurídico. Segundo Vanessa, a ideia é que outros setores também mapeiem e automatizem fluxos de trabalho e de documentos com a ajuda do Maestro.

Os próximos passos também incluem usufruir dos benefícios do Docusign Navigator, repositório com tecnologia de Inteligência Artificial que centraliza o armazenamento dos contratos e permite a extração de insights de negócios de forma rápida e fácil.