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ドキュサインからの通知メールを自社ドメインから送信する方法 - カスタムEメールドメイン

Author 佐川 真二
佐川 真二プリンシパル・ソリューション・コンサルタント
概要3分で読み終わります

初めてドキュサインで署名されるエンドユーザーの中には、知らないドメインからメールが来ることに不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。今回は、新たに追加された「カスタムEメールドメイン」の機能を使って、署名依頼メールを自社ドメインから送信する方法を紹介します。

目次

smiling woman with devices

ドキュサインを利用して署名をする際、多くの方はメールで署名依頼を受け取り、署名プロセスに進みますが、署名依頼メールは送信者のメールアドレスから送信されるわけではありません。

通常、受信者が受け取るメールのヘッダー情報は以下のようになります。

カスタムEメールドメイン1

ポイントは、

  • From:送信者名 via Docusign <dse_demo@docusign.net>

  • 返信先:送信者の名前 <送信者のメールアドレス>

となっている点です。

このことが原因となり、

  • 取引先の受信者が困惑することがある

  • ドキュサインからの署名依頼メールが迷惑メールとして振り分けられるケースがある

ため、自社のドメインの情報で送信できないか?というお声をいただくことがありました。

カスタムEメールドメイン

そこで、ドキュサインはこの度「カスタムEメールドメイン」という機能を新たにリリースしました。本機能を利用することで、署名依頼メールのドメインをドキュサインのものではなく、各企業のドメインから送信することが可能になります。

実際に、カスタムEメールドメインを有効にした場合、同じ条件でエンベロープを送信したときのメールのヘッダー情報は以下のようになります。

カスタムEメールドメイン2

[From] の欄に表示されている名前、メールアドレスはドキュサインの管理画面で設定した情報になります。

このように、従来は [From] と [返信先] に記載されているメールドメインが異なるため受信者が困惑してしまうケースもありましたが、各企業のドメインが一貫して確認できることで、受信者もより安心して文書に署名することが可能となります。

また仕組みとして、DKIM 、SPF といった技術を使用しており、ドキュサインからの通知メールがスパムとして処理される可能性を低減させることができます。

カスタムEメールドメインを利用するための前提条件

カスタムEメールドメインを利用するためには、以下の前提を満たすことが必要です。

  • Docusign Admin 管理で、ドメインが予約済みであること

  • カスタムEメールドメインで使用するサブドメインが用意されていること

  • DNS へのレコードの追加

なお、カスタムEメールドメインは Access Management の機能の一部ですので、その使用権をお持ちのお客様は追加費用なしで利用可能です。詳細は弊社担当営業までお問い合わせください。

カスタム Eメールドメイン設定の流れ

それでは Demo Sandbox 環境を使用して、カスタムEメールドメイン利用までの流れを紹介します。

1. Docusign Admin でドメインの予約を行います。

カスタムEメールドメイン3

本記事では、[docusignjp-test.com] を予約しています。ドメイン予約についてもDNSの設定が必要になります。手順はドメインの予約と検証をご参照ください。

2. カスタムメールドメインの設定を開きます。

カスタムEメールドメイン4

Docusign Admin の管理画面ホームに「カスタムメールドメイン」が存在しない場合は、「概要」から機能を有効化できます。

3. サブドメインの追加を行います。

カスタムEメールドメイン5

カスタムEメールドメインに使うサブドメインの情報を入力します。事前に予約した親ドメインが検証済みのドメインから選択します。

4. DNSの設定を行います。

カスタムEメールドメイン6

カスタムEメールドメインに必要なDNS設定が表示されます。表示されたCNAME、TXT、MXレコードをそれぞれ、ご自身のDNSサーバーに行います。

5. DNS設定の検証を行います。

カスタムEメールドメイン7

DNSの設定が完了したら、設定の検証を行います。検証が完了すると、設定したサブドメインにグリーンのマークが表示されます。

6. カスタムメールアドレスの設定を行います。

カスタムEメールドメイン8

今回は差出人の設定を以下のようにおこなっています。

返信先についてはオプションです。空白の場合は、送信者の情報が返信先として設定されます。

その後、機能を有効にするアカウントを選択します。カスタムEメールアドレスはアカウントレベルでの設定になります。そのため選択したアカウントから発行されるすべてのエンベロープに適用されます。

設定の流れは上記のとおりです。

設定後、機能を有効にしたアカウントからエンベロープを送信すると、その通知メールのヘッダー情報が以下のように変更されているのが確認できます。

カスタムEメールドメイン9

いかがでしたか?

初めてドキュサインで署名されるエンドユーザーの中には、知らないドメインからメールが来ることに不安を感じる方がいらっしゃるかもしれません。

このカスタムEメールドメインの機能を有効化することで、貴社から送信したエンベロープを安心して受け取ってもらい、より確実な合意形成を期待することができます。ご興味ある方は、弊社担当営業までお気軽にお問い合わせください。

Author 佐川 真二
佐川 真二プリンシパル・ソリューション・コンサルタント
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