Docusign Maestro：自動化・カスタマイズ・連携

契約の作成から交渉、署名、締結、分析、更新までにいくつのステップが必要でしょうか？多くの日本企業では、紙と印鑑を使った手作業のプロセスが今も根強く残っており、業務の複雑化やコスト増大の要因となっています。分断されたワークフローは、非効率を生むだけでなく、収益化までの時間を延ばし、顧客の信頼を損ないかねません。

何より、契約管理がつぎはぎだらけでは、契約締結までの各ステップで文書を異なるシステム間でやり取りするたびに遅延が発生しやすくなります。日本特有の複雑な承認プロセスが状況をさらに難しくし、プロセスが複雑になるほど業務の停滞やエラーのリスクも高まります。

実際、多くの組織では、契約締結までのワークフローの大部分が電子契約向けに最適化されていません。複数のツールを連携させた場合でも、うまく機能せず新たな課題が生じることがあります。組織の規模が大きくなるほど、こうした非効率は収益に深刻な影響を及ぼします。 Docusign Maestroはノーコードで契約ツールを連携し、ワークフローを構築することで、この問題を驚くほど簡単に解決します。MaestroはDocusign IAMエンジンの一部としてプロセスを自動化。複数の署名が必要な契約や、日本特有のコンプライアンスチェックにも対応し、手作業によるエラーを防ぎ、取引を迅速かつスムーズに完了します。

App Centerで契約業務を一気通貫

Docusign App Centerを活用すると、ワークフローに不可欠な外部アプリケーションとの連携が容易になり、契約プロセス全体を効率的に管理できます。Maestroは連携されたツールを活用して契約プロセスの各ステップを計画し、自動化します。使用するツールやタスクの順序、完了条件、特定の入力やイベントに応じたフロー変更ルールを設定することで、スムーズにプロセスを進めます。

ワークフローを自在に設定

働き方が異なるチームでも、Maestroなら業務に合ったワークフローを構築できます。新しいワークフローをゼロから構築することも、テンプレートライブラリを活用してすぐに作業を始めることも可能です。顧客のアカウントの更新を自動化したり、販売契約の更新を効率化したりする場合でも、Maestroは以下の機能を提供します。

• 契約プロセスを標準化し、共通のワークフローを自動化 契約プロセスを統一し、すべての契約が確実に同じ手順を踏むようにします。確立されたプロセスにより、チームの効率が向上し、手続きの自動化が進みます。その結果、契約管理の透明性が向上します。これは特に日本の階層的な承認文化において重要な意味を持ちます。

• 独自のビジネスニーズに合わせてワークフローをカスタマイズ 組織が進化するにつれて、ワークフローも進化します。新しい規制に適応する場合でも、社内の承認プロセスを最適化する場合でも、Maestroを使えば、既存のワークフローを調整・拡張するだけでなく、新しいワークフローを簡単に作成できます。

• 契約プロセス全体の可視化の向上 プロセスを明確にすることで、完了したタスクや現在の担当者、次のステップなど、すべての契約の状況を瞬時に把握できるようになります。これにより、チームはプロセスを継続的に改善し、コンプライアンスやセキュリティを強化できます。

• 価値実現を加速—開発不要 Maestroのノーコードビルダーを使えば、専門知識がなくてもDocusignを他のビジネスアプリと簡単に連携できます。エンジニアに頼ったり、長い開発サイクルを経ることなく、ワークフローの自動化を迅速かつ低コストで推進できます。

• 顧客のロイヤルティを強化 プロセスがシンプルで迅速なら、見込み客が最初の契約を結ぶ確率が高くなります。また、既存の顧客は直感的にできる契約更新を高く評価し、ひいては全体的な満足度の向上と長期的なロイヤルティの実現につながります。これは、日本の人間関係重視のビジネス環境において特に重要です。

技術スタック全体にワークフローを拡張

Docusign IAMは、契約ツールの連携を強化するプラットフォームです。これは、多数のビジネスアプリを活用する日本企業にとってとても重要です。契約締結の際に異なるシステムからの情報が必要な場合、Maestroはさらに効果的に機能し、高頻度の契約タスクを自動化することで、チームの作業速度低下を防ぎます。

特に重要なのは、Maestroを通じて外部システムと連携し、データをシームレスに共有できることです。たとえば、Salesforceを記録システムとして使用している場合、App CenterからSalesforceのアプリをインストールできます。ワークフローが統合されることで、署名された契約書から新しいデータを自動で抽出し、そのデータをSalesforce内の対応する記録に反映させます。さらに、IDV、Webフォーム、電子署名、その他のパートナーアプリとの連携により、各企業のニーズに合わせた効率的なワークフローを作成できます。

こうして各種アプリと連携することで、契約データとプロセスが一貫して統合されます。その結果、より高速かつ安全でエラーの少ないワークフローが実現し、あらゆる組織が瞬時にプロセスをアップグレードできます。Maestroは手動ワークフローの問題点を解消するだけでなく、従業員が重要な業務に集中できるようにサポートします。

Maestroは、Docusign IAMポートフォリオを支えるコアプラットフォームサービスです。このツールキットのその他の機能について詳しくは、「Docusign IAMプラットフォームサービス」ページをご覧ください。 ^{※本記事は「Docusign Maestro: Automate, Customize, Connect」の抄訳で日本向けに一部加筆修正しています。}